A prestação de contas é uma atividade fundamental de qualquer pessoa ou organização que lida com dinheiro. Ela envolve fornecer informações detalhadas sobre os gastos realizados em um determinado período.
Dessa forma, para tornar esse processo mais simples e prático, uma das ferramentas mais utilizadas é a planilha de prestação de contas, capaz de organizar as informações e consolidá-las em um só lugar.
Pensando nisso, escrevi este conteúdo para tirar todas as suas dúvidas sobre como montar uma planilha de prestação de contas e utilizá-la da forma mais segura e eficiente.
Vamos lá?
O que é uma planilha de prestação de contas?
Uma planilha de prestação de contas é um documento que fornece um registro organizado e detalhado das transações financeiras de uma pessoa ou organização.
Assim, ela funciona como uma visão geral dos gastos realizados, acompanhados de informações complementares que ajudam a manter o controle financeiro.
No caso deste artigo, vamos nos concentrar na prestação de contas de empresas.
A importância da prestação de contas
A prestação de contas é um processo fundamental para uma manutenção e longevidade da empresa, pois permite que você mantenha uma visão clara e organizada dos gastos realizados.
Além disso, ela ajuda a evitar gastos desnecessários, a identificar áreas onde você pode economizar dinheiro e a estabelecer metas financeiras alcançáveis.
Inclusive, a prestação de contas é ainda mais importante em empresas e organizações sem fins lucrativos, onde a transparência financeira é um requisito legal.
Se você quer entender mais a fundo o processo de prestação de contas em si, confira nosso artigo: Prestação de contas: o que é, como é feita e ferramentas para automatizá-la.
Componentes essenciais de uma planilha de prestação de contas
Então, quando estamos realizando a prestação de contas, é crucial que nossa planilha contenha os seguinte componentes:
- o responsável pelo gasto;
- a data da despesa;
- o valor gasto;
- a forma de pagamento;
- a categoria da despesa;
- o motivo da despesa;
- o centro de custo;
- uma foto do comprovante fiscal.
Além desses componentes básicos, é possível incluir outras seções na planilha de prestação de contas, como despesas da matriz ou filial, gestor responsável pela aprovação, dentre outras informações, para ter uma visão mais completa das operações.
Lembre-se sempre de atualizar a planilha regularmente e de revisá-la periodicamente para identificar áreas onde é possível melhorar a gestão financeira.
Como criar uma planilha de prestação de contas eficiente
Criar uma planilha de prestação de contas eficiente pode parecer uma tarefa complicada, mas seguindo os passos a seguir, você não terá dificuldades. Confira o passo a passo:
Escolhendo o software adequado
Existem muitos softwares disponíveis para ajudá-lo a criar sua planilha de prestação de contas ou mesmo para fazer a prestação de contas de forma automática.
Por isso, deve-se escolher um software que atenda às suas necessidades, com recursos que possibilitem a criação de fluxos de aprovação, regras de gastos e permita exportar planilhas em Excel e PDF para o fechamento contábil.
Um software muito utilizado para criação de planilhas é o famoso Excel, que oferece diversas funcionalidades para facilitar a organização e análise de dados financeiros. Além disso, existem opções gratuitas, como o Google Sheets, que também são muito eficientes.
Organizando as informações financeiras
Então, organize suas transações financeiras em uma ordem lógica. Por exemplo, agrupe todas as despesas em ordem cronológica ou por colaborador. Essa organização facilita a identificação das movimentações financeiras.
Assim, para uma organização ainda mais eficiente, pode-se utilizar cores diferentes para destacar as receitas e despesas, ou ainda utilizar gráficos para visualizar melhor as informações.
Definindo categorias e subcategorias
A definição de categorias e centros de custo torna mais fácil a análise das tendências de gastos, pois agrupa as movimentações financeiras em categorias de gastos e por departamento.
Por exemplo, despesas no Ifood podem ser alocadas na categoria “Alimentação”, e despesas com Uber na categoria “Transporte”. Já os centros de custo vão variar de empresa para empresa, e da forma como estão parametrizadas no seu ERP.
Estabelecendo um período de análise
Por fim, defina um período de análise, como um mês ou trimestre, para manter a planilha de prestação de contas atualizada de forma consistente e precisa.
Como já mencionamos, deve-se revisar a planilha regularmente para garantir que todas as informações estejam atualizadas e corretas. Além disso, é possível também utilizar a planilha para estabelecer metas financeiras e controlar os gastos por categoria ou por departamento ao longo do tempo.
2 Dicas para uma planilha de prestação de contas impecável
Como vimos, manter uma planilha de prestação de contas atualizada e precisa é fundamental para manter as finanças da sua empresa em ordem e evitar surpresas desagradáveis.
Então, confira algumas dicas para manter sua planilha sempre impecável:
1. Estabeleça uma rotina de atualização e análise
O primeiro passo para manter sua planilha de prestação de contas sempre atualizada, é estabelecer uma rotina regular para inserir novas transações e detalhar as informações necessárias.
Ou seja, defina dias específicos para atualizar sua planilha e cobrar que seu time envie os relatórios atualizados.
Inclusive, uma boa estratégia é reservar um tempo no final de cada semana para atualizar sua planilha. Dessa forma, você evita acumular muitas transações e garante que sua planilha esteja sempre atualizada.
Além disso, fazer análises regulares na sua planilha de prestação de contas é fundamental para identificar tendências e áreas onde você pode economizar dinheiro. Então, identifique categorias ou centros de custo que consomem mais recursos e busque melhorias.
2. Utilize recursos de automação
Atualmente, existem alguns softwares disponíveis no mercado que oferecem recursos de automação contábil capazes de otimizar não só a inserção de dados como também o processo de prestação de contas como um todo.
Outra dica valiosa é utilizar as fórmulas e macros presentes nas próprias planilhas para automatizar tarefas repetitivas, como o cálculo de saldos ou a criação de gráficos. Com essas ferramentas, você pode economizar tempo e evitar erros.
Em conclusão, utilizar uma planilha de prestação de contas de forma consciente é uma excelente maneira de manter o controle das finanças empresariais e iniciar um processo de tomada de decisões financeiras mais informadas.
Mas, não esqueça de aplicar as nossas dicas!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
