5 melhores plataformas de gestão de despesas e cartão corporativo em 2025

A gestão de despesas é um dos principais pilares para a saúde financeira de qualquer negócio. Gestão manual, mil e uma planilhas e processos burocráticos já não acompanham a velocidade e a complexidade da gestão moderna financeira.

Além disso, com o aumento do uso de cartões corporativos, a necessidade de um controle eficaz se tornou ainda mais evidente. 

É nesse cenário que entram os softwares de gestão de despesas com cartão corporativo, ferramentas digitais que prometem revolucionar o controle financeiro, trazendo eficiência, compliance e visibilidade em tempo real.

Portanto, neste conteúdo, vou destrinchar para você quais são as melhores opções de cartão corporativo do mercado, com sistema de gestão integrado, para que sua empresa esteja sempre atualizada e competitiva entre seus concorrentes. 

Vamos lá? Esse conteúdo irá explorar:

• O que é um software de gestão de despesas com cartão corporativo?
• Melhores softwares de gestão de despesas com cartão corporativo;
• Comparação rápida: Os melhores cartões corporativos com gestão de despesas integrada;
• Por que usar um software para gerenciar despesas com cartão de crédito?
• Recursos essenciais de um software de gestão de despesas para cartão corporativo;
• Como escolher a solução ideal para a sua empresa;
• Por que a Payfy é a melhor plataforma de gestão de despesas com cartão corporativo;
• Simplifique a gestão de despesas para a sua equipe.

Boa leitura!

O que é um software de gestão de despesas com cartão corporativo?

Um software de gestão de despesas com cartão corporativo é uma plataforma digital que automatiza e centraliza todo o ciclo de vida dos gastos realizados com cartões da empresa (sejam eles pré-pagos ou de crédito).

Essa solução integra o uso do cartão, a captura de comprovantes, a prestação de contas, a aprovação de despesas e a conciliação financeira em um único sistema. O objetivo principal é eliminar a burocracia, reduzir erros e fraudes, garantir o cumprimento da política de gastos e fornecer dados precisos para a tomada de decisão.

Por isso, ter apenas um cartão corporativo não é o suficiente. O software de gestão é o que transforma o cartão em uma ferramenta estratégica, oferecendo recursos como:

• limites personalizados por colaborador ou centro de custo;
• aprovação prévia de despesas;
• bloqueio automático de categorias não permitidas;
• relatórios detalhados e dashboards analíticos;
• integração com ERPs, contabilidade e plataformas de gestão financeira.

5 Melhores softwares de gestão de despesas com cartão corporativo

O mercado brasileiro oferece diversas soluções robustas, muitas delas com seus próprios cartões corporativos integrados, transformando-se em plataformas completas de gestão financeira.

Esses sistemas se destacam pela sua capacidade de automatizar tarefas, centralizar a conciliação de gastos, fornecer controle e evitar fraudes financeiras. Entre as principais opções do mercado estão:

1 - Payfy

Software com foco em automação e controle de gastos corporativos em tempo real, oferecendo redução de mais de 80% no tempo de conciliação de despesas.

A Payfy oferece o sistema com cartão corporativo integrado (físicos e virtuais), acompanhamento de gastos em tempo real, opção de reembolso, dashboard e relatórios personalizados, além do uso de Inteligência Artificial Financeira para análise e sinalização de despesas. 

Além disso, a plataforma possui integração via API com diversos ERPs do mercado como TOTVS, Omie, Oracle, Senior… isso garante uma centralização eficiente e segura de todas as informações da empresa.

2 - VExpenses

Solução conhecida por centralizar a gestão de despesas, reembolsos, cartões corporativos e viagens corporativas. 

A VExpenses é muito usada por empresas que ainda possuem fluxo forte de reembolsos, especialmente quando muitos colaboradores pagam despesas do próprio bolso. O ponto-chave é padronizar e auditar comprovantes, garantindo alinhamento às políticas internas e um de seus diferenciais é o rastreio de quilometragem por GPS.

3 - Paytrack

Plataforma robusta com foco em gestão de despesas, principalmente com viagens corporativas. É uma solução robusta para empresas que viajam muito pois cobre:

• Solicitação de viagem;
• Cotação com fornecedores/agências;
• Aprovação conforme política interna;

Além disso, oferece, como as demais, um cartão corporativo que elimina adiantamentos em espécie e automatiza lançamentos.

