A gestão de despesas corporativas é fundamental para garantir o sucesso financeiro de uma organização. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam problemas e burocracias na parte de aprovação de despesas.
Por isso, com o objetivo de simplificar esse processo, as empresas têm optado cada vez mais pelos cartões corporativos, uma solução prática e moderna que agiliza muito o trabalho financeiro.
Com isso em mente, neste artigo vamos destrinchar os seguintes tópicos:
- O que é a aprovação de despesas;
- O que são despesas corporativas;
- Etapas do processo de aprovação de despesas;
- Desafios comuns na aprovação de despesas;
- Benefícios dos cartões corporativos;
- Controle e monitoramento de despesas;
- Redução de tempo e esforço;
- Segurança, prevenção de fraudes e profissionalismo;
- Maior flexibilidade e conveniência;
- Implementação de cartões corporativos na sua empresa
- Escolhendo o fornecedor certo;
- Treinamento e conscientização dos funcionários;
- Monitoramento e ajustes contínuos.
Boa leitura!
O que é a aprovação de despesas?
Antes de abordarmos como os cartões corporativos ajudam na aprovação de despesas, é importante entender o processo de aprovação em si.
As despesas corporativas representam boa parte das compras de uma empresa, e o processo de aprovação dessas despesas é o conjunto de etapas que envolvem a solicitação, revisão e aprovação desses gastos pelos gestores responsáveis.
O que são despesas corporativas?
As despesas corporativas incluem:
- deslocamento, hospedagem e alimentação durante viagens;
- suprimentos e materiais de escritório;
- manutenção de equipamentos;
- assinatura de serviços;
- investimentos em treinamentos;
- marketing e publicidade;
- despesas com eventos corporativos.
No caso, é importante destacar que as despesas corporativas variam de acordo com o tipo de empresa, segmento de atuação e até mesmo período do ano.
Desafios comuns no sistema de aprovação de despesas
Como a maioria dos processos que envolvem dinheiro em uma empresa, a aprovação de despesas costuma ser burocrática e sujeita a problemas. Assim, podemos dizer que os principais desafios das empresas nesse contexto são:
- atrasos na revisão e aprovação;
- dificuldades na rastreabilidade das despesas;
- erros na categorização das despesas;
- complexidade do processo como um todo;
- limitações no controle de despesas.
Assim, para minimizar esses desafios, a empresa deve investir em soluções modernas que facilitem a gestão de despesas, como softwares de gestão financeira e cartões corporativos.
Benefícios dos cartões corporativos
Como mencionamos no bloco anterior, os cartões corporativos facilitam muito a aprovação de despesas, ainda mais quando comparados aos métodos tradicionais de adiantamento ou reembolso.
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Confira abaixo os principais benefícios que os cartões proporcionam:
Controle e monitoramento das despesas
Com os cartões corporativos, é possível gerenciar cada gasto em tempo real, possibilitando que as despesas com cartão da empresa sejam categorizadas automaticamente e que transações suspeitas sejam imediatamente identificadas.
Ou seja, o controle e monitoramento das despesas é feito de forma muito mais eficiente, permitindo uma visão mais clara e holística de seus gastos e decisões mais estratégicas em relação a seus investimentos.
Redução de tempo e esforço
Com os cartões corporativos, a necessidade de lidar com tarefas manuais e desgastantes é reduzida significativamente, simplificando muito o processo para todos os envolvidos.
Dessa forma, os funcionários podem se concentrar em suas atividades principais e o departamento financeiro pode reduzir o esforço necessário para gerenciar as despesas.
Segurança, prevenção de fraudes e profissionalismo
Os cartões corporativos oferecem recursos de segurança como autenticação em duas etapas e a facilidade de estabelecer limites de gastos, ajudando a evitar fraudes e garantir transações seguras.
Além disso, a segurança proporcionada pelos cartões corporativos é um fator importante aos olhos de novos clientes e parceiros comerciais, demonstrando o comprometimento da empresa com a integridade e transparência em suas operações.
Maior flexibilidade e conveniência
Por fim, os cartões corporativos oferecem maior flexibilidade e conveniência aos funcionários, permitindo que eles realizem suas despesas de forma mais eficiente.
Isso porque, os cartões podem ser usados em diversas situações, como viagens de negócios, almoços ou jantares de negociação e compras de materiais de escritório.
Com a maior flexibilidade e conveniência proporcionadas pelos cartões corporativos, os funcionários se sentem mais motivados e engajados em suas atividades, o que resulta em um aumento da produtividade e qualidade do trabalho.
Implementação de cartões corporativos na sua empresa
Apesar de todos esses benefícios, é indispensável seguir algumas diretrizes para garantir o sucesso dos cartões corporativos na otimização das despesas:
Escolhendo o fornecedor certo
Existem muitas opções de fornecedores de cartões corporativos no mercado, e é essencial escolher um que se adapte às necessidades específicas da empresa.
Por isso, deve-se avaliar as taxas cobradas, as funcionalidades e serviços oferecidos, a segurança dos cartões e a facilidade de uso do sistema.
Além disso, é importante verificar a reputação do fornecedor no mercado e buscar referências de outras empresas que já utilizam seus serviços. Dessa forma, é possível escolher um fornecedor confiável e que atenda todas as suas necessidades.
Treinamento e conscientização dos funcionários
O segundo passo é fornecer aos funcionários um treinamento completo sobre como usar os cartões corporativos, incluindo as melhores práticas para evitar fraudes e garantir a segurança do uso.
Ou seja, os funcionários devem ser orientados sobre as políticas de uso, os limites de gastos e as consequências do uso indevido.
Além disso, deve-se conscientizar os funcionários sobre a importância de manter as informações dos cartões seguras e não compartilhá-las com terceiros.
Monitoramento e ajustes contínuos
Por último, avalie continuamente o uso dos cartões corporativos para identificar áreas de melhorias, realizar ajustes no processo e garantir o sucesso da implementação.
Isso pode incluir a mudança de fornecedores, a atualização das políticas de uso dos cartões e a implementação de novas tecnologias para aumentar a segurança das transações.
Conclusão: acelere a aprovação de despesas com cartões corporativos
A aprovação de despesas é uma parte fundamental do sucesso financeiro de uma empresa. No entanto, ela costuma ser um processo tedioso e complexo, envolvendo várias etapas e funcionários.
Felizmente, a implementação de cartões corporativos simplifica e acelera esse processo. Dessa forma, com os cartões, é possível ter um controle mais efetivo das despesas, proporcionando muitos outros benefícios à empresa como um todo.
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Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
