Plano de contas contábil: o que é e como estruturar?
A gestão financeira é uma das áreas mais importantes em qualquer empresa, e um dos pilares dessa gestão é a contabilidade; sendo o plano de contas contábil um dos elementos fundamentais.
Neste artigo, vou explicar o que é um plano de contas, sua importância e como estruturá-lo de forma eficiente na sua empresa.
Entendendo o conceito de plano de contas contábil
O que é um plano de contas?
O plano de contas é uma estrutura financeira contábil padronizada, que organiza as contas de uma empresa, facilitando o registro e análise das mesmas.
É por meio do plano de contas que as movimentações financeiras da empresa são categorizadas, permitindo aos gestores e contadores o acompanhamento desses recursos.
Em outras palavras, o plano de contas é uma espécie de mapa contábil da empresa, utilizado para classificar e registrar as operações financeiras realizadas.
Sua principal função é estruturar e organizar as contas contábeis conforme suas características, como:
- natureza;
- liquidez; e,
- rendimento.
Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara e precisa da situação financeira da empresa em determinado período.
A importância do plano de contas para a gestão financeira
Ter um plano de contas na sua empresa é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira e para a tomada de decisões estratégicas, pois permite que a empresa:
- realize análises mais precisas sobre as operações financeiras;
- análise de dados em uma determinado período de tempo;
- detecte erros;
- Identifique os pontos fortes e fracos da empresa; e,
- decisões estratégicas embasadas e eficientes.
Além disso, é uma ferramenta importante para a comunicação entre a empresa e seus stakeholders, como investidores, fornecedores e clientes.
Afinal, ao apresentar um plano de contas contábil claro e organizado, a empresa transmite uma imagem de profissionalismo e transparência, o que pode ser um diferencial competitivo no mercado.
Diferença entre plano de contas contábil e gerencial
Embora ambos planos de contas tenham como objetivo organizar e estruturar as contas de uma empresa, existem diferenças importantes entre eles:
O Plano de Contas Contábil é padronizado e é utilizado para registrar as operações financeiras da empresa para fins contábeis.
Já o Plano de Contas Gerencial, por outro lado, tem como objetivo auxiliar a gestão financeira da empresa. Ele é mais flexível e personalizado e adaptado às necessidades específicas da empresa, levando em consideração fatores como:
- sua estrutura organizacional;
- ramo de atividade e,
- objetivos estratégicos.
Ou seja, enquanto o plano de contas contábil é usado para fins fiscais e contábeis, o plano de contas gerencial é voltado para acompanhamento da gestão financeira da empresa.
Em resumo, enquanto o plano de contas contábil é uma ferramenta importante para o registro e análise das operações financeiras da empresa, o plano de contas gerencial é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira e tomada de decisões estratégicas.
Elementos necessário em um bom Plano de Contas Contábil
Existem algumas características que um plano de contas deve conter para que seja eficiente e útil para a empresa. Por isso, separei o que considero os 4 principais elementos:
Grupos de contas
Os grupos de contas são as divisões básicas dentro do plano de contas e servem para classificar os gastos da empresa de acordo com a sua natureza e funcionalidade.
Por exemplo, um grupo de contas pode ser destinado para registrar as receitas da empresa, enquanto outro grupo pode ser destinado a registrar as despesas operacionais. A quantidade de grupos e suas funções devem ser pensadas para a necessidade do negócio.
Contudo, é importante que os grupos de contas sejam definidos de forma clara e objetiva, para que não haja confusão na hora de registrar as operações financeiras da empresa e não existam divisões redundantes.
Subgrupos de contas
Os subgrupos de contas são subdivisões dos grupos de contas e servem para detalhar ainda mais o registro de contas da empresa.
Continuando com o exemplo anterior, um subgrupo seria a subdivisão dentro do grupo de contas despesas operacionais destinado a registrar as específicas despesas com materiais de escritório.
Ou seja, um subgrupo de contas permite que o registro das operações financeiras da empresa seja mais preciso, facilitando assim o gerenciamento e a análise das informações contábeis.
Contas sintéticas e analíticas
As contas sintéticas e analíticas são utilizadas para registrar as operações financeiras da empresa de forma resumida (sintética) ou detalhada (analítica).
Ou seja, as contas sintéticas são mais genéricas e agrupam várias operações financeiras em uma única conta.
Já as contas analíticas são mais detalhadas e registram cada operação financeira individualmente.
Por exemplo, uma conta sintética pode ser destinada a registrar todas as receitas da empresa, enquanto uma conta analítica pode ser destinada a registrar as receitas provenientes de vendas de produtos específicos.
É importante que o plano de contas contábil contenha tanto as contas sintéticas quanto as analíticas, assim é possível ter uma visão geral das operações financeiras da empresa, ao mesmo tempo em que se tem detalhes específicos sobre cada operação.
Centro de custos
O centro de custos é utilizado para alocar e distribuir os custos da empresa entre seus diferentes setores e departamentos.
Por exemplo, se a empresa possui um departamento de vendas e um departamento de produção, é possível utilizar o centro de custos para alocar os custos de produção apenas para o departamento de produção, e os custos de vendas apenas para o departamento de vendas.
Assim, o centro de custos permite uma gestão mais eficiente dos custos da empresa, facilitando a identificação de possíveis áreas de redução de custos e melhorias na gestão financeira.
Como estruturar um plano de contas contábil eficiente
Estruturar um plano de contas contábil eficiente é essencial, para garantir isso, é preciso que sua empresa siga alguns passos simples e fundamentais. Contudo, é importante levar em consideração as características específicas da empresa, como:
- seu ramo de atividade;
- porte;
- estrutura organizacional.
