A ascensão do trabalho remoto trouxe consigo a necessidade imperativa de uma gestão eficiente das despesas home office, exigindo uma abordagem estratégica e eficiente.
Nesse cenário dinâmico, onde escritórios virtuais estão se tornando a norma, entender como otimizar e controlar os custos associados ao home office é essencial, afinal, eles vão desde gastos com infraestrutura tecnológica até despesas diárias.
Portanto, a capacidade de gerenciar efetivamente esses custos não apenas impacta a saúde financeira das organizações, mas também influencia na produtividade e satisfação dos colaboradores.
Então continue essa leitura pois vou te mostrar o melhor método para gerenciar essas despesas e como ele vai ajudar na gestão financeira como um todo, tornando a sua empresa mais competitiva!
Boa leitura!
O que são despesas home office?
Antes da pandemia do Covid-19 o trabalho remoto (home office) era uma modalidade de trabalho disponível somente em situações extraordinárias e para cargos específicos, sendo considerado muito mais um benefício do que uma opção de trabalho.
Contudo, a pandemia mudou a visão dos funcionários, e das empresas, sobre a real necessidade da presença física no trabalho. Consequentemente, muitas dessas empresas passaram a adotar o modelo híbrido ou totalmente home office para seus funcionários.
Um sinal, financeiramente positivo sobre essas mudanças, é que segundo estatísticas liberadas pela Forbes em 2023, as empresas podem economizar até 11,000 dólares por funcionário se trocar o cargo para home office.
Mas para isso tornou-se necessário que as empresas tenham atenção em relação aos direitos trabalhistas e benefícios dos colaboradores, ao mesmo tempo que devem comprovar e gerenciar todos essas despesas de home office, como:
- energia elétrica;
- internet;
- telefone;
- materiais de escritório;
- mobiliário destinado ao escritório doméstico;
- etc.
Ou seja, há uma redução de gastos no local de trabalho – como luz e internet que passam a ser pagos totalmente pelo colaborador, uma vez que ele estará 100% em casa. Sendo assim, a ajuda de custo não é benefício e sim uma despesa da empresa.
Esses pagamentos podem ser feitos de inúmeras formas, como reembolso ou adiantamento, por exemplo. Contudo, vale lembrar que ambas as formas geram muito trabalho e acabam gastando até mais recursos.
Por isso, grande parte das empresas opta por utilizar cartões pré-pagos e sistemas de gestão automatizados. Falarei sobre eles adiante.
Como declarar despesas com home office?
Ao declarar despesas com home office, é fundamental organizar cuidadosamente os documentos que comprovem os gastos relacionados ao ambiente de trabalho em casa.
Com essas comprovações a Receita Federal permite a dedução sem tributação de despesas consideradas necessárias para o exercício da atividade profissional remota.
Dessa forma, nos informes entregues pela empresa, as despesas de home office devem ser informadas no campo de rendimentos isentos e não tributáveis, sinalizados como “ajuda de custo” ou “outros”.
Contudo, sempre aconselhamos que as empresas busquem orientação profissional se necessário, para assegurar uma declaração precisa e em conformidade com a legislação.
Como gerenciar as despesas de home office?
O controle de gastos e o pagamento de contas são atividades sem muito brilho no departamento contábil, no entanto, elas garantem a saúde financeira e fiscal da empresa, além de permitir oportunidades de emprego, já que esse processo demanda muita mão-de-obra.
Ou seja, apesar de serem atividades importantíssimas, que toda empresa realiza e que envolve muitos funcionários, a maioria dessas empresas não dá a devida atenção para a gestão de gastos.
Hoje, se você é do time financeiro e precisa fazer o controle financeiro e pagamento de contas da sua empresa provavelmente te darão 3 opções para isso:
- Fazer o pagamento de todas as contas em dinheiro vivo, guardar todos os comprovantes e então, no final do mês, fazer a gestão manualmente desses recibos e do dinheiro.
- Realizar o pagamento de todas as contas através de cartões do seu banco e então fazer o controle manualmente, no final do mês, com a fatura de todos os cartões.
- Fazer o pagamento de todas as contas através de cartões inteligentes, salvar os recibos no momento da compra através de um software integrado ao cartão, permitindo que esse software faça o controle de todos os gastos automaticamente, além de permitir a integração com outras ferramentas de gestão da sua empresa.
