Toda empresa de sucesso precisa de livros limpos. Uma boa contabilidade não é apenas crucial para um negócio próspero – é também um requisito legal. Mas também pode ser uma tarefa árdua e consumir um tempo precioso da empresa.
O que parece algo simples, normalmente traz sofrimento para as equipes financeiras todos os meses: conciliar cartões de crédito.
Neste post, veremos primeiro como funciona a conciliação de cartão de crédito e por que ela é tão importante para uma boa contabilidade. Em seguida, abordaremos alguns dos principais problemas do processo de conciliação manual e, por último, ofereceremos uma solução simples e elegante para corrigir esses problemas para sempre.
O que é conciliação de cartão de crédito?
A conciliação de cartão de crédito é o processo que o financeiro e contadores usam para garantir que as transações em um extrato de cartão de crédito correspondam às despesas/ comprovantes do livro contábil da empresa. Para uma contabilidade eficaz e precisa, as empresas precisam saber se todas as transações realmente ocorreram e se são de fato o que dizem que são…
De forma mais simples, os contadores comparam os extratos do cartão de crédito da empresa com o livro geral. Se todos os pagamentos do livro contábil corresponderem a um do extrato, o livro estará correto e os livros poderão ser fechados.
Se partes do livro-razão não correspondem ao que está no extrato do cartão de crédito, o controlador financeiro precisa descobrir quem fez os supostos pagamentos e o que causou essa discrepância.
O processo de fechamento financeiro normalmente ocorre mensalmente, com exercícios de fechamento maiores ocorrendo no final de cada trimestre e no final do exercício financeiro.
Receita vs despesas
A conciliação do cartão de crédito, na verdade, afeta dois aspectos do negócio: receitas e despesas. Se sua empresa aceita pagamentos com cartão de crédito de clientes, você precisa comparar os valores recebidos em sua conta bancária com extratos de seu processador de pagamentos.
Porém, neste post, estamos falando apenas do lado das despesas corporativas(de funcionários e da empresa). Ou seja, transações feitas por sua equipe para comprar bens ou serviços.
Os princípios são bastante semelhantes, mas queremos nos concentrar nos desafios em torno dos cartões de crédito corporativos.
Por que a conciliação é importante?
O livro contábil geral de uma empresa lista todas as transações que ocorreram durante um determinado período. Os contadores usam a contabilidade geral junto com os balanços e declarações de renda para mostrar o quão financeiramente saudável é a empresa.
O que é a saúde-financeira da empresa?
Mas, em teoria, um contador poderia listar qualquer pagamento de qualquer quantia no livro-razão, apenas para fazer os livros parecerem em bom estado. Ou, em casos menos tortuosos, o livro-razão pode simplesmente conter erros.
A conciliação usa outras evidências documentais para provar que o livro geral é preciso. Os contadores usam extratos bancários, recibos e extratos de cartão de crédito para verificar se cada transação é o que afirma ser.
Isso é ainda mais importante durante uma auditoria. A repartição de finanças ou um auditor independente precisa comprovar que todos os pagamentos realmente ocorreram. Sem essa prova, você pode ser reprovado em uma auditoria e perder um novo investimento ou enfrentar problemas legais.
Por que conciliar cartões de crédito pode ser difícil
Em um mundo perfeito, as contas do livro contábil e extratos de cartão de crédito corresponderiam 100% do tempo. O contador ou controlador simplesmente examinaria ambos, veria se tudo estava alinhado e fecharia os livros. Ou melhor ainda, um software de automação contábil faria isso por eles.
Infelizmente, a vida nem sempre é tão fácil. Aqui estão algumas das principais causas das dores de cabeça.
- Cartões de empresa compartilhados
- Falta de envio dos comprovantes fiscais
- Fraudes online
O problema mais básico com os cartões de crédito corporativos é a maneira como eles são normalmente implantados. Na maioria das empresas em crescimento, eles são transmitidos de forma bastante casual.
O que leva a alguns problemas importantes:
- Se faltarem recibos, é difícil saber a quem perseguir;
- Se os pagamentos reais estiverem incorretos, você também não sabe a quem recorrer;
- Isso não é um problema se todos tiverem seu próprio cartão de empresa. O que parece uma loucura completa, mas vamos explicar como isso é possível (e por que é sua melhor aposta) na próxima seção).
Recibos de papel
Depender de papel físico geralmente é uma bandeira vermelha. Para cartões de crédito, é um documento extra (essencial) que pode ser facilmente perdido pelos membros da equipe enquanto estão fora de casa. A maioria dos usuários os mantém em suas carteiras por um ou dois meses e, em seguida, espera-os enviá-los para o financeiro, amassados ou ilegíveis.
Nesse ponto, você deve esperar que eles correspondam ao extrato do cartão e à fatura. Porque se houver problemas, eles são muito mais difíceis de resolver um ou dois mêses após o fato.
Diversos dados
Métodos de pagamento separados significam fontes de dados separadas. O que significa mais lugares para o financeiro procurar ao identificar problemas.
