O cartão virtual é um novo método para realizar despesas corporativas. Ele permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.
Essa nova tecnologia possibilita que cada funcionário pague despesas diretamente do seu computador ou smartphone. Eles são rápidos, totalmente seguros e muito mais fáceis de gerenciar.
Nesse post explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o uso de cartões virtuais para o seu negócio, além de:
- Vantagens;
- Desvantagens;
- O que procurar em um cartão virtual antes de contratar.
Boa leitura!
O que é um cartão virtual?
Um cartão virtual é uma versão digital de um cartão físico, geralmente associado a uma conta bancária ou a um serviço de pagamento online.
Contudo, os cartões virtuais só existem em formato eletrônico e são gerados por meio de aplicativos, ou sites de instituições financeiras e de pagamento. Além disso, só é possível usá-los para transações online, como:
- compras em sites;
- assinaturas de plataformas;
- etc.
Apesar de não existirem fisicamente, todos os cartões virtuais criados contêm um número de cartão, data de validade e código de segurança (CVV).
Inclusive é possível para os criarem cartões virtuais temporários ou de uso único para transações mais seguras.
Esse tipo de cartão é uma medida de segurança adicional, pois reduz o risco de fraude. Se um cartão virtual for comprometido em uma transação online, por exemplo, é possível cancelá-lo sem afetar o cartão principal da conta.
Além disso, alguns serviços de cartão virtual oferecem a opção de personalizar configurações de gastos, limites de tempo e restrições geográficas para aumentar ainda mais a segurança.
Como o cartão virtual funciona?
O processo de compra e funcionamento é o mesmo de um cartão de crédito físico, o grande diferencial está na natureza dos dados do cartão.
Em poucas palavras, quando o usuário do cartão chega à etapa de realizar um pagamento online, ao invés de retirar o cartão da empresa e digitar os detalhes, ele irá copiar e colar as informações do cartão virtual criados pelo aplicativo do seu banco/empresa contratada.
No caso do seu cartão físico os dados impressos são sempre os mesmos e, portanto, estão sujeitos a armazenamento e fraude. Já os virtuais funcionam com dados dinâmicos, assim cada pagamento é realizado com dados de verificação diferentes.
Mas não se preocupe, você não precisa lembrar ou anotar todos estes dados, eles sempre estarão salvos e disponíveis no seu aplicativo de cartão virtual.
Desvantagens do Cartão Corporativo Físico
A maioria das pessoas não percebe isso, e empresas acabam usando os mesmos cartões que o resto da população usa diariamente, contudo, usar de forma empresarial uma tecnologia desenvolvida para usuários individuais traz grandes desvantagens. Algumas delas são:
Fraude e segurança
O crescimento dos pagamentos online está transformando o tradicional cartão corporativo em um risco grave de segurança, afinal, os sites nem sempre possuem navegação segura e os funcionários devem fazer diversas compras online, como:
- passagens;
- reservas de hotel;
- aluguéis de veículos;
- assinaturas de serviços de software;
- equipamentos para o escritório;
- etc…
Ou seja, cada um desses pagamentos aumenta o risco de fraude.
Você pode realmente confiar nesses sites e serviços fornecendo detalhes do cartão da sua empresa? Fora o fato dos cartões serem compartilhados sem supervisão adequada.
Os funcionários podem ter os detalhes em um caderno, salvos em um e-mail ou até mesmo em conversas do WhatsApp. Isso é uma verdadeira tragédia de segurança e, no caso de problemas, não há um jeito fácil de rastreá-los e corrigi-los.
Já os cartões virtuais, trazem um nível adicional de segurança. Se um hacker conseguir as informações do seu cartão virtual, você pode simplesmente cancelar o cartão e criar um novo em poucos cliques.
Visibilidade de gastos
Para pequenas empresas, é relativamente fácil controlar os gastos, e se tem uma boa noção de quem está gastando o quê. Porém, quanto mais vezes o cartão é compartilhado e quanto mais ferramentas e assinaturas online sua empresa adquire, mais complicado esse controle se torna.
Como normalmente são poucos os cartões da empresa, não fica claro para a gestão quem fez as compras e nem quem aprovou cada uma delas. Logo, o resultado no final do mês é uma equipe financeira perdendo horas e cabelos fazendo a conciliação manual de cada gasto.
Por isso, o cartão virtual também ganhou seu espaço dentro das empresas. O pagamento online traz visibilidade para os gastos realizados.
Além disso, existem ferramentas para gestão de despesas que podem ser utilizadas em conjunto e otimizam muitas horas de trabalho da sua equipe financeira.
5 vantagens em utilizar o cartão virtual ao cartão físico
Com certeza a principal vantagem do cartão virtual é que cada colaborador pode ter o seu próprio cartão. Dessa forma, os cartões não passam de mão em mão sendo utilizados sem controle e podendo ser perdidos.
Como cada funcionário pode ter o seu, o financeiro sabe exatamente quem está comprando e o que está sendo comprado. Além disso os limites e tempo de validade são individuais, assim as despesas são facilmente associadas ao orçamento da equipe tornando o controle financeiro muito mais fácil.
