Cartão Corporativo para Empresas: Guia Completo de Como Funciona, Tipos e Como Escolher

O cartão corporativo para empresas é uma das ferramentas mais eficazes para quem precisa controlar despesas com múltiplos colaboradores, centros de custo e formas de pagamento. Empresas que ainda dependem de reembolsos manuais e planilhas perdem tempo, visibilidade e controle sobre cada real gasto. O cartão corporativo resolve isso na raiz — centralizando pagamentos, impondo limites e registrando tudo em tempo real.

Segundo dados do mercado de gestão de despesas, empresas com visibilidade em tempo real dos gastos reduzem em até 33% o tempo de conciliação. Isso não é coincidência: quando o controle acontece antes e durante o gasto — e não depois —, o financeiro opera com muito mais previsibilidade.

Neste guia, você vai entender o que é cartão corporativo, como funciona, quais são os tipos disponíveis, como escolher a solução certa e como estruturar a gestão de gastos para fechar o mês sem retrabalho.

O Que É Cartão Corporativo e Para Que Serve

O cartão corporativo é um meio de pagamento emitido pela empresa para uso exclusivo em despesas relacionadas às atividades do negócio. Ele permite que colaboradores autorizados realizem compras, paguem fornecedores, cubram custos de viagens e operações sem precisar usar recursos pessoais ou solicitar adiantamentos em dinheiro.

Diferente de um cartão de crédito pessoal adaptado para PJ, o cartão corporativo funciona como extensão do controle orçamentário da empresa. A organização define quem pode usar, quanto pode gastar, em quais categorias e em quais horários. O colaborador opera dentro dessas regras — e o financeiro acompanha tudo em tempo real.

Diferença entre Cartão Corporativo, Cartão PJ e Cartão de Benefícios

Esses três produtos são frequentemente confundidos, mas têm finalidades distintas:

• Cartão de crédito PJ: produto bancário padrão vinculado ao CNPJ. Tem limite de crédito, fatura mensal e poucos recursos de controle granular. Não oferece, em geral, integração com ERP ou gestão por centro de custo.
• Cartão corporativo: ferramenta de gestão de despesas. Pode ser pré-pago, pós-pago ou virtual. Permite definir limites por colaborador, categoria e projeto, com rastreabilidade completa e integração a sistemas financeiros.
• Cartão de benefícios: destinado ao colaborador para uso pessoal em alimentação, transporte ou outros benefícios. Não é um instrumento de controle de despesas operacionais da empresa.

O Que Diz a Legislação Trabalhista

O art. 2º da CLT é claro: os custos do trabalho são responsabilidade do empregador. Isso significa que despesas operacionais realizadas pelo colaborador em nome da empresa não podem ser arcadas por ele sem ressarcimento. O cartão corporativo é, portanto, uma ferramenta que garante conformidade legal — o colaborador paga com o cartão da empresa, não com o próprio bolso.

Além disso, o art. 457 da CLT estabelece que diárias de viagem que excedam 50% do salário do colaborador não configuram remuneração e não incidem encargos trabalhistas — o que reforça a importância de documentar corretamente cada despesa com cartão corporativo.

Como Funciona o Cartão Corporativo na Prática

O funcionamento do cartão corporativo é mais estruturado do que um cartão pessoal. A empresa define as regras de uso — o cartão opera dentro desses parâmetros — e o sistema registra cada transação automaticamente.

O fluxo básico funciona assim:

1. Configuração: o financeiro define política de gastos, limites por colaborador, categorias permitidas e fluxo de aprovação.
2. Emissão: cartões são emitidos de forma nominal (por colaborador) ou por departamento/centro de custo.
3. Uso: o colaborador realiza a despesa dentro das regras configuradas. Transações fora da política são bloqueadas ou sinalizadas automaticamente.
4. Registro automático: cada compra é registrada em tempo real na plataforma de gestão, com data, valor, estabelecimento e categoria.
5. Prestação de contas: o colaborador anexa o comprovante (via app, WhatsApp ou e-mail). A IA lê o documento, extrai os dados e associa à transação.
6. Conciliação e fechamento: o financeiro concilia as despesas, exporta relatórios e integra ao ERP para o fechamento contábil.

Esse fluxo elimina planilhas, reduz retrabalho e permite que o time financeiro feche o mês com dados confiáveis e organizados.