4 - Clara

Plataforma de gestão de gastos e cartão de crédito corporativo. Assim como as outras mencionadas, ela possui módulos de reembolso, viagens corporativas e integração. Se posiciona como solução para médias e grandes empresas pois oferece cartões com limite alto flexível, VCN e conta digital. 

5 - Espresso

A Espresso aposta em uma proposta mais simples: ajudar empresas a controlar adiantamentos e despesas, usando cartões pré-pagos e fluxos básicos de aprovação.

Além disso, também possui detecção de fraudes por IA e controle por centro de custos, com foco na facilidade de uso.

As principais características de todas essas empresas são:

• Emissão e Gestão de Cartões (físicos e virtuais): 
  
  • Criação rápida de cartões físicos e virtuais, com definição de limites e categorias de gastos por colaborador, projeto ou centro de custo.
• Captura e Digitalização de Comprovantes: 
  
  • Uso de aplicativos móveis e Inteligência Artificial (IA) para reconhecer despesas e anexar automaticamente os dados do comprovante à transação do cartão, eliminando o papel.
• Conciliação Automática: 
  
  • Sincronização em tempo real dos gastos no cartão com os dados da plataforma, agilizando o fechamento contábil.
• Política de Gastos Automatizada: 
  
  • Criação de regras de despesas que são aplicadas automaticamente, alertando ou bloqueando gastos fora da política (compliance).
• Relatórios e Dashboards: 
  
  • Geração de relatórios detalhados e painéis de controle em tempo real para acompanhar orçamentos e identificar oportunidades de economia.
• Integração com ERPs e Sistemas Contábeis: 
  
  • Conexão nativa com sistemas de gestão (como SAP, Totvs, Oracle, Omie, Senior, etc.) para exportação de dados sem trabalho manual.

Comparação rápida: Os melhores cartões corporativos com gestão de despesas integrada

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Por que usar um software para gerenciar despesas com cartão de crédito?

Usar um software para gerenciar despesas com cartão de crédito vai muito além de controlar gastos: é uma forma de automatizar processos, reduzir erros humanos e ganhar visibilidade total sobre as finanças corporativas.

🧭 1. Centralização e transparência dos gastos

Sem um sistema, as informações ficam dispersas entre planilhas, extratos bancários e recibos físicos. Um software de gestão de despesas centraliza todos os dados em um único painel, permitindo visualizar em tempo real quem gastou, quanto, quando e com o quê.

Benefício direto: tomada de decisão mais rápida e precisa, com total rastreabilidade das transações.

⚙️ 2. Automatização da conciliação de despesas

A conciliação manual de extratos e comprovantes é uma das tarefas mais demoradas do setor financeiro. Mas com um software integrado aos cartões corporativos, as despesas são lançadas automaticamente, e os comprovantes podem ser anexados via app no momento da compra.

Resultado: economia de tempo, menos erros e fechamento contábil mais ágil.

💸 3. Controle de políticas internas e limites de gastos

Essas plataformas permitem configurar regras de uso e limites personalizados por colaborador, centro de custo ou projeto. Assim, a empresa garante conformidade com suas políticas internas e evita gastos indevidos ou fora de orçamento.

Exemplo: notificação instantânea em caso de compras não autorizadas.

📊 4. Relatórios e análises inteligentes

Um bom software fornece dashboards com insights sobre padrões de consumo, custos por área e tendências de gastos. Esses relatórios são fundamentais para ajustar o orçamento e identificar oportunidades de economia.

Benefício: visão estratégica sobre o uso do cartão corporativo.

🔒 5. Mais segurança e conformidade

A digitalização do processo reduz riscos de fraudes internas e perdas de comprovantes. Além disso, facilita auditorias e garante aderência a normas de compliance financeiro, evitando multas ou inconsistências contábeis.

🚀 6. Integração com ERPs e contabilidade

Soluções modernas, como a Payfy, permitem integração via API com ERPs e sistemas contábeis, automatizando lançamentos e categorização das despesas. Isso torna o processo de fechamento mensal muito mais eficiente e confiável.