Segue abaixo algumas das vantagens do cartão virtual em relação ao cartão físico:
- A gestão de despesas é otimizada, pois a aprovação de gastos e a prestação de contas são facilmente realizadas pelo aplicativo;
- O risco de fraude é mínimo, já que o cartão virtual não pode ser usado várias vezes e seus dados variam de um pagamento ao outro;
- Os cartões de uso recorrente permitem maior visibilidade. Você pode acompanhar os pagamentos em andamento e também ter uma visão geral dos gastos semanais, mensais e anuais;
- A partir da plataforma centralizada de gerenciamento de gastos é possível monitorar e organizar todos os gastos da empresa em tempo real;
- Para que o financeiro sempre saiba quem aprovou, quem gastou e os motivos apresentados, todas as aprovações são rastreadas digitalmente.
O que procurar em um cartão virtual antes de contratar?
Existem muitas opções disponíveis, desde bancos tradicionais a fintechs modernas como a Payfy! Ao avaliar as opções, é muito importante observar as outras funcionalidades disponíveis e se a empresa contratada está sendo realmente a melhor opção.
Em outras palavras: o seu banco atual pode oferecer cartões virtuais; mas você está adquirindo o serviço (cartão + funcionalidades de gestão) que sua empresa realmente precisa ou apenas aquele serviço com que já está familiarizado?
Os melhores cartões virtuais permitem que você tenha algumas funcionalidades importantes:
1. Possibilidade de uso único ou recorrente
Os cartões temporários são usados apenas uma vez. Eles são perfeitos se você estiver fazendo a compra de uma passagem aérea, mas não são adequados se você tiver um pagamento recorrente do seu CRM, por exemplo. Afinal você precisará de um novo cartão a cada mês.
Portanto, o cartão virtual de uso recorrente existirá durante o período de sua assinatura e o pagamento de sua ferramenta ou serviço será realizado pelo tempo que precisar – ao contrário do cartão virtual descartável.
É importante verificar se o serviço de cartão virtual escolhido oferece tanto a funcionalidade de uso único quanto de uso recorrente.
2. Opção de múltiplos cartões
Algumas empresas oferecem apenas um cartão virtual – o que já é uma evolução em relação ao cartão corporativo físico -, mas com apenas um cartão virtual ainda há o compartilhamento de dados e, conforme já falado, isso representa um risco.
O cenário mais seguro é a possibilidade de criar novos cartões virtuais para cada pagamento. Dessa forma, se algum dia um dos cartões for comprometido, você só precisa cancelar esse cartão virtual, e todos os outros pagamentos estão protegidos.
Da mesma forma, se um dos cartões ultrapassar o limite, será bloqueado apenas aquele pagamento. Não comprometendo o restante das operações dos outros cartões.
3. Possuem software de gestão de despesas integrado
Já falamos sobre isso, mas é importante repetir: conciliar despesas manualmente é muito trabalhoso e demorado. Se você precisar de muitos cartões virtuais para pagamentos online, isso pode significar mais trabalho e desorganização.
Por isso, uma boa ferramenta de gerenciamento de gastos não só emite cartões virtuais, mas também te ajuda a controlar os pagamentos. A equipe financeira terá o registro completo de como o dinheiro foi gasto, de maneira automatizada e em tempo real.
4. Autorização de pagamentos e alteração de limite
Suponha que queremos dar aos funcionários autonomia e flexibilidade, mas apenas até certo ponto. Nesse caso, daremos a eles acesso aos cartões virtuais, mas com certas condições e limites.
Dessa forma, o membro da equipe configura o pagamento, cria o cartão e, em seguida, você recebe uma notificação para aprová-lo ou negá-lo antes que ele possa ser realizado. Boas ferramentas permitem que você faça isso de forma muito simples.
Um software de gerenciamento de gastos moderno também permite que você personalize ainda mais o processo. Por exemplo, seu gerente pode ser autorizado a gastar até R$1.000,00 sem aprovação, enquanto um vendedor tem acesso apenas a R$200,00.
Nem todos os cartões de crédito virtuais oferecem essas opções, por isso é importante que você pergunte e encontre um que ofereça tudo que você busca.
Como a Payfy ajuda a sua empresa?
Porque a Payfy oferece todas as opções mencionadas e integra todo o processo! Pedido de compra, pagamento e controle, de forma automatizada e em uma única ferramenta.
Ao usar a Payfy, o funcionário solicita a despesa por meio da plataforma e, uma vez que o gestora validar a solicitação gera-se automaticamente um cartão virtual. Então em seguida, o funcionário pode utilizar os dados do cartão prontos para a compra.
Esse novo fluxo de trabalho torna os funcionários mais autônomos, ao mesmo tempo que as equipes financeiras conseguem realizar o controle de despesas de forma automatizada e eficiente.
Se você ainda não sabe se é isso que sua empresa precisa, calma que tenho um conteúdo completo sobre o cartão virtual corporativo para você!
Lá eu também falo sobre o cartão de crédito corporativo, como usar o cartão corporativo virtual e como a gestão financeira da empresa funciona através de softwares inteligentes.
Vem conferir: Cartão de crédito Virtual corporativo: como simplificar a gestão de despesas empresariais.
Te espero lá! Até a próxima.
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
