Entender bem a gestão de contas a pagar é fundamental para qualquer empresa que deseje ter sucesso, independente do ramo de atuação.
Pensando nisso, preparei esse guia sobre gestão de contas a pagar com dicas poderosas para sua empresa ter mais organização e eficiência na hora de implementar esses processos. Continue lendo para entender mais!
O que são contas a pagar?
O conceito de “contas a pagar” engloba desde as contas de luz, água e telefone de uma empresa até as faturas de fornecedores, salários de funcionários e impostos, ou seja, qualquer pagamento que precisa ser feito faz parte das contas a pagar.
Por que é importante gerenciar as contas a pagar?
Pois bem, ter um controle adequado das contas a pagar é fundamental para evitar atrasos, multas e juros por não cumprimento das obrigações financeiras.
Assim, um planejamento eficiente aumenta a liquidez financeira, aperfeiçoa a previsibilidade das saídas de dinheiro e proporciona mais tranquilidade na gestão financeira da empresa.
Diferença entre contas a pagar e contas a receber
As contas a receber são o dinheiro que a empresa tem a receber, isto é, são as faturas emitidas para os seus clientes. Já as contas a pagar, como já vimos, são as obrigações financeiras que precisam ser quitadas.
Ambas precisam ser gerenciadas com eficiência para garantir a sustentabilidade financeira do negócio.
No caso das contas a receber, é essencial ter um controle eficiente para garantir que todas as faturas emitidas sejam pagas dentro do prazo estabelecido, pois assim você evita a inadimplência e alcança o máximo de resultados.
Quais são as rotinas de contas a pagar?
As rotinas diárias da equipe de contas a pagar de uma empresa geralmente incluem o acompanhamento e o pagamento de diversas obrigações financeiras.
Uma rotina de contas a pagar também inclui a verificação da precisão das faturas recebidas, a programação de pagamentos para cumprir prazos de vencimento e a manutenção de registros financeiros detalhados.
Além disso, a gestão de contas a pagar deve incluir a análise constante das despesas para identificar potenciais economias e a comunicação eficiente com credores para negociar termos de pagamento mais favoráveis quando necessário.
Como organizar suas contas a pagar da melhor forma
Ao otimizar as contas a pagar, é possível ter melhor previsibilidade dos custos orçados versus custos realizados, evitar atrasos ou gastos desnecessários. Por isso, confira abaixo algumas dicas para melhorar a organização dos seus pagamentos corporativos:
Categorize suas contas
Organizar as contas por categorias ajuda na visualização geral da situação financeira do negócio e mapeia os principais gastos da empresa.
É possível, por exemplo, categorizar as contas por tipo de despesa, por data de vencimento ou por fornecedor. Veja alguns exemplos de contas a pagar organizadas por tipo de despesa:
- Despesas diretas;
- Despesas com fornecedores;
- Despesas de Vendas e Marketing;
- Despesas com pessoal;
- Despesas administrativas;
- Despesas financeiras;
- Impostos e Taxas;
- Despesas com ferramentas.
Além disso, é importante lembrar que cada categoria pode ter suas próprias particularidades.
Contas de energia elétrica e água, por exemplo, podem ser categorizadas como “despesas fixas”, enquanto as contas de fornecedores podem ser categorizadas como “despesas de marketing, comerciais, viagens corporativas, etc”.
Mantenha um registro atualizado
Muitas empresas enfrentam problemas financeiros por não manterem um registro atualizado de suas contas a pagar. Por isso, é crucial anotar as datas de vencimentos, os valores e as prioridades. Dessa forma, é possível evitar atrasos e controlar melhor os gastos.
Além disso, manter um registro atualizado permite que você tenha uma visão clara e em tempo real das despesas da empresa e possa tomar decisões mais informadas sobre onde cortar custos e onde investir mais dinheiro.
Adote uma solução de gestão de cartões corporativos
Nos últimos anos, muitas empresas passaram a utilizar cartões corporativos para pagamento de diversos gastos.
Porém, devido ao alto volume de pagamentos fragmentados e espalhados por diversas equipes, é muito importante contratar um software de gestão de gastos que dê visibilidade sobre todos esses pagamentos, automatizando a gestão e controle das contas a pagar realizadas com cartões corporativos.
Negocie prazos e condições de pagamento
Negociar prazos e condições de pagamento é vantajoso tanto para a empresa quanto para o fornecedor. É possível solicitar descontos, parcelamentos e prazos maiores, por exemplo. Isso pode ajudar a reduzir os custos e melhorar o fluxo de caixa da empresa.
No entanto, a negociação deve ser justa para ambas as partes. Por isso, é preciso estabelecer um equilíbrio entre as necessidades da empresa e as do fornecedor.
Monitore o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para monitorar as saídas e entradas de dinheiro da empresa. Por isso, verificar o fluxo de caixa regularmente ajuda a controlar as despesas e manter as finanças em dia.
Além disso, o monitoramento do fluxo de caixa permite que você identifique problemas financeiros com antecedência e tome medidas para resolvê-los antes que se tornem um grande problema.
Benefícios da automação
Automatizar o processo de contas a pagar traz inúmeras vantagens. Uma delas é a maior eficiência no gerenciamento financeiro. Com a automação, é possível ter um controle muito mais preciso sobre as contas a pagar, evitando atrasos e pagamentos indevidos.
Além disso, a automação também contribui para a diminuição de erros. Como tudo é feito de forma automatizada, as chances de ocorrerem falhas humanas são reduzidas, o que garante mais precisão e confiabilidade nos processos.
A simplificação de processos é outra vantagem da automação. Com a utilização de softwares e aplicativos específicos para o gerenciamento de contas a pagar, é possível centralizar todas as informações em um só lugar, o que facilita o acesso e a organização dos dados.
Se você quer se aprofundar mais neste assunto, sugiro a leitura do nosso artigo: Controle de gastos empresariais com “expenses app” é tendência para as finanças corporativas no Brasil.
Por fim, a automação também proporciona maior transparência nos processos financeiros.
Com o uso de ferramentas adequadas, é possível ter acesso a relatórios e informações detalhadas sobre as contas a pagar em tempo real, o que contribui para uma gestão mais consciente e eficiente.
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