Imagine a seguinte situação: a empresa não possui uma solução específica para pagamentos feitos em seu nome. Então, o que se faz é basicamente: reunir notas fiscais, recibos e registros diversos de pagamentos feitos pelos funcionários pessoalmente ou fazer adiantamentos específicos.
Isso gera uma série de problemas para a contabilidade, como a possibilidade de erros na gestão fiscal e contábil, duplicação de informações, erros de compliance e questões de falhas na integração com os sistemas. Logo, se torna uma complexidade maior.
Um cartão para contabilidade seria uma forma de lidar com isso. Um cartão corporativo que pode ser adotado pelos colaboradores e controlado pela gestão contábil significaria uma mudança de 360 graus na forma de gerir despesas, com maior transparência e clareza.
Saiba mais sobre isso no artigo a seguir.
Cartão para contabilidade da empresa: quando contratar?
O cartão corporativo pode ser contratado quando há a necessidade de facilitar e agilizar os processos de pagamento empresariais, como em compras recorrentes de materiais de escritório ou pagamento de despesas de viagem.
Nesses casos, é mais fácil para a contabilidade contar com um cartão que facilite a gestão e que torne o controle mais integrado e simples.
Além disso, o cartão corporativo também pode ser útil para empresas que precisam gerenciar melhor os gastos de seus funcionários e controlar as despesas de forma mais eficiente, permitindo uma maior transparência financeira.
É uma solução recorrente que pode ajudar a qualquer momento. Assim, não existe o momento “ideal” para esse tipo de contratação, pois qualquer instante seria o ideal.
Se a empresa identifica que existem gastos a serem gerenciados, pode então buscar o cartão controlado pela contabilidade como uma opção para resolver essa situação.
Benefícios do cartão para contabilidade empresarial
Como foi descrito, um cartão para contabilidade seria um cartão corporativo utilizado pelos funcionários, mas controlado de perto pelo setor de contabilidade.
Assim, eles decidem os gastos, limites e regras específicas, para garantir um uso adequado e seguro. Vejamos alguns benefícios disso.
1. Agilidade na prestação de contas
O cartão corporativo facilita a prestação de contas, uma vez que os gastos são registrados em tempo real e de forma automatizada. Dá até para controlar por um aplicativo e rastrear esses lançamentos.
Isso agiliza o processo de reembolso ou de prestação de contas dos colaboradores, reduzindo a burocracia e aumentando a eficiência do setor financeiro.
2. Fácil gestão entre colaboradores
O cartão corporativo permite que a empresa defina limites de gastos e categorias de despesas para cada colaborador, facilitando a gestão dos gastos e evitando desvios de recursos.
Além disso, o uso do cartão permite que a empresa monitore as despesas realizadas o tempo todo, o que ajuda a evitar gastos desnecessários ou inadequados.
3. Maior segurança nas transações
Esse cartão é uma forma mais segura de realizar transações, pois elimina a necessidade de manuseio de dinheiro em espécie.
Além disso, é possível definir limites de gastos e categorias de despesas para cada cartão, uma estratégia que previne a utilização indevida do recurso.
4. Ganho de eficiência na equipe de contabilidade
O cartão permite que a equipe de contabilidade tenha uma gestão mais eficiente dos gastos empresariais, pois adota a automatização do processo de registro e a categorização de despesas, reduzindo a possibilidade de erros e aumentando a produtividade da equipe.
É uma realidade diferente do que falamos na introdução: um mar de notas e recibos e a possibilidade maior de erros. A gestão com o cartão fica mais centralizada, com os gastos mais fáceis de acessar e controlar. Então, é menos dor de cabeça para a equipe.
5. Facilidade na comunicação das políticas de crédito da empresa
É possível definir limites de gastos e categorias de despesas para cada cartão, o que facilita a comunicação das políticas de crédito da empresa para os colaboradores. Ou seja, essa contratação ajuda a garantir o cumprimento das normas estabelecidas pela empresa em relação aos gastos empresariais.
Qual o melhor cartão para contabilidade da empresa?
O cartão pré-pago corporativo, sem dúvidas, é o melhor cartão para contabilidade, considerando os benefícios amplos que já mencionamos.
Com ele, é possível ter clareza, facilitar a comunicação, facilitar o seguimento das políticas da empresa, melhorar a eficiência, gerenciar de forma centralizada e muito mais.
O modelo pré-pago se destaca em relação a outros modelos por ser mais fácil de gerenciar e mais previsível. Ou seja, só serão gastos valores já definidos com antecedência pela empresa, de acordo com o controle da contabilidade e com os limites para cada colaborador.
Isso é essencial para evitar fraudes e problemas nesse quesito.
Fica mais fácil contratar e gerenciar, bem como extrair relatórios importantes sobre o uso dos cartões para as despesas cruciais do dia a dia. No geral, a empresa se organiza melhor para prover o que é necessário para os colaboradores, tanto em viagens, tanto em outras situações.
Que tal uma solução prática e eficiente para reembolso de despesas? Conheça já!
Conclusão
Como vimos, o cartão para contabilidade seria um cartão corporativo que pode ser facilmente gerenciado pelo setor contábil da empresa. O setor pode definir os limites para cada gasto, regras de prestação de contas, regras de transparência e segurança, bem como administrar o uso de forma estrita.
A ideia é evitar fraudes, abusos e problemas que venham a prejudicar o fluxo de caixa da companhia e a gestão financeira. Ainda é possível reforçar o compliance e garantir a saúde financeira para seguir firme no mercado.