Dessa forma, é possível criar um plano de contas contábil personalizado e adequado às necessidades da empresa.
1ª Passo: Definindo os grupos e subgrupos de contas
Bom, para começar a estruturar um plano de contas eficiente é preciso definir os grupos e subgrupos de contas a serem utilizados. Essa definição deve levar em conta as características e particularidades da empresa em questão.
Por exemplo, se a empresa é uma indústria, pode ser interessante ter um grupo de contas específico para os custos de produção.
Já se a empresa é uma prestadora de serviços, pode ser mais relevante ter um grupo de contas para os custos com mão de obra.
Além disso, é importante que os grupos e subgrupos de contas sejam organizados de forma lógica e coerente, para facilitar a análise das informações financeiras.
2º Passo: Estabelecendo as contas sintéticas e analíticas
Após definir os grupos e subgrupos de contas, é hora de estabelecer as contas sintéticas e analíticas.
Como vimos anteriormente, as contas sintéticas são aquelas que representam um resumo de um determinado grupo de contas, enquanto as contas analíticas são mais detalhadas e representam cada item dentro de um grupo de contas.
Ou seja, essa definição deve levar em conta o nível de detalhamento necessário para o registro e análise das operações financeiras da empresa.
Também é importante encontrar um equilíbrio entre a quantidade de contas e o nível de detalhamento, para evitar um plano de contas muito extenso e complexo.
3º passo: Integrando o plano de contas com o sistema de gestão financeira
Um passo fundamental para que o plano de contas seja eficiente é integrá-lo com o sistema de gestão financeira da empresa. Isso permite automatizar as operações e facilitar o registro e análise das movimentações financeiras.
Com a integração, é possível ter acesso a informações em tempo real, o que facilita a tomada de decisões e a identificação de problemas financeiros.
Além disso, a integração permite reduzir erros e retrabalhos, aumentando a eficiência e produtividade da equipe financeira.
4º Passo: Mantendo o plano de contas atualizado
Por fim, é muito importante manter o plano de contas sempre atualizado, para refletir as mudanças na estrutura e nas operações financeiras da empresa ao longo do tempo.
Essa atualização deve ser feita periodicamente, para garantir a validade e a eficiência do plano de contas contábil.
Além disso, é importante realizar treinamentos e capacitações para que todos os colaboradores envolvidos na gestão financeira da empresa estejam alinhados quanto ao uso do plano de contas, evitando assim erros e inconsistências nas informações financeiras.
Seguindo esses passos, é possível estruturar um plano de contas contábil eficiente e adequado às necessidades da empresa, facilitando a gestão financeira e contribuindo para o sucesso do negócio.
Exemplo prático de um plano de contas contábil
Para entender melhor como funciona um plano de contas contábil, resolvi trazer um exemplo prático de sua estrutura, ele pode ser adaptado e personalizado de acordo com as particularidades da empresa em questão.
Um exemplo básico de plano de contas contábil pode incluir grupos de contas como:
- “ativo”;
- “passivo”;
- “despesas”;
- “receitas”;
- “estoques”.
Então posteriormente deve-se fazer subgrupos e contas analíticas e sintéticas para cada um desses grupos.
Estrutura básica de um plano de contas
A estrutura básica de um plano de contas contábil é composta por três grandes grupos:
- o grupo do ativo;
- do passivo;
- grupo do patrimônio líquido.
Dessa forma, dentro de cada um desses grupos, existem subgrupos e contas analíticas e sintéticas que permitem uma classificação mais detalhada das transações financeiras realizadas pela empresa. Por exemplo:
1. Grupo do ativo
- Disponibilidades: inclui o dinheiro em caixa e em bancos, cheques a receber e outros valores que podem ser facilmente convertidos em dinheiro.
- Estoques: inclui as matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados que a empresa possui em estoque.
- Duplicatas a receber: inclui os valores que a empresa tem a receber de seus clientes em decorrência de vendas a prazo.
2. Grupo do passivo
- Investimentos: inclui os valores que a empresa investiu em outras empresas ou em títulos financeiros.
- Imobilizado: inclui os bens e direitos que a empresa possui e que não são destinados à venda, como máquinas, equipamentos e imóveis.
- Intangível: inclui os bens e direitos que não possuem existência física, como marcas, patentes e softwares.
3. Grupo do patrimônio líquido
- Capital social: inclui os valores que os sócios ou acionistas investiram na empresa.
- Reservas: inclui os lucros retidos pela empresa para reinvestimento ou distribuição futura.
- Lucros acumulados: inclui os lucros gerados pela empresa que ainda não foram distribuídos aos sócios ou acionistas.
Adaptação do plano de contas para diferentes tipos de empresas
A estrutura do plano de contas pode ser adaptada de acordo com as características e particularidades de diferentes tipos de empresas.
Por exemplo, uma empresa de serviços pode ter uma estrutura de plano de contas diferente de uma empresa industrial ou comercial.
Mas para definir a estrutura mais adequada de plano de contas contábil, é importante levar em conta o tipo de produção da empresa, seu porte e seus custos
Além disso, o plano de contas contábil deve ser atualizado e revisado periodicamente, para garantir que as necessidades da empresa sejam atendidas e representem a realidade financeira.
Por isso, é importante investir tempo e recursos na elaboração e manutenção do plano de contas contábil, garantindo sua validade e eficiência ao longo do tempo.
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