Cartão Empresarial: como escolher e solicitar o da sua empresa

Escolher um cartão empresarial olhando apenas taxa e anuidade é o erro mais comum que leva empresas a amargar anos de dor de cabeça com controle de gastos. 

A decisão sobre qual cartão adotar impacta diretamente quanto tempo o financeiro perde todo mês correndo atrás de nota fiscal, o estresse dos colaboradores esperando reembolsos e a capacidade real de entender para onde vai o dinheiro da empresa.

Uma startup de tecnologia com 15 pessoas precisa de algo completamente diferente de uma consultoria boutique onde os 3 sócios viajam toda semana. 

A primeira vai gastar fortunas em AWS, GitHub, Figma e outras assinaturas, e precisa de cartões virtuais que criam e cancelam em segundos. 

Por outro lado, segunda quer é milha, sala VIP de aeroporto e hotel com café da manhã incluso.

Vale a pena escolher um banco tradicional para ter cartão empresarial?

Optar por um banco tradicional pode parecer o caminho mais seguro para emitir um cartão empresarial, mas, na prática, essa escolha define muito mais do que a bandeira do cartão. 

Ela impacta diretamente a eficiência da gestão financeira, o controle de despesas e a autonomia dos times.

Embora bancos tradicionais e plataformas modernas de gestão ofereçam produtos semelhantes à primeira vista, a experiência no dia a dia revela diferenças profundas em agilidade, transparência e integração com os processos da empresa.

O que os bancos tradicionais realmente oferecem (e o que escondem)

Os bancos pegaram o cartão de crédito pessoa física, pintaram de corporativo e chamaram de solução empresarial. 

Funciona? Funciona. Resolve os problemas de verdade? Aí é outra história.

Imagine um escritório de advocacia com 6 advogados que pede cartão corporativo no banco onde tem conta há anos. 

O gerente aparece oferecendo limite alto, programa de milhas e seguro viagem. Mas na prática, o banco só emite 2 ou 3 cartões adicionais. Os outros advogados ficam sem alternativa viável.

As armadilhas que só aparecem depois:

• Limite de cartões restritivo: bancos costumam limitar a quantidade de cartões adicionais, criando gargalos em empresas com mais colaboradores que precisam gastar.
• Zero controle individual: não existe configuração granular de limites por pessoa ou categoria de gasto - é tudo ou nada.
• Extrato que não explica nada: chega uma lista de transações sem contexto útil para gestão, apenas valores e datas genéricas.
• Conciliação manual trabalhosa: o financeiro recebe um PDF com dezenas de transações e precisa casar cada uma com notas fiscais manualmente.
• Comprovante? Problema seu: se o colaborador perdeu a nota fiscal, o banco não oferece solução - vira problema do setor financeiro resolver.
• Aprovação lenta e burocrática: pedidos de aumento de limite ou emissão de novos cartões podem levar dias ou semanas para serem processados.

Quantos cartões a empresa realmente precisa? A conta que ninguém faz

A maioria das empresas subestima quantos cartões vai precisar e acaba criando gambiarras que comprometem todo o controle. 

Isso porque a conta certa considera não somente o número de pessoas, mas os diferentes perfis de uso dentro da organização.

Pense numa agência de marketing com 25 pessoas. Ela não precisa necessariamente de 25 cartões, mas certamente precisa de mais de 3. 

Os sócios que viajam e gastam com clientes precisam de limites altos e flexibilidade. Os gerentes de conta que gastam eventualmente em produções precisam de limites médios. 

O estagiário que compra material de escritório precisa de limite baixo para pequenas despesas controladas.

Perfis típicos e necessidades reais:

• Executivos e diretores: cartão físico + múltiplos virtuais. Limite elevado ou flexível. Viagens frequentes, jantares com clientes, compras emergenciais.
• Gerentes e coordenadores: cartão físico com limite médio controlado mensalmente para despesas comerciais regulares e deslocamentos.
• Equipe operacional externa: cartões para vendedores e técnicos que trabalham fora, com limites específicos para combustível, alimentação e pequenas despesas de campo.
• Assinaturas e serviços online: cartões virtuais dedicados para cada serviço, facilitando rastreamento e permitindo cancelamento isolado sem afetar outros sistemas.
• Uso eventual: cartões temporários para colaboradores que raramente gastam mas eventualmente precisam realizar compras pontuais.

