As viagens a trabalho ou viagens corporativas são uma realidade para muitos profissionais em diversas áreas. Quando se trata de deslocamentos para fora da cidade, do estado ou país, é comum o pagamento de diárias para cobrir custos como hospedagem, alimentação e transporte. Porém, o cálculo dessas diárias pode gerar dúvidas e até mesmo conflitos entre a empresa e o trabalhador. É importante que ambos compreendam as políticas e diretrizes que regem esse processo.
Entendendo as diárias de viagem a trabalho
As diárias de viagem a trabalho são valores pagos ao funcionário para cobrir despesas relacionadas à hospedagem, alimentação e transporte durante o período em que estiver fora da sua base de trabalho – a trabalho. Trata-se de uma política de remuneração utilizada por muitas empresas para garantir que as atividades profissionais sejam desempenhadas sem desembolsos pessoais do colaborador.
O que são diárias de viagem a trabalho
As diárias de viagem a trabalho são valores fixos que a empresa paga ao trabalhador enquanto este estiver em trânsito. O montante pode variar de acordo com a cidade ou região em que o colaborador estiver, respeitando a política de viagens da empresa. É preciso ressaltar que o pagamento de diárias faz parte dos direitos trabalhistas previstos em lei.
As diárias são uma forma de compensação para permitir que os funcionários consigam executar as atividades externas. Essa medida é uma forma de garantir que o colaborador não tenha prejuízos financeiros por conta das despesas que terá durante a viagem.
Além disso, as diárias de viagem a trabalho também são uma forma de estimular o trabalhador a realizar suas atividades profissionais com qualidade e eficiência, já que ele estará em um ambiente diferente do habitual e precisará se adaptar a novas condições.
Legislação e direitos do trabalhador
A legislação trabalhista brasileira é clara quanto ao pagamento de diárias de viagem a trabalho. Conforme a CLT, o empregador deve arcar com as despesas decorrentes da viagem, seja por meio de diárias, reembolsos ou cartões corporativos. Além disso, a empresa pode definir suas próprias políticas de viagem, desde que estas estejam de acordo com o que é estabelecido em lei.
É importante destacar que o pagamento de diárias de viagem a trabalho deve ser realizado de forma justa e transparente. Ou seja, vale conversar com o funcionário para definir se será arcado somente uma ajuda de custo ou com o valor integral da viagem. De modo geral, o valor das diárias deve ser suficiente para cobrir todas as despesas do trabalhador durante a viagem, sem que ele precise arcar com custos adicionais. Além disso, a empresa deve informar ao colaborador com antecedência qual será o valor da diária e quais despesas estarão cobertas.
Diferença entre diárias e reembolso de despesas
As diárias são valores fixos pagos pela empresa ao trabalhador para cobrir os custos de hospedagem, alimentação e transporte. Já o reembolso de despesas consiste no pagamento das despesas efetuadas pelo colaborador durante a viagem. Nesse caso, é necessário apresentar comprovantes dos gastos, que serão reembolsados pela empresa mediante aprovação da nota fiscal.
As diárias são uma forma de antecipar o valor para que o colaborador não tenha que arcar com os gastos. Essa antecipação pode ser feita via transferência, dinheiro em espécie ou através de cartões corporativos. Já o reembolso de despesas é uma outra forma de gerenciar, na qual o colaborador paga com seu dinheiro e depois envia os comprovantes e recibos para solicitar o valor da empresa. É importante que a empresa estabeleça políticas claras sobre o reembolso de despesas, de forma a evitar conflitos e garantir que o trabalhador seja compensado de forma justa.
Passo 1: Definir os critérios para o cálculo das diárias
Estabelecer a política de viagens da empresa
Para calcular as diárias de viagem a trabalho, é importante que a empresa tenha uma política clara sobre as viagens. A política deve definir quais são as situações em que haverá o pagamento de diárias, quais são os valores definidos pela empresa e quais são as obrigações do funcionário durante a viagem.
É importante destacar que a política de viagens deve ser justa e transparente para todos os funcionários, evitando qualquer tipo de privilégio ou discriminação.
Determinar os valores de referência para hospedagem, alimentação e transporte
Para estabelecer os valores das diárias, é preciso definir quanto será destinado para cada item, como hospedagem, alimentação e transporte. É importante levar em conta o destino da viagem e o cargo do funcionário, já que em algumas regiões os custos podem ser mais elevados.
Por exemplo, se um funcionário precisa viajar para uma cidade grande como São Paulo, é natural que os valores das diárias sejam mais altos do que se ele fosse para uma cidade menor e menos desenvolvida.
