Um plano de contas é a espinha dorsal da contabilidade de uma empresa, sendo um sistema organizado para classificar todas as transações financeiras.
Através desse processo a empresa possui uma estrutura clara e precisa para registrar e analisar as operações financeiras, consequentemente, garantindo uma gestão eficaz das finanças da empresa.
Logo, também é essencial para a sua empresa manter um plano de contas contábil eficiente. Por isso, neste artigo, vou explicar:
- O que é um plano de contas;
- Sua importância e objetivo;
- Qual a diferença entre plano de contas contábil e gerencial?
- Elementos necessário em um bom Plano de Contas Contábil;
- Os 4 grupos que compõem o plano de contas;
- Subgrupos de Contas;
- Contas Sintéticas e analíticas;
- Centro de custos;
- Como se faz um plano de contas de forma eficiente na sua empresa!
Vamos lá?
O que é um plano de contas?
O plano de contas é uma estrutura financeira contábil padronizada, que organiza as contas de uma empresa, facilitando o registro e a análise das mesmas.
É por meio do plano de contas que as movimentações financeiras da empresa são classificadas, permitindo aos gestores e contadores um bom acompanhamento desses recursos.
Em outras palavras, o plano de contas é uma espécie de mapa contábil da empresa, utilizado para classificar e registrar todos os tipos de operações financeiras realizadas.
Portanto, a sua principal função é estruturar e organizar as contas contábeis conforme suas características, como:
- natureza;
- liquidez; e,
- rendimento.
Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara e precisa da situação financeira da empresa em determinado período.
Importância e objetivo de um plano de contas para a gestão financeira
A importância de possuir um plano de contas, reside na capacidade dele fornecer uma estrutura clara e precisa para registrar e analisar as operações financeiras – garantindo uma gestão eficaz das finanças da empresa.
Ou seja, o plano de contas na sua empresa é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira e para a tomada de decisões estratégicas, pois através do seu uso a empresa consegue:
- realizar análises mais precisas sobre as operações financeiras;
- analisar dados em uma determinado período de tempo;
- detectar erros;
- identificar os pontos fortes e fracos da empresa; e,
- tomar decisões estratégicas embasadas e eficientes.
Além disso, é muito importante para a comunicação entre a empresa e seus stakeholders, como investidores, fornecedores e clientes.
Afinal, ao apresentar um plano de contas contábil claro e organizado, a empresa transmite uma imagem de profissionalismo e transparência; sendo um diferencial competitivo no mercado.
Portanto, o objetivo principal de um plano de contas é facilitar o registro e a compreensão das transações financeiras, fornecendo informações essenciais para a tomada de decisões estratégicas.
Dessa forma, também facilita a geração de relatórios contábeis precisos, como balanços patrimoniais e demonstrações de resultados.
Qual a diferença entre plano de contas contábil e gerencial?
Embora ambos planos de contas tenham como objetivo organizar e estruturar as contas de uma empresa, existem diferenças importantes entre eles:
O Plano de Contas Contábil é padronizado e é utilizado para registrar as operações financeiras da empresa para fins contábeis.
Já o Plano de Contas Gerencial, por outro lado, tem como objetivo auxiliar a gestão financeira da empresa. Ele é mais flexível, personalizado e adaptado às necessidades específicas da empresa, levando em consideração fatores como:
- sua estrutura organizacional;
- ramo de atividade e,
- objetivos estratégicos.
Ou seja, enquanto o plano de contas contábil é usado para fins fiscais e contábeis, o plano de contas gerencial é voltado para acompanhamento da gestão financeira da empresa.
Em outras palavras, enquanto o plano de contas contábil é uma ferramenta importante para o registro e análise das operações financeiras da empresa, o plano de contas gerencial é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira e tomada de decisões estratégicas.
O melhor cenário, portanto, é que a empresa utilize os dois planos de contas em conjunto.
Elementos necessário para compor um bom Plano de Contas Contábil
Existem algumas características que um plano de contas deve conter para que seja eficiente e útil para a empresa. Por isso, separei o que considero os 4 principais elementos:
1 – Os 4 tipos de Grupos de Contas
Os grupos de contas são as divisões básicas dentro do plano de contas e servem para classificar os gastos da empresa de acordo com a sua natureza e funcionalidade.
