Controlar o orçamento de um negócio todos os meses não é fácil. Por isso, muitas empresas optam por serviços de cartão empresarial, afinal, eles são uma ferramenta poderosa para tornar a contabilidade corporativa mais organizada e prática.
No entanto, diferentes empresas possuem diferentes processos, e por isso o mercado de cartões empresariais desenvolveu várias opções para atender todos os tipos de demanda.
Vem comigo para saber tudo sobre cartões empresariais e qual o melhor jeito de escolher o seu!
O que é um cartão empresarial?
Um cartão empresarial, ou corporativo, é um cartão de débito ou crédito usado exclusivamente para realizar gastos profissionais.
Através destes cartões, as empresas conseguem manter os gastos comerciais separados dos gastos pessoais, tornando os processos de contabilidade mais práticos e transparentes.
Ele é oferecido aos colaboradores de uma empresa e ajuda tanto na organização financeira do negócio quanto na independência desses funcionários, podendo ser de crédito ou débito.
Portanto, cada empresa escolhe a opção de cartão empresarial mais adequada para suas necessidades. Além disso, o cartão empresarial elimina os burocráticos processos de adiantamento e reembolso de gastos, resultando em um controle financeiro muito mais eficiente.
[Leia também]: como usar o cartão para contabilidade corporativa.
5 principais benefícios do Cartão Empresarial
Sabemos que nenhuma empresa quer jogar dinheiro fora, por isso, se os cartões empresariais estão sendo cada vez mais utilizados, tudo indica que o retorno sobre o investimento é positivo!
Por isso, separei abaixo os principais motivos para sua empresa ir além e implementar o uso desses cartões. Vamos lá?
1 – Mais controle e visibilidade das finanças
O cartão empresarial evita que os colaboradores tenham que realizar gastos corporativos com o próprio dinheiro.
Além dessa prática não ser a ideal (afinal muitos colaboradores não podem garantir que esse dinheiro está sobrando para ser utilizado e depois ressarcido), utilizar esse cartão garante que todos os gastos da empresa sejam centralizados, oferecendo segurança e reduzindo as surpresas na hora do fechamento.
Portanto, os benefícios dessa prática vão desde garantir controle e transparência das finanças assim como melhorar a moral entre empresa e colaboradores.
2 – Otimiza a gestão financeira
Tarefas operacionais, como a inserção manual das entradas e saídas da empresa, geram erros desnecessários e também desgastam colaboradores que têm muito mais a oferecer para a equipe.
Portanto, seu negócio terá uma grande vantagem em utilizar um cartão empresarial, porém será ainda mais vantajoso se utilizar um que possui integração direta entre os sistemas da empresa que gerenciam os cartões e sistemas de gestão – como ERPs.
Com essas otimizações de ferramentas, a empresa consegue regularizar sua situação, estabelecer uma rotina diária de gestão de gastos e também manter seu orçamento sempre equilibrado.
3 – Facilidade para compras
Outro benefício essencial associado ao uso de cartão empresarial é a desburocratização para compras.
Para ilustrar isso melhor, vamos pegar como exemplo uma viagem corporativa: por mais que a empresa possua planejamentos financeiros e faça projeções, as viagens podem variar muito de custo.
Entretanto, com um cartão empresarial seus colaboradores possuem mais flexibilidade para realizar esses gastos (comprar passagens, reservar hotel e traslado, pagar refeições com clientes…) e também agiliza a gestão pois não é preciso que o setor financeiro faça reembolsos no futuro.
Dessa forma os colaboradores têm uma dor de cabeça a menos e a empresa possui mais controle e viabilidade do seu fluxo de caixa.
4 – Cartão empresarial com ferramentas de gestão integrada
Um cartão empresarial, com software de gestão financeira integrado, é um ótimo benefício pois aumenta a eficiência das operações financeiras da empresa através da automatização de muitas tarefas que normalmente seriam feitas manualmente, como:
- cálculos financeiros – desde simples somatórios até fórmulas mais robustas;
- registro de movimentações – registro de fluxo de caixa e histórico de atividades;
- geração de relatórios – relatórios automáticos, personalizados e instantâneos;
- conciliação bancária – conferência automática dos registros internos e externos;
- auditoria financeira – histórico detalhado e fácil de validar;
- organização e facilidade financeira – possibilidade de integração com outras ferramentas, como ERPs;
Ou seja, com essas automatizações as empresas economizam tempo de trabalho, reduzem erros e fraudes, aumentam a eficiência do trabalho e asseguram a integridade dos registros contábeis da empresa.
Também podemos destacar alguns benefícios que vão além da automação de processos, como por exemplo:
- conformidade legal – geração de relatórios financeiros exigidos por lei e que ajudam no controle e compliance interno;
- acesso remoto e colaboração – devido às funcionalidades dos softwares serem baseados em nuvem, isso facilita
- integridade dos dados – cálculos são realizados de forma digital e automatizada, gerando informações mais precisas, atualizadas e padronizadas.
