O termo “compliance” é uma daquelas palavras estrangeiras que usamos no ambiente de trabalho mesmo não sabendo muito bem como explicá-las.
Para muitas pessoas o compliance representa apenas: “as regras internas da empresa”, mas será que é isso mesmo?
Pensando nisso, neste post vamos te explicar detalhadamente o que é compliance, quais os seus tipos, quais os seus benefícios e qual a melhor forma de implementar essa prática no seu negócio.
Boa leitura!!!
O que é Compliance?
A palavra “compliance” vem do inglês, e significa “conformidade”. No nosso caso, estamos falando do nome de um setor dentro da empresa, por isso podemos traduzir compliance para algo como: “agir CONFORME as regras da empresa”.
Ou seja, o compliance é o setor responsável por criar regras internas e fiscalizá-las.
Assim, essas regras abrangem muitos assuntos e normalmente são criadas para atender exigências externas. Como por exemplo:
- padrões da indústria;
- diretrizes internas;
- legislações:
- trabalhista;
- fiscal e tributária;
- ambiental;
- e códigos de ética profissional.
Quando surgiu o Compliance?
O compliance, como conhecemos hoje, surgiu nos Estados Unidos, há cerca de 100 anos, para garantir que as empresas (cada vez maiores) se mantivessem dentro da lei.
Inicialmente, a ênfase estava em criar mecanismos para combater a corrupção. Mas com o tempo o compliance abriu seu escopo para todo o tipo de regra que visa prevenir problemas para a empresa; sejam estes problemas legais, sociais, produtivos ou éticos.
Então, essa tendência chegou no Brasil nos anos 90, quando passamos por graves problemas de corrupção e foi necessário estruturar novas normas de contabilidade e conduta.
Mas, independente de onde surgiu, ou como foi trazido para o Brasil, o compliance está aqui para ficar, e por isso precisamos conhecê-lo melhor!
Diferença entre Compliance e Auditoria Interna
Algumas pessoas confundem os conceitos de compliance e auditoria interna, que apesar de estarem relacionados, definitivamente não são a mesma coisa.
A Auditoria Interna é uma revisão pontual e esporádica dos dados da empresa, para conferir se tudo está realmente acontecendo conforme os relatórios descrevem.
Já o compliance, como vimos, é um setor da empresa que lida com as regras, validações, checklists e procedimentos padrões que os colaboradores da empresa realizam todos os dias para assegurar que não terá problemas no futuro.
Ou seja, a auditoria serve como uma prova real para garantir que as políticas de compliance do dia a dia estão funcionando. Por isso, caso a auditoria encontre muitos problemas, é sinal que o seu compliance precisa ser melhorado.
Vantagens e desvantagens de implementar o Compliance
Como todos sabemos, a administração de empresas não é uma ciência exata, e por isso precisamos ter muita cautela ao implementar qualquer tipo de mudança.
No entanto, ao criar um setor de compliance EFICIENTE na sua empresa, você pode esperar uma melhora significativa nos resultados de:
- mapeamento de riscos;
- prevenção de problemas;
- eficiência e qualidade dos processos;
- credibilidade no mercado.
Porém, as empresas que implementam políticas internas INEFICIENTES, não só perdem os resultados listados acima, como também engessam seus processos com burocracia e sufocam a criatividade das equipes.
Por favor, não sufoque a criatividade!
Para evitar a burocracia que pode surgir com o compliance, a empresa deve se apoiar em ferramentas para automatizar processos e criar regras e padrões apenas para as atividades que realmente precisam ser acompanhadas de perto e validadas por alguém.
Quais os tipos de Compliance?
Como já falamos, o compliance é “o setor responsável por criar regras internas e fiscalizá-las”, mas essa definição é um tanto vaga, por isso vamos destrinchar melhor as diferentes categorias de compliance.
Vale ressaltar que essas categorias, apesar de serem as divisões mais comuns dentro desse setor, não estão necessariamente presentes em todas as empresas.
Afinal, cada negócio tem suas peculiaridades, e por isso entender melhor os vários exemplos irá te ajudar ao longo dessa implementação. Vamos lá?!
Compliance Interno
O compliance interno representa as diretrizes que foram estabelecidas por escolha exclusiva da própria empresa, e não como obrigação para satisfazer algum tipo de legislação ou padrão externo.
É onde a empresa revela seus valores e prioridades. Porque ele é literalmente o conjunto de obrigações e limitações que a empresa impõe sobre ela mesma no dia a dia.
Compliance Trabalhista
Todas as empresas têm que se ajustar às exigências legais. E parte dessas exigências são relativas aos direitos dos trabalhadores (horas de trabalho, férias, padrões de segurança, etc).
Pensando nisso, as empresas implementam o compliance trabalhista, responsável por criar e fiscalizar normas para garantir que os direitos trabalhistas de todos sejam respeitados.
Além de proteger os colaboradores, ele também protege a empresa de processos e multas, criando um ciclo positivo onde empresa e empregados trabalham em conjunto para prevenir problemas.
Compliance Tributário
Já o compliance tributário, assim como o nome sugere, cria e fiscaliza regras para prevenir qualquer tipo de problema tributário.
Para isso, é necessário trabalhar junto ao time Financeiro para assegurar que todos os fluxos de caixa e balanços patrimoniais sejam validados e arquivados sem perdas ou manipulações.
No caso, a Receita Federal não tem como saber se uma inconsistência contábil é resultado de pura desorganização ou fraude de fato. Por isso, o compliance tributário deve ser muito meticuloso e englobar toda a empresa e todos os gastos.
Compliance Ambiental
Apesar do gradual aumento dos requisitos ambientais nos últimos anos, a grande maioria das empresas não precisa se preocupar com o seu impacto no meio ambiente.
