Crie Times e Organize Sua Equipe de Forma Eficiente!

Gerenciar times na Payfy ficou ainda mais simples e estratégico! Com a estrutura de times, você organiza sua empresa por áreas, define responsáveis e controla exatamente quem pode aprovar despesas, realizar pagamentos e fazer transferências. Vamos ao passo a passo?

1. Cadastro do Novo Time

Criar um time na plataforma é rápido e garante que suas despesas estejam sempre organizadas por área ou centro de custo. Para isso, basta preencher:

Nome do Time
Centro de Custo (opcional, mas ideal para segmentar relatórios e categorizar despesas)
Responsável do Time (tem permissão de aprovação direta, sem passar pelos níveis configurados)

Um mesmo usuário pode fazer parte de mais de um time, se necessário.

2. Configuração de Permissões

Agora, ativar transferências via Pix e pagamentos de boletos ficou ainda mais intuitivo. Dentro da configuração do time, você poderá habilitar:

• Transferências via Pix – Permite que os membros do time façam Pix diretamente pela plataforma.
• Pagamento de boletos – Habilita o pagamento de boletos para todos os membros do time.

Caso essas opções não estejam marcadas, os usuários do time não terão acesso a essas funcionalidades.

3. Definição de Níveis de Aprovação

Na Payfy, é possível estruturar um fluxo de aprovação com até três níveis hierárquicos, garantindo mais controle sobre os valores aprovados:

• Nível 1 → Pode aprovar qualquer valor, sem depender de outro nível.
• Nível 2 → Só aprova após o Nível 1 aprovar.
• Nível 3 → Só aprova após o Nível 2 aprovar.

O responsável do time e os administradores podem aprovar despesas e reembolsos diretamente, sem seguir o fluxo de aprovação por níveis.
Os valores mínimos por nível devem ser definidos durante a configuração pelo administrador.

4. Entenda os Perfis e o Papel do Aprovador

Perfil Aprovador

Ao definir um aprovador dentro do time, é importante saber o que ele poderá (ou não) fazer:

Permissões incluídas:

• Aprovar despesas
• Aprovar solicitações de reembolso
• Aprovar solicitações de carga (o valor permanece pendente até alguém com permissão financeira concluir o pagamento)

Limitações:

• Não pode aprovar recargas em cartões físicos
• Não pode realizar o pagamento de reembolsos, a menos que tenha permissão de movimentação financeira

A permissão de aprovador engloba tanto despesas quanto reembolsos – não é possível restringir um ou outro.

5. Exemplo de Fluxo de Aprovação

Imagine que um usuário submete uma despesa de R$ 10.000,00 e o time está configurado da seguinte forma:

João (Nível 1) → Pode aprovar qualquer valor
Maria (Nível 2) → Só aprova após João
Carlos (Nível 3) → Só aprova após Maria

João aprova → a despesa vai para Maria
Maria aprova → a despesa vai para Carlos
Carlos aprova → a despesa é validada

Se o responsável do time ou um administrador aprovar a despesa, ela será validada imediatamente!

Se a despesa for recusada por Maria ou Carlos, ela retorna para o colaborador, que poderá editá-la e reenviar — o fluxo recomeça a partir do Nível 1.

6. Edição e Atualização do Time

Após a criação, é possível manter os times atualizados de forma simples. Na aba Times, você pode:

Adicionar novos membros
Alterar o responsável pelo time
Atualizar permissões de Pix, boletos e níveis de aprovação
Remover usuários ou trocar suas funções

Dica Final

Revise sempre as configurações do time para garantir que os usuários tenham as permissões corretas e que o fluxo de aprovação esteja alinhado com a política da sua empresa. Uma estrutura bem definida melhora a governança, evita erros e garante uma gestão financeira mais segura.

Agora que você já sabe como estruturar os times na Payfy, que tal colocar em prática?
Se precisar de ajuda, estamos por aqui!