A gestão de despesas corporativas existe em qualquer negócio, não tem como fugir dela, afinal, esses gastos aparecem em todos os setores e é necessário uma boa gestão para que o financeiro não saia de controle.
Logo, realizar procedimentos como a elaboração de uma política de gastos, mapeamento e acompanhamento diário de despesas empresariais, ajudam seu time financeiro a saber para onde vai o dinheiro da empresa – o que é fundamental.
Pensando nisso, separei neste artigo tudo que você precisa saber para gerir as despesas empresariais de forma automatizada e eficaz. Vamos abordar:
- Diferença entre custos e despesas;
- Importância e benefícios do acompanhamento de gastos empresariais;
- Quais são os custos e despesas empresariais e como classificar esses gastos;
- 5 dicas para acompanhar as despesas empresariais;
- Como contabilizar despesas com cartão de credito corporativo.
Boa leitura!
O que são Custos e Despesas Empresariais?
Custos e despesas são termos usados na contabilidade para classificar os gastos dentro de um negócio. Ou seja, quando uma empresa realiza um pagamento, ele pode ser um custo ou uma despesa, dependendo da finalidade da compra.
Apesar de ser uma ciência pouco glamourosa, a contabilidade é essencial para o funcionamento de qualquer negócio, visto que toda empresa possui gastos corporativos.
Por isso, a equipe contábil deve ser ágil e eficaz na sua gestão, inclusive para classificar corretamente os gastos, assegurando que as decisões estratégicas sejam bem embasadas e alcancem seus objetivos.
Mas então:
Qual a diferença entre Custos e Despesas?
Conforme já mencionado, a diferença entre custos e despesas está na natureza da compra.
Quando o gasto está ligado à geração de produtos ou serviços oferecidos pela empresa, ele é considerado um custo – como por exemplo: compra de matéria prima, contas de água/luz/internet, mão de obra, embalagens, manutenção, e por aí vai…
Por outro lado, quando não conseguimos relacionar facilmente o gasto à algum produto ou serviço, chamamos ele de despesa – neste caso, são aqueles gastos com equipamentos para o escritório, salários administrativos, aluguel e gastos com viagens corporativas, por exemplo.
Por isso, um método fácil para sempre se lembrar da relação entre esses conceitos é memorizar a seguinte frase:
“Custos na produção, despesas no resto.”
Dessa forma, os custos estão sempre relacionados com a produção (tanto de produtos quanto de serviços), e as despesas representam o restante dos gastos necessários para manter o negócio funcionando.
Para consolidar os conceitos aprendidos, separei abaixo 2 exemplos de custos e despesas em nichos distintos:
Exemplo 1: Indústria de Móveis de Madeira
Custos: madeira, cola, parafusos, manutenção de máquinas, energia elétrica das máquinas, salários dos operadores das máquinas, etc.
Despesas: gastos de Marketing, gastos com aluguel de escritório, salário dos administradores, etc.
Exemplo 2: Professor de Música (Microempreendedor Individual)
Custos: deslocamento para chegar na casa dos alunos, manutenção do violão.
Despesas: anúncios pagos pela internet e anúncios impressos para distribuir na rua.
Além dessa classificação (custos X despesas), o financeiro também leva em conta outros critérios como, por exemplo, quais desses gastos são fixos e quais são variáveis. Isso auxilia a realização de orçamentos e projeções alinhados com a realidade da empresa.
A forma de categorizar esses gastos varia de empresa para empresa, pode-se ter categorias como:
- com equipe;
- gastos com projetos;
- por centros de custo.
Dessa maneira, a gestão de gastos mapeia não só quanto foi gasto, mas onde (centro de custo – marketing, vendas, marketing de parceiros…), por quem (realizador final da compra) e com qual finalidade (projeto, viagem de clientes, equipamentos para um novo colaborador…).
Se você quer entender mais desse ponto então fica tranquilo(a), abaixo vou abordar especificamente as principais categorias de classificação das despesas corporativas!
Quais são os custos e despesas empresariais?
Todos os gastos de uma empresa (custos + despesas) são classificados em diversas categorias para uma boa gestão financeira, e essa divisão depende da natureza e finalidade de cada gasto.
Contudo, as empresas costumam classificar os custos e despesas em cinco principais categorias:
- Gastos Operacionais (OPEX);
- Não Operacionais;
- Gastos Variáveis;
- Depreciação e Amortização;
- Gastos Financeiros.
Então, para entendermos mais a fundo sobre cada uma delas, separei abaixo as categorias principais de despesas empresariais e seus respectivos exemplos.