- segurança financeira – dados armazenados sob proteção criptográfica, chaves de acesso e histórico de atividades, evitando perdas, fraudes internas ou alterações indevidas.
5 – Inteligência Artificial Financeira
A tecnologia está cada vez mais inovadora quando o assunto é gestão financeira!
Aqui na Payfy, por exemplo, nossos cartões empresarial contam com uma funcionalidade de Inteligência Artificial Financeira.
Ela funciona através de Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): uma forma de rastrear irregularidades nos gastos da empresa através da identificação de informações escritas em recibos, a partir de uma imagem dos comprovantes fiscais.
Ou seja, a nossa I.A. Financeira rastreia despesas que não condizem com a política interna do seu negócio e alerta os gestores. Além disso, nossa I.A. também detecta comprovantes duplicados, reduzindo drasticamente erros de gestão financeira.
Essa prática ajuda a manter a saúde e regularidade financeira da sua empresa ao mesmo tempo que otimiza processos operacionais e passíveis de erros.
Quais são os tipos de Cartão Empresarial?
Em geral, costuma-se classificar os cartões empresarial entre dois tipos: pós-pagos e pré-pagos. Mas no caso dos cartões corporativos (ou empresariais), ainda vemos uma diferenciação entre débito e pré-pago.
Por isso, a seguir vou explicar todos os tipos, separadamente, para entendermos a fundo as suas funções e diferenças.
1. Cartão Empresarial de Crédito (ou pós-pago)
O cartão de crédito empresarial funciona de forma semelhante ao cartão de crédito pessoal, isto é: a empresa utiliza seu limite de crédito e paga as despesas em um único fechamento no final de cada mês.
Desse modo, essa opção é vantajosa para empresas que precisam de um fluxo de caixa mais flexível, sem se preocupar com o saldo bancário atual.
No entanto, por se tratar de uma solução de crédito, existe a necessidade de um controle mais rigoroso dos gastos, uma vez que a empresa só terá conhecimento das despesas realizadas após o fechamento da fatura.
Nesse modelo não há tantas personalizações, é necessário abrir uma conta corrente e verificação de crédito da empresa, mas ainda é possível tornar a ferramenta mais útil para a necessidade da sua empresa.
O Banco do Brasil, por exemplo, oferece aos seus clientes a possibilidade de integrar seus cartões empresariais a um software de gestão inteligente: a Payfy.
Ou seja, se você já é cliente BB, por exemplo, através dessa parceria ficou muito fácil gerenciar os gastos do seu cartão de crédito empresarial diretamente na nossa ferramenta de gestão financeira.
2. Cartão Empresarial Pré-Pago
Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador, a depender do cargo exercido e necessidade de gastos, como por exemplo:
- viagens corporativas;
- assinaturas de serviços;
- compra de materiais e insumos;
- entre outros gastos.
Nessa modalidade, o setor financeiro orça previamente os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, ou seja, é disponibilizado um valor pré-definido individual para que seja gasto com as despesas da empresa.
Algumas das principais vantagens de usar um cartão pré-pago empresarial para sua empresa são:
- elimina a necessidade de aprovação de crédito;
- garante um controle mais rigoroso dos gastos comerciais;
- evita dívidas desnecessárias e parcelamentos de fatura;
- facilita os pagamentos dos colaboradores;
- saldos personalizados para cada cartão;
- elimina a necessidade de reembolsos;
- melhora o controle de gastos feitos por funcionários temporários ou terceirizados;
- não existe necessidade de criar uma conta corrente.
Além disso, essa opção é ótima para empresas que desejam dar mais autonomia para suas equipes, mas também buscam uma forma simplificada para limitar o acesso de seus funcionários aos recursos financeiros da empresa e garantir uma boa gestão.
3. Cartão Empresarial de Débito
O cartão de débito traz o mesmo funcionamento do cartão pré-pago explicado acima, porém existem algumas diferenças chave entre os dois que valem a pena ser destacadas.
Principais Diferenças entre o cartão pré-pago e o cartão de débito:
- Fonte dos Fundos:
- Débito: Os fundos vêm diretamente de uma conta bancária.
- Pré-pago: Os fundos vêm do valor previamente carregado no cartão.
- Necessidade de Conta Bancária:
- Débito: Requer uma conta bancária associada.
- Pré-pago: Não requer uma conta bancária.
- Controle de Gastos:
- Débito: Limite de gasto é o saldo disponível na conta.
- Pré-pago: Limite de gasto é o saldo carregado no cartão.
- Solicitação:
- Débito: Após abertura de conta corrente em instituição bancária.