Veja um exemplo de assinaturas de software, por exemplo. Você recebe uma fatura do fornecedor, que vai para o seu sistema de contas a pagar. O pagamento é feito via cartão de crédito, com recibo correspondente (novamente, do fornecedor). E então você tem o extrato do cartão de crédito que mostra que o pagamento foi feito.
Todos os três documentos devem (em teoria) corresponder. Mas quando um está desligado – ou desaparece – a equipe financeira precisa entrar em modo de detetive.
Agora imagine isso em uma empresa com dezenas de funcionários…
Datas de declaração pouco claras
Essa é uma das peculiaridades do sistema bancário clássico que já deveríamos ter resolvido. Normalmente, você fecha os livros no final de um determinado período – geralmente o mês. Mas os extratos do cartão de crédito costumam ser emitidos algum tempo depois do final de cada mês. O que empurra todo o processo de reconciliação de volta e o força a esperar para fechar os livros.
E esta declaração não conterá necessariamente um mês legal também. Isso poderia cobrir vários meses, cinco semanas – tanto faz.
O problema aqui é que você depende de documentos importantes de terceiros – a operadora do cartão de crédito. E por alguma razão, os bancos e provedores de cartão simplesmente nunca melhoraram esse processo para os clientes.
Então, essas foram as desvantagens de um sistema com o qual você provavelmente está vivendo hoje. Veja como subir de nível.
Conciliação fácil de cartão de crédito
O que vamos mostrar agora é uma espécie de “hack”. Porque a melhor maneira de superar a difícil conciliação de cartão de crédito é evitar cartões de crédito por completo.
Isso não significa trabalhar com reembolsos de despesas ou fazer tudo por transferência. Em vez disso, você deseja algo que funcione exatamente como um cartão de crédito, mas que na verdade seja criado para equipes de finanças e empresas modernas.
Por isso, recomendamos cartões de débito para funcionários. Aqui estão quatro razões rápidas:
1. Um cartão por usuário
O cartão de crédito da empresa compartilhada não é apenas ineficiente, é um risco de fraude. Muitos usuários tornam quase impossível saber exatamente quem está gastando o quê.
Portanto, a resposta óbvia é que cada usuário tenha seu próprio cartão. Só que isso também é muito arriscado – se todos tiverem acesso ao crédito, você pode facilmente se encontrar com uma fatura gigante no final do mês.
Cartões de débito de funcionários como esses são atribuídos a usuários individuais, com limites individuais. Os gerentes (ou apenas o CFO, se preferir) podem aprovar compras específicas e alterar limites para indivíduos ou equipes como um todo.
Cada pagamento é registrado em tempo real e você sempre sabe quem está gastando.
2. Capture recibos por telefone celular
Já vimos como os recibos de cartão de crédito podem causar estragos na hora de fechamento. Em parte, isso ocorre porque eles são enviados muito tempo depois da transação. E em parte porque são papel.
Os cartões de funcionários modernos vêm com um aplicativo móvel que permite aos membros da equipe tirar uma foto do recibo logo após a compra. Você tem o documento muito antes de ele se perder ou danificar.
E se esquecerem, podem ser notificados por e-mail ou pelo próprio aplicativo. Isso faz com que 97% das despesas fossem coletadas para a maioria dos usuários.
3. Extratos do cartão em tempo real
Vimos acima como pode ser frustrante trabalhar com extratos atrasados de cartão de crédito. Em vez disso, você pode ter todos os gastos do cartão em um painel, atualizado e disponível a qualquer hora que desejar.
Você vê quem fez e aprovou cada pagamento, o fornecedor, o recibo e até a justificativa dada pelo gastador. A ideia de “perseguir” pagamentos misteriosos foi quase completamente esquecida.
4. Reconciliação automatizada
O papel deve sumir de seus processos financeiros. E os cartões de débito modernos tornam isso possível. Os detalhes do pagamento são enviados digitalmente, assim como recibos e outros documentos importantes. O que significa nenhuma entrada de dados errada ou fraudulenta para a equipe de finanças.
Mas o resultado ainda maior é que você pode automatizar o processo de conciliação quase que totalmente. O software de gerenciamento de gastos relaciona e categoriza os gastos e uma simples exportação os envia para suas ferramentas de contabilidade preferida.
Não há necessidade de consultar planilhas linha por linha ou segurar um extrato de cartão de papel próximo à tela do computador. O software compara os pagamentos com cartão ao livro-contábil, destaca duplicatas e inconsistências e economiza dias de trabalho no processo.
Adeus conciliação old school!
Vimos como a conciliação de cartão de crédito pode ser um fardo para as equipes financeiras. Mas, na verdade, as verdadeiras causas são ferramentas antiquadas, e não os próprios processos.
Os bancos não oferecem os cartões flexíveis e fáceis de usar que você costuma usar em casa. Eles ainda adoram enviar documentos em papel e atualizações de status imprevisíveis.
O que significa que todo o seu software de automação moderno estará sempre um passo atrás.
Mude para os cartões de débito para funcionários, que foram criados com esses desafios em mente. Você dificilmente acreditará que passou tanto tempo sem eles. Conheça a payfy.
