Gerenciar uma empresa envolve uma série de desafios, entre os quais se destaca a administração eficiente das despesas operacionais.
Ou seja, entender detalhadamente o que são as despesas operacionais e como elas impactam a saúde financeira da empresa é crucial para qualquer gestor.
Por isso, neste artigo, vamos explorar o conceito de despesas operacionais e apresentar algumas ferramentas indispensáveis para otimizar sua gestão, garantindo mais eficiência e rentabilidade para o seu negócio.
Boa leitura!
O que são despesas operacionais?
As despesas operacionais são um aspecto fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Elas representam todos os gastos necessários para manter a empresa em funcionamento, relacionados diretamente à produção ou à venda de produtos/serviços.
Dessa forma, entre as principais despesas operacionais podemos citar:
- salários, comissões e benefícios;
- encargos trabalhistas e impostos;
- aluguel, água, luz e telefone;
- gastos com vendas e marketing;
- taxas bancárias e juros;
- entre outros.
Tipos de despesas operacionais
As despesas operacionais podem ser classificadas em diferentes categorias, de acordo com a sua natureza:
- Despesas com pessoal: são os gastos com funcionários da empresa, como salários, encargos trabalhistas, benefícios, entre outros;
- Despesas administrativas: são os gastos relacionados à administração da empresa, como aluguel, água, luz, telefone, impostos e seguros;
- Despesas de vendas: como o nome já diz, são os gastos com a venda dos produtos ou serviços da empresa, como comissões, publicidade e marketing;
- Despesas financeiras: estão relacionadas às operações financeiras da empresa, como juros, taxas bancárias, entre outros.
Despesas operacionais x despesas não operacionais
Além disso, existem as despesas não operacionais, que são aquelas que não estão relacionadas diretamente às atividades cotidianas da empresa, como investimentos, endividamento ou vendas de ativos.
Assim, essas despesas não afetam o lucro operacional da empresa e, portanto, não fazem parte das despesas operacionais.
Como fazer a gestão das despesas operacionais
Então, aqui estão três passos simples para ajudar na gestão das despesas operacionais:
Identificação e categorização das despesas
O primeiro passo para a gestão das despesas operacionais é identificar e categorizar todos os gastos da empresa, separando-os por tipo e departamento.
Essa é uma etapa fundamental, pois permite ter uma visão panorâmica dos principais gastos e onde eles estão concentrados.
Por exemplo, é possível identificar que o departamento de marketing é responsável por uma grande parte das despesas, enquanto o departamento financeiro tem gastos mais baixos.
Com essa informação, é possível direcionar esforços para reduzir os gastos no departamento de marketing, sem prejudicar o desempenho da empresa.
Análise e monitoramento das despesas
A partir da identificação das despesas, deve-se realizar uma análise detalhada de cada uma delas. Dessa forma, é possível identificar as principais oportunidades para redução de gastos.
Por exemplo, se a empresa tem um gasto elevado com energia elétrica, é possível analisar as possibilidades de reduzir o consumo, trocar equipamentos ou mudar o fornecedor.
Além disso, é importante monitorar regularmente as despesas, para verificar se as medidas adotadas estão surtindo o efeito esperado.
Ou seja, essa é uma etapa contínua, que deve ser realizada periodicamente para garantir que a empresa esteja sempre otimizando seus gastos.
Estabelecimento de metas e orçamentos
Com base na análise das despesas, é possível estabelecer metas e orçamentos para cada departamento, definindo o limite máximo de gastos permitidos.
Sobretudo, é importante que essas metas sejam realistas e possíveis de serem cumpridas, para evitar frustrações e desmotivação da equipe.
Além disso, deve-se revisar essas metas regularmente, para verificar se elas ainda são adequadas e se estão sendo cumpridas. Assim, é possível ajustá-las ao longo do tempo, de acordo com as mudanças nas necessidades da empresa.
Ferramentas e técnicas para gestão de despesas operacionais
Como vimos anteriormente, a gestão eficaz das despesas operacionais é essencial para manter a saúde financeira e competitividade de uma empresa. Por isso, aqui estão algumas das principais ferramentas e técnicas que podem ajudar a otimizar esse processo:
Softwares de gestão financeira
Os softwares de gestão financeira são ferramentas criadas para agilizar a gestão financeira como um todo. Eles permitem que as despesas sejam categorizadas de acordo com a sua natureza, o que facilita muitas tarefas, como por exemplo a emissão de relatórios detalhados.
Dessa forma, existem diversos softwares de gestão financeira disponíveis no mercado, cada um com suas próprias características e funcionalidades. É importante escolher um que atenda às necessidades específicas da empresa e que seja fácil de implementar e usar.
Para maiores esclarecimentos, confira nosso artigo: Software Financeiro: vale a pena contratar um?
Planilhas e relatórios contábeis
Além dos softwares, as planilhas de gastos e os relatórios contábeis também são ferramentas poderosas para a gestão das despesas operacionais.
As planilhas de gastos permitem um controle mais detalhado das despesas, enquanto os relatórios contábeis expõem uma análise mais visual e simplificada para os gestores.
Assim, as planilhas de gastos precisam ser atualizadas regularmente e devem incluir informações detalhadas sobre as despesas, como data, valor, categoria e fornecedor.
Já os relatórios gerenciais devem ser emitidos periodicamente e apresentar informações relevantes sobre as despesas, como tendências de gastos, variações orçamentárias e análise de desempenho.
Indicadores financeiros
Finalmente, definir indicadores financeiros é fundamental para avaliar a eficiência da gestão de despesas operacionais. Esses indicadores permitem que a empresa monitore o seu desempenho financeiro e identifique áreas que precisam de melhorias.
Alguns exemplos de indicadores financeiros são: custo por unidade produzida, margem de lucro e inclusive o total de despesas operacionais!
Por isso, é importante escolher os indicadores que sejam mais relevantes para a empresa e que possam ser medidos de forma consistente ao longo do tempo.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
