A prestação de contas é uma das atividades essenciais de qualquer pessoa ou organização que lida com dinheiro. Ela envolve fornecer informações detalhadas sobre os gastos realizados em um determinado período. E para tornar esse processo mais fácil e eficiente, uma das ferramentas mais utilizadas é a planilha de prestação de conta.
O que é uma planilha de prestação de conta?
Uma planilha de prestação de conta é um documento que oferece um registro organizado e detalhado das transações financeiras de uma empresa ou de uma pessoa que trabalha em uma empresa. Ela serve como uma visão geral das despesas realizadas e o motivos pelo qual a despesa foi realizada a serviço da empresa.
A importância da prestação de contas
A prestação de contas é fundamental para uma manutenção e longevidade da empresa, pois permite que você mantenha uma visão clara e organizada dos gastos realizados. Além disso, ela ajuda a evitar gastos desnecessários, a identificar áreas onde você pode economizar dinheiro e a estabelecer metas financeiras alcançáveis. A prestação de contas é ainda mais importante em empresas e organizações sem fins lucrativos, onde a transparência financeira é um requisito legal.
Para manter uma planilha de prestação de contas eficiente, é necessário ter disciplina e organização. É preciso registrar todas as transações financeiras, desde pequenos gastos até grandes investimentos, e categorizá-las corretamente para que a análise da planilha seja precisa e útil.
Componentes essenciais de uma planilha de prestação de conta
Uma planilha de prestação de conta eficiente deve incluir os seguintes componentes:
- Responsável pelo gasto
- Data da Despesa
- Valor
- Forma de pagamento
- Categoria da despesa
- Observação e motivo da despesa
- Centro de Custo
- Foto do comprovante fiscal
É importante separar as despesas por categorias para identificar onde é possível economizar.
Além desses componentes, é possível incluir outras seções na planilha de prestação de contas, como despesas da matriz ou filial, gestor responsável pela aprovação, dentre outras informações, para ter uma visão mais completa da situação financeira.
Lembre-se sempre de atualizar a planilha regularmente e de revisá-la periodicamente para identificar áreas onde é possível melhorar a gestão financeira.
Como criar uma planilha de prestação de conta eficiente
Criar uma planilha de prestação de conta eficiente pode parecer uma tarefa complicada, mas seguindo os passos a seguir, você poderá criar uma planilha que funciona para você:
Escolhendo o software adequado
Existem muitos softwares disponíveis para ajudá-lo a criar sua planilha de prestação de conta ou para fazer a prestação de contas de forma automática. É importante escolher um software que atenda às suas necessidades, com recursos que possibilitem a criação de fluxos de aprovação, regras de gastos e permitam exportar planilhas em Excel e PDF para o fechamento contábil.
Um software muito utilizado para criação de planilhas é o Microsoft Excel, que oferece diversas funcionalidades para facilitar a organização e análise de dados financeiros. Além disso, existem opções gratuitas, como o Google Sheets, que também são muito eficientes.
Organizando as informações financeiras
Organize suas transações financeiras em uma ordem lógica. Por exemplo, agrupe todas as despesas em ordem cronológica ou por colaborador. Essa organização facilita a identificação das movimentações financeiras.
Para uma organização ainda mais eficiente, é possível utilizar cores diferentes para destacar as receitas e despesas, ou ainda utilizar gráficos para visualizar melhor as informações.
Definindo categorias e subcategorias
A definição de categorias e centros de custo torna mais fácil a análise das tendências de gastos, pois agrupa as movimentações financeiras em categorias de gastos e por departamento. Por exemplo, despesas no Ifood podem ser alocadas na categoria “Alimentação”, já despesas com Uber na categoria “Transporte”.
Já os centros de custo vão variar de empresa para empresa, e da forma como estão parametrizadas no seu ERP. É importante lembrar que as categorias e centros de custo devem ser definidos de acordo com as suas necessidades e realidade financeira da sua empresa.