5 categorias para classificar as despesas corporativas
1. Gastos Operacionais (OPEX):
Administrativo: custos associados à administração geral da empresa, como salários de funcionários administrativos, aluguel de escritórios, serviços de limpeza e manutenção, e despesas com comunicações.
Vendas e Marketing: Despesas relacionadas à promoção e venda dos produtos ou serviços da empresa, incluindo publicidade, comissões de vendas, promoções e despesas de viagens e entretenimento para a equipe de vendas.
Gastos com Pesquisa e Desenvolvimento (P&D): Investimentos feitos em atividades de inovação e desenvolvimento de novos produtos ou melhorias nos produtos existentes, também podem incluir custos com:
- salários de pesquisadores;
- compra de equipamentos de laboratório;
- materiais de teste;
- entre outros.
2. Gastos Não Operacionais
Perdas com Alienação de Ativos: Perdas incorridas na venda de ativos fixos, como imóveis, máquinas ou veículos, abaixo de seu valor contábil.
Despesas com Multas e Penalidades: Gastos ocasionados pelo não cumprimento de regulamentações ou contratos, resultando em multas ou outras penalidades financeiras.
3. Gastos Variáveis
Custo das Mercadorias Vendidas (CMV): Custos diretamente atribuíveis à produção de bens vendidos pela empresa, incluindo matérias-primas, mão de obra direta e custos de fabricação indiretos.
Despesas de Distribuição: Custos relacionados à entrega dos produtos aos clientes, como frete, seguro de transporte e embalagens.
4. Depreciação e Amortização
Depreciação: Redução do valor contábil dos ativos fixos tangíveis (como maquinários e edifícios) ao longo do tempo, devido ao desgaste e obsolescência.
Amortização: Alocação do custo de ativos intangíveis (como patentes e direitos autorais) ao longo de sua vida útil estimada.
5. Despesas Financeiras
Juros sobre Empréstimos e Financiamentos: Custos incorridos pelo uso de capital de terceiros, como juros pagos sobre empréstimos bancários, financiamentos e debêntures.
Despesas com Emissão de Títulos e Valores Mobiliários: Gastos relacionados à emissão e administração de ações, debêntures e outros títulos, incluindo taxas de corretagem e despesas legais.
Estas categorias abrangem a maioria das despesas que uma empresa pode incorrer no curso de suas operações. A gestão eficiente dessas despesas é crucial para a saúde financeira e a sustentabilidade a longo prazo da empresa.
Importância e benefícios de acompanhar e gerir as despesas empresariais
Qualquer empresa que busca garantir crescimento e estabilidade, precisa ter um excelente controle financeiro e acompanhamento rotineiro de entradas e saídas.
No entanto, é comum no dia-a-dia priorizarmos outras tarefas e, muitas vezes, acabamos adiando ou esquecendo de fazer a gestão diária dessas despesas. Porém, mais tarde vemos o saldo no vermelho e bate o desespero para entender o que deu errado.
Sabemos que essa tarefa não é a mais prazerosa e pode facilmente ser deixada de lado, mas o melhor para seu time e sua empresa é acompanhar as despesas empresariais diariamente, pois irá poupar tempo e estresse futuros.
Além disso, esses números ajudam o time financeiro na tomada de decisões conscientes e embasadas. Essa visibilidade é essencial pois também torna possível a realocação de verbas, alinhando os gastos com a realidade da empresa – seja para enxugar ou para expandir.
Por isso, um bom gerente de controladoria precisa saber como gerenciar os ativos da empresa e informar o que pode – ou não – ser reduzido, cortado e/ou adicionado.
Hoje em dia, existem opções de gestão mais automatizadas que ajudam a empresa a manter o acompanhamento de despesas de forma mais eficaz e com dados seguros para elaboração de planejamentos financeiros.
Em seguida, o ideal é monitorar todas as movimentações e registrá-las em um sistema de gestão, de acordo com o planejamento financeiro. A partir disso, ficará mais simples acompanhar os resultados e definir os próximos passos para otimizá-los.
No mundo corporativo, seu negócio precisa estar sempre um passo à frente. Afinal, as tomadas de decisão corretas são embasadas em dados concretos, fazendo com que o negócio cresça de maneira saudável e sem perder dinheiro.
Principais benefícios de manter o controle de despesas empresariais
- Economia de tempo e dinheiro;
- Visibilidade em tempo real das suas finanças – por exemplo, através de softwares de gestão inteligente;
- Financeiro e registros da empresa sempre atualizados e em conformidade;
- Otimização e controle do fluxo de caixa.
Os 5 dicas para otimizar o acompanhamento de despesas corporativas
Já sabemos quais são as despesas empresariais, os benefícios e a importância de manter essa gestão em dia, então agora vamos à última parte: como garantir um bom acompanhamento!
