A gestão de despesas empresariais existe em qualquer negócio, não tem como fugir dela! Então, esses gastos aparecem em todos os setores e é necessário uma boa política interna e acompanhamento diário para que o financeiro não saia de controle.
O mapeamento de despesas empresariais ajuda seu time financeiro a saber para onde vai o dinheiro da empresa – o que é fundamental. Por isso, um plano para controlar as despesas pode ser o que seu negócio precisa.
Neste artigo, vamos ajudar você a acompanhar as despesas empresariais de forma automatizada e eficaz. Também vamos abordar:
- Diferença entre custos e despesas;
- Importância e benefícios do acompanhamento de gastos empresariais;
- 5 dicas para acompanhar as despesas empresariais.
O que são custos e despesas empresariais?
Toda empresa possui gastos corporativos, sendo esse um conjunto de custos e despesas que uma empresa realiza. Portanto, é essencial ter em mente o que cada um irá representar, e como devem ser categorizados para garantir uma boa gestão.
Os custos são aqueles gastos que de alguma forma irão entregar o produto final da empresa – como compra de matéria prima, contas de água/luz/internet, mão de obra, embalagens, manutenção, e por aí vai…
Já as despesas estão relacionadas à manutenção do negócio e administração da empresa, ou seja, são aqueles gastos com equipamentos para o escritório, salários administrativos, aluguel e gastos com viagens corporativas, por exemplo.
Além disso, o financeiro pode levar em conta quais desses gastos são fixos e quais são variáveis, assim, é possível realizar orçamentos e projeções alinhados com a realidade da empresa.
Dentro desses gastos pode haver categorizações, como:
- com equipe;
- gastos com projetos;
- por centros de custo;
Dessa maneira, contando com diferentes categorias, a gestão de gastos mapeia não só quanto foi gasto, mas onde (centro de custo – marketing, vendas, marketing de parceiros…), por quem (realizador final da compra) e com qual finalidade (projeto, viagem de clientes, equipamentos para um novo colaborador…).
No caso, esses gastos podem ser feitos através de adiantamento e reembolso de despesas ou através de cartões corporativos.
Importância e benefícios de acompanhar e gerir as despesas empresariais
Qualquer empresa que busca garantir crescimento e estabilidade precisa ter um excelente controle financeiro e acompanhamento rotineiro de suas entradas e saídas.
No entanto, é comum no dia-a-dia priorizarmos outras tarefas e, muitas vezes, acabamos adiando ou esquecendo de fazer a gestão dessas despesas. Então, mais tarde vemos o saldo no vermelho e bate o desespero para entender o que deu errado.
Sabemos que essa tarefa não é a mais prazerosa e pode facilmente ser deixada de lado, mas o melhor para seu time e sua empresa é acompanhar as despesas empresariais diariamente, pois irá poupar tempo e estresse futuros.
Esses números ajudam o time financeiro na tomada de decisões conscientes e embasadas. Além disso, a visibilidade também torna possível a realocação de verbas condizentes com a realidade da empresa – seja para enxugar ou para expandir.
Por isso, um bom controller financeiro precisa saber como gerenciar os ativos da empresa e informar o que pode – ou não – ser reduzido, cortado ou adicionado.
Hoje em dia, existem opções de gestão mais automatizadas que ajudam a empresa a manter o acompanhamento de despesas de forma mais eficaz e com dados seguros para elaboração de planejamentos financeiros.
Depois, o ideal é monitorar todas as movimentações e registrá-las em um sistema de gestão seguindo o planejamento financeiro. A partir disso, ficará mais simples acompanhar os resultados e definir os próximos passos para otimizá-los.
No mundo corporativo, seu negócio precisa estar sempre um passo à frente. As tomadas de decisão corretas são embasadas em dados concretos para que o negócio cresça de maneira saudável e não perca dinheiro.
Principais benefícios de manter o controle de despesas empresariais
- Economia de tempo e dinheiro;
- Visibilidade em tempo real das suas finanças – por exemplo, através de automações como softwares de gestão inteligente;
- Financeiro e registros da empresa sempre atualizados e em conformidade;
- Otimização e controle do fluxo de caixa.
