O reembolso de despesas corporativas é uma tarefa rotineira em empresas, contudo, se torna bastante desgastante quando essa gestão é feita através de planilhas
Pesquisas da área já apontaram que as empresas gastam em média 3000 horas por ano só para corrigir os erros que acontecem nos relatórios manuais!
Além de ser cansativo para o time financeiro, a prática de reembolso através de notas fiscais e comprovantes exige que os funcionários arquem com os gastos no primeiro momento, o que nem sempre é justo.
Portanto, saiba que essa não precisa ser a sua empresa. Hoje já existem diversas formas de gestão inteligente que irão otimizar tarefas operacionais como o reembolso de despesas corporativas, e é isso que vou te mostrar hoje… Vamos lá?
O que é o Reembolso de Despesas Corporativas?
O reembolso de despesas corporativas é um processo onde a empresa restitui um colaborador que arcou com despesas relacionadas ao trabalho, como:
- viagens de negócios;
- alimentação;
- hospedagem;
- transporte;
- entre outros.
Esses gastos devem ser previamente autorizados e a prestação de contas deve incluir os documentos fiscais necessários para que a empresa restitua o valor despendido.
Logo, essa prática é essencial para garantir que os funcionários não sejam financeiramente prejudicados ao desempenhar suas funções e para manter a transparência e o controle financeiro dentro da organização.
Desafios do Processo Tradicional de Reembolso
Como você deve imaginar, existem muitas desvantagens e riscos associados ao processo de reembolso tradicional.
Para a empresa contratante, é necessário uma equipe financeira rígida para evitar fraudes na emissão dos recibos e notas. Afinal, empresas que não gerenciam adequadamente o seu caixa podem ser enganadas por um superfaturamento.
Outro problema é a complexidade de gerenciar tantas notas, algo que é feito manualmente em boa parte das companhias. São muitos dados e a inserção manual gera erros que muitas vezes passam despercebidos, mas a longo prazo resultam em informações financeiras equivocadas.
De acordo com um estudo da GBTA Foundation, as empresas gastam, em média, cerca de 3.000 horas por ano corrigindo erros em relatórios manuais de despesas. Esses tipos de problema já não acontece com uma gestão financeira automatizada.
Já do lado do colaborador, é frustrante e constrangedor pois não existe garantia de que ele possui essa renda extra para arcar previamente com despesas altas e sem data fixa para ser ressarcido.
Além disso, a solicitação e análise manual consome tempo de todos os colaboradores. Isso retarda as demandas diárias que a função daquele colaborador exige, assim como o próprio reembolso.
Consequentemente sua empresa enfrenta insatisfação, desgaste e desmotivação das suas equipes – principalmente daqueles que não são do setor financeiro e não entendem muito bem como o processo funciona.
Esses obstáculos reforçam a necessidade de transformação digital e automação nos processos financeiros corporativos. Mas calma, continue comigo e ao final deste conteúdo, vou abordar uma solução simples para otimizar a gestão financeira da sua empresa.
Guia Passo a Passo para um Processo de Reembolso Eficiente
1. Registro das Despesas
O primeiro passo é registrar todas as despesas de maneira detalhada e fácil de ser analisada. Isso inclui:
- data da despesa;
- categoria de gasto: alimentação, transporte, hospedagem etc.;
- valor;
- local da compra;
- nota fiscal ou comprovante;
- colaborador responsável pelo gasto.
Mas para que os gastos estejam dentro das regras da empresa e o reembolso seja garantido, é essencial que todos os colaboradores tenham tido instruções claras e acesso a política de gastos da empresa para entender quais tipos de gastos são reembolsáveis ou não.
2. Envio e Solicitação de Reembolso
O colaborador deve reunir os comprovantes e preencher um relatório, que pode ser feito manualmente (modelo tradicional) ou via plataforma digital. É importante que o envio ocorra em prazo compatível com a política de reembolso da empresa, geralmente entre 5 a 15 dias após a data da despesa.
3. Análise e Aprovação
A área financeira ou o gestor responsável verifica a conformidade da solicitação com a política da empresa. Neste ponto, a centralização das informações e a padronização dos dados são cruciais para evitar erros e fraudes. Plataformas digitais facilitam essa análise com alertas de inconsistência, filtros automáticos e histórico do colaborador.
4. Pagamento e Registro Contábil
Por fim, após a aprovação, o financeiro realiza o reembolso ao colaborador. Em empresas que possuem gestão automatizada, o valor é transferido diretamente pela plataforma, já integrado com o ERP da empresa.