E aí? Qual delas você escolheria?
Infelizmente, sabemos o quanto a informática intimida algumas pessoas, mas nessa altura do campeonato uma empresa que não participa da revolução digital não sobrevive. Por isso, ao analisar as três opções acima, podemos afirmar com tranquilidade que:
- As empresas que utilizam o método 1 estão condenadas no longo prazo – às vezes até no curto prazo;
- Já as empresas que utilizam o método 2 estão fazendo o “feijão com arroz” que a maioria também faz;
- Mas as empresas que utilizam o método 3 estão acima da curva e ganhando ainda mais vantagem sobre a concorrência.
Ou seja, com toda a tecnologia disponível atualmente, a melhor maneira de gerenciar as despesas de home office é através de um software inteligente; com ele é possível conectar seus cartões e seus processos financeiros a fim de automatizar tarefas demoradas e garantir a segurança dos seus fluxos de caixa.
4 motivos para sua empresa incluir um Software Inteligente no gerenciamento de despesas de home office
1 – Garante uma visão sistêmica das despesas
Com um software de gestão inteligente, os líderes podem fazer login direto no aplicativo, e dessa forma, acompanhar todas as compras em tempo real, além de integrar e acompanhar todos os dados financeiros necessários para estratégias orçamentárias futuras.
2 – Permite pagar online com cartões virtuais
Os cartões virtuais podem ser emitidos através do aplicativo e usados instantaneamente para compras online, sem o vínculo com um cartão físico.
Além disso, é possível solicitar mais de um cartão virtual e anexar uma categoria e limite de gasto para ele.
Caso você o utilize para uma compra corrente, por exemplo, e queira parar de pagar essa assinatura, os cartões virtuais podem ser congelados ou excluídos também através do aplicativo.
3 – Garante maior segurança contra fraudes
Um ponto muito importante de segurança quando falamos de um software de gestão inteligente é a visibilidade instantânea dos gastos.
Através do aplicativo os gestores podem aprovar solicitações de compra ou de aumento de limite em tempo real, assim como acompanhar todos os cartões da empresa vendo quem gastou, quanto, onde e podendo também bloquear qualquer transação não aprovada.
Sem mencionar que compartilhar on-line os dados bancários de um cartão físico não é muito seguro, mas como mencionamos acima, através de um software integrado você faz relatórios instantâneos e utiliza cartões virtuais, evitando fraudes internas e externas.
4 – Permite maior flexibilidade de orçamento
Com um software inteligente, você pode e seus gestores podem definir limites de gastos individuais (ou seja, um limite para cada cartão) com apenas o toque no seu aplicativo.
Mas o melhor de tudo é que os limites podem ser alterados a qualquer momento pelos líderes, assim como o bloqueio e criação de novos cartões.
Os limites de gastos significam que você e todas as equipes sabem exatamente quanto podem gastar por mês.
Isso permite que o time financeiro realize projeções sempre embasadas em dados atualizados para se adaptar à realidade do negócio, ao mesmo tempo que garante o uso correto dos orçamentos planejados.
Conclusão: Não fique para trás, entre para a era digital também
Agora que você já entendeu a fundo o que é um software de gerenciamento inteligente e como ele melhora os processos da sua empresa, vamos concluir com uma reflexão importante sobre a tendência do mercado atual.
No cenário competitivo que nos encontramos hoje, qualquer ganho de eficiência pode representar a diferença entre dominar seu segmento ou ser devorado pelos concorrentes.
Por isso, é essencial entender o que as empresas mais competitivas estão fazendo para se manter na liderança.
Nas últimas décadas, a digitalização e a automação de tarefas foram as principais responsáveis por aumentar a eficiência dos processos de todas as indústrias.
A prova viva disso é o nível de modernização das empresas que continuam liderando seus setores.
Essa tendência só se fortalece com a popularização de smartphones e a integração de ferramentas de software em todos os aspectos da vida moderna.
Dessa forma, as empresas que querem continuar relevantes precisam acompanhar essa revolução tecnológica.
Se você ainda não possui um software de gestão e ficou interessado(a) no assunto, então que tal entender mais sobre os cartões corporativos da Payfy?
Entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação aos nossos produtos. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
