Entenda o que é o plano de contas, sua importância, os 4 tipos de grupos de contas e como utilizá-lo para padronizar a gestão empresarial.
Um plano de contas é a espinha dorsal da contabilidade de uma empresa, sendo um sistema organizado para classificar todas as transações financeiras.
Através desse processo a empresa possui uma estrutura clara e precisa para registrar e analisar as operações financeiras, consequentemente, garantindo uma gestão eficaz das finanças da empresa.
Logo, também é essencial para a sua empresa manter um plano de contas contábil eficiente. Por isso, neste artigo, vou explicar:
Vamos lá?
O plano de contas é uma estrutura financeira contábil padronizada, que organiza as contas de uma empresa, facilitando o registro e a análise das mesmas.
É por meio do plano de contas que as movimentações financeiras da empresa são classificadas, permitindo aos gestores e contadores um bom acompanhamento desses recursos.
Em outras palavras, o plano de contas é uma espécie de mapa contábil da empresa, utilizado para classificar e registrar todos os tipos de operações financeiras realizadas.
Portanto, a sua principal função é estruturar e organizar as contas contábeis conforme suas características, como:
Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara e precisa da situação financeira da empresa em determinado período.
A importância de possuir um plano de contas, reside na capacidade dele fornecer uma estrutura clara e precisa para registrar e analisar as operações financeiras - garantindo uma gestão eficaz das finanças da empresa.
Ou seja, o plano de contas na sua empresa é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira e para a tomada de decisões estratégicas, pois através do seu uso a empresa consegue:
Além disso, é muito importante para a comunicação entre a empresa e seus stakeholders, como investidores, fornecedores e clientes.
Afinal, ao apresentar um plano de contas contábil claro e organizado, a empresa transmite uma imagem de profissionalismo e transparência; sendo um diferencial competitivo no mercado.
Portanto, o objetivo principal de um plano de contas é facilitar o registro e a compreensão das transações financeiras, fornecendo informações essenciais para a tomada de decisões estratégicas.
Dessa forma, também facilita a geração de relatórios contábeis precisos, como balanços patrimoniais e demonstrações de resultados.
Embora ambos planos de contas tenham como objetivo organizar e estruturar as contas de uma empresa, existem diferenças importantes entre eles:
O Plano de Contas Contábil é padronizado e é utilizado para registrar as operações financeiras da empresa para fins contábeis.
Já o Plano de Contas Gerencial, por outro lado, tem como objetivo auxiliar a gestão financeira da empresa. Ele é mais flexível, personalizado e adaptado às necessidades específicas da empresa, levando em consideração fatores como:
Ou seja, enquanto o plano de contas contábil é usado para fins fiscais e contábeis, o plano de contas gerencial é voltado para acompanhamento da gestão financeira da empresa.
Em outras palavras, enquanto o plano de contas contábil é uma ferramenta importante para o registro e análise das operações financeiras da empresa, o plano de contas gerencial é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira e tomada de decisões estratégicas.
O melhor cenário, portanto, é que a empresa utilize os dois planos de contas em conjunto.
Existem algumas características que um plano de contas deve conter para que seja eficiente e útil para a empresa. Por isso, separei o que considero os 4 principais elementos:
Os grupos de contas são as divisões básicas dentro do plano de contas e servem para classificar os gastos da empresa de acordo com a sua natureza e funcionalidade.
Os subgrupos de contas são subdivisões dos grupos de contas e servem para detalhar ainda mais o registro de contas da empresa.
Continuando com o exemplo anterior, um subgrupo seria a subdivisão dentro do grupo de contas despesas, que é destinado a registrar as específicas despesas com materiais de escritório.
Ou seja, um subgrupo de contas permite que o registro das operações financeiras da empresa seja mais preciso, facilitando assim o gerenciamento e a análise das informações contábeis.
Contudo, é importante que os subgrupos de contas sejam definidos de forma clara e objetiva, para que não haja confusão na hora de registrar as operações financeiras da empresa e não existam divisões redundantes.