Considerar as especificidades da viagem e do cargo do funcionário
Outro ponto a ser considerado é a especificidade da viagem e do cargo ocupado pelo funcionário. Uma viagem para uma região de difícil acesso pode demandar diárias mais altas, por exemplo. Além disso, a empresa deve ter critérios claros para definir quanto cada cargo receberá em diárias.
É importante ressaltar que as diárias não devem ser vistas como uma forma de remuneração, mas sim como um auxílio para cobrir os gastos adicionais que o funcionário terá durante a viagem.
Passo 2: Calcular os custos de hospedagem
Pesquisar hotéis e acomodações
Para calcular os custos de hospedagem, é necessário pesquisar hotéis e outras opções de acomodação na região de destino. É importante levar em conta a localização e o conforto oferecido pelos estabelecimentos.
Na região de destino, existem diversas opções de hotéis e acomodações que podem ser consideradas. É importante avaliar a localização de cada um deles, levando em conta a proximidade de pontos turísticos, restaurantes e outros locais de interesse. Além disso, é preciso avaliar o conforto oferecido pelos estabelecimentos, como a qualidade das camas, a limpeza dos quartos e os serviços disponíveis.
Outro fator importante a ser considerado é o preço das diárias. Existem opções de hospedagem para todos os bolsos, desde hotéis luxuosos até pousadas mais simples. É importante encontrar um equilíbrio entre o preço e a qualidade oferecida pela acomodação escolhida.
Analisar as tarifas e disponibilidade
Depois de selecionar algumas opções, é preciso analisar as tarifas e a disponibilidade dos hotéis escolhidos. É importante que a empresa escolha opções que se adequem ao orçamento estabelecido para as diárias.
Para analisar as tarifas e a disponibilidade dos hotéis, é possível utilizar sites de busca de hospedagem, como o Trivago, Booking.com, TripAdvisor além do Airbnb também ser uma opção.
Esses sites permitem comparar os preços e as avaliações de diferentes estabelecimentos, facilitando a escolha da melhor opção.
Também, é importante verificar a disponibilidade dos hotéis escolhidos para as datas desejadas. Em períodos de alta temporada, muitos hotéis podem estar lotados, o que pode dificultar a escolha da melhor opção de hospedagem.
Incluir eventuais taxas e impostos
Além das tarifas da hospedagem, é preciso considerar eventuais taxas e impostos que serão cobrados. Esses custos devem ser adicionados ao cálculo das diárias.
Em muitos países, é comum a cobrança de taxas de turismo e impostos sobre a hospedagem. É importante verificar quais são esses custos e incluí-los no cálculo das diárias, para evitar surpresas no momento do pagamento.
Além disso, em alguns hotéis, podem ser cobradas taxas adicionais por serviços como estacionamento, acesso à internet e uso de telefone. É importante verificar quais são esses custos e avaliar se eles são necessários para a viagem.
Passo 3: Calcular os custos de alimentação
Estimar o número de refeições por dia
Para calcular os custos de alimentação, a empresa deve estimar quantas refeições serão necessárias por dia. Em algumas situações, pode ser necessário incluir as refeições durante o deslocamento.
É importante lembrar que o número de refeições pode variar de acordo com o tipo de atividade que será realizada durante a viagem. Se o funcionário estiver em uma reunião que se estenda por todo o dia, por exemplo, pode ser necessário incluir um lanche da tarde ou até mesmo um jantar.
Definir um valor médio por refeição
Com base no número de refeições necessárias, a empresa deve definir um valor médio por refeição. É importante pesquisar os preços praticados na região de destino para estabelecer um valor realista.
Além disso, é importante considerar as preferências alimentares do funcionário. Se ele tiver alguma restrição alimentar, como vegetarianismo ou intolerância a lactose, é importante levar isso em conta na hora de definir o valor médio por refeição.
Considerar as variações de custo por cidade e região
Por fim, é preciso lembrar que os custos podem variar bastante de acordo com a cidade e região de destino.
Por isso, é importante que a empresa tenha um valor médio, mas que esteja aberta para ajustes quando necessário. Se o destino da viagem corporativa for em uma cidade com custo de vida mais elevado do que o esperado, por exemplo, pode ser necessário aumentar o valor médio por refeição para garantir que ele possa se alimentar adequadamente.
Com essas informações e passos para o cálculo de diárias, trabalhadores e empregadores poderão ter um entendimento melhor das políticas de viagens e garantir que os direitos e deveres sejam cumpridos corretamente. Além disso, é importante lembrar que uma alimentação adequada é fundamental para o bem-estar do funcionário e para o sucesso da viagem de negócios.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
