Não importa os tamanhos e setores das empresas, todas têm em comum uma coisa: elas precisam lidar com despesas administrativas para manter suas operações funcionando.
No entanto, é preciso saber lidar com essas despesas, pois com gastos muito elevados, as despesas administrativas vão impactar negativamente os lucros da empresa. Por isso, é importante que as empresas encontrem maneiras de reduzir esses custos!
Então se você também busca economizar na sua empresa, neste artigo vou dar dicas para você reduzir gastos com despesas administrativas sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos pela empresa.
Boa leitura!
O que são despesas administrativas?
As despesas administrativas são todas as despesas que envolvem a administração de uma empresa. Ou seja, aqueles gastos que estão relacionados aos custos necessários para:
- manter o funcionamento do escritório;
- gerenciar equipes;
- supervisionar processos e,
- assegurar o suporte necessário para as operações da empresa.
Nisso entram gastos como por exemplo, com contas de luz, serviços de telefone, internet, água, aluguel do imóvel, material de escritório, salários dos funcionários da área administrativa, entre outras.
Principais tipos de despesas administrativas
Além dos exemplos já citados, também podemos citar como principais tipos de despesas administrativas:
- Salários e benefícios dos funcionários administrativos;
- Aluguel do imóvel onde a empresa está instalada;
- Despesas bancárias e de contabilidade;
- Seguros, licenças e taxas diversas;
- Despesas com viagens e hospedagem;
- Materiais de limpeza e conservação;
- Despesas com correios e transportadoras;
- Materiais de publicidade e marketing.
- Equipamentos de escritório.
Mas também é importante destacar que cada empresa tem suas particularidades e, portanto, pode ter outras despesas administrativas específicas, dependendo de como são classificadas.
Por exemplo, uma empresa que trabalha com produtos perecíveis pode ter despesas com refrigeração e armazenamento adequado desses produtos.
Além disso, estas despesas vão variar de acordo com o tamanho da empresa e do setor em que ela atua.
Por isso, é fundamental que cada empresa faça uma análise detalhada das suas despesas administrativas e identifique onde de fato é possível reduzir gastos sem prejudicar a qualidade dos serviços prestados ou a produtividade dos funcionários.
Portanto, sem mais delongas, separei abaixo 4 etapas fundamentais para sua empresa reduzir gastos com despesas administrativas. Vamos lá?
4 etapas para reduzir gastos com despesas administrativas
1ª Etapa: Análise dos gastos atuais
O primeiro passo para reduzir os gastos com despesas administrativas é realizar uma análise detalhada de todos os gastos atuais da empresa.
Dessa forma, será possível identificar áreas para reduzir custos e implementar mudanças que impactem positivamente nos resultados financeiros da empresa.
Além disso, é importante ressaltar que a análise dos gastos atuais deve ser feita de forma contínua, para que a empresa possa se adaptar às mudanças do mercado e às novas oportunidades de redução de custos.
Realizando um diagnóstico financeiro
Um diagnóstico financeiro da empresa é um relatório detalhado que mostra as receitas e despesas da empresa durante um determinado período.
Esse diagnóstico é importante para que a empresa identifique e mapeie os principais gastos e despesas, e possa avaliar quais são as áreas que precisam de melhorias em termos de gestão de despesas administrativas.
Além disso, o diagnóstico financeiro também permite que a empresa identifique oportunidades de investimento e de crescimento, com base em uma análise sólida e fundamentada dos números da empresa, ajustando custos e maximizando os resultados.
Identificando áreas de maior gasto
Outro ponto importante na análise dos gastos atuais é identificar as áreas de maior gasto da empresa.
Isso inclui, por exemplo, avaliar quais são os fornecedores que oferecem preços mais competitivos para os produtos e serviços utilizados pela empresa, e também identificar quais são os processos internos que são mais onerosos e que podem ser otimizados.
Uma forma de identificar as áreas de maior gasto é através da análise de dados e da utilização de ferramentas de gestão de despesas, que permitem uma visão mais clara e objetiva dos custos da empresa.
Além disso, é importante que a empresa esteja sempre atenta às novas tecnologias e soluções de gestão de despesas, que podem ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos internos.
2ª Etapa: Implemente medidas de redução de custos
Uma vez que a empresa realizou a análise dos gastos atuais e identificou as áreas que precisam de ajustes, é hora de implementar medidas de redução de custos que ajudem a diminuir as despesas administrativas da empresa.
Para isso, é importante que a empresa esteja atenta às oportunidades de redução de custos em todos os setores e processos.
Otimizando processos internos
Uma estratégia muito eficaz para reduzir custos com as despesas administrativas é otimizar os processos internos da empresa.
Isso significa avaliar e otimizar os processos de compras, gestão de estoques, entre outros, com o objetivo de diminuir o tempo e custo envolvidos em cada etapa desses processos.
Além disso, é importante que a empresa esteja sempre buscando maneiras de melhorar a eficiência de seus processos internos e que reforce seu posicionamento em relação a redução de custos com todos os colaboradores da empresa.
Isso pode ser feito por meio da automação de processos, da adoção de novas tecnologias e da capacitação de seus colaboradores.