Os 5 passos para otimizar o acompanhamento de despesas empresariais
Já sabemos quais são as despesas empresariais, os benefícios e a importância de manter essa gestão em dia, então agora vamos para última parte: como garantir um bom acompanhamento:
1. Digitalize todos os processos em papel
Entre diversos equipamentos scanners que temos hoje em dia, todos os documentos, recibos e notas podem ser digitalizados, conseguimos digitalizar documentos direto do nosso celular para o Google Drive, por exemplo. Não há mais desculpa para o papel.
Por isso, ao digitalizar toda a papelada da sua empresa você pode acompanhar suas finanças com mais eficiência e permitir que todos os envolvidos localizem e acompanhem facilmente as atualizações.
Algumas das transações em papel que você deve considerar digitalizar incluem:
- recibos;
- faturas;
- declarações de despesas;
Inclusive, utilizar um software de gestão integrado como parte de todo o seu processo de digitalização traz também o benefício de incluir o uso de cartões virtuais, em vez de dinheiro em caixa, e a remoção total do reembolso ou adiantamento das despesas dos funcionários.
2. Use cartões de despesas de funcionários para rastrear pagamentos
Muitas empresas têm funcionários que fazem compras com seu próprio dinheiro e, em seguida, apresentam pedidos de reembolso.
Embora isso possa ser automatizado e às vezes seja necessário, é muito mais fácil rastrear as despesas comerciais quando todas as compras são feitas usando cartões centralizados e rastreáveis através de um aplicativo, por exemplo.
Outro exemplo é cartão pré-pago (débito) para funcionários, que é uma alternativa melhor aos cartões corporativos tradicionais porque fornece às empresas maiores níveis de controle e flexibilidade sobre os gastos. Ou seja, chega de notinhas sem dono no final do mês!
Cada pagamento feito está vinculado ao funcionário, seu gerente de aprovação e ao orçamento apropriado. Ou seja, os cartões de despesas dos funcionários rastreiam as despesas, para que você não precise fazê-lo manualmente.
Esses cartões possuem limites personalizados, além de serem controlados por equipes financeiras ou gerentes de departamento, e vinculados a uma plataforma central. Assim, você vê quaisquer possíveis problemas orçamentários em tempo real.
3. Construa processos de compra
Os processos de compra corretos também são fundamentais. Cada processo deve ser cuidadosamente pensado, implementado, testado e refinado para ser preparado para automação.
Alguns dos processos mais importantes são:
- Protocolos básicos de contabilidade;
- Faturamento e contas a receber;
- Contas a pagar;
- Relatórios fiscais e compliance;
- Folha de pagamento;
- Gerenciamento de despesas de funcionários.
A maioria desses processos tem muitos detalhes ou até mesmo etapas complicadas quando são implementados manualmente e, francamente, a maioria dos funcionários não sabe nem por onde começar.
Portanto, é vital ter políticas e protocolos de gastos claros e torná-los fáceis de encontrar e usar. O gerenciamento de despesas é sem dúvida uma das tarefas mais frustrantes e demoradas para os empresários.
Mas, uma vez que você tenha os processos implementados, essas tarefas podem ser facilmente automatizadas com a ajuda de um software de gerenciamento de gastos – vamos falar sobre isso mais a frente.
4. Automatize o envio e o processamento de recibos
Os recibos são os horrores silenciosos na gestão de despesas empresariais!
Os funcionários costumam perdê-los, esquecem de coletar ou a própria tinta some com o tempo (o que dificulta a comprovação do que foi gasto). Mas, acima de tudo, sua empresa pode perder benefícios fiscais, então é um grande problema.
O mesmo vale para o processo de relatório de despesas em geral: é muito importante não errar, no entanto a maioria dos funcionários o faz constantemente. No mínimo, isso cria uma enorme perda de tempo para as equipes de finanças.