Tipos de Cartão Corporativo para Empresas

Não existe um único modelo de cartão corporativo. Cada tipo atende a uma necessidade específica de controle, flexibilidade e perfil de gasto. Entender as diferenças é essencial para escolher a solução certa.

Cartão Pré-Pago Corporativo

Funciona como um cartão de débito: a empresa carrega um saldo previamente, e o colaborador gasta até o limite disponível. Quando o saldo acaba, não há mais compras — o que elimina o risco de endividamento.

Ideal para: empresas com política rígida de orçamento, equipes de campo, viagens corporativas e distribuição de verbas por projeto ou evento.

• Controle máximo sobre o valor gasto
• Sem fatura no final do mês
• Saldo pode ser ajustado em tempo real
• Não exige conta corrente vinculada

Cartão de Crédito Corporativo (Pós-Pago)

Funciona como um cartão de crédito tradicional, com limite definido e fatura consolidada no final do ciclo. Oferece mais flexibilidade de caixa, mas exige controle rigoroso de política de uso para evitar gastos excessivos.

Ideal para: despesas recorrentes e de maior valor, empresas com ciclo financeiro mais longo e operações que se beneficiam de prazo para pagamento.

• Permite parcelamento e prazo para pagamento
• Fatura consolidada facilita conciliação
• Pode oferecer programas de pontos e cashback
• Exige política de uso bem definida

Cartão Virtual Corporativo

Gerado digitalmente na plataforma de gestão, sem plástico físico. Pode ser criado para uso único (descartável) ou para fornecedores e assinaturas recorrentes específicas. Elimina o risco de clonagem em compras online.

Ideal para: compras online, assinaturas de software, pagamentos a fornecedores digitais e empresas com operações de e-commerce.

• Segurança elevada em transações online
• Pode ser criado e cancelado instantaneamente
• Permite criar cartões específicos por fornecedor ou projeto
• Cartões virtuais ilimitados em plataformas como a Payfy

Comparativo: Qual Tipo de Cartão Corporativo Escolher?

Vantagens do Cartão Corporativo para Empresas

Empresas que adotam cartão corporativo integrado a uma plataforma de gestão de despesas reportam ganhos operacionais concretos. Não é apenas sobre praticidade de pagamento — é sobre transformar a forma como o financeiro controla, concilia e fecha o mês.

Controle Centralizado e Visibilidade em Tempo Real

Com o cartão corporativo, todos os gastos ficam registrados em um único lugar, com rastreabilidade completa. O financeiro sabe exatamente quem gastou, quanto, onde e quando — sem precisar aguardar o fim do mês ou cobrar planilhas de colaboradores.

Alertas automáticos sinalizam transações fora da política antes que o problema escale. Dashboards em tempo real mostram o consumo por centro de custo, projeto ou colaborador, permitindo ajustes rápidos de orçamento.

Eliminação de Reembolsos e Adiantamentos Manuais

O processo de reembolso manual é um dos maiores geradores de retrabalho no financeiro: o colaborador gasta do próprio bolso, preenche formulário, anexa comprovantes, aguarda aprovação e recebe o valor dias depois. Com o cartão corporativo, esse ciclo desaparece.

O colaborador paga com o cartão da empresa. A despesa já está registrada. O comprovante é enviado pelo app. O financeiro aprova ou questiona em minutos. Não há adiantamento em dinheiro, não há planilha de reembolso, não há atraso.

Segurança e Redução de Fraudes

Cartões corporativos com limites por categoria e horário bloqueiam automaticamente tentativas de compra fora da política. Plataformas modernas com IA identificam padrões anômalos — como compras duplicadas, gastos em estabelecimentos não autorizados ou transações em horários suspeitos — e emitem alertas antes que o dano seja maior.

A rastreabilidade completa de cada transação também facilita auditorias internas e externas. Cada gasto tem data, valor, CNPJ do estabelecimento e responsável identificado.

Simplificação da Prestação de Contas e Conciliação

Com o cartão corporativo integrado a uma plataforma de gestão, a prestação de contas deixa de ser um processo manual e demorado. O colaborador envia o comprovante pelo app ou WhatsApp. A IA lê o documento, extrai os dados (data, valor, CNPJ, itens) e associa automaticamente à transação do cartão.

