A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, a fim de documentar uma operação de venda de mercadorias ou prestação de serviços.
Como parte do processo de modernização fiscal no Brasil, a utilização da nota fiscal eletrônica é obrigatória para empresas de todos os portes e segmentos.
Neste artigo, vamos apresentar um guia passo a passo sobre como emitir uma nota fiscal eletrônica, incluindo:
- informações importantes sobre o processo de emissão;
- requisitos necessários para emitir essa nota;
- exemplos práticos;
- erros comuns na emissão e como evitá-los;
Boa leitura!
O que é uma nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar as operações de venda, prestação de serviço ou circulação de mercadorias, acompanhando as transações comerciais em tempo real.
Ou seja, uma nota fiscal eletrônica é esse mesmo documento mas emitido de forma digital, substituindo a emissão em papel que era mais utilizada antigamente
Além disso, ela tem se tornado um importante instrumento de controle fiscal, pois permite que as autoridades tributárias tenham acesso de forma mais rápida e eficaz às informações necessárias.
Diferença entre nota fiscal eletrônica e nota fiscal tradicional
Pode-se dizer que não existe nenhuma diferença entre o objetivo desses documentos, contudo, a diferenciação entre elas seria que a nota fiscal eletrônica é registrada e armazenada em formato digital, enquanto a nota fiscal tradicional é impressa em papel.
Por outro lado, na implementação elas se diferenciam pois a nota fiscal eletrônica exige o investimento em tecnologia por parte das empresas, já que é necessário contar com sistemas informatizados para a sua emissão e armazenamento.
Apesar disso, a adoção da nota fiscal eletrônica é uma tendência mundial, e cada vez mais empresas estão aderindo a essa prática, pois traz benefícios tanto para o meio ambiente quanto para a eficiência e segurança dos processos empresariais.
Benefícios da nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica traz diversos benefícios para as empresas, como:
- simplificação dos processos de emissão e recebimento;
- armazenamento automático das informações;
- segurança e agilidade nos processos;
- agilidade e eficiência na emissão;
- redução do consumo de papel;
A nota fiscal eletrônica também traz muitas vantagens em relação à nota fiscal tradicional, principalmente em relação à simplificação de processos e à redução de custos.
Afinal, ela elimina a necessidade de impressão, armazenamento e transporte de documentos em papel.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica: 3 Requisitos Necessários
1 – Cadastro na Secretaria da Fazenda
Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é necessário ter um cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado.
Esse cadastro é simples, pode ser feito online, e requer somente as informações sobre a empresa e seus representantes legais.
Contudo, lembre-se que todos os dados informados no cadastro devem estar corretos, atualizados e que a empresa esteja em situação regular com o Fisco. Ou seja, não pode ter nenhuma pendência fiscal que impeça a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Após realizar o cadastro, a empresa receberá um código de acesso que será utilizado para a emissão das notas fiscais eletrônicas.
2 – Certificado digital
Mesmo com o cadastro realizado é necessário que o negócio tenha a posse de um certificado digital. Esse certificado é um arquivo eletrônico que comprova a identidade daquela empresa.
Ele é emitido por uma autoridade certificadora e precisa ser instalado no computador que irá realizar a emissão da nota fiscal eletrônica.
O certificado digital é uma forma de garantir a autenticidade e a integridade das informações contidas na nota fiscal eletrônica, além de garantir a segurança do processo de emissão e transmissão do documento.
3 – Software emissor de nota fiscal eletrônica
Por último, mas não menos importante, é preciso ter um software emissor de nota fiscal eletrônica, que pode ser adquirido junto a uma empresa especializada. Dessa forma, o software é responsável por:
- gerar a nota fiscal eletrônica;
- informar todos os dados da operação realizada;
- assinar digitalmente o documento;
- transmiti-lo à Secretaria da Fazenda.
Portanto, sua empresa deve escolher um software emissor de nota fiscal eletrônica confiável e que atenda às exigências da legislação fiscal.
Além disso, é preciso garantir que o software se mantenha sempre atualizado e em conformidade com possíveis mudanças na legislação.
Seguindo esses requisitos, a empresa está pronta para emitir suas notas fiscais de forma eletrônica. Tudo isso com rapidez, segurança e eficiência, contribuindo para a redução de custos e a simplificação dos processos fiscais.
5 passos para sua empresa saber de vez como emitir uma nota fiscal eletrônica
Se você é um empresário, sabe que emitir uma nota fiscal é uma tarefa fundamental… Mas como emitir uma nota fiscal eletrônica de fato?
Pensando nisso, vamos abordar passo a passo dessa emissão na prática:
1 – Configurando o software emissor
Agora que você já tem todos os requisitos em mãos, o primeiro passo para emitir uma nota fiscal eletrônica é configurar o software emissor. Para essa etapa é preciso informar dados da empresa, como:
- nome;
- endereço;
- CNPJ;
- inscrição estadual.