Ou seja, o lançamento contábil é feito automaticamente, economizando tempo e reduzindo falhas no registro.
Exemplos de Despesas Reembolsáveis
As despesas passíveis de reembolso variam conforme a política interna de cada empresa, por isso é importante que sua empresa desprenda um tempo para analisar as reais necessidades do negócio e assim montar um documento transparente e acessível para todos os colaboradores terem acesso.
Contudo, separei abaixo alguns exemplos práticos para ilustrar os principais gastos mais comuns que são elegíveis para reembolso:
Auxílio Home Office
Desde 2017 a Reforma Trabalhista traz informações acerca do home office (trabalho remoto), porém esse modelo de trabalho se tornou mais comum após o isolamento social causado pelo COVID-19.
No entanto, a maneira de realizar o reembolso se dá da mesma forma que seria em casos de trabalho presencial. Ou seja: preencher o relatório, conferir as notinhas e por aí vai.
Em casos de home office, também é importante entender quem será o responsável por custear os equipamentos, as manutenções desses, e possíveis diferenças no valor das contas de luz e internet.
Despesas com Viagens
Essa atividade inclui despesas como:
- alimentação;
- passagem de avião, ônibus ou aluguel de carro;
- deslocamento dentro da cidade;
- hospedagem;
- entrada para evento/palestra/curso;
- gastos com clientes;
- e em alguns casos, com a emissão de vistos e vacinas.
Todos esses custos devem ser arcados pela empresa, uma vez que estão diretamente ligados às demandas do trabalho
Transferência de Domicílio
Quando um funcionário é transferido de local de trabalho, também existem despesas relacionadas à mudança, como:
- transporte de móveis;
- taxas de transferência;
- passagem/aluguel de carro;
- gastos com hospedagem temporária;
- curso para aprender a língua local – caso necessário;
- vacinas;
- visto;
- entre outros.
Aqui também é obrigação da empresa reembolsar o funcionário por todas essas despesas, contudo, o mais indicado é que o pagamento seja feito diretamente pelo orçamento da empresa, caracterizando-se como ajuda de custo.
Despesas com cursos e treinamentos
As despesas com cursos e treinamentos podem ser reembolsáveis, dependendo das políticas da empresa. Para isso, é necessário que o colaborador apresente comprovação da presença em eventos com esse fim.
Vale ressaltar, que investir na capacitação dos colaboradores é fundamental para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Por isso, é importante que a empresa ofereça incentivos para que os funcionários participem de cursos e treinamentos, como o reembolso das despesas relacionadas.
Como Implementar uma Política de Reembolso Eficiente
Tipos de Política de Reembolso
1 – Política Simples (ou Básica)
- Foco em regras diretas e pouco detalhadas.
- Ideal para startups ou empresas em estágio inicial.
- Exemplo: “Despesas com alimentação até R$70 por dia e transporte via aplicativo são reembolsáveis.”
Vantagem: fácil de entender e aplicar.
Desvantagem: pode gerar interpretações ambíguas e falta de controle.
2 – Política Flexível (ou Adaptável por Projeto)
- Adapta regras de reembolso conforme áreas, cargos ou tipos de projeto.
- Exemplo: áreas comerciais podem ter limites diferentes de marketing.
Vantagem: garante flexibilidade conforme necessidades operacionais.
Desvantagem: exige mais controle e comunicação para evitar abusos.
3 – Política Detalhada e Automatizada
- Descreve com clareza categorias de despesas, limites, prazos, documentos exigidos e procedimentos por canal ou software.
- Usada por empresas com alto volume de reembolsos e necessidade de compliance rigoroso.
Vantagem: reduz fraudes e ineficiências; ideal para escalar com automação.
Desvantagem: pode ser vista como rígida se não bem comunicada.
Diretrizes Essenciais
1 – Defina claramente quais são as despesas elegíveis
Liste os tipos de despesas que podem ou não ser reembolsáveis (ex: passagens aéreas, hospedagem, alimentação, cursos, ferramentas). Mas lembre-se de evitar generalizações, seja direto e traga exemplos práticos.
2 – Estabeleça limites por categoria
É importante não deixar brechas que podem afetar o financeiro da empresa. Portanto, defina tetos de valores para cada tipo de despesa; como: hospedagem até R$350/noite, refeições até R$100/dia.
3 – Defina prazos para solicitação e pagamento
Determine prazos realistas e padronizados para que o colaborador envie a solicitação (ex.: até 5 dias após a despesa) e para que o financeiro processe o pagamento (ex.: até 10 dias úteis).