1. Digitalize todos os processos em papel
Entre diversos equipamentos scanners que temos hoje em dia, você pode digitalizar todos os documentos, recibos e notas. Conseguimos digitalizar documentos direto do nosso celular para o Google Drive, por exemplo. Não há mais desculpa para o papel.
Por isso, ao digitalizar toda a papelada da sua empresa você acompanha suas finanças com mais eficiência e permite que todos os envolvidos localizem e monitorem facilmente as atualizações.
Algumas das transações em papel que você deve considerar digitalizar incluem:
- recibos;
- faturas;
- declarações de despesas;
Inclusive, utilizar um software de gestão integrado como parte de todo o seu processo de digitalização traz também o benefício de incluir o uso de cartões virtuais, em vez de dinheiro em caixa, e a remoção total do reembolso ou adiantamento das despesas dos funcionários.
2. Use cartões de despesas de funcionários para rastrear pagamentos
Muitas empresas têm funcionários que fazem compras com seu próprio dinheiro e, em seguida, apresentam pedidos de reembolso.
Embora isso possa ser automatizado e às vezes seja necessário, é muito mais fácil rastrear as despesas comerciais quando todas as compras são feitas usando cartões centralizados e rastreáveis através de um aplicativo, por exemplo.
Outro exemplo é cartão pré-pago (débito) para funcionários, que é uma alternativa melhor aos cartões corporativos tradicionais porque fornece às empresas maiores níveis de controle e flexibilidade sobre os gastos. Chega de notinhas sem dono no final do mês!
Cada pagamento feito está vinculado ao funcionário, seu gerente de aprovação e ao orçamento apropriado. Ou seja, os cartões de despesas dos funcionários rastreiam as despesas, para que você não precise fazê-lo manualmente.
Esses cartões possuem limites personalizados, além de serem controlados por equipes financeiras ou gerentes de departamento, e vinculados a uma plataforma central. Assim, você vê quaisquer possíveis problemas orçamentários em tempo real.
3. Construa processos de compra
Os processos de compra corretos também são fundamentais. Cada processo deve ser cuidadosamente planejado, implementado, testado e refinado para a automação.
Alguns dos processos mais importantes são:
- Protocolos básicos de contabilidade;
- Faturamento e contas a receber;
- Contas a pagar;
- Relatórios fiscais e compliance;
- Folha de pagamento;
- Gerenciamento de despesas de funcionários.
A maioria desses processos tem muitos detalhes ou até mesmo etapas complicadas quando são implementados manualmente e, francamente, a maioria dos funcionários não sabe nem por onde começar.
Portanto, é vital ter políticas e protocolos de gastos claros e torná-los fáceis de encontrar e usar. O gerenciamento de despesas é sem dúvida uma das tarefas mais frustrantes e demoradas para os empresários.
Mas, uma vez que você implementa os processos, um software de gerenciamento de gastos pode automatizar essas tarefas facilmente – vamos falar sobre isso mais à frente.
4. Automatize o envio e o processamento de recibos
Os recibos são os horrores silenciosos na gestão de despesas empresariais!
Os funcionários costumam perdê-los, esquecem de coletar ou a própria tinta some com o tempo (o que dificulta a comprovação do que foi gasto). Mas, acima de tudo, sua empresa pode perder benefícios fiscais, então é um grande problema.
O mesmo vale para o processo de relatório de despesas em geral: é muito importante não errar, no entanto a maioria dos funcionários o faz constantemente. No mínimo, isso cria uma enorme perda de tempo para as equipes de finanças.
Automatizar a gestão de despesas da sua empresa tem suas vantagens:
1 – Menos erros
Pense em todas as vezes que você lutou com uma planilha, tentando fazer uma fórmula funcionar ou editando dados que você acidentalmente digitou incorretamente…
A automação elimina a probabilidade de erro humano em vários pontos, incluindo entrada e aprovação de dados.
Agora pense no número de funcionários com quem você está lidando e considere seus diferentes níveis de confiança com ferramentas como o Excel.
Se o software de automação puder orientá-los no processo e remover a maioria desses erros, é uma grande vantagem.
2 – Acompanhamento mais fácil
O rastreamento manual de custos requer muita comunicação humana e forte força de vontade. O setor financeiro geralmente vai de equipe em equipe para descobrir o que foi gasto, quando e por quem.
Assim, um sistema automatizado permite que as equipes façam pagamentos e enviem solicitações instantaneamente. É mais fácil para eles e acelera o processo para as equipes financeiras.