Adotando soluções tecnológicas
Como mencionado no ponto anterior, outra forma de reduzir custos com despesas administrativas é adotar soluções tecnológicas que ajudem a simplificar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos.
Isso pode incluir a adoção de softwares de gestão financeira, plataformas de gestão de projetos, entre outras.
É importante que a empresa esteja sempre atualizada em relação às novas tecnologias disponíveis no mercado, buscando aquelas que melhor atendam às suas necessidades e que possam trazer benefícios financeiros a curto e longo prazo.
Terceirizando serviços não essenciais
Uma estratégia interessante para diminuir as despesas administrativas da empresa é terceirizar serviços que não sejam essenciais para o core business da empresa.
Isso inclui, por exemplo, terceirizar a limpeza ou o serviço de manutenção, ou o backoffice financeiro, permitindo que a empresa foque em suas atividades principais.
Além disso, a terceirização de serviços pode trazer outras vantagens para a empresa, como a redução de encargos trabalhistas e a possibilidade de contar com profissionais especializados em determinadas áreas.
No entanto, a empresa deve fazer uma análise cuidadosa antes de terceirizar qualquer serviço, avaliando os custos envolvidos e as possíveis consequências para a qualidade dos serviços prestados.
3ª Etapa: Promova uma cultura de economia
Além de implementar medidas específicas para reduzir os gastos com despesas administrativas, é importante que a empresa promova uma cultura de economia entre os funcionários.
Esse tipo de cultura pode ser estabelecida através de treinamentos, estabelecimento de metas e recompensas para os colaboradores que apresentarem ideias de economia.
Treinamento e conscientização dos colaboradores
Os funcionários são parte fundamental do processo de redução de custos e, por isso, é importante que haja treinamentos para conscientizá-los sobre a importância da economia na empresa.
Isso pode incluir treinamentos sobre como economizar energia elétrica e água, por exemplo. Afinal, é importante que os funcionários entendam como suas ações individuais podem impactar nos gastos da empresa.
Por exemplo, deixar as luzes acesas em salas vazias, o ar condicionado ligado sem ninguém na sala, podem parecer pequenos exemplos, mas ao longo do tempo pode gerar um grande gasto de energia.
Estabelecendo metas e recompensas
Outra forma de estimular a cultura de economia entre os funcionários é estabelecer metas de redução de custos e oferecer recompensas para os colaboradores que ajudaram a atingir esses objetivos.
Essas recompensas podem ser financeiras ou não-financeiras, como um dia de folga ou um bônus. Além disso, é importante que as metas estabelecidas sejam realistas e alcançáveis.
Caso contrário, os funcionários podem se sentir desmotivados e a cultura de economia pode não ser bem-sucedida.
Uma forma de tornar as metas mais alcançáveis é envolver os próprios funcionários na definição delas. Dessa forma, eles se sentirão mais comprometidos em atingir os objetivos estabelecidos.
Por isso é importante que a empresa reconheça e valorize os esforços dos colaboradores em economizar recursos e reduzir custos. Dessa forma mantém-se a motivação dos funcionários e a cultura de economia viva na empresa.
4ª Etapa: Monitore e ajuste a estratégia
Por fim, e mais importante, a empresa deve monitorar constantemente os resultados alcançados com as medidas de redução de custos, e fazer ajustes na estratégia sempre que necessário.
Isso garante que a empresa continuará reduzindo seus gastos com despesas administrativas e mantendo uma gestão mais eficiente e econômica.
Acompanhamento dos resultados
O acompanhamento dos resultados é essencial para que a empresa possa identificar se as medidas de redução de custos estão surtindo efeito.
Para isso, deve-se realizar comparativos entre os resultados atuais e os resultados anteriores à implementação das medidas de redução.
Além disso, é importante que a empresa realize análises mais detalhadas sobre os custos que ainda podem ser reduzidos. É possível que algumas despesas administrativas ainda estejam altas e precisem de atenção especial.
Por exemplo, a empresa pode avaliar seus gastos com fornecedores e buscar novas oportunidades de negociação para reduzir custos.
Realizando ajustes e melhorias contínuas
Assim como monitorar, é importante que a empresa faça ajustes e melhorias contínuas na estratégia de redução de custos.
Isso inclui avaliar constantemente os resultados obtidos com as medidas implementadas e identificar novas oportunidades de economia.
Uma boa prática é criar uma cultura de inovação na empresa, incentivando os funcionários a buscar soluções criativas para reduzir custos. Por exemplo, a empresa pode criar um programa de sugestões, onde os funcionários podem sugerir ideias para reduzir custos e melhorar a eficiência.
Outra forma de realizar melhorias contínuas é investir em tecnologia.
A empresa pode implementar novas ferramentas e softwares que ajudem a automatizar processos e reduzir custos com mão de obra.
Basta planejar, analisar e implementar as medidas de redução de custos corretas, e manter essas práticas em andamento para alcançar uma gestão mais eficiente e econômica.
Quer entender ainda mais a fundo como automatizar a gestão financeira da sua empresa? Leia também nosso conteúdo sobre controle de despesas corporativas: como fazê-lo de forma eficiente em 7 passos.
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