Contudo, para negócios que se enquadram nesses requisitos (como agropecuária, extrativismo e indústria em geral) o ideal é estabelecer um compliance ambiental para garantir a sustentabilidade e a conformidade regulatória.
Vale ressaltar, que legislação ambiental brasileira é difícil e as multas ambientais são conhecidas pela sua severidade, por isso espero que você não economize nesse nicho.
Compliance Fiscal
Por fim, o compliance fiscal é semelhante ao trabalhista e tributário, porém é mais abrangente. Enquanto os outros dois lidam com áreas muito específicas da lei (legislação trabalhista e tributária), o fiscal tem que resolver um pouco de tudo.
Nesta categoria, a ênfase está em validar e arquivar documentos, estando sempre de acordo com as exigências legislativas e os padrões da indústria.
É assim que a empresa garante que todas as suas licenças, alvarás, dívidas, créditos, e demais contratos estejam sempre em dia.
5 passos para implementar um Compliance eficiente na sua empresa
Devido à necessidade de envolver a empresa inteira, a criação do setor de compliance deve ser feita de forma sistêmica, com um plano objetivo e transparente, capaz de esclarecer a todos os colaboradores quais serão as mudanças nos padrões e processos.
Para facilitar a sua vida, separamos uma “receita de bolo” para guiar a implementação do compliance na sua empresa, confira:
1. Defina o responsável
Inicialmente, deve-se definir quem é o responsável pelo compliance.
Se sua empresa for pequena e possuir poucos processos, o líder de uma das áreas pode assumir essa responsabilidade.
Geralmente, os líderes do Financeiro ou do Controle de Qualidade são ótimos candidatos, por já trabalharem com dinâmicas parecidas na sua rotina.
De qualquer forma, é essencial que alguém fique responsável por fiscalizar e atualizar as regras internas da empresa, mesmo depois que todos já estiverem seguindo todas as regras.
A fiscalização é uma daquelas coisas que se todo mundo for responsável, ninguém é responsável de verdade. A cultura popular eternizou essa ideia na frase: “cachorro que tem muitos donos morre de fome”.
Não deixe o compliance morrer de fome!!!
Ainda assim, é importante que o responsável também tenha outros líderes ajudando por perto, pois como mencionamos anteriormente, é muito importante a participação da empresa como um todo.
2. Elabore um Código de Conduta
O segundo passo é elaborar um Código de Conduta, onde as regras e padrões da empresa são descritos de forma clara e objetiva, em uma linguagem acessível a todos os funcionários.
Ao montar o Código de Conduta busque contemplar todas as atividades que estão associadas aos maiores problemas. Como por exemplo:
- acidentes;
- possíveis multas;
- fraudes e conflitos de interesse.
3. Crie canais internos de denúncias
Como um complemento ao Código de Conduta, é necessário criar canais internos de denúncias por onde os colaboradores possam comunicar (mesmo que de forma anônima) as infrações observadas.
Esses canais podem utilizar a infraestrutura e ferramentas que já existem na empresa. O importante mesmo é criar uma cultura corporativa onde se seguem as regras e se confia no compliance para corrigir possíveis desvios.
4. Crie regras e procedimento padronizados
O Código de Conduta deve ser um documento abrangente e completo, mas apesar disso, ele não consegue conter TODAS as regras e atividades de uma empresa.
Por isso, sinta-se livre para definir mais padronizações e orientações técnicas.
Como você já deve ter percebido, o compliance tem tudo a ver com evitar problemas. Então padronize todas as atividades que não podem apresentar variações ou erros.
Mas tenha cuidado!
Lembre-se que a rigidez dos processos padronizados reduz a inovação e alimenta a burocracia. Então, padronize com moderação e utilize o senso crítico.
5. Divulgue e eduque
Por último, divulgue as normas de compliance para toda a empresa, para que todos estejam cientes das regras, padrões e limitações de cada situação.
É essencial que se crie uma “cultura de compliance”, na qual é natural para um funcionário buscar esclarecimentos nos materiais de compliance, e segui-los à risca.
Esses materiais devem ser incluídos no Onboarding de novos colaboradores e estudados periodicamente pelos setores da empresa que mais lidam com as atividades contempladas pelo compliance.
Se os indicadores mostrarem que as regras e padronizações não estão sendo seguidas é sinal que você deve revisá-las e re-educar seus colaboradores.
A pior tragédia para o compliance é não ser levado a sério, então certifique-se que esse setor não se torne alienado do restante da empresa. É muito fácil para qualquer um de nós implicar e discordar de quem nos fiscaliza.
Uma boa alternativa de compliance é definir políticas de uso do cartão de crédito empresarial, garantindo assim que todas as pessoas envolvidas nestes processos sejam submetidas às mesmas regras.
Conclusão: busque a melhoria contínua
Apesar de estrangeiro e um pouco burocrático, o compliance ajuda a proteger nossa empresa de todos os tipos de problemas, garantindo que estamos seguindo as normas internas e externas.
Por isso, não tenha medo de definir regras e padrões para seu negócio. Mas, sempre tendo em mente que cada colaborador é único e algumas atividades precisam da diversidade que apenas a falta de regras pode proporcionar.
Lembre-se também que o compliance só é efetivo quando levado a sério por todos.
Por isso, busque difundi-lo ao máximo na cultura da sua empresa através de políticas e estratégias que enfatizem o cumprimento das regras de forma leve e positiva.
Espero que esse post tenha sido útil e ajude seu negócio! E se você tem mais interesse em soluções modernas para melhorar sua empresa, confira nosso artigo completo sobre a otimização de processos.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
