Em um ambiente corporativo cada vez mais competitivo, o controle de despesas corporativas tornou-se uma prioridade estratégica para empresas que buscam maximizar sua eficiência financeira.
Afinal, a gestão eficaz dos custos não apenas ajuda a preservar a saúde financeira da empresa, mas também cria uma base sólida para crescimento sustentável.
Portanto, neste artigo, exploraremos as melhores práticas para implementar um controle de despesas corporativas eficaz, assim como, explicarei a sua importância e a melhor maneira de fazer esse controle no dia a dia da sua empresa.
Vamos lá?
O que são despesas corporativas?
Antes de tudo, acho válido elaborar melhor o que são as despesas corporativas e a diferença entre as despesas e custos de uma empresa.
Bom, as despesas corporativas são gastos incorridos por uma empresa em sua operação diária mas que não estão diretamente ligados a entrega final do produto ou serviço. Esses gastos podem incluir despesas relacionadas a:
- viagens;
- hospedagem;
- refeições;
- transporte;
- marketing;
- etc
Esses gastos inclusive podem já estar contabilizados dentro dos gastos do cartão corporativo.
Ou seja, as despesas corporativas podem ser uma parte significativa do orçamento de uma empresa e geralmente são monitoradas e gerenciadas cuidadosamente para garantir que a empresa esteja gastando seu dinheiro de forma eficiente e eficaz.
Dessa forma, o controle adequado das despesas corporativas pode ajudar a aumentar a rentabilidade da empresa.
Além disso, elas se dividem de acordo com sua importância e relação com as operações diárias. Existem, por exemplo, despesas operacionais, pré-operacionais e não operacionais.
Já os custos corporativos são aqueles gastos diretamente ligados à entrega do produto, como, por exemplo:
- matéria prima;
- aluguel;
- água;
- luz;
- mão de obra;
- embalagens;
- manutenções de equipamentos;
- etc.
Importância de fazer controle de despesas
O controle de despesas é vital para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.
Por isso, separei abaixo o que considero as principais razões pelas quais sua empresa deve manter um monitoramento e uma gestão rígidos de suas despesas corporativas:
Maximização dos lucros
Um controle de despesas adequado maximiza os lucros da empresa, permitindo que o time financeiro/contábil identifique áreas para reduzir gastos desnecessários e redirecione esses recursos para outras áreas ou investimentos mais lucrativos.
Dessa forma, além de gerir melhor os recursos da empresa, ele também garante sua competitividade no mercado e mantém um caixa preparado para aproveitar oportunidades inesperadas.
Tomada de decisão informada
Quando as despesas são monitoradas e documentadas corretamente, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre onde e como gastar seu dinheiro.
Portanto, essa prática evita gastos excessivos e garante que os recursos estão sendo direcionados estrategicamente para as áreas que impulsionam o crescimento da empresa.
Controle do fluxo de caixa
O controle de despesas corporativas auxilia na gestão do fluxo de caixa da empresa e o mantém sob controle.
Pois como mencionado anteriormente, saber exatamente quanto dinheiro está sendo gasto, e onde, é fundamental para que a empresa consiga honrar as suas obrigações financeiras e ainda assim manter recursos disponíveis para oportunidades futuras.
Cumprimento de regulamentos e políticas internas
Muitas empresas têm políticas de gastos e regulamentos a seguir para garantir que seus gastos sejam apropriados e em conformidade com as leis e regulamentos em vigor.
Dessa forma, manter um controle de despesas eficaz garante que essas políticas e regulamentos também estejam sendo seguidos adequadamente. Ou seja, é uma forma de alcançar o compliance e também manter em dia a cultura organizacional da empresa.
Como fazer o controle de despesas corporativas?
Por fim, vamos entender melhor como funciona o controle de despesas e como fazê-lo de forma eficaz e eficiente no seu negócio.
Além disso, dentro desse tema, também vou destacar o controle de despesas através de cartão corporativo, que é atualmente a melhor forma de fazer essa gestão e monitoramento na sua empresa!
Portanto, abordarei sobre esse ponto e outras medidas práticas de controle de despesas abaixo. Vamos lá?!
1. Crie uma política de gastos
Uma política de gastos é uma diretriz que estabelece as regras e procedimentos para o uso do cartão corporativo. Ela deve incluir as categorias de despesas elegíveis, limites de gastos, processos de aprovação e regras de documentação.
É importante que essa política seja clara e objetiva, a fim de evitar mal-entendidos e garantir que todos os funcionários estejam cientes das regras.
2. Estabeleça um teto de gastos e classifique-o para cada tipo de despesa
O teto de gastos limita o valor máximo que pode ser gasto com o cartão corporativo em um determinado período. A empresa deve definir esse limite com base em seu orçamento e comunicá-lo claramente aos funcionários.
Por isso é importante que a empresa estabeleça limites de gastos para cada categoria de despesa. Então o limite para gastos com viagens, por exemplo, pode ser diferente do limite para gastos com alimentação.