Portanto, usar um software para gerenciar despesas com cartão de crédito é essencial para qualquer empresa que busca controle, eficiência e escalabilidade financeira. Sem ele, o time financeiro perde tempo em tarefas manuais, corre risco de erros, fraudes financeiras e tem pouca visibilidade sobre os gastos corporativos.

Recursos essenciais de um software de gestão de despesas para cartão corporativo

Ao avaliar um software de gestão de despesas com cartão corporativo, é crucial garantir que os recursos oferecidos correspondam às necessidades do seu negócio, afinal, não faz sentido pagar por funcionalidades que você nunca usará. 

Contudo, é igualmente importante que a ferramenta seja escalável, acompanhando o crescimento da sua empresa e suas demandas futuras. 

Portanto, separei 7 recursos essenciais para você considerar na sua pesquisa de mercado:

1. Acesso via Dispositivo Móvel 

Escolha uma ferramenta que permita a gestão de despesas em trânsito. Um aplicativo móvel de fácil utilização, com captura de recibos, é essencial para o dia a dia.

2. Classificação e Rotulagem de Gastos 

Opte por uma plataforma que categorize despesas automaticamente e as associe a projetos ou centros de custo específicos.

3. Controle de Acesso Baseado em Perfis

Busque ferramentas que permitam definir diferentes níveis de acesso conforme a função do usuário. Isso assegura que apenas membros autorizados possam visualizar, aprovar ou gerenciar despesas.

4. Aplicação de Políticas

O software ideal deve ser capaz de impor as regras de despesa da empresa de forma automática. Por isso, confira se a plataforma sinaliza ou, até mesmo, bloqueia gastos que não estejam em conformidade com a política interna.

5. Limites de Gastos Personalizáveis

A solução escolhida deve permitir a definição simplificada de regras e limites de consumo, alinhadas às suas metas. Ou seja, deve fornecer aos gestores controle sobre o valor e o local onde os colaboradores podem gastar, mantendo o orçamento sob controle.

6. Pareamento Automático de Comprovantes

As plataformas mais eficientes vinculam automaticamente os recibos às transações correspondentes, o que economiza tempo e minimiza erros de lançamento.

7. Alerta e Detecção de Fraudes

Além dos limites, é vital ter alertas imediatos sobre transações suspeitas. Isso protege o seu negócio identificando e lidando com potenciais fraudes de despesas o mais rápido possível.

Como escolher a solução ideal para a sua empresa

Escolher uma solução de cartão corporativo + software de gestão integrada é uma decisão estratégica importante, que pode trazer muito ganho de eficiência, controle, transparência e economia — mas também implica custos, mudanças de processo e riscos se feita de forma precipitada. 

Aqui vai um guia com os critérios que você deve considerar, para avaliar as opções do mercado e escolher a que realmente entrega valor para a sua empresa.

1. Quais as necessidades da sua empresa?

Antes de olhar fornecedores ou funcionalidades, mapeie com clareza:

• Tamanho da empresa: não só o número de colaboradores, mas também o volume de transações mensais, número de unidades ou filiais, complexidade operacional. Isso ajuda a definir o quão robusta a solução precisa ser.
  
  
• Cadeias de gasto: em quais categorias sua empresa gasta mais (viagens, marketing, suprimentos, logística, compras internacionais etc.)? Entenda também quem são os tomadores de decisão, quem precisa aprovar e qual o fluxo de reembolso ou cartão.
  
  
• Problemas atuais: reconheça quais são os principais desafios do seu time financeiro hoje. É retrabalho, atrasos de prestação de contas, fraudes, erros de classificação, falta de visibilidade, discrepâncias entre despesas do cartão e do software contábil, etc.?
  
  
• Objetivos claros: redução de custos, automação de processos, compliance, visibilidade em tempo real, integração de dados financeiros, auditorias mais fáceis, relatórios melhores, possibilidade de escalar para outras operações.

2. Critérios técnicos e operacionais que devem ser avaliados

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• Integração com ferramentas de gestão (ERP, contabilidade, financeiro, RH, etc.);
• Controle e políticas de uso;
• Segurança e compliance;
• Relatórios e visibilidade;
• Custos e taxas;
• Facilidade de uso / experiência do usuário;
• Escalabilidade e capacidade de crescimento;
• Suporte, implementação e treinamento;
• Modo de contratação / modelo tecnológico.

