Este artigo apresenta de forma objetiva as regras de aprovação (alçadas) da Payfy, explicando como funcionam os níveis de aprovação, recusas, histórico e permissões relacionadas às solicitações e despesas dentro da plataforma.

O conteúdo complementa o artigo Perfis e Permissões na Payfy, detalhando o funcionamento operacional das aprovações e validações dentro dos fluxos financeiros.

Premissas e regras de alçada

Estrutura de aprovação

• Cada time pode ter até três níveis de aprovação.
• O Nível 1 (N1) é obrigatório.
• O N1 não pode ficar vazio: o time deve possuir ao menos um aprovador além do Responsável do Time.

Regras para valores mínimos (quando utilizados)

Quando a empresa utiliza valores mínimos para ativar níveis adicionais:

• N2 é acionado a partir de um valor mínimo definido.
• N3 é acionado a partir de um valor superior ao N2.

Regras aplicáveis:

• Não são permitidos intervalos entre valores (“gaps”).
• Todos os níveis funcionam com lógica “a partir de”.
• Ou todos os níveis possuem valor mínimo definido ou nenhum possui.
• O valor mínimo do N2 deve ser maior que zero.
• O valor mínimo do N3 deve ser maior que o N2.

Regras de recusa

Despesas

Quando uma despesa é recusada, o fluxo retorna ao Nível 1, permitindo novo ajuste e submissão.

Solicitações

Quando uma solicitação é recusada, o processo é encerrado.

Histórico de aprovações

Todas as aprovações ficam registradas no histórico da plataforma com as seguintes informações:

• nível de aprovação
• data da aprovação
• usuário responsável pela aprovação

Quando a aprovação é realizada por um perfil com hierarquia superior (como Super Administrador ou Administrador), o registro aparece com a indicação “Superior”.

Tabela comparativa de permissões (referência rápida)

Super Administrador

Visualização: Empresa inteira

• Aprovar despesa: sim (qualquer nível / aprovação superior, inclusive próprias despesas)
• Aprovar solicitação de reembolso: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar reembolso: sim (qualquer nível / superior)
• Aprovar solicitação de recarga: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar recarga: sim (qualquer nível / superior)

Administrador

Visualização: Empresa inteira

• Aprovar despesa: sim (qualquer nível / superior, inclusive próprias despesas)
• Aprovar solicitação de reembolso: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar reembolso: sim (qualquer nível / superior)
• Aprovar solicitação de recarga: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar recarga: sim (qualquer nível / superior)

Usuário Responsável — Centro de Custo

Visualização: Centro de custo associado

• Aprovar despesa: sim (qualquer nível / superior, inclusive próprias despesas)
• Aprovar solicitação de reembolso: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar reembolso: apenas se possuir permissão Pagar Reembolsos
• Aprovar solicitação de recarga: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar recarga: apenas se possuir permissão Pagar Solicitações de Verba

Usuário Aprovador — Centro de Custo

Visualização: Centro de custo associado

• Aprovar despesa: sim (qualquer nível / superior)
• Aprovar solicitação de reembolso: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar reembolso: não
• Aprovar solicitação de recarga: sim (qualquer nível / superior)
• Pagar recarga: não

Usuário Responsável — Time

Visualização: Usuários e despesas do time

• Aprovar despesa: não, salvo se estiver incluído em um nível de aprovação ou também configurado como aprovador do time
• Aprovar solicitação de reembolso: não, salvo nas mesmas condições acima
• Pagar reembolso: não
• Aprovar solicitação de recarga: não, salvo nas mesmas condições acima
• Pagar recarga: não

Usuário Aprovador — Time

Visualização: Time e centro de custo relacionado

• Aprovar despesa: apenas nos níveis em que estiver cadastrado
• Aprovar solicitação de reembolso: apenas nos níveis em que estiver cadastrado
• Pagar reembolso: não
• Aprovar solicitação de recarga: apenas nos níveis em que estiver cadastrado
• Pagar recarga: não

Auditor

Visualização: Empresa inteira

• Aprovar despesa: não
• Aprovar solicitação de reembolso: não
• Pagar reembolso: não
• Aprovar solicitação de recarga: não
• Pagar recarga: não

O perfil Auditor pode visualizar dados e gerar relatórios, mas não possui permissões operacionais.

Perguntas frequentes

É obrigatório ter mais de um nível de aprovação?
Não. É possível trabalhar apenas com o Nível 1, desde que ele esteja configurado.

Quem pode aprovar em qualquer nível?
Super Administrador, Administrador, Responsável de Centro de Custo e Aprovador de Centro de Custo podem aprovar como perfil superior.

O que acontece quando uma solicitação é recusada?
A solicitação é encerrada.

O que acontece quando uma despesa é recusada?
A despesa retorna ao Nível 1 para novo fluxo de aprovação.