Dessa forma o dinheiro é direcionado para as áreas prioritárias da empresa, sem erros.
3. Classifique as despesas
Classificar as despesas conforme as categorias estabelecidas na política de gastos permite acompanhar onde o dinheiro é gasto e garantir a alocação correta de cada despesa. Essa classificação também ajuda a identificar áreas onde os gastos podem ser reduzidos ou otimizados.
4. Implemente o Cartão Corporativo para funcionários
Com um cartão corporativo seus colaboradores possuem mais flexibilidade para realizar gastos em nome da empresa (comprar passagens, reservar hotel e traslado, pagar refeições com clientes…) e também agiliza a gestão pois não é preciso que o setor financeiro faça reembolsos no futuro.
Assim, o colaborador tem uma dor de cabeça a menos e a empresa tem mais controle e viabilidade para manter as contas em dia.
5. Crie processos de análise financeira
É importante que a empresa crie processos de análise financeira para monitorar as despesas realizadas com – e sem – o cartão corporativo. Portanto, o processo analítico deve incluir a(o):
- comparação dos gastos com o orçamento estabelecido;
- identificação de tendências de gastos;
- revisão de despesas suspeitas ou incomuns;
- identificação de oportunidades de economia.
Dessa forma a equipe financeira realiza projeções e planos de ação condizentes com a realidade financeira da empresa.
6. Estabeleça ações estratégicas
Agora, com base na análise financeira, a empresa deve estabelecer ações estratégicas para controlar as despesas do cartão corporativo. Algumas ações típicas são:
- revisão e atualização da política de gastos;
- implementação de treinamento para funcionários sobre o uso responsável do cartão corporativo;
- negociação de descontos com fornecedores;
- definição de metas de redução de gastos.
7. Use softwares de gestão para integrar e automatizar os processos financeiros
Um software financeiro é um programa de computador projetado para auxiliar no gerenciamento das atividades financeiras de uma organização ou de um indivíduo.
Logo, ele é desenvolvido especificamente para facilitar as tarefas relacionadas à contabilidade e gestão de dados financeiros, como por exemplo:
- planejamento financeiro;
- controle de despesas e receitas;
- gestão de investimentos;
- elaboração de relatórios financeiros;
- entre outras funções.
Devido às suas funcionalidades práticas, empresas de diversos setores utilizam softwares financeiros, desde pequenos negócios até grandes corporações. Até indivíduos que desejam controlar suas finanças pessoais fazem uso dessas ferramentas.
Ou seja, esses softwares fornecem recursos para automatizar processos financeiros, melhorar a precisão dos cálculos, simplificar o monitoramento de transações e facilitar a tomada de decisões financeiras.
A Payfy, por exemplo, apresenta um conjunto de soluções para automatizar, organizar e coordenar a visibilidade sobre os gastos da sua empresa. Assim, é possível manter uma visão adequada e precisa, de modo a eliminar os erros e controlar as ações.
Nossas soluções incluem, por exemplo:
- elaboração de relatórios completos;
- integração com ERPs;
- automação contábil;
- funcionalidades específicas para substituir os adiantamentos e reembolsos corporativos.
Tudo isso de maneira moderna e ágil, com as tecnologias mais avançadas a seu favor.
Conheça nossas soluções para gerenciar melhor suas despesas e evitar problemas financeiros!
Qual o melhor aplicativo para controle de despesas?
Como mencionado no ponto anterior, hoje já existem softwares de gestão inteligentes que estão integrados ao cartão corporativo e também aos ERPs já utilizados por elas.
Mas o grande diferencial é que esses softwares podem também ser controlados através de um aplicativo para dispositivos móveis.
Dentro da Payfy, por exemplo, nosso aplicativo é simples e pode ser usado por todos os funcionários, assim como pela equipe que fará a gestão desses gastos. Entre as funcionalidades disponíveis neste aplicativo para controle de despesas corporativas, podemos ressaltar:
- Acompanhamento em tempo real dos gastos;
- Ajustes de limite individuais;
- Anexação do comprovante de compra ao respectivo gasto;
- Histórico de despesas completo – e separado por cartão;
- Criação de categorias de gasto e organização dentro do próprio aplicativo;
- muito mais.
Conclusão: investimento em tecnologia sempre será a melhor despesa!
Em suma, ao estabelecer uma política clara e objetiva de gastos, definir tetos para cada categoria, classificar e registrar todas as transações, analisar financeiramente e adotar ações estratégicas, a empresa garante um controle de despesas responsável e financeiramente sustentável.
O controle de despesas ajuda a empresa a identificar onde reduzir ou otimizar gastos, além de assegurar a conformidade com a política de gastos e manter um registro completo das transações para auditoria e contabilidade.
Para que tudo funcione da melhor forma no seu negócio, te convido a conferir nosso conteúdo completo sobre ERPs e como integrar a função de gestão de despesas corporativas no ERP da sua empresa!
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