Estabelecendo um período de análise
Defina um período de análise, como um mês ou trimestre, para manter a planilha de prestação de conta atualizada de forma consistente e precisa.
É importante revisar a planilha regularmente para garantir que todas as informações estejam atualizadas e corretas. Além disso, é possível utilizar a planilha para estabelecer metas financeiras e controlar os gastos por categoria ou por departamento ao longo do tempo.
Com essas dicas, você poderá criar uma planilha de prestação de conta eficiente e manter suas finanças organizadas e sob controle.
Dicas para manter sua planilha de prestação de conta atualizada
Manter uma planilha de prestação de contas atualizada é fundamental para manter as finanças da sua empresa em ordem e evitar surpresas desagradáveis. Confira algumas dicas para manter sua planilha sempre atualizada:
Estabeleça uma rotina de atualização
Para manter sua planilha de prestação de conta sempre atualizada, é importante estabelecer uma rotina regular para inserir novas transações e detalhar as informações necessárias. Defina dias específicos para atualizar sua planilha e cobrar que seu time envie os relatórios atualizados.
Uma boa estratégia é reservar um tempo no final de cada semana para atualizar sua planilha. Dessa forma, você evita acumular muitas transações e garante que sua planilha esteja sempre atualizada.
Utilize recursos de automação
Os softwares de planilha oferecem recursos de automação que podem ajudar a economizar tempo na inserção de dados.
Outra dica é utilizar fórmulas e macros para automatizar tarefas repetitivas, como o cálculo de saldos ou a criação de gráficos. Com essas ferramentas, você pode economizar tempo e evitar erros na inserção de dados.
Faça análises periódicas
Fazer análises regulares da sua planilha de prestação de conta é fundamental para identificar tendências e áreas onde você pode economizar dinheiro na sua empresa ou com algum colaborador em específico. Identifique a categoria ou centro de custo que consome mais recursos e faça alterações para economizar.
Por exemplo, se você perceber que seu time está gastando muito com transporte, pode ser uma boa ideia começar a organizar melhor as agendas de visitas ou fazer parte das reuniões de forma online. Ou se o seu time estiver gastando muito com Adwords, pode considerar uma avaliação mais detalhada da operação para entender o ROI desses gastos.
Com essas dicas, você pode manter sua planilha de prestação de conta sempre atualizada e ter um melhor controle sobre suas finanças da sua empresa. Lembre-se de que pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença no longo prazo!
Exemplos de planilhas de prestação de conta
Aqui estão alguns exemplos de planilhas de prestação de conta:
Planilha de prestação de conta pessoal
Essa planilha inclui categorias como moradia, alimentação, transporte, entre outras, e permite um registro preciso das movimentações financeiras para ajudá-lo a administrar suas finanças pessoais.
Por exemplo, se você está gastando muito dinheiro em alimentação, pode usar a planilha para identificar áreas em que pode economizar e ajustar seu orçamento para atingir suas metas financeiras.
Planilha de prestação de conta empresarial
Essa planilha inclui categorias e subcategorias relacionadas a comprovação de despesas comerciais, viagens a trabalho, abastecimento, alimentação, mensalidades de software, e outros.
Com ela, é possível monitorar as despesas e receitas da empresa e tomar decisões financeiras mais informadas, como reduzir custos ou investir em áreas que geram mais lucro.
Planilha de prestação de conta para organizações sem fins lucrativos
Essa planilha deve incluir detalhes sobre as receitas e despesas de uma organização sem fins lucrativos, incluindo fontes de recursos, doações, investimentos e gastos com atividades e projetos específicos.
É importante que organizações sem fins lucrativos mantenham um registro preciso de suas finanças para garantir a transparência e a prestação de contas aos doadores e à comunidade em geral.
Além disso, a planilha pode ajudar a identificar áreas em que a organização pode economizar ou investir mais em seus projetos e atividades.
Em resumo, criar uma planilha de prestação de conta eficiente é uma excelente maneira de manter o controle das finanças pessoais ou comerciais e iniciar um processo de tomada de decisões financeiras mais informadas.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
