Contratar um sistema de gestão financeira pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma organização. Isso porque, nos últimos anos, as operações financeiras têm passado por uma verdadeira revolução tecnológica.
Por exemplo, os processos que eram registrados em papel, ou precisavam de funcionários fisicamente presentes para serem realizados, passaram a ser digitais e online, possibilitando uma grande modernização das finanças.
No entanto, essas mudanças e as novas ferramentas envolvidas podem intimidar os funcionários e até mesmo a liderança, principalmente quando não existe familiaridade com a tecnologia.
Por isso, montei este artigo que irá esclarecer os seguintes tópicos:
- O que é um sistema de gestão financeira?
- Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão financeira?
- Como e quando contratar um sistema de gestão financeira?
Boa leitura!
O que é um sistema de gestão financeira?
Um sistema de gestão financeira, também conhecido como FMS (Financial Management System), é uma ferramenta projetada para ajudar a gerenciar as operações financeiras de uma empresa.
Em outras palavras, o FMS é um software que agiliza o trabalho financeiro, conectando processos e ajudando a reduzir a burocracia envolvida, que é tão característica deste setor.
Assim, ele otimiza as tarefas relacionadas às finanças e contabilidade, facilitando o trabalho dos analistas. Além de proporcionar uma visão holística da realidade da empresa para as decisões estratégicas.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão financeira?
Como mencionado anteriormente, o software de gestão otimiza o trabalho do setor financeiro. Mas, o leitor provavelmente está se perguntando como isso acontece na prática?
Veja, um sistema de gestão financeira oferece diversas funcionalidades que ajudam as empresas a gerenciar as suas operações, sendo que estas funcionalidades podem variar dependendo do sistema escolhido.
Por isso, confira abaixo algumas das funcionalidades mais comuns:
Contabilidade Geral
O sistema de gestão realiza o registro e gestão de todas as transações financeiras da empresa, como por exemplo lançamentos contábeis, gerenciamento de contas e balanços. Assim, o software é capaz de automatizar boa parte da contabilidade do dia a dia.
Conciliação Bancária
O software, geralmente, permite a conciliação das transações financeiras registradas no sistema com os extratos bancários, garantindo a correspondência dos saldos e a identificação de discrepâncias.
Controle de Fluxo de Caixa
O sistema também ajuda a monitorar as entradas e saídas de caixa da empresa, fornecendo uma visão precisa e abrangente da posição de caixa atual, e em paralelo também projeta receitas e despesas futuras.
Relatórios Financeiros
Além disso, o software também gera, de forma automatizada, vários relatórios financeiros detalhados, como por exemplo:
- balanços patrimoniais;
- demonstrações de resultados;
- relatórios de fluxo de caixa;
- relatórios fiscais e cálculo de tributação;
- previsões futuras.
Compliance e Conformidade
Por fim, o sistema garante que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações contábeis e fiscais, facilitando o pagamento de impostos e o atendimento a padrões da indústria. Além de manter um histórico detalhado sobre as operações financeiras.
Conforme já falado, essas funcionalidades variam de acordo com o sistema de gestão financeira escolhido, sendo que algumas soluções oferecem recursos adicionais ou personalizados para atender às necessidades específicas dos clientes.
Como e quando contratar um sistema de gestão financeira?
Utilizar um sistema de gestão financeira é um grande diferencial competitivo para as empresas e pode ser implementado em vários momentos, dependendo das necessidades e do estágio de desenvolvimento da organização.
Dessa forma, aqui estão algumas considerações sobre como e quando uma empresa deve contratar um sistema de gestão financeira:
1. Necessidades e dores
Em primeiro lugar, antes de usar um sistema de gestão financeira, é essencial avaliar suas necessidades específicas, e analisar os principais desafios e as lacunas em seus processos financeiros atuais que geram erros e perdas de eficiência.
2. Previsão de crescimento da empresa
O tamanho e o estágio de crescimento da sua empresa também são fatores importantes a serem considerados.
Logo, empresas menores podem começar com soluções mais básicas, enquanto empresas maiores com operações financeiras complexas podem precisar de sistemas mais abrangentes e personalizados.
3. Orçamento disponível
Em seguida, considere seu orçamento disponível para investir em um sistema deste tipo. Lembrando que os custos podem variar dependendo do fornecedor, das funcionalidades oferecidas e do modelo de cobrança (por licença, por assinatura, etc).
Por isso, busque avaliar o retorno esperado sobre o investimento em termos de:
- eficiência operacional;
- economia de tempo;
- prevenção de multas e fraudes.
4. Pesquisa de mercado
Faça uma pesquisa de mercado e avalie as diferentes opções de sistemas de gestão financeira disponíveis. Busque entender os seguintes pontos de cada solução:
- as funcionalidades disponíveis;
- a reputação do fornecedor;
- a facilidade de uso;
- a escalabilidade;
- o suporte ao cliente;
- as avaliações de outros clientes.
5. Implementação e integração
Antes de contratar qualquer solução, considere também o processo de implementação e integração do sistema de gestão financeira em sua empresa.
Verifique se o fornecedor oferece suporte e treinamento adequados para ajudar na transição e adoção do novo sistema.
Além disso, verifique se o sistema pode ser integrado com outros softwares existentes na sua empresa, como ERP ou CRM.
6. Momento certo
O momento certo para contratar essa solução pode variar de empresa para empresa. Contudo, é recomendado considerar a implementação de um sistema de gestão financeira quando:
- as operações financeiras da empresa estão se tornando mais complexas;
- há dificuldades no controle financeiro;
- ocorre um aumento no volume de transações.
Conheça o Sistema da Payfy
A Payfy é uma solução destinada a controle de gastos corporativos, oferecendo um sistema eficiente para funcionários realizarem pagamentos corporativos, ao mesmo tempo que permite manter total controle sobre as despesas.
Com a utilização de um software inovador, cartões corporativos e aplicativos móveis, a Payfy automatiza a geração de relatórios de despesas, reduz a complexidade administrativa e simplifica a contabilidade.
Suas funcionalidades principais incluem:
- Controle Financeiro Otimizado: Através do sistema de gestão financeira da Payfy, as empresas conseguem otimizar o controle das equipes, centros de custos, regras de gastos e aprovações, tudo isso diretamente do aplicativo móvel dos colaboradores.
- Agilidade nos Pagamentos: A Payfy oferece aos funcionários autonomia e acesso a uma variedade de métodos de pagamento seguros, incluindo cartões físicos, cartões virtuais, Pix e reembolsos simplificados.
- Visibilidade em Tempo Real: O sistema proporciona visibilidade em tempo real de todos os pagamentos realizados pela empresa, desde a aprovação até o fechamento contábil, garantindo segurança e controle durante todas as etapas do processo de gastos.
- Coleta de Comprovantes Facilitada: os aplicativos móveis permitem o escaneamento direto dos recibos pela câmera do celular, tornando o processo de comprovação de gastos mais fácil tanto para os usuários quanto para a equipe responsável pela gestão documental.
Conclusão: os softwares inteligentes chegaram para ficar
Então, através dos softwares inteligentes que citamos ao longo do texto, as empresas podem automatizar tarefas, gerando um aumento significativo na eficiência operacional.
Além disso, ao utilizar um sistema de gestão financeira moderno, as empresas conseguem integrar suas operações financeiras com outras áreas corporativas, criando uma sinergia que impulsiona a equipe como um todo.
Por fim, esses sistemas também oferecem recursos avançados, como análise de dados, geração de relatórios personalizados e previsões financeiras, proporcionando uma noção aprofundada do desempenho financeiro da empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