O resultado: conciliação de recibos que antes levava semanas passa a ser concluída em até 2 dias. O fechamento mensal, que exigia noites viradas, pode ser até 4 a 5 vezes mais rápido.

Benefícios para os Colaboradores

Do ponto de vista do colaborador, o cartão corporativo elimina o estresse de usar dinheiro pessoal para despesas da empresa e aguardar reembolso. Isso é especialmente relevante para equipes de campo, vendedores externos e profissionais com viagens frequentes.

A autonomia com controle — poder gastar dentro de regras claras, sem precisar pedir aprovação para cada compra — aumenta a agilidade operacional e reduz fricção com o financeiro.

Quer ver na prática como o cartão corporativo integrado à plataforma Payfy elimina reembolsos, automatiza a conciliação e dá visibilidade total sobre cada gasto? Agende uma demonstração gratuita e veja o fluxo completo funcionando para a realidade da sua empresa.

O Que Pode e O Que Não Pode Ser Pago com Cartão Corporativo

A empresa define o que pode e o que não pode ser pago com o cartão corporativo. Isso é formalizado na política de gastos — um documento essencial para garantir conformidade e evitar usos indevidos.

Despesas Geralmente Permitidas

• Passagens aéreas, hospedagem e transporte em viagens corporativas
• Alimentação durante viagens ou reuniões de negócio
• Materiais de escritório e insumos operacionais
• Assinaturas de softwares e ferramentas de trabalho
• Pagamentos a fornecedores e prestadores de serviço
• Combustível para veículos da empresa ou em viagens a trabalho
• Compras emergenciais necessárias para a operação

Despesas Não Permitidas

• Compras pessoais de qualquer natureza (vestuário, lazer, itens de uso doméstico)
• Abastecer veículo particular que não esteja em viagem a trabalho
• Gastos com entretenimento pessoal
• Presentes ou lembranças de uso pessoal durante viagens
• Qualquer despesa fora das categorias definidas na política de gastos

A definição clara dessas regras na política de gastos é o que torna o cartão corporativo uma ferramenta de controle — e não de risco. Sem política, o cartão vira uma fonte de problemas de compliance e auditorias complicadas.

{{banner-despesa}}

Como Escolher o Melhor Cartão Corporativo para Empresas

A escolha do cartão corporativo certo não é apenas uma decisão financeira — é uma decisão de gestão. O cartão que não se integra ao seu ERP, não permite configurar limites por centro de custo e não oferece visibilidade em tempo real vai gerar mais trabalho, não menos.

Critérios Essenciais de Avaliação

• Integração com ERP: o cartão precisa se conectar ao sistema contábil da empresa (Totvs, Sankhya, Senior, Omie, Oracle) para automatizar lançamentos e eliminar digitação manual.
• Controle granular de limites: deve ser possível definir limites por colaborador, departamento, categoria de gasto e período — não apenas um limite geral.
• Visibilidade em tempo real: o financeiro precisa ver cada transação no momento em que acontece, não apenas no fechamento da fatura.
• Política de gastos configurável: a plataforma deve permitir definir regras de uso (categorias permitidas, horários, estabelecimentos) e bloquear automaticamente transações fora da política.
• Suporte a cartões virtuais: essencial para compras online e assinaturas recorrentes com segurança.
• Taxas e custos: avaliar anuidade, taxas por transação, custo por cartão ativo e custos de integração.
• Segurança e compliance: autenticação em dois fatores, monitoramento de anomalias, compatibilidade com LGPD.
• Suporte e escalabilidade: a solução precisa crescer com a empresa — suportar múltiplos CNPJs, centros de custo e volumes crescentes de transações.

Checklist para Tomada de Decisão

1. Quantos colaboradores precisarão de cartão?
2. Quais tipos de despesas serão cobertas (viagens, operacionais, assinaturas)?
3. A empresa tem operações internacionais?
4. Qual ERP é utilizado atualmente?
5. O time financeiro precisa de relatórios por centro de custo, projeto ou unidade?
6. Há necessidade de cartões virtuais para compras online?
7. A solução oferece suporte a reembolsos e PIX corporativo na mesma plataforma?

Como Gerenciar Despesas com Cartão Corporativo: Da Política ao Fechamento

Ter o cartão corporativo é apenas o primeiro passo. A gestão eficiente exige uma estrutura de controle que vai da definição da política até a integração contábil.