- Pré-pago: Feita online através da empresa contratada.
- Uso Internacional:
- Ambos podem ser usados internacionalmente, mas o cartão pré-pago oferece uma camada extra de segurança para quem prefere não vincular compras internacionais diretamente à conta bancária.
Extra: Cartão Empresarial Virtual
O cartão virtual é um método de pagamento cada vez mais popular para realizar despesas corporativas, principalmente aquelas feitas online. Ele só pode ser criado a partir de uma conta já existente, através do aplicativo da empresa ou banco que você contratou.
Portanto, como o nome sugere, os cartões virtuais só existem online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico, por exemplo:
- número do cartão;
- nome do titular;
- data de validade;
- código CVV.
Assim, cada cartão virtual pode ser criado com o intuito de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso contínuo, para casos de compras mensais recorrentes – a assinatura do LinkedIn, por exemplo.
Esse tipo de cartão empresarial permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável. Ou seja, os funcionários que usam esses cartões fazem pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional, porém com uma camada adicional de segurança e controle.
Para as empresas, que querem ter ainda mais controle sobre o limite de gastos de cada colaborador, vale o teste de um cartão virtual pré-pago.
Em suma, não há uma “melhor” opção universal, por isso, leve em conta o tamanho da empresa, as suas especificidades e também os objetivos do negócio com essa contratação.
5 principais critérios para você avalia ao escolher o seu cartão empresarial
Sempre que decidimos mudar algo dentro de uma empresa ou implementar um novo projeto deve-se ter muita cautela. Afinal, tudo feito de forma impulsiva pode prejudicar o resultado final.
Então, para te ajudar a escolher o melhor cartão empresarial, separei 5 pontos que não podem ser ignorados na hora de dar esse passo:
1. Quais são os custos e as taxas?
Esse é provavelmente um dos pontos mais importantes a ser observado, afinal, de nada adianta controlar seus gastos se o custo deste controle não cabe no seu orçamento.
Portanto, faça uma boa pesquisa de mercado dos custos e taxas dos seus principais candidatos antes de fechar a compra.
Os custos iniciais, como mensalidade ou taxa anual, variam pouco entre as empresas de processamento de cartão. Contudo,é muito importante estudar as taxas associadas à operação, como por exemplo:
- Taxas iniciais;
- Taxas de atraso;
- Taxas anuais;
- Taxas de solicitação de cartão;
- Taxas de configuração de saldo e acesso;
- Taxas de transferência para outra instituição;
- Etc…
2. Como funciona a configuração de limites de gastos?
Antes de escolher o seu cartão empresarial, é essencial saber como funciona a configuração de limites de gastos para cada cartão individual.
Alguns serviços de cartão são mais limitados, enquanto outros disponibilizam até software de gestão integrado para configuração de limites e controle de orçamento.
Ter a capacidade de facilmente definir limites garante que os gastos sejam mantidos sob controle de forma transparente e elimina o risco de conceder acesso ao caixa da empresa.
Aqui na Payfy, nossos colaboradores usam seus cartões para várias finalidades:
- assinatura de ferramentas de marketing;
- compra de equipamentos;
- compra de materiais para escritório;
- despesas de viagens a trabalho;
Ou seja, essa variedade de cartões e compras significa que alguns cargos e setores vão exigir um limite de gastos muito maior do que outros.
Por exemplo, Matheus, nosso gerente de TI, é responsável pela compra de laptops e assinaturas de software para todos os funcionários da empresa, por isso ele possui um considerável limite disponível.
3. Quantos cartões tenho direito e como gerencio eles?
O terceiro critério a ser avaliado é o número de cartões que o serviço disponibiliza e como são os processos de solicitação e cadastro de novos cartões ou usuários.
Os cartões empresariais tradicionais deixam muito a desejar neste ponto, por outro lado, serviços mais modernos combinam tecnologia e organização para eliminar os problemas dos cartões antigos.
Neste ponto, a Payfy permite que o número de cartões aumente com o seu negócio, para que você possa reagir rapidamente às mudanças de demanda e evitar atrasos.
Além disso, também é importante buscar respostas para as seguintes questões:
- Existe a opção de cartão virtual?
- Quanto tempo demora para configurar um novo cartão?
- Quanto tempo demora para configurar um novo usuário?
- No caso dos cartões físicos, quanto tempo demora para um novo cartão chegar?
4. Possui relatório de despesas automatizado?
O relatório de despesas é um processo financeiro que auxilia na administração do negócio, fornecendo controle e visibilidade de quanto está sendo gasto, quem está gastando e o que está sendo comprado.
No entanto, na maioria das empresas o relatório de despesas é feito manualmente, o que gera muito retrabalho, erros humanos e a possibilidade de fraude.
Devido a isso, muitos serviços de cartões oferecem alguma forma de relatório automatizado e monitoramento de despesas para evitar as situações acima.
