Quer entender como calcular a diária de viagem a trabalho? Então você veio ao lugar certo!
Neste texto, vamos mostrar o que é uma diária de viagem a trabalho, o que diz a legislação brasileira, o que entra como componente e como calcular esses valores corretamente.
Continue a leitura para entender tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
O que é uma diária de viagem a trabalho?
As diárias de viagem a trabalho são valores pagos pela empresa ao colaborador para cobrir as despesas extras relacionadas a uma viagem a trabalho, como gastos com alimentação, hospedagem, transporte e outras despesas semelhantes.
Essas diárias são previamente definidas pela política da empresa e variam de acordo com o destino da viagem, o número de dias e outros fatores relevantes.
Diária de viagem: o que diz a lei?
A legislação trabalhista brasileira, especificamente a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece diretrizes claras sobre as diárias de viagem no ambiente corporativo.
O Artigo 457 da CLT, com redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017, desempenha um papel crucial nesta regulamentação. Entenda:
Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber. (Redação dada pela Lei nº 1.999, de 1.10.1953) (Vide Lei nº 13.419, de 2017)
§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)
Ou seja, as diárias para viagem, mesmo quando pagas regularmente, não são consideradas parte da remuneração do empregado.
Isso significa que tais valores não se incorporam ao contrato de trabalho e não são base para cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários.
Em outras palavras, as diárias de viagem são tratadas separadamente do salário e não afetam benefícios como FGTS, INSS e férias.
Esta cláusula visa a separar claramente as despesas de viagem das obrigações salariais, permitindo uma gestão financeira mais clara tanto para o empregador quanto para o empregado.
Para que serve a diária de viagem?
O propósito das diárias de viagem é ajudar o colaborador a manter sua rotina de trabalho mesmo estando fora do escritório da empresa.
Ao cobrir as despesas extras, a empresa permite que o colaborador foque em suas responsabilidades profissionais sem se preocupar com problemas financeiros.
Além disso, as diárias de viagem também incentivam os colaboradores a aceitarem viagens a trabalho, pois eles não precisam se preocupar com os custos extras que teriam durante a viagem.
Outro ponto importante é que as diárias de viagem ajudam a empresa a manter um controle mais efetivo dos gastos com viagens a trabalho.
Ao definir um valor fixo para as despesas, a empresa consegue prever e controlar melhor os gastos com viagens.
Diária de viagem e ajuda de custo: existe diferença?
A diária de viagem e a ajuda de custo são termos frequentemente usados no contexto corporativo, mas com significados distintos.
Enquanto a diária de viagem é uma quantia fixa paga pela empresa para cobrir despesas específicas durante uma viagem de trabalho, a ajuda de custo refere-se a um pagamento mais amplo e flexível, destinado a suportar uma variedade de gastos relacionados ao emprego, que podem ou não estar ligados a viagens.
Entender essa distinção é crucial para a gestão adequada de recursos e conformidade legal nas operações empresariais.
Diferença entre diárias de viagem e reembolso de despesas
É importante ressaltar que diárias de viagem e reembolso de despesas são coisas diferentes.
Enquanto as diárias são valores pré-definidos para cobrir as despesas da viagem, o reembolso é feito após a viagem e cobre apenas os valores efetivamente gastos pelo colaborador.
Por exemplo, se um colaborador gastou R$100 em uma diária de viagem, mas gastou apenas R$80 com alimentação, ele receberá apenas R$80 de reembolso.
Além disso, o reembolso de despesas geralmente é aplicado em situações em que o colaborador não recebeu diárias de viagem ou em que os gastos excederam o valor das diárias.
Em resumo, as diárias de viagem são uma forma de ajudar os colaboradores a manterem sua rotina de trabalho durante uma viagem a trabalho, enquanto o reembolso de despesas é uma forma de cobrir gastos extras que não foram previstos nas diárias ou em situações em que as diárias não foram aplicáveis.
Importante reforçar que todos esses valores devem ser claros para os colaboradores e definidos previamente em uma política de viagens da empresa.
Componentes das diárias de viagem
As diárias de viagem são um importante componente das despesas de uma empresa.
Elas são compostas por diferentes itens, que podem variar de acordo com a política da empresa e a natureza da viagem.
Além dos componentes mencionados abaixo, como hospedagem, alimentação e transporte, há outras despesas que podem ser cobertas pela empresa.
Hospedagem
O componente de hospedagem das diárias de viagem é um dos mais importantes.
Ele inclui as despesas com acomodação, como o valor da diária de um hotel ou o aluguel de um apartamento no Airbnb.
É importante lembrar que a política da empresa pode limitar o valor da diária ou o tipo de acomodação permitido.
Por isso, é importante que o colaborador esteja ciente das regras e políticas da empresa antes de reservar sua acomodação.
Além disso, é importante que o colaborador leve em consideração a localização da acomodação.
Se a viagem for para uma cidade desconhecida, é recomendável escolher um hotel próximo ao local de trabalho ou aos principais pontos turísticos da cidade.
Isso pode facilitar a locomoção e reduzir os custos com transporte.
Alimentação
A empresa também deve cobrir a alimentação do colaborador durante sua viagem de trabalho. Esse valor pode variar de acordo com o destino da viagem e a política da empresa. É importante que o colaborador esteja ciente das regras e políticas da empresa em relação aos gastos com alimentação.
Além disso, é recomendável que o colaborador pesquise os restaurantes e cafés próximos à sua acomodação e ao local de trabalho.
Dessa forma, é possível encontrar opções mais econômicas e adequadas ao seu gosto.