Nessa etapa também é necessário cadastrar os produtos ou serviços que serão oferecidos e definir configurações sobre os impostos a serem calculados.
Para configurar o software emissor, também vale a pena contar com a sua equipe de T.I., ou um profissional especializado em tecnologia da informação.
Assim esse profissional poderá orientar sobre as melhores práticas de segurança e garantir que o software esteja funcionando corretamente.
2 – Preenchendo os dados da nota fiscal
Agora, com o software emissor configurado, você poderá usar ele com seus clientes. Portanto, sempre que você for emitir uma nota fiscal eletrônica será necessário informar:
- nome do cliente;
- CPF ou CNPJ de comprador;
- detalhes dos produtos ou serviços que estão sendo vendidos – quantidade, descrição, código de controle para a própria empresa, etc;
- valores envolvidos na transação.
Para preencher os dados da nota fiscal, é necessário ter atenção aos detalhes e conferir todas as informações antes de validar a nota fiscal eletrônica.
3 – Validando e assinando a nota fiscal eletrônica
Depois de preencher todas as informações comentadas acima, é preciso validar a nota fiscal eletrônica para confirmar os dados e assiná-la digitalmente para garantir a autenticidade do documento.
O software emissor de nota fiscal eletrônica faz esse processo automaticamente.
A validação da nota fiscal eletrônica é um procedimento fundamental para garantir que o documento seja aceito pela Receita Federal. Portanto lembre-se de revisar muito bem os dados inseridos, a assinatura e seguir as orientações do software emissor.
4 – Transmitindo a nota fiscal eletrônica para a Secretaria da Fazenda
Com a nota fiscal eletrônica validada, assinada e emitida, é possível enviá-la para a Secretaria da Fazenda do seu estado.
A transmissão da nota fiscal eletrônica para a Secretaria da Fazenda é um procedimento rápido e seguro. Ele pode ser feito pela internet e através do próprio software emissor, desde que a conexão com a internet esteja estável.
Além disso, após a transmissão é possível acompanhar o status da nota fiscal eletrônica no site da Secretaria da Fazenda e verificar se ela foi aceita ou rejeitada.
5 – Imprimindo o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)
Uma vez que a nota fiscal eletrônica é transmitida, é preciso imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para acompanhar a mercadoria ou o serviço vendido.
Esse documento é muito importante para o transporte da mercadoria ou do serviço vendido, pois contém um resumo das informações da nota fiscal eletrônica.
Apesar de poder ser impresso em qualquer impressora, é importante imprimir o documento com antecedência e garantir que ele esteja disponível no momento da entrega.
Exemplos práticos de emissão de nota fiscal eletrônica
Como emitir nota fiscal eletrônica para venda de produtos
Suponha que uma empresa de comércio varejista precise emitir uma nota fiscal eletrônica para registrar a venda de um produto. Nesse caso, a empresa deverá preencher todos os dados da nota fiscal, como:
- nome do cliente;
- CPF ou CNPJ;
- quantidade dos produtos vendidos;
- o valor desses produtos;
- escolher o tipo de imposto a ser calculado;
Além disso, se for aplicável deve-se informar o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e estar atento às particularidades do produto vendido.
Por exemplo, se o produto for um medicamento, é necessário informar o número de registro na Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) na nota fiscal eletrônica.
Outra informação relevante é a forma de pagamento escolhida pelo cliente. Caso o pagamento seja feito à vista, isso pode ser informado na nota fiscal eletrônica e, assim, garantir um desconto no valor final da compra.
Por fim, basta validar, assinar e transmitir a nota fiscal eletrônica.
Como emitir nota fiscal eletrônica para prestação de serviços
Para a emissão de nota fiscal eletrônica para prestação de serviços, é preciso conter as informações citadas anteriormente, como os dados do cliente e detalhes dos serviços realizados.
Contudo, nesse caso é importante lembrar que além dos impostos federais e estaduais, também é necessário informar o ISS (Imposto sobre Serviços), ou seja, o imposto municipal a ser pago.
Além disso, é fundamental que a empresa preste atenção na descrição dos serviços para evitar erros na emissão da nota fiscal eletrônica.
Por exemplo, se a empresa presta serviços de consultoria, é importante especificar na nota fiscal eletrônica o tipo de consultoria prestada e a duração do serviço.
Outra informação relevante é a data de prestação do serviço. Caso seja feito em mais de um dia, é necessário informar a data de início e a data de término na nota fiscal eletrônica.
Como emitir nota fiscal eletrônica para devolução de mercadorias
Para a devolução de mercadorias, também é possível emitir uma nota fiscal eletrônica. Nesse caso, é preciso informar:
- os dados da empresa e do cliente;
- especificar os produtos devolvidos, e,
- os valores envolvidos na operação.