Ou seja, em vez de fazer o trabalho de detetive primeiro, com um software de gestão integrado as equipes financeiras e os proprietários dos orçamentos podem simplesmente acompanhar os custos à medida que eles se acumulam.
3 – Economia de tempo
O processamento manual de despesas é um desperdício de tempo enorme tanto para os funcionários que devem enviar recibos e quanto para aqueles que os classificam, aprovam e reembolsam.
Eles se sentam em seu computador e olham para uma planilha ou ferramenta de contabilidade, um a um, digitando os detalhes da compra. Isso não só faz a empresa perder recursos mas, muitas vezes, também desmotiva os colaboradores envolvidos.
Hoje, a automação pode fazer tudo isso por nós. Os funcionários podem enviar as despesas digitalmente desde o início, portanto, não há entrada de dados.
O software então verifica se todos os documentos importantes estão anexados e se todos os detalhes estão corretos. Então, as equipes financeiras só precisam fazer uma verificação rápida e o processo de despesas está concluído.
Como funciona a automação de despesas
A automação de despesas começa com a digitalização de um recibo carregado via aplicativo ou computador. Depois que uma compra é registrada, o gerente desse funcionário é notificado automaticamente e solicitado a aprovar ou negar a despesa.
Se a despesa for aprovada, ela será automaticamente enviada ao gerente de controladoria (ou alguém similar) que aprova as transações individualmente ou em lotes. O controlador também analisa e verifica se os detalhes estão corretos com um simples olhar.
Alternativamente, você pode rastrear as despesas diretamente por meio de compras feitas com um cartão de despesas. Em seguida, o sistema realiza o mesmo processo de supervisão automatizada para garantir que cumpram os orçamentos.
5. Integre o software de gerenciamento de gastos ao seu software de contabilidade
O software de gerenciamento de gastos ajuda as empresas a controlar seus gastos com mais eficiência. Isso inclui uma variedade de áreas, como despesas de viagem, acessórios, assinaturas e material de escritório.
Como cada empresa tem sua própria abordagem para gerenciar gastos internos, a configuração de qualquer software de gerenciamento de gastos precisa ser flexível o suficiente para se adaptar às necessidades específicas de cada negócio.
Depois de ter seus processos individuais implementados e automatizados, é hora de integrá-los a outros sistemas automatizados.
Por exemplo, se você acompanha as despesas de sua empresa com um ERP, essa ferramenta deve se integrar facilmente ao seu software de contabilidade.
O acompanhamento das despesas comerciais é fundamental para um melhor gerenciamento diário, semanal e mensal do dinheiro. Ele também ajuda você a tomar decisões de longo prazo relacionadas a políticas de orçamento e despesas de funcionários.
Se aprender a controlar as despesas de negócios sempre foi algo que você faria “quando tudo desacelerasse”, você não precisa mais esperar.
Como contabilizar despesas com cartão corporativo?
Contabilizar despesas com cartão corporativo (seja ele de crédito, débito ou pré-pago) envolve várias etapas para garantir que tudo foi registrado e conciliado corretamente.
Por isso, separei abaixo 6 dicas práticas para garantir uma boa contabilizar as despesas do cartão corporativo:
- Defina políticas de gastos para funcionário e permissões de categorias de despesas;
- Gerencie os gastos através de dashboards, relatórios (CSV, Excel e PDF) e indicadores em tempo real;
- Crie processos rápidos de aprovação ou reprovação das despesas pelo gestor;
- Economize ao eliminar gastos desnecessários e fora da política;
- Aumente a satisfação dos colaboradores ao acabar com a burocracia do reembolso;
- Elimine o armazenamento de notas fiscais.
Ao seguir esses passos, é possível uma contabilização precisa e transparente das despesas realizadas com o cartão corporativo, facilitando a gestão financeira e a auditoria interna.
Por isso, é indispensável que sua empresa esteja inovando e investindo em ferramentas para otimizar processos como a gestão de gastos corporativos.
Se aprofunde ainda mais no assunto com nosso artigo: Controle de gastos empresariais com “expenses app” é tendência para as finanças corporativas no Brasil!
Mas caso você esteja se perguntando:
“Como são reembolsadas as despesas de viagem corporativa pelas empresas?”
Pois saiba que é possível contabilizá-las da mesma forma.
Através de um cartão pré-pago com software de gestão integrado, a empresa programa os gastos da viagem com antecedência, salva todas as despesas em tempo real (facilitando a gestão) e elimina o processo de reembolso ou adiantamento!
Então se você busca uma solução como a Payfy para administrar as suas despesas corporativas, fique a vontade para solicitar uma demonstração do nosso produto e tirar todas as suas dúvidas.
Obrigado pela sua companhia e até a próxima
Founder & CEO da Payfy