Inclusive, segundo um relatório da Economist Intelligence Unit, 91% dos executivos concordam que os sistemas de gestão de despesas orientados pela tecnologia são fundamentais para a empresa.
Portanto, dê uma olhada no sistema de relatório de despesas de cada cartão e veja se ele é adequado para você. Em geral as empresas buscam as seguintes funcionalidades:
- A possibilidade de anexar comprovantes de compra via fotos no aplicativo do cartão;
- A capacidade de categorizar e organizar despesas facilmente;
- A possibilidade de integrar o software do cartão com outras ferramentas de controle financeiro.
5. Oferece suporte ao cliente?
O futuro é cheio de surpresas, e por mais preparados que estejamos, sempre haverá imprevistos e novas situações. Por isso é indispensável escolher um serviço de cartão com o devido suporte ao cliente.
Neste caso, o ideal é que os funcionários que utilizam os cartões empresariais já saibam como proceder e quem contactar em caso de erros ou problemas.
Entenda qual é o melhor canal de suporte e quais são as suas limitações de horário. Descubra se os serviços também disponibilizam suporte por Whatsapp, Chat, telefone, ou e-mail.
No caso da Payfy, você escolhe qual é a melhor forma de contato com o nosso suporte. Dessa maneira, podemos ajudar você ou seus funcionários rapidamente e todos voltam ao trabalho sem estresses desnecessários.
Como solicitar um cartão empresarial com CNPJ?
1º passo: Preencha o formulário de solicitação
O primeiro passo para solicitar um cartão empresarial tradicional, é entrar em contato com o banco para preencher o formulário de solicitação.
Esse formulário é a etapa inicial do pedido, portanto cobre informações básicas da sua empresa, como:
- histórico de crédito;
- faturamento médio;
- entre outras coisas.
Além disso, algumas informações adicionais podem ser solicitadas pela instituição, como o número de funcionários da sua empresa, o setor em que atua e o tempo de existência do seu negócio.
No caso do cartão empresarial através das fintechs, todo esse processo já pode ser feito online.
Por exemplo, aqui na Payfy, o 1º passo para solicitar o cartão de crédito é agendar uma demonstração, assim você conhece todos os benefícios, como a plataforma funciona e tira todas as suas dúvidas.
2º passo: Envie os documentos e informações necessárias
Após preencher a solicitação, você precisará enviar os documentos solicitados pelo banco. É importante lembrar que você precisará comprovar a sua identidade, assim como a legitimidade da sua empresa.
Isso pode incluir documentos como:
- contrato social da empresa;
- comprovante de endereço;
- documentos de identificação dos sócios;
- entre outros.
Além disso, o banco pode solicitar informações adicionais sobre a saúde financeira da sua empresa, como demonstrações financeiras, balanços patrimoniais e fluxo de caixa.
Por outro lado, o processo na Payfy é 100% online. Após a demonstração, se a sua escolha foi se tornar uma empresa parceira, os próximos passos serão:
- você receberá um termo de contratação digital;
- enviará os dados básicos da sua empresa – apresentados previamente na demonstração;
- e pronto!
Vale lembrar que a Payfy não tem necessidade de avaliação de crédito já que trabalhamos, principalmente, com o cartão empresarial pré-pago.
3º passo: Aprovação e recebimento do cartão
Após o envio dos documentos, o banco fará uma análise e avaliação de risco, podendo aprovar ou não o seu pedido. Em caso de aprovação, o cartão de crédito será entregue no endereço informado no processo de solicitação.
No caso da Payfy, após o envio dos dados e a aprovação, os cartões chegam em 5 dias na sua empresa, mas o software já estará liberado desde a compra para você ou sua equipe se familiarizar!
Assim, a sua equipe financeira consegue ir categorizando e ajustando a plataforma para melhor servir o seu negócio.
Escolha o seu cartão empresarial!
Agora eu tenho certeza que você já está preparado(a) para tomar uma boa decisão na hora de contratar um cartão empresarial para a sua empresa.
Lembre-se também de conversar com seus colaboradores e, principalmente, sua equipe financeira. Dessa forma, eles poderão trazer insights de funcionalidades que farão a diferença nos seus resultados.
Não perca a oportunidade de trazer essa tecnologia para o seu negócio. Te convido para aprender mais sobre as nossas soluções de cartão inteligente e como eles funcionam!
Aqui na Payfy nós oferecemos opções de pagamento flexíveis, organizadas e seguras com um sistema de gerenciamento de despesas integrado a um aplicativo prático e elegante.
Quer conhecer melhor essa solução, como funciona e quais facilidades ela traz para o seu negócio? Então que tal agendar uma demonstração gratuita do nosso produto?! Te espero lá.
Founder & CEO da Payfy