Por isso, existem quatro grupos principais que compõem o plano de contas, são eles:
- Ativo: Engloba todos os bens e direitos que a empresa possui, como dinheiro em caixa, contas a receber, estoques, entre outros.
- Passivo: Representa as obrigações da empresa, ou seja, as dívidas e compromissos, como contas a pagar, empréstimos, entre outros.
- Receitas: Inclui todas as receitas geradas pela empresa, como vendas de produtos, prestação de serviços, entre outros.
- Despesas: Contempla todas as despesas necessárias para a operação da empresa, como salários, aluguel, matéria-prima, entre outros.
2 – Subgrupos de contas
Os subgrupos de contas são subdivisões dos grupos de contas e servem para detalhar ainda mais o registro de contas da empresa.
Continuando com o exemplo anterior, um subgrupo seria a subdivisão dentro do grupo de contas despesas, que é destinado a registrar as específicas despesas com materiais de escritório.
Ou seja, um subgrupo de contas permite que o registro das operações financeiras da empresa seja mais preciso, facilitando assim o gerenciamento e a análise das informações contábeis.
Contudo, é importante que os subgrupos de contas sejam definidos de forma clara e objetiva, para que não haja confusão na hora de registrar as operações financeiras da empresa e não existam divisões redundantes.
Portanto, a quantidade de subgrupos e suas funções devem ser pensadas para contemplar as necessidades do negócio.
3 – Contas sintéticas e analíticas
As contas sintéticas e analíticas são utilizadas para registrar as operações financeiras da empresa de forma resumida (sintética) ou detalhada (analítica).
Ou seja, as contas sintéticas são genéricas e agrupam várias operações financeiras em uma única conta.
Já as contas analíticas são mais detalhadas e registram cada operação financeira individualmente.
Por exemplo, uma conta sintética pode ser destinada a registrar todas as receitas da empresa, enquanto uma conta analítica pode ser destinada a registrar as receitas provenientes de vendas de produtos específicos.
É importante que o plano de contas contábil contenha tanto as contas sintéticas quanto as analíticas, assim é possível ter uma visão geral das operações financeiras da empresa, ao mesmo tempo em que se tem detalhes específicos sobre cada operação.
4 – Centro de custos
O centro de custo é utilizado para alocar e distribuir os custos da empresa entre seus diferentes setores e departamentos.
Por exemplo, se a empresa possui um departamento de vendas e um departamento de produção, é possível utilizar o centro de custos para alocar os custos de produção apenas para o departamento de produção, e os custos de vendas apenas para o departamento de vendas.
Assim, o centro de custos permite uma gestão mais eficiente dos custos da empresa, facilitando a identificação de possíveis áreas de redução de custos e melhorias na gestão financeira.
Exemplo de estrutura básica de um plano de contas
Para simplificar o que abordamos acima, a estrutura mais básica de um plano de contas contábil é composta por três grandes grupos:
- o grupo do ativo;
- do passivo;
- grupo do patrimônio líquido.
Dessa forma, dentro de cada um desses grupos, existem subgrupos e contas analíticas e sintéticas que permitem uma classificação mais detalhada das transações financeiras realizadas pela empresa. Por exemplo:
1. Grupo do ativo
- Disponibilidades: inclui o dinheiro em caixa e em bancos, cheques a receber e outros valores que podem ser facilmente convertidos em dinheiro.
- Estoques: inclui as matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados que a empresa possui em estoque.
- Duplicatas a receber: inclui os valores que a empresa tem a receber de seus clientes em decorrência de vendas a prazo.
2. Grupo do passivo
- Investimentos: inclui os valores que a empresa investiu em outras empresas ou em títulos financeiros.
- Imobilizado: inclui os bens e direitos que a empresa possui e que não são destinados à venda, como máquinas, equipamentos e imóveis.
- Intangível: inclui os bens e direitos que não possuem existência física, como marcas, patentes e softwares.
3. Grupo do patrimônio líquido
- Capital social: inclui os valores que os sócios ou acionistas investiram na empresa.
- Reservas: inclui os lucros retidos pela empresa para reinvestimento ou distribuição futura.