Como Criar uma Política de Cartão Corporativo

A política de gastos é o documento que define as regras de uso do cartão corporativo. Sem ela, o cartão vira uma ferramenta de risco. Com ela bem estruturada, o controle acontece de forma automática e consistente.

Uma política eficaz deve conter:

• Quais colaboradores têm acesso ao cartão e por quê
• Categorias de despesas permitidas e proibidas
• Limites por colaborador, departamento e categoria
• Fluxo de aprovação para gastos acima de determinado valor
• Prazo e processo para envio de comprovantes
• Penalidades para uso indevido
• Processo de revisão periódica da política

Boas Práticas de Implementação

• Distribua com critério: cartão corporativo não é para todos. Defina quais funções e departamentos têm necessidade real de uso.
• Desative a função saque: saques em caixa eletrônico com cartão corporativo aumentam o risco de fraude e desvio. Desative essa funcionalidade por padrão.
• Treine os colaboradores: implante a política com comunicação clara, treinamentos e materiais de apoio. Colaborador sem orientação é risco de uso indevido.
• Revise periodicamente: a política de gastos deve ser atualizada sempre que houver mudanças no orçamento, na estrutura da empresa ou nos padrões de uso.
• Monitore em tempo real: não espere o fechamento do mês para identificar problemas. Alertas automáticos permitem agir enquanto o gasto ainda pode ser contestado.

Erros Comuns a Evitar

• Distribuir cartões sem política de uso definida
• Não exigir comprovantes de despesas
• Não integrar o cartão a um sistema de gestão de despesas
• Permitir uso pessoal sem controles de bloqueio
• Não realizar auditorias periódicas das transações

Integração com ERP e Automação Contábil

O cartão corporativo isolado resolve o pagamento, mas não resolve o fechamento. Para que o controle seja completo, o cartão precisa estar integrado ao ERP da empresa — sincronizando despesas, categorias contábeis e centros de custo automaticamente.

Plataformas com OCR e IA leem os comprovantes, extraem os dados e lançam automaticamente na conta contábil correta, com base nas regras e histórico da empresa. O resultado é conciliação mais rápida, menos erros e fechamento mensal sem retrabalho.

Como a Payfy Resolve a Gestão de Cartão Corporativo para Empresas

A Payfy é uma plataforma de gestão de despesas corporativas que une cartões pré-pagos inteligentes, reembolsos, PIX corporativo e automação contábil em um único ambiente. A proposta é simples: controle antes do gasto acontecer, não depois.

Com os Cartões Corporativos Payfy, a empresa define limites, regras e políticas de gastos personalizadas por colaborador, centro de custo ou projeto. Cada transação é registrada em tempo real. Gastos fora da política são sinalizados automaticamente — sem depender de revisão manual.

A Payfy IA atua como camada de compliance e antifraude: lê comprovantes enviados via app, WhatsApp ou e-mail, extrai os dados (data, valor, CNPJ, categoria) e os associa à transação do cartão. Despesas duplicadas, itens proibidos e inconsistências são detectados antes de chegar ao fechamento.

O módulo de Automação Contábil integra as despesas do cartão diretamente ao ERP — com suporte a Totvs, Senior, Sankhya, Omie e outros — via API, em tempo real. O fechamento mensal que antes levava dias pode ser concluído 4 a 5 vezes mais rápido.

Para despesas que não passam pelo cartão, o módulo de Reembolsos Corporativos centraliza o fluxo de solicitação, aprovação e pagamento em minutos, sem planilhas. E o PIX Corporativo mantém o mesmo padrão de rastreio e conciliação para pagamentos instantâneos.

Mais de 1.500 empresas — incluindo LG, P&G, Havaianas, Unimed e Portobello — confiam na Payfy para controlar despesas corporativas. Em 2022, a plataforma recebeu investimento do CVC do Banco do Brasil, reforçando a solidez e credibilidade da solução.

Pix Corporativo ou Cartão Corporativo: Qual Usar?

Essa é uma dúvida crescente, especialmente com a popularização do PIX nas operações empresariais. A resposta direta: não é uma escolha excludente — são ferramentas complementares.

