Status de Despesas: o que significa cada um e como interpretá-los

Você sabe identificar em qual status uma despesa se encontra durante o processo de prestação de contas?

Neste artigo, explicamos o significado de cada status de despesa e em quais situações o processo é encerrado, permanece pendente ou pode ser reaberto.

No menu de despesas, também é possível utilizar filtros que facilitam a visualização e o gerenciamento das despesas, tanto para administradores de conta quanto para gestores aprovadores.

Filtros disponíveis

Por Usuário: despesas de um colaborador específico ou de todos.
Por Tipo de Gasto: categoria de classificação da despesa.
Por Centro de Custo: despesas relacionadas a um centro de custo específico ou de todos.
Por Status:

Despesas (Cartão, Pix, Boleto)

Aguardando por Nota → Despesa pendente de prestação de contas.

Comprovante Enviado → O usuário anexou o comprovante, mas ele ainda não foi analisado e está pendente de aprovação por parte dos aprovadores ou do administrador. Neste caso, a despesa não está pendente na regra de prestação de contas.

Validado → Despesa aprovada e finalizada.

Validado com Ajustes → Despesa aprovada com ajustes e finalizada (ex.: valor ou categoria ajustada pelo administrador). Caso ocorra aprovação parcial de valor, serão geradas duas transações no relatório — a primeira com o valor aprovado e a segunda com o valor recusado, como uma transação de ajuste.

Recusado → Os detalhes da prestação de contas e/ou comprovante foram recusados com as devidas observações e retornam ao usuário para revisão e novo envio para aprovação. Neste caso, a despesa retorna para o status pendente de prestação de contas = aguardando por nota e volta a ser considerada na regra de bloqueio.

Recusado e Encerrado → A despesa foi rejeitada e finalizada pelo administrador, sem possibilidade de ajuste ou reenvio. Neste caso, a despesa não é mais considerada como pendente.

Por Tipo de Transação:
Boleto → Despesa realizada via boleto bancário.
Cartão → Despesa realizada com cartão corporativo.
Estorno Parcial → Reembolso parcial de uma transação.
Estorno Total → Reembolso total do valor de uma transação.
Pix → Transação feita via Pix.
Reembolso → Despesa lançada para ser reembolsada ao colaborador.
Saque → Retirada de dinheiro em espécie realizada com o cartão.
Sem Estorno → Transação sem registro de estorno associado.

Por Período: escolha o intervalo desejado.

Relação entre status, comprovantes e bloqueios automáticos de cartões

Pendentes → entram nas regras de bloqueio de cartões até que o usuário faça a prestação de contas:

• Aguardando: comprovante pendente de envio pelo usuário.
• Recusado: aguardando correção e reenvio pelo usuário.

Se o administrador apenas recusar, o usuário ainda poderá corrigir e reenviar a despesa para aprovação.

Regulares → não entram nas regras de bloqueio:

• Comprovante Enviado: aguardando análise do gestor/administrador.
• Aguardando Aprovação: comprovante em análise.
• Aguardando Pagamento: despesa aprovada, mas ainda não paga.
• Aprovado: aprovado integralmente; pode ser recusado apenas pelo administrador após a aprovação, retornando ao fluxo.
• Aprovado com Ajuste: aprovado com alteração de valor, categoria ou centro de custo.
• Recusado e Encerrado: rejeitado e finalizado, sem possibilidade de ajuste.

A prestação de contas permanece pendente enquanto houver alguma irregularidade. Ela só sai da regra de bloqueio quando for aprovada ou encerrada.

Envio de Comprovante

O envio de comprovante é recomendado para validar a despesa.
No entanto, o administrador pode aprovar, recusar ou encerrar a prestação de contas mesmo sem o envio de comprovante.

Situações que encerram a prestação de contas

O processo é encerrado quando a despesa atinge um dos status abaixo, sendo retirada das regras de bloqueio:

• Aprovado → a despesa foi validada integralmente.
• Recusado e Encerrado → a despesa foi rejeitada e não pode mais ser reenviada.
  

Pagamentos (Reembolso)

Aguardando Pagamento → Despesa registrada, mas ainda não paga.

Aguardando Aprovação → Solicitação de reembolso aprovada, aguardando validação da prestação de contas — o comprovante foi enviado e está em análise pelo administrador/gestor.

Agora você já sabe como identificar cada tipo de despesa! Qualquer dúvida, estamos por aqui.