3. Critérios específicos para o cartão corporativo integrado

Como estamos falando de uma solução que combina cartão corporativo + software de gestão, além dos critérios gerais mencionados, é importante observar:

• Tipo de cartão que sua empresa busca: pré-pago, débito, crédito. Cada tipo tem vantagens e desvantagens (fluxo de caixa, impacto em crédito, custos de juros etc.).
  
  
• Limites de uso e flexibilidade: existe a possibilidade de ajustar limite por categoria ou colaborador, definir períodos fixos, bloqueios automáticos para certas categorias…?
  
  
• Cartões virtuais: úteis para compras online, assinaturas de softwares, compras internacionais; reduzem o risco de perda ou uso indevido física. Pergunte também sobre a quantidade de cartões virtuais disponíveis.
  
  
• Fraudes e segurança do cartão: notificações de uso em tempo real, bloqueio instantâneo, alertas de transações suspeitas.
  
  
• Aceitação (nacional e internacional): se você tem fornecedores ou viagens internacionais, precisa de aceitação global, além de taxas de câmbio justas etc.
  
  
• Conciliação automática: funcionalidade que registra as transações automaticamente no software, com comprovantes/faturas correspondentes, facilitando auditoria e contabilidade.

4. Avaliação financeira: custo-benefício

Você vai precisar comparar não só “quanto custa” a solução, mas “quanto ela traz de retorno” ou de economia. Aspectos a considerar:

• Custo total de propriedade (TCO): incluir taxas, licenças, custo de implantação, treinamentos, customizações, custos de manutenção, suporte, eventuais custos de migração de sistema antigo.
  
  
• ROI estimado: tempo que vai levar para recuperar o investimento via ganhos de produtividade, redução de retrabalho, menor risco de erros/fraudes, melhor aproveitamento de recursos.
  
  
• Comparação entre alternativas: soluções mais simples + cartões separados (ou cartões corporativos sem software integrado) vs solução “all-in-one”. Às vezes um mix pode fazer sentido (usar cartão corporativo de banco e software externo), embora aumente a complexidade de integração.

5. Opções de Customização

Escolha um software que ofereça a flexibilidade de customizar recursos conforme as demandas específicas do seu negócio. Isso garante que a plataforma funcione da maneira que você precisa, permitindo a criação de fluxos de trabalho, configurações, relatórios, painéis que se adaptem aos seus processos únicos e que também acompanhe o crescimento da sua empresa.

6. Cuidados comuns que não devem esquecidos

• Soluções que parecem mais baratas, mas acabam sendo caras: retrabalho, falta de integração, ajustes manuais ou necessidade de contratar outras ferramentas complementares. O famoso “barato que sai caro”!
  
  
• Ferramentas com muitos recursos “genéricos” mas que não se adaptam bem às particularidades do seu setor.
  
  
• Processos internos mal definidos: mesmo a melhor solução não resolve problemas se os fluxos de aprovação, prestação de contas ou políticas internas forem vagos ou inconsistentes.
  
  
• Resistência a mudança: falta de treinamento ou acompanhamento pode levar à baixa adoção pelos colaboradores, o que inviabiliza os ganhos esperados.
  
  
• Dependência do fornecedor: se o fornecedor for pequeno ou instável, risco de suporte ruim, falhas ou até encerramento do serviço.

Por que a Payfy é a melhor plataforma de gestão de despesas com cartão corporativo

A Payfy se destaca no mercado por sua forte ênfase na automação impulsionada por IA e no controle financeiro preventivo.

Ao unir um cartão corporativo flexível com uma plataforma que utiliza inteligência artificial para aplicar políticas de gastos em tempo real, a Payfy transforma a gestão de despesas em uma vantagem competitiva. 

Sua promessa de reduzir em até 80% o tempo gasto com conciliação a torna uma das soluções mais eficientes para times financeiros que buscam não apenas controlar, mas otimizar seus recursos com rapidez e segurança.

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Simplifique a gestão de despesas para a sua equipe

O futuro da gestão de despesas está na automação. Ao adotar um software robusto com cartão corporativo integrado, sua empresa não apenas ganha controle financeiro, mas também libera tempo do seu time para se dedicar a análises estratégicas que realmente impulsionam o crescimento do negócio. Diga adeus às pilhas de comprovantes e olá à eficiência.

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