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Adiantamento financeiro de despesas: o que é e como funciona?

André Apollaro

Data de publicação: 31/03/2022

ilustração de um funcionário, representando o tema de adiantamento financeiro
ilustração de um funcionário, representando o tema de adiantamento financeiro

Nenhuma equipe financeira gosta de ficar presa em processos antigos e desgastantes como as despesas corporativas de reembolso e adiantamento.

Sabemos também que essa tarefa não irá deixar de existir dentro de uma empresa, por isso é muito importante buscar tecnologias que estão a nosso favor.

Para te ajudar a entender mais sobre reembolso e adiantamento de despesas, esse post aborda: adiantamento de despesas, estratégias de adiantamento de despesas e novas soluções para adiantamento de despesas.

Boa leitura!

O que é adiantamento financeiro de despesas?

O adiantamento financeiro de despesas, assim como o nome sugere, é o processo de antecipar o custo de uma despesa corporativa – mas isso não significa necessariamente menos trabalho.

Dentro do processo de adiantamento ainda deve-se coletar recibos e notas fiscais para que o setor financeiro contabilize as despesas. 

Além disso, é necessário que o funcionário devolva a diferença de custo para a empresa ou, em casos de gasto extra, que haja reembolso para o funcionário.

Contudo, realizar o adiantamento de despesas em conjunto com inovações tecnológicas pode trazer inúmeras vantagens!

Softwares para gestão de gastos corporativos, como a Payfy, são os maiores aliados do time financeiro, afinal, ele possibilita a automação de diversos processos operacionais ligados às despesas de funcionários.

Algumas vantagens:

  • gestão na palma da mão através do nosso APP;
  • digitalização de notinhas;
  • cartões pré-pagos físicos e virtuais;
  • gestão e acompanhamento de gastos em tempo real;
  • entre outras.

Como funciona o adiantamento financeiro de despesas?

Funciona assim: um funcionário recebe um valor adiantado para cobrir despesas futuras relacionadas a viagens, compras de suprimentos ou qualquer outra despesa que seja necessária para o funcionamento da empresa. 

Este adiantamento é geralmente concedido com base em um orçamento previamente aprovado e pode ser usado para evitar atrasos nas operações ou garantir que um funcionário tenha os recursos necessários para realizar suas tarefas.

Como contabilizar o adiantamento financeiro?

A contabilização do adiantamento de despesas envolve o registro adequado das transações financeiras. 

Quando o adiantamento é concedido, a empresa debita uma conta de ativo, geralmente denominada “Adiantamento de Despesas”, e credita uma conta de passivo, indicando que a empresa deve esse valor ao funcionário. 

À medida que o funcionário gasta o adiantamento, ele envia recibos ou comprovantes para a empresa, que então debita a conta de passivo e credita as contas relevantes de despesas.

Vamos conferir algumas dicas de como melhorar a gestão do adiantamento. 

Crie um formulário

Para facilitar o processo de solicitação de adiantamento de despesas, é fundamental criar um formulário padronizado. 

Este formulário deve incluir campos para informações como a finalidade do adiantamento, o valor solicitado, a data prevista para a utilização dos fundos e quaisquer justificativas necessárias. 

O formulário deve ser de fácil preenchimento e estar disponível para os colaboradores.

Defina uma política interna de adiantamento de despesas

Assim como no reembolso de despesas corporativas, é necessário a criação de uma política interna para o adiantamento de despesas.

Isso cria uma padronização do processo, o que evita confusão entre colaboradores e eventuais problemas para o time financeiro.

É importante que esse documento contenha:

  • quais tipos de despesas que podem ser adiantadas;
  • quais custos serão cobertos;
  • criação de um formulário – ou outro meio – para solicitação de adiantamento;
  • como é processo de reembolso ou devolução;
  • forma de pagamento dos montantes;
  • entre outras – vale pensar a fundo sobre a realidade da empresa.

Como já falado, essas diretrizes evitam erros e desgastes dentro da sustentabilidade financeira da empresa, contudo, para serem seguidas essas diretrizes internas precisam ser divulgadas.

