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Aprovação de despesas: como otimizá-la com cartões corporativos

André Apollaro

Data de publicação: 27/09/2023

Aprovação de despesas- como otimizá-la com cartões corporativos

A gestão de despesas corporativas é fundamental para garantir o sucesso financeiro de uma organização. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam problemas e burocracias na parte de aprovação de despesas.

Por isso, com o objetivo de simplificar esse processo, as empresas têm optado cada vez mais pelos cartões corporativos, uma solução prática e moderna que agiliza muito o trabalho financeiro.

Com isso em mente, neste artigo vamos destrinchar os seguintes tópicos:

  • Entendendo o processo de aprovação de despesas;
    • O que são despesas corporativas;
    • Etapas do processo de aprovação de despesas;
    • Desafios comuns na aprovação de despesas;
  • Benefícios dos cartões corporativos;
    • Controle e monitoramento de despesas;
    • Redução de tempo e esforço;
    • Segurança, prevenção de fraudes e profissionalismo;
    • Maior flexibilidade e conveniência;
  • Implementação de cartões corporativos na sua empresa
    • Escolhendo o fornecedor certo;
    • Treinamento e conscientização dos funcionários;
    • Monitoramento e ajustes contínuos;

Boa leitura!

Entendendo o processo de aprovação de despesas

Antes de abordarmos como os cartões corporativos ajudam na aprovação de despesas, é importante entender o processo de aprovação em si.

Em primeiro lugar, as despesas corporativas representam boa parte das compras de uma empresa. Assim, o processo de aprovação de despesas é o conjunto de etapas que envolvem a solicitação, revisão e aprovação desses gastos pelos gestores responsáveis.

O que são despesas corporativas?

As despesas corporativas incluem:

  • Viagens empresariais;
  • Hospedagem e alimentação durante viagens;
  • Suprimentos e materiais de escritório;
  • Manutenção de equipamentos;
  • Serviços profissionais;
  • Investimentos em treinamentos para os funcionários;
  • Despesas com marketing e publicidade;
  • Despesas com eventos corporativos.

É importante destacar que as despesas corporativas variam de acordo com o tipo de empresa, segmento de atuação e até mesmo período do ano.

Desafios comuns no sistema de aprovação de despesas

Como a maioria dos processos que envolvem dinheiro em uma empresa, a aprovação de despesas costuma ser burocrática e sujeita a problemas. Assim, podemos dizer que os principais desafios das empresas nesse contexto são:

  • atrasos na revisão e aprovação;
  • dificuldades na rastreabilidade das despesas;
  • erros na categorização das despesas;
  • complexidade do processo;
  • limitações no controle de gastos.

Assim, para minimizar esses desafios, a empresa deve investir em soluções tecnológicas que facilitem a gestão de despesas, como softwares de gestão financeira e cartões corporativos.

Além disso, é crucial que a empresa estabeleça políticas claras de gastos e que os funcionários sejam treinados para seguir essas políticas.

Benefícios dos cartões corporativos

Como mencionamos no bloco anterior, os cartões corporativos facilitam e muito a aprovação de despesas quando comparados aos métodos tradicionais de adiantamento ou reembolso.

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Confira abaixo os principais benefícios que os cartões proporcionam:

Controle e monitoramento das despesas

Com os cartões corporativos, é possível gerenciar cada gasto em tempo real, possibilitando que as despesas com cartão da empresa sejam categorizadas automaticamente e que transações suspeitas sejam imediatamente identificadas.

Ou seja, o controle e monitoramento das despesas é feito de forma mais eficiente, permitindo que a empresa tenha uma visão mais clara e holística de seus gastos e possa, assim, tomar decisões mais estratégicas em relação a seus investimentos.

Redução de tempo e esforço

Com os cartões corporativos, a necessidade de lidar com tarefas manuais e desgastantes é reduzida significativamente, simplificando muito o processo para todos os envolvidos.

Dessa forma, os funcionários podem se concentrar em sua atividade principal e o departamento financeiro pode reduzir o esforço necessário para gerenciar as despesas.

Segurança, prevenção de fraudes e profissionalismo

Os cartões corporativos oferecem recursos de segurança como autenticação em duas etapas e a facilidade de estabelecer limites de gastos, ajudando a evitar fraudes e garantir transações seguras.

Além disso, a segurança proporcionada pelos cartões corporativos pode ser um fator importante aos olhos de novos clientes ou parceiros comerciais, demonstrando o comprometimento da empresa com a integridade e transparência em suas operações.

Maior flexibilidade e conveniência

Por fim, os cartões corporativos oferecem maior flexibilidade e conveniência aos funcionários, permitindo que eles realizem suas despesas de forma mais rápida e eficiente.

Isso porque, os cartões podem ser usados em diversas situações, como viagens de negócios, almoços ou jantares de negociação e compras de materiais de escritório.

Com a maior flexibilidade e conveniência proporcionadas pelos cartões corporativos, os funcionários podem se sentir mais motivados e engajados em suas atividades, o que resulta em um aumento da produtividade e qualidade do trabalho.

Implementação de cartões corporativos na sua empresa

Apesar de todos esses benefícios, é indispensável seguir algumas diretrizes para garantir o sucesso da implementação dos cartões corporativos para otimizar a aprovação de despesas.

Escolhendo o fornecedor certo

Existem muitas opções de fornecedores de cartões corporativos no mercado, e é essencial escolher um que se adapte às necessidades específicas da empresa.

Por isso, deve-se avaliar as taxas cobradas, os serviços oferecidos, a segurança dos cartões e a facilidade de uso do sistema.

Além disso, é importante verificar a reputação do fornecedor no mercado e buscar referências de outras empresas que já utilizam seus serviços. Dessa forma, é possível escolher um fornecedor confiável e que atenda às suas necessidades.

Treinamento e conscientização dos funcionários

O segundo passo é fornecer aos funcionários um treinamento completo sobre como usar os cartões corporativos, incluindo as melhores práticas para evitar fraudes e garantir a segurança do uso.

Os funcionários devem ser orientados sobre as políticas de uso, os limites de gastos e as consequências do uso indevido.

Além disso, deve-se conscientizar os funcionários sobre a importância de manter as informações dos cartões seguras e não compartilhá-las com terceiros.

Monitoramento e ajustes contínuos

Por último, avalie continuamente o uso dos cartões corporativos para identificar áreas de melhorias, realizar ajustes no processo e garantir o sucesso da implementação.

Isso pode incluir a mudança de fornecedores, a atualização das políticas de uso dos cartões e a implementação de novas tecnologias para aumentar a segurança das transações.

Conclusão: simplifique e acelere a aprovação de despesas com cartões corporativos

A aprovação de despesas é uma parte fundamental do sucesso financeiro de uma empresa. No entanto, costuma ser um processo tedioso e complexo, envolvendo várias etapas e funcionários.

Felizmente, a implementação de cartões corporativos simplifica e acelera esse processo. Com os cartões, é possível ter um controle mais efetivo das despesas, proporcionando muitos outros benefícios à empresa como um todo.

Se você ainda não conhece os cartões corporativos da Payfy, entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas sobre nosso produto!

Até a próxima!

André Apollaro

Founder & CEO da Payfy 

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