4 – Exija comprovantes fiscais
Deixe claro quais documentos são obrigatórios (nota fiscal, recibos, etc.) e se precisam ser digitais ou físicos.
5 – Aponte um canal oficial de solicitação e aprovação
Use uma plataforma única, como um software de reembolsos ou ERP e evite múltiplos canais como e-mail, WhatsApp, Slack, planilhas…
6 – Fluxo de aprovação e níveis hierárquicos
Documente quem aprova o quê. Por exemplo: valores acima de R$1.000 exigem aprovação do gerente direto.
7 – Padronize com integração contábil
A política deve dialogar com a estrutura contábil da empresa, respeitando o plano de contas e classificações fiscais. Portanto, ao montar as diretrizes lembre-se de contar com a colaboração das equipes para garantir total alinhamento com a empresa e suas ferramentas.
8 – Monitore e Revise a política de gastos periodicamente
É importante manter a política atualizada e de acordo com as necessidades da empresa. Portanto, revise-a a cada 6 ou 12 meses. Mudanças no cenário econômico ou nas operações exigem ajustes constantes.
9 – Treine e comunique atualizações continuamente
Capacite os colaboradores com vídeos, FAQs ou manuais. A política só funciona se for bem compreendida. Além disso, toda atualização deve ser informada aos colaboradores para que não tenha nenhuma informação equivocada e que pode causar problemas no futuro.
Automação e Centralização: O Futuro do Reembolso de Despesas
5 Vantagens do Uso de Softwares e Cartões Corporativos
A utilização de um software financeiro claramente traz uma série de vantagens para uma empresa. Por isso, separei os principais benefícios dessa ferramenta, e vou destrinchar também as funcionalidades centrais dos softwares financeiros.
Assim você vai entender melhor os ganhos de produtividade que justificam a contratação destes serviços. Vamos lá?!
1 – Automatização de tarefas
Um software financeiro automatiza muitas tarefas que normalmente seriam feitas manualmente, como por exemplo:
- cálculos financeiros;
- registro de movimentações;
- geração de relatórios;
- conciliação bancária;
- auditoria financeira.
Além de economizar muito tempo de trabalho, isso também reduz erros e fraudes, aumentando a eficiência do trabalho e assegurando a integridade dos registros contábeis da empresa.
2 – Precisão e integridade dos dados
De forma complementar ao benefício anterior, um software financeiro também gera informações mais precisas, atualizadas e confiáveis.
Isso porque, os cálculos são realizados de forma digital e automatizada, e os dados são armazenados com proteções criptográficas, chaves de acesso e histórico de atividades, evitando perdas ou alterações indevidas.
3 – Organização financeira
Outro ponto é que um software financeiro também permite uma melhor organização das finanças, que ocorre diretamente na fonte dos dados, podendo integrar outras ferramentas dependendo da compatibilidade entre os sistemas.
Desse modo, através da maioria dos softwares financeiros é possível:
- categorizar transações;
- rastrear despesas e receitas;
- controlar prazos de pagamento;
- acompanhar o fluxo de caixa.
Isso proporciona uma visão clara da situação financeira da empresa, e empodera os trabalhadores do setor, facilitando o planejamento e a tomada de decisões embasadas.
4 – Cumprimento de obrigações legais e regulatórias
Muitos softwares financeiros também possuem recursos que auxiliam na conformidade com as obrigações legais e regulatórias. Eles geram relatórios financeiros exigidos por lei, e ajudam no controle e compliance interno.
5 – Acesso remoto e colaboração
A maioria dos softwares financeiros modernos são baseados em nuvem, permitindo o acesso remoto às informações financeiras de qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, eles também possibilitam a colaboração entre membros de equipe, facilitando a comunicação e o compartilhamento de informações.
Esses são apenas alguns dos benefícios mais comuns proporcionados por um software financeiro. Vale ressaltar que as funcionalidades variam um pouco de acordo com o software escolhido e as necessidades específicas de cada usuário ou organização.
Benefícios para o Financeiro e para os Colaboradores
Já para os colaboradores as vantagens incluem as citadas anteriormente, mas também acaba beneficiando-os de forma mais subjetiva, e muito importante, para que sua empresa tenha uma boa moral entre as equipes.
Para o financeiro, por exemplo, utilizar automações financeiras garante a eficiência operacional das equipes, relatórios precisos e conformidade regulatória. Ou seja, o trabalho deles ficará muito mais eficiente e, consequentemente trará benefícios para a empresa também.