- Lucros acumulados: inclui os lucros gerados pela empresa que ainda não foram distribuídos aos sócios ou acionistas.
Em suma, esses 4 elementos alinhados e usados em conjunto garantem organização e transparência para um plano de contas bem estruturado e funcional.
Como estruturar um plano de contas contábil eficiente
Para criar um plano de contas eficiente em sua empresa, é fundamental seguir algumas etapas importantes que abordarei abaixo… Mas antes de tudo é necessário identificar as contas que são relevantes para o seu negócio, levando em consideração a natureza das operações e a estrutura da empresa.
Além disso, lembre-se de levar em consideração as características específicas da empresa, como:
- seu ramo de atividade;
- porte;
- estrutura organizacional.
Dessa forma, é possível criar um plano de contas contábil personalizado e adequado às necessidades da empresa.
Após o levantamento das contas da sua empresa e suas especificidades, podemos resumir a estruturação do plano de contas em 4 passos:
1ª Passo: Defina os grupos e subgrupos de contas
Bom, para começar a estruturar um plano de contas eficiente é preciso definir os grupos e subgrupos de contas a serem utilizados. Essa definição deve levar em conta as características e particularidades da empresa em questão.
Por exemplo, se a empresa é uma indústria, pode ser interessante ter um grupo de contas específico para os custos de produção.
Já se a empresa é uma prestadora de serviços, pode ser mais relevante ter um grupo de contas para os custos com mão de obra.
Além disso, é importante que os grupos e subgrupos de contas sejam organizados de forma lógica e coerente, para de fato facilitar a análise das informações financeiras.
Então, um exemplo básico de plano de contas contábil inclui grupos de contas como:
- “ativo”;
- “passivo”;
- “despesas”;
- “receitas”;
- “estoques”.
Após a definição exata de quais serão eles, você e sua equipe devem criar os subgrupos necessários para cada um desses grupos.
2º Passo: Estabelecendo as contas sintéticas e analíticas
Após definir os grupos e subgrupos de contas, é hora de estabelecer as contas sintéticas e analíticas.
Como vimos anteriormente, as contas sintéticas são aquelas que representam um resumo de um determinado grupo de contas, enquanto as contas analíticas são mais detalhadas e representam cada item dentro de um grupo de contas.
Ou seja, essa definição deve levar em conta o nível de detalhamento necessário para o registro e análise das operações financeiras da empresa.
Também é importante encontrar um equilíbrio entre a quantidade de contas e o nível de detalhamento, para evitar um plano de contas muito extenso e complexo.
3º passo: Integrando o plano de contas com o sistema de gestão financeira
Um passo fundamental para que o plano de contas seja eficiente é integrá-lo com o sistema de gestão financeira da empresa. Isso permite automatizar as operações e facilitar o registro e análise das movimentações financeiras.
Com a integração, é possível ter acesso a informações em tempo real, o que facilita a tomada de decisões e a identificação de problemas financeiros.
Além disso, a integração permite reduzir erros e retrabalhos, aumentando a eficiência e produtividade da equipe financeira.
4º Passo: Mantendo o plano de contas atualizado
Por fim, acredito que o mais importante, é manter o plano de contas sempre atualizado, para refletir as mudanças na estrutura e nas operações financeiras da empresa ao longo do tempo.
Essa atualização deve ser feita periodicamente, para garantir a validade e a eficiência dele.
Além disso, é importante realizar treinamentos e capacitações para que todos os colaboradores envolvidos na gestão financeira da empresa estejam alinhados quanto ao uso do plano de contas, evitando assim erros e inconsistências nas informações financeiras.
Seguindo esses passos, é possível estruturar um plano de contas contábil eficiente e adequado às necessidades da empresa, facilitando a gestão financeira e contribuindo para o sucesso do negócio.
Utilizar um software de automação contábil também pode facilitar o processo, automatizando tarefas e garantindo a integridade dos dados
Em resumo, um plano de contas bem elaborado e mantido é essencial para uma gestão financeira eficiente, fornecendo informações claras e precisas para auxiliar nas tomadas de decisão e garantir o sucesso do negócio.
Por isso, te convido a acessar um conteúdo prático para as finanças da sua empresa: 5 dicas para reduzir despesas administrativas no seu negócio.
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
