Com o passar dos anos, a gestão de gastos corporativos tem evoluído muito, e uma das suas inovações mais interessantes é a integração contábil dos cartões corporativos no controle das finanças.
O gerenciamento adequado de despesas é um dos elementos vitais para o sucesso financeiro de qualquer empresa. Por isso, trazer tecnologia e modernidade para a contabilidade é algo extremamente positivo e necessário.
Assim, para você entender tudo sobre o assunto, neste artigo, vamos explicar em detalhes a importância da integração contábil dos cartões corporativos nos sistemas de gestão financeira da empresa.
Boa leitura!!!
A importância da integração contábil dos cartões corporativos
Apesar dos cartões corporativos terem crescido em popularidade, ainda há muitas empresas que os utilizam de maneira isolada da contabilidade. Isso gera uma perda de tempo e dinheiro, além de dificultar a tomada de decisões financeiras.
O que são cartões corporativos e como eles funcionam
Antes de entendermos a importância da integração contábil dos cartões corporativos, vamos esclarecer o que são esses dispositivos e como funcionam.
Os cartões corporativos são como os cartões de crédito comuns, porém, são emitidos por empresas para fins comerciais. Ou seja, são cartões para contabilidade que as empresas utilizam para pagar suas contas do dia a dia.
Eles oferecem diversas funcionalidades, incluindo a possibilidade de controlar as despesas de seus funcionários, além de oferecerem programas de recompensas e benefícios exclusivos.
No Brasil, os cartões corporativos são emitidos por diversas instituições financeiras, como bancos, cooperativas de crédito e fintechs. Assim, eles podem ser utilizados para realizar compras em comércios, pagar contas e até mesmo para saques em caixas eletrônicos.
Benefícios da integração dos cartões corporativos na contabilidade
A integração contábil dos cartões corporativos traz enormes benefícios para as empresas, incluindo por exemplo:
- Maior visibilidade dos gastos;
- Controle dos orçamentos em tempo real;
- Maior eficiência na gestão dos gastos.
Ou seja, por meio dessa integração, as despesas com cartão corporativo ficam registradas diretamente na contabilidade, eliminando a necessidade de realizar conciliações manuais, que são demoradas e sujeitas a erros.
Além disso, a integração contábil torna possível uma categorização mais detalhada das despesas, possibilitando uma análise mais precisa dos gastos da empresa e por consequência uma tomada de decisões financeiras mais assertivas.
No entanto, para que a integração seja efetiva, é necessário que a empresa tenha um sistema de gestão financeira robusto e atualizado, além de uma equipe capacitada para realizar a integração e garantir a conformidade do processo.
Desafios enfrentados na gestão das despesas corporativas
Embora a integração dos cartões corporativos com a contabilidade tenha muitos benefícios, também existem alguns desafios que podem ser encontrados.
Um dos principais obstáculos é a falta de conhecimento técnico por parte da equipe encarregada de integrar os sistemas. Outra questão é a dificuldade em garantir a conformidade do processo, que pode gerar problemas de segurança e privacidade.
Além disso, é importante ressaltar que a gestão das despesas corporativas não se resume apenas à integração dos cartões corporativos com a contabilidade.
É necessário também que a empresa tenha políticas claras e bem definidas para o uso dos cartões, além de um sistema de controle interno eficiente para evitar fraudes e desvios de recursos.
Passo a passo para integração contábil dos dados dos cartões corporativos no sistema da empresa
A boa notícia é que existem várias práticas para garantir uma integração contábil bem-sucedida dos cartões corporativos no sistema da empresa.
O passo a passo a seguir ajuda a evitar problemas e garantir que a integração ocorra da melhor forma possível, confira:
Escolhendo a solução de integração adequada
A escolha da solução de integração mais adequada é fundamental para garantir a efetividade do processo.
Assim, a solução de integração escolhida deve ser compatível com os sistemas de contabilidade utilizados pela empresa, além de ser segura e fácil de usar.
Uma solução de integração adequada ajuda a assegurar que as informações de despesas corporativas sejam integradas de forma eficiente e precisa, permitindo que a empresa tenha uma visão clara de seus gastos e possa tomar decisões embasadas.
Algumas empresas podem precisar de uma solução mais robusta e personalizada, enquanto outras podem se beneficiar de uma solução mais simples e fácil de usar.
Configurando a integração entre os sistemas
Após escolher a solução de integração, o próximo passo é configurá-la. Esse processo costuma envolver a configuração de regras de negócios e mapeamento de contas e categorias, entre outras etapas mais técnicas.
Por isso, é crucial que a configuração seja feita por profissionais experientes e capacitados, para garantir que a integração contábil ocorra sem problemas.
Treinando a equipe para utilizar a nova ferramenta
Depois da configuração do processo, é fundamental treinar a sua equipe para utilizar a nova ferramenta. Assim, é necessário que todos os envolvidos na gestão de despesas corporativas compreendam o funcionamento do sistema.
O treinamento adequado garante que a sua equipe esteja preparada para utilizar a nova ferramenta de forma eficiente e eficaz, permitindo que a empresa tenha uma agilidade muito maior na hora de processar dados financeiros.
Melhorando a visibilidade das despesas através da integração contábil
Como vimos, a integração contábil dos cartões corporativos permite uma visão mais clara e instantânea das despesas da empresa.
Em vez de esperar pelo ciclo mensal de faturamento para analisar as despesas, a empresa saberá exatamente onde está gastando seu dinheiro a qualquer momento do mês.
Além disso, com o monitoramento das despesas em tempo real, pode-se identificar rapidamente quaisquer discrepâncias ou gastos não autorizados, permitindo à empresa tomar medidas imediatas para corrigir o problema.
Análise detalhada das despesas por categoria e departamento
Então, com a visibilidade mais clara das despesas, a empresa analisa suas despesas por categoria e departamento. Isso facilita a identificação de áreas de ineficiência e potenciais oportunidades de economia de custos.
Por exemplo, se a empresa perceber que está gastando muito dinheiro em viagens de negócios, ela pode buscar jeitos de reduzir esses custos, como encontrar soluções mais econômicas de viajar ou limitar o número de viagens.
Espero que este artigo seja útil para você e sua empresa, para mais informações sobre cartões corporativos, confira: Cartão Para Funcionários: Porquê na Payfy cada colaborador tem o seu.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