Transporte
Esse item inclui o transporte do colaborador durante sua viagem de trabalho, táxi e Uber são os mais comuns, mas pode envolver transporte de ônibus ou trem dependendo da viagem.
É importante que o colaborador siga as regras e políticas da empresa ao selecionar seus meios de transporte.
Além disso, é recomendável que o colaborador pesquise as opções de transporte disponíveis no destino da viagem.
Em algumas cidades, por exemplo, é mais econômico utilizar o transporte público do que táxis ou Uber.
Além disso, é importante que o colaborador esteja ciente dos horários de funcionamento dos meios de transporte e das rotas disponíveis.
Outras despesas relacionadas
Além dos itens acima, a empresa pode cobrir outras despesas relacionadas à viagem, como a compra de materiais de escritório ou os custos de um telefone celular para uso durante a viagem.
É importante estar ciente dessas outras despesas previamente, para fins de orçamento.
Além disso, é recomendável que o colaborador leve consigo uma lista de contatos úteis, como o número de telefone da empresa, do hotel e do serviço de transporte utilizado.
Dessa forma, é possível resolver eventuais problemas de forma mais rápida e eficiente.
Em resumo, as diárias de viagem são um importante componente das despesas de uma empresa.
É importante que o colaborador esteja ciente das regras e políticas da empresa em relação aos gastos com viagens, e que faça uma pesquisa prévia sobre os custos e as opções disponíveis no destino da viagem.
O que considerar ao calcular uma diária de viagem a trabalho?
O cálculo das diárias de viagem pode ser feito de diferentes formas, dependendo da política da empresa e das circunstâncias da viagem.
Algumas coisas que devem ser consideradas incluem:
Estimativa de custos
A empresa deve estimar os custos da viagem previamente, levando em conta os componentes acima e outras despesas relevantes.
É importante que essa estimativa seja razoável e realista em relação ao destino e às necessidades do colaborador.
Por exemplo, se o colaborador for viajar para uma cidade grande, como São Paulo, é importante levar em conta o alto custo de vida da cidade e os preços mais elevados de hospedagem e alimentação.
Já se a viagem for para uma cidade menor e mais tranquila, como Curitiba, os custos podem ser menores.
Política de diárias da empresa
Cada empresa tem suas próprias políticas de diárias de viagem. Essas políticas definem o valor das diárias, o tipo de despesas cobertas e outras regras relevantes.
É importante seguir essas políticas para garantir que a viagem esteja em conformidade com as expectativas da empresa.
Algumas empresas oferecem diárias fixas, enquanto outras calculam as diárias com base no destino da viagem e no tempo de permanência do colaborador.
Muitas empresas também contam com cartões corporativos para facilitar a alocação do budget e adequar os gastos a política da empresa.
Ajustes e negociações
Em alguns casos, pode ser necessário ajustar ou negociar as diárias de viagem.
Por exemplo, se o valor da diária não for suficiente para cobrir todas as despesas do colaborador durante a viagem, é possível que a empresa faça ajustes em relação a itens específicos.
É importante lembrar que essas negociações devem ser feitas com antecedência e dentro das regras da empresa.
Além disso, é importante lembrar que o colaborador deve sempre buscar economizar durante a viagem, evitando gastos desnecessários e procurando opções mais em conta para hospedagem e alimentação.
Isso pode ajudar a reduzir os custos da viagem e garantir que a empresa esteja satisfeita com os resultados.
Como calcular uma diária de viagem a trabalho?
Agora veja um rápido passo a passo de como calcular uma viagem de trabalho:
Liste as despesas
Primeiramente, é essencial identificar todas as despesas possíveis em uma viagem de trabalho.
Como vimos, elas incluem, mas não se limitam a, hospedagem, alimentação e transporte.
Cada empresa possui suas políticas para categorizar e lidar com estas despesas, e é importante que estas políticas sejam claramente comunicadas aos colaboradores
Calcule a média de gastos
Após listar as despesas, a próxima etapa é calcular a média de gastos para cada categoria, isto é, faça uma avaliação minuciosa dos custos previstos, considerando o destino da viagem e as necessidades específicas do colaborador
Uma estimativa precisa e realista dos custos é fundamental para definir um orçamento adequado para a viagem
Defina um orçamento
Com base nas médias calculadas, a empresa deve estabelecer um orçamento para as diárias.
Este orçamento deve estar alinhado às políticas internas da empresa e garantir que todas as despesas essenciais do colaborador sejam cobertas.
Além disso, é importante levar em conta possíveis variações de custo devido a fatores como localização e duração da viagem
Use um sistema de gestão financeira
Para otimizar o processo de gestão de diárias de viagem, a adoção de um sistema de gestão financeira, como a Payfy, é altamente recomendada.
Esses sistemas ajudam a controlar os gastos com viagens de maneira mais eficiente, assegurando que todas as despesas estejam de acordo com as políticas da empresa e as regulamentações fiscais e trabalhistas vigentes
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Conclusão
Calcular as diárias de viagem a trabalho requer um planejamento detalhado e uma gestão financeira eficaz.
Ao considerar os custos estimados, as políticas da empresa e as regulamentações aplicáveis, as empresas podem garantir que as viagens de trabalho sejam bem-sucedidas, mantendo os colaboradores focados em suas responsabilidades profissionais sem preocupações financeiras.
Para facilitar esse trabalho considere utilizar o apoio de soluções como a Payfy, pois assim é muito mais fácil controlar as despesas e estar em dia com as regulamentações fiscais.