A flexibilidade de criar e cancelar cartões rapidamente muda completamente o jogo. 

Suponha que um estagiário precise comprar material de escritório no valor de R$ 800. É possível criar um cartão virtual com limite exato para aquela compra específica, válido por poucos dias. 

Após a compra, o cartão é cancelado. Zero risco de uso indevido e controle total sobre cada centavo gasto.

Integração com contabilidade: o fator esquecido que pesa no bolso

Esse é o ponto onde as empresas perdem dinheiro silenciosamente todo mês sem perceber. 

O cartão pode ter a melhor taxa do mercado, mas se não integra direito com a contabilidade, o custo oculto de horas de trabalho manual anula qualquer economia aparente.

Imagine uma clínica médica com 3 sócios que têm cartão empresarial "baratinho" do banco.

A anuidade é baixa. Maravilha. Mas todo mês a assistente administrativa passa horas exportando extrato, imprimindo, conferindo com notas fiscais grampeadas, separando por categoria, digitando tudo numa planilha e mandando para o contador. 

Esse tempo tem custo real que ninguém contabiliza na hora de escolher o cartão.

O que significa integração de verdade:

• Conexão via API com ERPs: integração nativa com TOTVS, SAP, OMIE, Sênior e Synkia, onde os dados fluem automaticamente entre sistemas.
• Categorização no padrão contábil: o sistema usa o plano de contas do ERP da empresa, categorizando cada despesa corretamente desde o início.
• Documentos fiscais anexados: o contador recebe não apenas números, mas os comprovantes fiscais digitalizados e legíveis junto com cada transação.
• Conciliação bancária facilitada: as transações chegam já conciliadas com os comprovantes, eliminando a maior parte do trabalho manual de conferência.

Como cartões empresariais podem trazer mais segurança para a empresa?

A segurança no controle de despesas corporativas vai muito além de senhas e chips nos cartões. 

O verdadeiro risco está na falta de políticas claras que os colaboradores realmente sigam no dia a dia. 

Quando as regras existem apenas em um PDF esquecido na intranet, cada um interpreta do jeito que quer.

A política de despesas automatizada resolve isso instituindo regras que funcionam de verdade:

• Limites automáticos por categoria: o sistema bloqueia automaticamente despesas acima do permitido para alimentação, transporte ou hospedagem conforme a função do colaborador.
• Restrições geográficas: o cartão só funciona em locais autorizados, impedindo uso fora da área de atuação do funcionário.
• Horários de uso controlados: transações fora do horário comercial podem exigir aprovação prévia ou serem bloqueadas automaticamente.
• Fornecedores pré-aprovados: o sistema permite gastos apenas em estabelecimentos credenciados pela empresa.

A política deixa de ser um documento ignorado e vira código que roda automaticamente em cada transação, eliminando interpretações dúbias e uso indevido.

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O que a Payfy oferece:

• Múltiplos cartões físicos e virtuais: emita quantos cartões precisar, cada um com limites e regras personalizadas por colaborador ou departamento.
• App móvel completo: captura instantânea de notas fiscais com OCR que extrai dados automaticamente, eliminando digitação manual.
• Aprovações em tempo real: os gestores recebem notificações e aprovam ou rejeitam despesas em segundos através do smartphone.
• Integração com ERPs brasileiros: conexão nativa via API com TOTVS, SAP, OMIE, Sênior e Synkia para fluxo automático de informações.
• Dashboards completos: visualização em tempo real de gastos por departamento, colaborador, categoria ou projeto.
• Sem anuidade: cartões corporativos sem cobrança de anuidade, reduzindo custos fixos mensais.

Implementação e suporte:

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