Já os colaboradores de outros setores, poderão contar com um processo simplificado, reembolsos mais rápidos (ou inexistente!) e maior transparência em relação aos gastos, agilidade dos procedimentos e permitindo que eles foquem no trabalho que realmente importa.
Portanto, se você quer fazer parte das empresas que estão à frente no mercado, soluções como a Payfy exemplificam essa modernização: aplicativos intuitivos, integração com ERPs, cartões corporativos pré-pagos e muitas outras funcionalidades que eliminam a necessidade de reembolsos tradicionais.
Dicas Finais para uma Gestão Inteligente de Reembolsos
1. Automatize o processo do início ao fim
Utilizar softwares de gestão de despesas corporativas, como o da Payfy, elimina a burocracia e reduz drasticamente o tempo entre solicitação e reembolso. Com automação, é possível:
- Registrar e categorizar gastos em tempo real;
- Anexar comprovantes direto via app;
- Integrar com o ERP da empresa;
- Aprovar solicitações com um clique.
💡 Dica bônus: opte por soluções que ofereçam integração com cartões corporativos pré-pagos, reduzindo ainda mais a necessidade de reembolsos.
2. Crie e divulgue uma política de reembolso objetiva
Ter uma política apenas documentada não é suficiente, por isso atente-se para que ela seja:
- clara, objetiva e acessível;
- adaptada aos diferentes perfis de áreas e colaboradores;
- divulgada com treinamentos práticos ou manuais simples.
📎 Além disso, uma boa política reduz dúvidas, pedidos indevidos e atritos entre colaborador e RH/financeiro.
3. Padronize e centralize os canais de solicitação
Evite solicitações por e-mail, planilhas ou mensagens informais. O ideal é usar um canal único, preferencialmente digital, para:
- Solicitação de reembolsos;
- Anexos de comprovantes;
- Acompanhamento do status da solicitação;
- Comunicação entre colaborador e aprovador.
Isso cria rastreabilidade, facilita auditorias e garante previsibilidade ao fluxo de caixa.
4. Implemente aprovação hierárquica automatizada
Configure regras de aprovação com base, por exemplo, em:
- centro de custo;
- tipo de despesa;
- valor da solicitação.
Com a automação, o fluxo se torna mais ágil, sem depender de “checagens manuais” que atrasam reembolsos e geram gargalos.
5. Use dashboards em tempo real para controle e análise
Com uma ferramenta de reembolsos moderna, você consegue:
- acompanhar gastos por colaborador, área ou projeto;
- detectar padrões de consumo fora da política;
- projeções mensais e alertas de estouro de orçamento.
🔍 Isso permite decisões mais estratégicas e evita surpresas no fechamento contábil.
6. Reduza o impacto financeiro no colaborador
Sempre que possível, substitua o modelo tradicional de “pague do próprio bolso + reembolso” por alternativas mais modernas, como:
- cartões corporativos pré-pagos com limites por categoria;
- adiantamentos controlados e rastreáveis;
- vale-transporte e vale-alimentação por meio de plataformas integradas.
🧠 Isso melhora a experiência do colaborador e reduz o risco de inadimplência ou atrasos.
7. Monitore o compliance e combata fraudes
Com registros automatizados, fica mais fácil:
- identificar duplicidades;
- detectar gastos fora de horários ou locais suspeitos;
- auditar comprovantes e documentos fiscais de forma mais rápida.
📊 Empresas que automatizam o controle de reembolsos reduzem em até 52% os riscos de fraudes financeiras (fonte: GBTA).
8. Revise constantemente a política e a tecnologia usada
Empresas evoluem, e o processo de reembolso deve acompanhar:
- Reveja limites, categorias e fluxos a cada 6-12 meses;
- Atualize o software conforme integrações com novos ERPs, CRMs ou banco de dados;
- Ouça o feedback dos colaboradores e gestores.
Olá Gestão Inteligente, Adeus Reembolso de Despesas!
Então, agora que temos uma boa ideia do quanto custam os relatórios e reembolso de despesas, que tal uma boa notícia? Existem diversas tecnologias que podem automatizar as operações da sua empresa.
Não seria ótimo se pudéssemos excluir o reembolso de funcionários das funções do time financeiro?! Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, essa tarefa se torna inexistente na sua empresa.
Então não perca mais tempo, agende uma demonstração gratuita da Payfy e automatize o processo de reembolso da sua empresa. Te espero lá.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