Portanto, é necessário que a política de adiantamento de despesas seja divulgada, explicada e passada para todos os colaboradores. 

Você pode montar materiais e realizar comunicações didáticas, assim os colaboradores entendem as diretrizes e podem tirar dúvidas caso surjam. 

Garanta o acesso às diretrizes pelos colaboradores

É importante que todas as diretrizes relacionadas ao adiantamento de despesas estejam facilmente acessíveis aos colaboradores. Isso pode ser feito por meio de manuais internos, documentos online ou mesmo durante treinamentos específicos. 

Os colaboradores precisam estar cientes das políticas da empresa para evitar mal-entendidos ou uso inadequado dos adiantamentos.

Defina como será a prestação de contas

A empresa deve estabelecer claramente como será o processo de prestação de contas pelos colaboradores. Isso inclui prazos para a entrega de recibos e comprovantes, bem como quais procedimentos devem ser seguidos para a comprovação das despesas. 

A transparência nesse processo é essencial para garantir que os adiantamentos sejam usados adequadamente.

Invista na automatização dos processos

A automatização dos processos relacionados ao adiantamento de despesas serve para simplificar significativamente a gestão financeira. 

A utilização de softwares e sistemas específicos agiliza a solicitação, aprovação, controle e prestação de contas dos adiantamentos. Isso reduz erros, economiza tempo e proporciona maior eficiência ao departamento financeiro da empresa.

Conheça nossas soluções para adiantamento financeiro de despesas corporativas

Quando falamos sobre o que é “ultrapassado” ou “inovação” no meio corporativo, nada mais é do que pensar sobre a maneira que estamos utilizando as ferramentas dispostas hoje para realizar os processos que uma empresa exige.

Algumas responsabilidades do departamento financeiro, como reembolso e adiantamento de despesas, hoje já podem ser feitas de forma mais útil para o time e a empresa.

Com uma solução como a Payfy, além de realizar os adiantamentos com um cartão pré-pago corporativo – evitando dinheiro em espécie, ou transferências bancárias -, também elimina-se o processo de reembolso dentro da sua empresa.

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O cartão pré-pago corporativo já está sendo bastante utilizado hoje e se trata de uma modalidade de pagamento onde existe um saldo já previamente definido dentro do cartão que o colaborador poderá usar durante sua viagem, por exemplo. 

Isso torna o processo de adiantamento de despesas muito mais prático e seguro, pois é possível que o gestor tenha acompanhamento em tempo real através do nosso aplicativo, além de poder aumentar o limite do colaborador a qualquer momento que for necessário.

A Payfy também permite em seu aplicativo a anexação aos gastos, ou seja, é possível colocar diretamente no gasto o recibo ou nota fiscal da compra. Isso faz com que o financeiro tenha uma contabilidade mais segura e com menos burocracias.

Portanto, o processo tradicional de recolher notinhas e fazer acompanhamento através de planilhas sai das demandas do time financeiro. Utilizando nosso software você realiza a exportação completa de relatórios, além de permitir a integração com ERPs via API.

A Payfy está com você além do operacional! Outra vantagem da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, é não envolver burocracias bancárias. 

Através do aplicativo é possível:

  • alterar o limite dos seus colaboradores;
  • criar um cartão novo sem solicitar aprovação;
  • bloquear o limite de algum cartão;
  • criar limites independentes para cada colaborador;
  • entre outras.

Entre em contato com o nosso time de vendas e saiba mais sobre nosso produto!

Conclusão

Em resumo, o adiantamento de despesas é uma prática financeira importante que beneficia tanto os colaboradores quanto a empresa. 

Para garantir que esse processo seja eficaz, é fundamental estabelecer diretrizes claras, fornecer treinamento adequado aos colaboradores e investir em tecnologia para automatizar e simplificar os procedimentos. 

Ao adotar boas práticas de gestão de adiantamento, as empresas conseguem garantir maior transparência, controle e eficiência em suas operações financeiras. 

Além disso, essa solução contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e colaboradores mais satisfeitos, pois sabem que podem contar com um sistema confiável para lidar com suas despesas de maneira adequada.

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