O cartão corporativo é mais adequado para despesas fixas e recorrentes, compras em estabelecimentos físicos, viagens e situações em que o colaborador precisa de autonomia para gastar dentro de limites pré-definidos.

O PIX corporativo é ideal para pagamentos instantâneos a fornecedores, transferências entre contas e situações que exigem liquidação imediata. Em plataformas como a Payfy, o PIX corporativo tem o mesmo nível de rastreio, política e conciliação do cartão — o que elimina o risco de pagamentos fora de controle.

A melhor estratégia é ter ambos integrados na mesma plataforma, com a mesma política de gastos aplicada independentemente do meio de pagamento.

O Futuro do Cartão Corporativo: IA e Automação

O cartão corporativo está deixando de ser apenas um meio de pagamento para se tornar um ativo de governança financeira. As tendências que estão moldando essa evolução:

• IA preditiva: categorização automática de despesas, identificação de padrões de consumo e alertas proativos de desvio antes do fechamento.
• Cartões programáveis: regras configuradas por workflow, calendário e geolocalização — o cartão só funciona em determinados estabelecimentos, horários ou regiões.
• Open Finance: integração entre contas, cartões e plataformas de gestão em uma única visão consolidada das finanças corporativas.
• Compliance automatizado: validação de política em tempo real, sem depender de revisão humana para cada transação.

Empresas que adotam essas tecnologias hoje ganham vantagem operacional concreta: menos retrabalho, fechamento mais rápido e muito mais controle sobre cada centavo gasto.

Perguntas Frequentes sobre Cartão Corporativo para Empresas

Qual é o limite do cartão corporativo?

O limite do cartão corporativo é definido pela própria empresa, não pelo banco emissor. Em plataformas de gestão como a Payfy, o financeiro configura limites individuais por colaborador, por categoria de despesa e por período — podendo ajustá-los em tempo real conforme a necessidade.

Preciso emitir nota fiscal dos valores depositados no cartão corporativo?

Não. O depósito de valores no cartão corporativo é uma movimentação interna de recursos da empresa, sem alteração de titularidade. Não há aquisição de produto ou prestação de serviço — portanto, não há obrigação de emissão de NF. A nota fiscal é exigida quando o colaborador realiza a despesa e precisa comprovar o gasto.

Quem pode usar o cartão corporativo na empresa?

A empresa define quem tem acesso. A recomendação é restringir o uso a colaboradores cujas funções exijam gastos operacionais recorrentes — como equipes de campo, vendedores externos, gestores que viajam e responsáveis por compras. Cada cartão deve ser emitido com critério e acompanhado por política de uso clara.

O cartão corporativo pode ser usado para despesas pessoais?

Não. O cartão corporativo é exclusivo para despesas relacionadas às atividades da empresa. Uso pessoal configura desvio de recursos e pode gerar consequências trabalhistas e fiscais. Plataformas com IA identificam automaticamente compras em categorias não autorizadas e emitem alertas para o financeiro.

Como funciona a prestação de contas do cartão corporativo?

O colaborador realiza a despesa com o cartão e envia o comprovante pelo app, WhatsApp ou e-mail. A plataforma lê o documento automaticamente, extrai os dados e associa à transação. O gestor revisa e aprova. Em plataformas como a Payfy, esse processo pode ser concluído em minutos — sem planilhas e sem filas de aprovação manual.

Conclusão

O cartão corporativo para empresas é uma ferramenta de controle financeiro, não apenas de pagamento. Quando implementado com política clara, integrado a uma plataforma de gestão e conectado ao ERP, ele transforma a operação do financeiro: elimina reembolsos manuais, centraliza despesas, automatiza a conciliação e acelera o fechamento mensal.

A escolha do tipo certo — pré-pago, crédito ou virtual — depende do perfil de gastos, do nível de controle necessário e da estrutura da empresa. O que não muda é a necessidade de integração: um cartão corporativo sem gestão integrada resolve metade do problema e cria a outra metade.

Se sua empresa ainda opera com planilhas, reembolsos manuais e falta de visibilidade sobre gastos em tempo real, o próximo passo é claro. Agende uma demonstração gratuita da Payfy e veja como cartões corporativos inteligentes, IA de compliance e automação contábil funcionam juntos para dar ao seu financeiro o controle que ele precisa — do primeiro lançamento ao fechamento do mês.

‍