Controle de Gastos Empresariais: como ser mais eficiente

equipe financeira com gráficos e dados fazendo controle de gastos empresariais

Entenda as dificuldades do Controle de Gastos Empresariais e o jeito mais moderno e eficiente de realizá-lo

Todos sabemos que o controle de gastos empresariais é essencial para qualquer empresa, mas será que estamos usando as ferramentas e métodos mais modernos?

Para a maioria das empresas a resposta é “não”, seguida por uma série de queixas relacionadas à burocracia e processos manuais intermináveis.

Neste artigo, vamos abordar os principais problemas relacionados ao controle de gastos nas empresas e mostrar o jeito mais fácil e seguro de realizá-lo.

O que é Controle de Gastos Empresariais?

Controle de gastos empresariais descreve o nível de gerenciamento que um negócio tem sobre suas saídas de capital. Quanto melhor for o controle de gastos, melhor serão as previsões financeiras, e por consequência as decisões estratégicas da empresa.

Esse controle não serve apenas para a tomada de decisão, ele também é essencial para a segurança financeira e legal da empresa. Afinal, quando os livros contábeis não fecham, além do problema financeiro, estamos convidando o leão da Receita Federal para dentro de casa.

Contudo, apesar de ser um processo muito importante para a saúde da empresa, o controle de gastos não é algo simples, porque quando falamos “controle de gastos” estamos literalmente falando do “quem, como e porquê” de TODOS os pagamentos da empresa.

Dificuldades no Controle de Gastos Empresariais

Imagine que, no final de todos os meses, o controlador financeiro de uma empresa precisa ter os dados detalhados e organizados de todo o dinheiro que entrou e saiu de todas as contas da empresa. Pensa na bucha!

Felizmente, as entradas são fáceis de monitorar, já que vem sempre de clientes e são efetuadas através de notas fiscais que a sua própria empresa emite.

Porém, quando chega na hora de organizar e detalhar as saídas, a história é outra!

Além dos custos mensais que todas as empresas têm com seus fornecedores, existem as despesas pontuais e imprevistas dos vários setores. E são essas despesas pontuais que geram a maioria dos problemas para o controle financeiro.

No final do mês, a empresa precisa garantir que todas essas despesas são autênticas e possuem os documentos necessários (aprovações e recibos) para o fechamento dos livros. Com isso em mente, as empresas criam processos rígidos para aprovar e reportar gastos que muitas vezes geram ainda mais problemas.

Santa Burocracia

Com a intenção de controlar os gastos, as empresas estabelecem orçamentos para cada equipe e o líder da equipe fica responsável por aprovar e reportar qualquer gasto imprevisto.

Porém, conforme as equipes e os gastos crescem, cresce também a quantidade de aprovações e relatórios que o líder deve apresentar no final do mês. Assim, toda a equipe precisa se coordenar muito bem para que não haja perdas e nem se crie um excesso de burocracia.

Na maioria das vezes, as empresas optam por exagerar na burocracia para evitar ao máximo a perda de informações. Eu faria a mesma coisa, afinal, a Receita Federal nunca processou ninguém por excesso de burocracia…

No entanto, a maioria das empresas não percebe o custo dessa burocracia na rotina das suas equipes. Quando cada gasto gera horas de trabalho associado, a empresa está perdendo mão de obra em uma atividade que não agrega nenhum valor, ao mesmo tempo que incentiva a “criatividade fiscal” dos seus funcionários – o que ninguém quer.

Ferramentas que não falam a mesma língua

Os avanços tecnológicos das últimas décadas introduziram muitas ferramentas no dia a dia corporativo. Entre essas ferramentas estão:

  • planilhas de Excel;
  • cartões de crédito corporativos;
  • sistemas de planejamento de recursos (ERP);
  • smartphones.

Todos os exemplos acima permitem que a empresa seja mais eficiente nos seus processos. Entretanto, se essas ferramentas não estiverem integradas e falando a mesma língua esse aumento de eficiência será muito limitado.

Imagine o seguinte cenário de uma empresa: 

  • o controle de gastos é feito pelo time financeiro no Excel;
  • as aprovações e os relatórios de gastos são feitos através do ERP da empresa;
  • o pagamento dos gastos é efetuado através de cartão de crédito corporativo.

Se estes três sistemas não conversarem entre si, alguém terá que passar as informações de um sistema para o outro manualmente. Infelizmente, essa integração manual, além de ser extremamente demorada, introduz a possibilidade de erros e fraudes em um processo que poderia ser automatizado.

O Controle de Gastos Empresariais perfeito

Agora que você já conhece a fundo as dificuldades do um bom controle de gastos, você está pronto para aprender a fazê-lo da maneira mais eficiente e moderna possível.

Conforme já mencionado, quando se trata de controle de gastos, nossos principais inimigos são:

  1. a burocracia nas aprovações e nos relatórios;
  2. os processos contábeis manuais que demandam muito trabalho enquanto deixam a empresa vulnerável a fraudes e erros.

A solução para ambos os problemas é um Sistema de Gestão de Gastos Empresariais.

O que é um Sistema de Gestão de Gastos Empresariais?

Um sistema de gestão de gastos empresariais é um software criado especificamente para facilitar o controle de gastos corporativos. Esse software integra as ferramentas e os processos financeiros em um único aplicativo.

Dessa forma, cada funcionário pode baixar o aplicativo no seu celular ou desktop e realizar todo o processo do gasto através dele. As funcionalidades do aplicativo incluem:

  • fazer solicitações de gastos;
  • aprovar gastos (líder da equipe);
  • acessar cartões virtuais para realizar os pagamentos;
  • definir limites e condições para cada cartão virtual (líder da equipe);
  • escrever relatórios de gastos;
  • anexar fotos de recibos fiscais;
  • acessar Dashboards que agregam dados em tempo real;
  • exportar dados em diferentes formatos.

Ao concentrar todas as etapas dos gastos em um único sistema, o processo se torna muito mais simples, visto que todos os envolvidos (humanos e ferramentas) estão falando a mesma língua.

Conheça a Payfy! Muito prazer…

Poderíamos passar horas descrevendo todas as vantagens de um Sistema de Gestão de Gastos Empresariais. Porém, acreditamos que o melhor jeito de se aprofundar nessa nova tecnologia é interagir com ela na prática.

Se sua empresa busca essa solução, entre em contato com nosso time comercial para conhecer as soluções da Payfy – o mais completo Sistema de Gestão de Gastos Empresariais da América Latina.

Obrigado pela sua companhia e até a próxima leitura!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Funil

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