As viagens corporativas são uma realidade para muitos profissionais em diversas áreas, e quando se trata de deslocamentos para fora da cidade, do estado ou país, é comum o pagamento de diárias para cobrir custos como hospedagem, alimentação e transporte.
Porém, o cálculo dessas diárias pode gerar dúvidas e até mesmo conflitos entre a empresa e o trabalhador. Por isso, é importantíssimo que ambas as partes compreendam as leis e diretrizes que regem esse processo.
Então, para esclarecer todas as suas dúvidas, neste artigo vou explicar em detalhes como calcular diárias de viagem a trabalho em um passo a passo simples e prático. Vamos lá?
O que são as diárias de viagem a trabalho?
As diárias de viagem a trabalho são valores pagos ao funcionário para cobrir despesas relacionadas à hospedagem, alimentação, transporte e possíveis outros gastos durante o período de trabalho deslocado de sua base.
Ou seja, trata-se de uma política de compensação utilizada por muitas empresas para garantir que as atividades profissionais sejam desempenhadas sem desembolsos pessoais do colaborador.
Dessa forma, o montante pode variar de acordo com a cidade ou região em que o colaborador estiver, respeitando a política de viagens da empresa. Inclusive, devemos ressaltar que o pagamento de diárias faz parte dos direitos trabalhistas previstos em lei.
Além disso, as diárias de viagem a trabalho também são uma forma de estimular o trabalhador a realizar suas atividades profissionais com qualidade e eficiência, já que ele estará em um ambiente diferente do habitual e precisará se adaptar a novas condições.
Legislação e direitos do trabalhador
A legislação trabalhista brasileira é clara quanto ao pagamento de diárias de viagem a trabalho. Conforme a CLT, o empregador deve arcar com as despesas decorrentes da viagem, seja por meio de diárias, reembolsos ou cartões corporativos.
Assim, a empresa deve informar ao colaborador com antecedência qual será o valor da diária e quais despesas estarão cobertas.
Diferença entre diárias e reembolso de despesas
Pois bem, como já vimos, as diárias são uma forma de compensação para permitir que os funcionários consigam executar as atividades externas e é uma forma de garantir que o colaborador não tenha prejuízos financeiros por conta da viagem corporativa.
Já o reembolso de despesas funciona de uma maneira diferente, o funcionário precisa inicialmente arcar com os gastos corporativos, e só depois a empresa reembolsará os valores.
Nesse caso, é necessário apresentar comprovantes dos gastos, que serão reembolsados pela empresa mediante aprovação do gasto e da nota fiscal.
A empresa deve estabelecer políticas claras sobre o reembolso de despesas, de forma a evitar conflitos e garantir que o trabalhador seja compensado de forma justa.
Passo a passo de como calcular diárias de viagem a trabalho
Agora que já entendemos bem o contexto das diárias de viagem, vamos nos aprofundar no processo de cálculo das diárias propriamente dito.
No entanto, esse cálculo pode ser mais do que apenas aplicar valores fixos. Muitas vezes ele envolve negociações e considerações específicas. Então, aqui está um passo a passo para calcular diárias de viagem a trabalho, levando em conta essas nuances:
Passo 1: Definir os critérios para o cálculo das diárias
Primeiramente, para calcular as diárias de viagem a trabalho, é indispensável que a empresa tenha uma política clara sobre as viagens.
A política deve definir quais são as situações em que haverá o pagamento de diárias, quais são os valores definidos pela empresa e quais são as obrigações do funcionário durante a viagem.
Sobretudo, a política de viagens deve ser justa e transparente para todos os funcionários, evitando qualquer tipo de privilégio ou discriminação.
Para estabelecer os valores das diárias, é preciso definir quanto será destinado para cada item, como hospedagem, alimentação e transporte.
Neste ponto, é importante levar em conta o destino da viagem e o cargo do funcionário, já que em algumas regiões os custos podem ser mais elevados.
Por exemplo, se um funcionário precisa viajar para uma cidade grande como São Paulo, é natural que os valores das diárias sejam mais altos do que se ele fosse para uma cidade menor e menos desenvolvida.
É importante ressaltar que as diárias não devem ser vistas como uma forma de remuneração, mas sim como um auxílio para cobrir os gastos adicionais que o funcionário terá durante a viagem.
Passo 2: Calcular os custos de hospedagem
Em seguida, para calcular os custos de hospedagem, é necessário pesquisar hotéis e outras opções de acomodação na região de destino.
Dessa forma, é crucial avaliar a localização de cada uma delas, levando em conta a proximidade de pontos turísticos, restaurantes e outros locais de interesse.
Outro fator importante é o preço das diárias. Existem opções de hospedagem para todos os bolsos, desde hotéis luxuosos até pousadas mais simples.
Por isso, deve-se encontrar um equilíbrio entre o preço e a qualidade oferecida pela acomodação escolhida. O ideal é que a empresa escolha opções que se adequem ao orçamento estabelecido para as diárias.
Assim, para analisar as tarifas e a disponibilidade dos hotéis, é possível utilizar sites de busca de hospedagem, como Trivago, Booking.com, TripAdvisor e Airbnb.
Esses sites permitem comparar os preços e as avaliações de diferentes estabelecimentos, facilitando a escolha da melhor opção.
Além disso, em alguns hotéis, cobra-se taxas adicionais por serviços como estacionamento, acesso à internet e uso de telefone. Por isso, deve-se verificar quais são esses custos e avaliar se eles são necessários para a viagem.
Passo 3: Calcular os custos de alimentação
Por fim, para calcular os custos de alimentação, a empresa deve estimar quantas refeições serão necessárias por dia. Em algumas situações, pode ser necessário incluir as refeições durante o deslocamento.
Devemos lembrar que o número de refeições pode variar de acordo com o tipo de trabalho realizado durante a viagem.
Se o funcionário estiver em uma atividade que se estenda por todo o dia, por exemplo, pode ser necessário incluir um lanche da tarde ou até mesmo um jantar.
Então, com base no número de refeições necessárias, a empresa deve definir um valor médio por refeição. Assim, deve-se pesquisar os preços praticados na região de destino para estabelecer um valor realista.
Da mesma forma que os passos anteriores, é preciso lembrar que os custos variam bastante de acordo com a cidade e região de destino.
Por isso, é importante que a empresa tenha um valor médio, mas que esteja aberta para ajustes quando necessário.
Se o destino da viagem corporativa for em uma cidade com custo de vida mais elevado do que o esperado, por exemplo, pode ser necessário aumentar o valor médio por refeição para garantir que ele possa se alimentar adequadamente.
Com essas informações e passos para o cálculo de diárias, trabalhadores e empregadores poderão ter um entendimento melhor das políticas de viagens e garantir que os direitos e deveres sejam cumpridos corretamente com o devido controle financeiro.
Falando em controle financeiro, confira também: Controle financeiro: como fazer na sua empresa sem usar planilhas.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