Automatizar a gestão de despesas da sua empresa tem suas vantagens:
Menos erros
Pense em todas as vezes que você lutou com uma planilha, tentando fazer uma fórmula funcionar ou editando dados que você acidentalmente digitou incorretamente…
Assim, a automação elimina a probabilidade de erro humano em vários pontos, incluindo entrada e aprovação de dados.
Agora pense no número de funcionários com quem você está lidando e considere seus diferentes níveis de confiança com ferramentas como o Excel.
Se o software de automação puder orientá-los no processo e remover a maioria desses erros, isso é uma grande vantagem.
Acompanhamento mais fácil
O rastreamento manual de custos requer muita comunicação humana e forte força de vontade. O setor financeiro geralmente vai de equipe para equipe para descobrir o que foi gasto, quando e por quem.
Um sistema automatizado permite que as equipes façam pagamentos e enviem solicitações instantaneamente. É mais fácil para eles e acelera o processo para as equipes financeiras.
Ou seja, em vez de fazer o trabalho de detetive primeiro, com um software de gestão integrado as equipes financeiras e os proprietários dos orçamentos podem simplesmente acompanhar os custos à medida que eles se acumulam.
Economia de tempo
O processamento manual de despesas é um desperdício enorme de tempo tanto para os funcionários que devem enviar recibos e quanto para aqueles que os classificam, aprovam e reembolsam.
Eles se sentam em seu computador e olham para uma planilha ou ferramenta de contabilidade, um a um, digitando os detalhes da compra. Isso não só faz a empresa perder recursos mas, muitas vezes, também desmotiva os colaboradores envolvidos.
Hoje, a automação pode fazer tudo isso por nós. Os funcionários podem enviar as despesas digitalmente desde o início, portanto, não há entrada de dados.
O software então verifica se todos os documentos importantes estão anexados e se todos os detalhes estão corretos. Então, as equipes financeiras só precisam fazer uma verificação rápida e o processo de despesas está concluído.
Como funciona a automação de despesas
A automação de despesas começa com a digitalização de um recibo carregado via aplicativo ou computador. Depois que uma compra é registrada, o gerente desse funcionário é notificado automaticamente e solicitado a aprovar ou negar a despesa.
Se a despesa for aprovada, ela será automaticamente enviada ao gerente de controladoria (ou alguém similar) que aprova as transações individualmente ou em lotes. O controlador também analisa e verifica se os detalhes estão corretos com um simples olhar.
Alternativamente, as despesas podem ser rastreadas diretamente por meio de compras feitas em um cartão de despesas. Em seguida, eles passam pelo mesmo processo de supervisão automatizada para garantir que os orçamentos sejam cumpridos.
5. Integre o software de gerenciamento de gastos ao seu software de contabilidade
O software de gerenciamento de gastos ajuda as empresas a controlar seus gastos com mais eficiência. Isso inclui uma variedade de áreas, como despesas de viagem, acessórios, assinaturas e material de escritório.
Como cada empresa tem sua própria abordagem para gerenciar gastos internos, a configuração de qualquer software de gerenciamento de gastos precisa ser flexível o suficiente para se adaptar às necessidades específicas de cada negócio.
Depois de implementar e automatizar seus processos individuais, deve-se integrá-los a outros sistemas automatizados.
Por exemplo, se você acompanha as despesas de sua empresa com um ERP, essa ferramenta deve se integrar facilmente ao seu software de contabilidade.
Assim, acompanhamento das despesas comerciais é fundamental para um melhor gerenciamento diário, semanal e mensal do dinheiro. Ele também ajuda você a tomar decisões de longo prazo relacionadas a políticas de orçamento e despesas de funcionários.
Se aprender a controlar as despesas de negócios sempre foi algo que você faria “quando tudo desacelerasse”, você não precisa mais esperar.
Se aprofunde ainda mais no assunto com nosso artigo: Controle de gastos empresariais com “expenses app” é tendência para as finanças corporativas no Brasil!
Obrigado pela sua companhia e até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