Inclusive, lembre-se que os impostos cobrados para a devolução não podem ser maiores do que os impostos pagos na venda original.
Além disso, é necessário que a empresa esteja atenta ao prazo para devolução de mercadorias, que pode variar de acordo com o tipo de produto vendido e as políticas da empresa.
Caso a devolução seja feita fora do prazo estabelecido, a empresa pode não ter direito à devolução do valor pago pelo cliente.
Aqui também é relevante a forma de pagamento escolhida pelo cliente na devolução. Caso o pagamento seja feito em dinheiro, é possível informar na nota fiscal eletrônica e, assim, garantir uma boa gestão das operações.
Como solucionar problemas na emissão de nota fiscal eletrônica?
A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo fundamental para qualquer empresa que deseja estar em conformidade com a legislação tributária brasileira.
No entanto, é comum que ocorram alguns problemas durante esse processo, o que pode gerar atrasos e prejuízos para o negócio.
Por isso, aqui vão alguns dos problemas mais comuns na emissão de nota fiscal eletrônica e possíveis soluções para que sua empresa possa resolvê-los.
Erros na validação da nota fiscal eletrônica
Um dos problemas mais comuns na emissão de nota fiscal eletrônica é a ocorrência de erros na validação do documento, como:
- informações incorretas ou incompletas;
- problemas no software emissor;
- falhas no certificado digital.
Para resolver esse problema, verifique se todas as informações estão preenchidas corretamente e se o software emissor está atualizado.
Também é recomendável conferir se o certificado digital está instalado corretamente e se as informações nele contidas estão atualizadas.
Além disso, lembre-se que a validação da nota fiscal eletrônica é feita por meio de um conjunto de regras estabelecidas pela Secretaria da Fazenda.
Por isso, as notas devem estar sempre atualizadas com as normas e regulamentações para evitar erros na emissão do documento.
Problemas com o Certificado Digital
O certificado digital é um arquivo que garante a autenticidade e a integridade da nota fiscal eletrônica. No entanto, podem ocorrer problemas com esse arquivo e impedir a emissão da nota fiscal eletrônica.
Por isso, se houver problemas com o certificado digital, cheque se ele está válido e se as informações contidas estão atualizadas. Em casos mais graves, talvez seja preciso solicitar a revogação do certificado e adquirir um novo arquivo.
Também é importante lembrar que o certificado digital deve ser protegido com cuidado, pois ele é a chave de acesso para a emissão da nota fiscal eletrônica.
Ou seja, sua empresa deve mantê-lo em um local seguro, protegido por senha e disponível para os colaboradores de confiança.
Dificuldades na transmissão da nota fiscal eletrônica
A transmissão da nota fiscal eletrônica para a Secretaria da Fazenda é um processo que exige uma conexão estável com a internet e um software emissor atualizado. Mas podem acontecer problemas nesse processo e gerar atrasos na emissão da nota fiscal eletrônica.
Portanto, para resolver isso, verifique se:
- a conexão com a internet está estável;
- o software emissor está atualizado;
- as informações foram preenchidas corretamente;
- o certificado digital está válido.
Além disso, é fundamental lembrar que a transmissão da nota fiscal eletrônica deve ser feita dentro do prazo estabelecido pela Secretaria da Fazenda. Portanto atente-se aos prazos e evite deixar a emissão da nota fiscal eletrônica para a última hora.
Conclusão: A importância de emitir corretamente a nota fiscal eletrônica
Ao emitir corretamente a nota fiscal eletrônica, as empresas garantem maior transparência e segurança em suas operações fiscais, além de simplificar processos e reduzir custos.
Além disso, a emissão correta da nota fiscal eletrônica também traz benefícios para os consumidores, que têm a garantia de que estão adquirindo produtos ou serviços de empresas regulares e que estão cumprindo com suas obrigações fiscais.
Sua empresa pode escolher permanecer na emissão de notas fiscais em papel, contudo, a nota fiscal é uma obrigação legal da empresa e sua emissão correta é fundamental para manter a regularidade da empresa perante os órgãos competentes – seja eletrônica ou não.
Além da automação de notas fiscais, atualmente as empresas estão em constante inovação e buscando novas formas de otimizar seus processos. Um exemplo disso é a gestão de despesas corporativas através de softwares de gestão inteligente.
Existem diversos softwares financeiros no mercado, cada um com suas características e funcionalidades próprias.
A Payfy, por exemplo, é projetada para ajudar as organizações a gerenciar eficientemente suas operações de pagamento, automatizando tarefas, fornecendo informações em tempo real e permitindo tomadas de decisão mais informadas.
Nossas soluções incluem:
- processamento de pagamentos;
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- cartões virtuais;
- pix empresarial;
- aprovação de gastos;
- prestação de contas;
- geração de relatórios financeiros.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
