A conciliação contábil é uma parte indispensável do controle financeiro de qualquer organização.
Em poucas palavras, trata-se de um processo que garante a exatidão e a integridade dos registros financeiros da empresa, por meio da verificação e correção de inconsistências entre diferentes fontes de dados.
Portanto, apesar de complexo e meticuloso, esse procedimento traz benefícios significativos para a gestão financeira e a tomada de decisão nas organizações. Por isso, neste conteúdo vamos destrinchar tudo que você precisa saber sobre o tema.
Boa leitura!!!
O que é a conciliação contábil?
A conciliação contábil é um processo utilizado para verificar a consistência das informações financeiras registradas em diferentes fontes ou contas.
Assim, ela envolve a comparação de transações financeiras registradas internamente com informações externas, como extratos bancários, por exemplo, para assegurar que os valores estejam corretos e que todas as transações tenham sido devidamente registradas.
Qual a importância da conciliação contábil?
Primeiramente, a conciliação na contabilidade é uma atividade de suma importância para qualquer organização, independente do seu tamanho ou segmento de atuação. Não está convencido? Então, confira abaixo alguns pontos que destacam a sua relevância:
Mantém a precisão dos dados
A conciliação é uma ferramenta essencial para atestar que todas as transações financeiras estão corretamente registradas nos livros contábeis.
Isso ajuda a empresa a manter um controle eficaz de suas finanças e a evitar falhas significativas que poderiam distorcer suas demonstrações financeiras.
Detecta erros e fraudes
Ao comparar os dados internos com informações externas, a conciliação contábil também ajuda a identificar erros e inconsistências.
Ou seja, se houver alguma discrepância ela é logo corrigida, pode ser um erro de registro, omissão de transação ou até mesmo uma atividade fraudulenta mais séria.
Dessa forma, a conciliação funciona como um mecanismo de controle interno, o que proporciona um ambiente mais seguro para a organização. Neste processo é importante realizar também a conciliação do cartão de crédito.
Facilita a tomada de decisão
A conciliação fornece informações precisas e atualizadas, que são fundamentais para a tomada de decisões estratégicas.
Assim, os gestores dependem dessas informações para avaliar o desempenho da empresa, planejar futuros investimentos e definir metas financeiras.
Auxilia na preparação de relatórios financeiros
A conciliação contábil também é um passo crucial na preparação de relatórios financeiros, como o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultado do Exercício, entre outros.
Esses relatórios requerem dados precisos e atualizados, portanto, a conciliação assegura que essas informações estejam corretas.
Atende requisitos legais e fiscais
Em muitos países, as empresas são legalmente obrigadas a realizar a conciliação contábil.
Além disso, este processo ajuda a garantir que todas as obrigações fiscais e tributárias sejam devidamente cumpridas, o que evita penalidades e sanções.
Melhora o planejamento financeiro
Finalmente, com uma visão clara e precisa da situação financeira da empresa, os gestores conseguem fazer um planejamento financeiro mais eficaz.
Inclusive, a conciliação contábil também fornece uma base sólida para a elaboração de orçamentos, previsões financeiras e análises de fluxo de caixa.
Quais são os tipos de conciliação contábil?
Então, existem vários tipos de conciliação contábil, cada um focado em diferentes aspectos das finanças de uma empresa. Veja abaixo os principais tipos:
Conciliação Bancária
Este é um dos tipos mais comuns de conciliação contábil e envolve a comparação dos registros contábeis de uma empresa com os extratos bancários fornecidos pelo seu banco.
Assim, a conciliação bancária engloba todas as transações monetárias, incluindo depósitos, saques, pagamentos e recebimentos, com o registro devido nos livros da empresa e no banco.
Qualquer discrepância entre os dois registros deve ser investigada e resolvida.
Conciliação da Folha de Pagamento
Esta forma de conciliação garante que todos os pagamentos feitos aos funcionários, como salários, benefícios, comissões e bônus, estejam corretamente registrados na contabilidade da empresa.
Além disso, a conciliação da folha de pagamento também inclui o acompanhamento de impostos retidos na fonte, contribuições de segurança social e outros encargos relacionados ao emprego.
Conciliação de Fornecedores e Clientes
A conciliação de fornecedores, por sua vez, envolve a comparação dos registros contábeis de uma empresa com as faturas e os comprovantes de pagamento dos fornecedores.
Por isso, todas as compras de bens e serviços devem estar corretamente registradas e os pagamentos feitos na hora certa.
Da mesma forma, a conciliação de clientes assegura que todas as vendas e os pagamentos recebidos dos clientes estejam adequadamente registrados.
Esses processos são fundamentais para manter um controle eficaz das contas a pagar e a receber e para desenvolver um bom relacionamento com fornecedores e clientes.
Como fazer uma conciliação contábil?
Diante do que falamos, é crucial entender como fazer a conciliação contábil na prática. Por isso, confira abaixo um passo a passo para realizar esse processo da forma mais completa possível:
Faça o controle financeiro
A primeira etapa de qualquer conciliação contábil é ter um controle financeiro eficaz. Isso envolve manter um registro preciso de todas as transações monetárias que a empresa realiza, como vendas, compras, pagamentos a funcionários e fornecedores, entre outras.
Nesse ponto, é importante ressaltar a necessidade da automação, pois ela ajuda a diminuir erros e facilita a gestão. A Payfy, por exemplo, oferece uma solução completa de automação contábil que vale a pena conferir.
Através de nosso software inteligente, é possível fazer a integração com outros sistemas, como o seu ERP. Para mais detalhes confira nosso conteúdo: ERP Expenses: como integrar a função de gestão de despesas corporativas no ERP da sua empresa.
Liste todas as contas bancárias
Todas as contas bancárias da empresa devem ser listadas para a conciliação. Isso inclui contas correntes, contas de poupança, contas de investimento e outras formas de contas que a empresa possa ter.
Defina o período de conciliação
A conciliação é geralmente realizada em um ciclo regular — seja mensal, trimestral, semestral ou anual. Portanto, a empresa deve definir o período de conciliação com base em suas necessidades e capacidades operacionais.
Compare os valores
Em seguida, é necessário comparar os valores registrados na contabilidade da empresa com os extratos bancários ou outras fontes de verificação, dependendo do tipo de conciliação. Ou seja, identificam-se todas as discrepâncias.
Faça as correções necessárias
Então, após a identificação das discrepâncias, deve-se investigar a causa das diferenças e fazer as correções necessárias nos registros contábeis.
Registre os procedimentos
Após a conclusão da conciliação, é indispensável documentar o processo e os resultados para referência futura. Isso também facilita a realização de auditorias.
Compartilhe a conciliação
Finalmente, os resultados da conciliação contábil devem ser compartilhados com as partes relevantes dentro da empresa. Isso pode incluir a gerência sênior, o departamento financeiro, o departamento de auditoria e outros interessados.
Conclusão: contabilidade sem surpresas
Em resumo, a conciliação contábil é um pilar fundamental na estrutura financeira de qualquer organização. Ela viabiliza a detecção e correção de erros, assegura a validade dos dados financeiros e contribui para uma gestão mais eficiente e transparente.
Por isso, ao adotar práticas efetivas de conciliação, as empresas não só cumprem suas obrigações legais e fiscais, mas também ganham eficiência operacional e confiabilidade financeira.
Independentemente do tamanho da empresa, o ato de registrar e acompanhar os dados de forma eficiente e precisa é sempre uma ferramenta valiosa para o sucesso financeiro.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