Portanto, a quantidade de subgrupos e suas funções devem ser pensadas para contemplar as necessidades do negócio.
As contas sintéticas e analíticas são utilizadas para registrar as operações financeiras da empresa de forma resumida (sintética) ou detalhada (analítica).
Ou seja, as contas sintéticas são genéricas e agrupam várias operações financeiras em uma única conta.
Já as contas analíticas são mais detalhadas e registram cada operação financeira individualmente.
Por exemplo, uma conta sintética pode ser destinada a registrar todas as receitas da empresa, enquanto uma conta analítica pode ser destinada a registrar as receitas provenientes de vendas de produtos específicos.
É importante que o plano de contas contábil contenha tanto as contas sintéticas quanto as analíticas, assim é possível ter uma visão geral das operações financeiras da empresa, ao mesmo tempo em que se tem detalhes específicos sobre cada operação.
O centro de custo é utilizado para alocar e distribuir os custos da empresa entre seus diferentes setores e departamentos.
Por exemplo, se a empresa possui um departamento de vendas e um departamento de produção, é possível utilizar o centro de custos para alocar os custos de produção apenas para o departamento de produção, e os custos de vendas apenas para o departamento de vendas.
Assim, o centro de custos permite uma gestão mais eficiente dos custos da empresa, facilitando a identificação de possíveis áreas de redução de custos e melhorias na gestão financeira.
Para simplificar o que abordamos acima, a estrutura mais básica de um plano de contas contábil é composta por três grandes grupos:
Dessa forma, dentro de cada um desses grupos, existem subgrupos e contas analíticas e sintéticas que permitem uma classificação mais detalhada das transações financeiras realizadas pela empresa. Por exemplo:
Em suma, esses 4 elementos alinhados e usados em conjunto garantem organização e transparência para um plano de contas bem estruturado e funcional.
Para criar um plano de contas eficiente em sua empresa, é fundamental seguir algumas etapas importantes que abordarei abaixo… Mas antes de tudo é necessário identificar as contas que são relevantes para o seu negócio, levando em consideração a natureza das operações e a estrutura da empresa.
Além disso, lembre-se de levar em consideração as características específicas da empresa, como:
Dessa forma, é possível criar um plano de contas contábil personalizado e adequado às necessidades da empresa.
Após o levantamento das contas da sua empresa e suas especificidades, podemos resumir a estruturação do plano de contas em 4 passos:
Bom, para começar a estruturar um plano de contas eficiente é preciso definir os grupos e subgrupos de contas a serem utilizados. Essa definição deve levar em conta as características e particularidades da empresa em questão.
Por exemplo, se a empresa é uma indústria, pode ser interessante ter um grupo de contas específico para os custos de produção.
Já se a empresa é uma prestadora de serviços, pode ser mais relevante ter um grupo de contas para os custos com mão de obra.
Além disso, é importante que os grupos e subgrupos de contas sejam organizados de forma lógica e coerente, para de fato facilitar a análise das informações financeiras.
Então, um exemplo básico de plano de contas contábil inclui grupos de contas como:
Após a definição exata de quais serão eles, você e sua equipe devem criar os subgrupos necessários para cada um desses grupos.
Após definir os grupos e subgrupos de contas, é hora de estabelecer as contas sintéticas e analíticas.
Como vimos anteriormente, as contas sintéticas são aquelas que representam um resumo de um determinado grupo de contas, enquanto as contas analíticas são mais detalhadas e representam cada item dentro de um grupo de contas.
Ou seja, essa definição deve levar em conta o nível de detalhamento necessário para o registro e análise das operações financeiras da empresa.
Também é importante encontrar um equilíbrio entre a quantidade de contas e o nível de detalhamento, para evitar um plano de contas muito extenso e complexo.
Um passo fundamental para que o plano de contas seja eficiente é integrá-lo com o sistema de gestão financeira da empresa. Isso permite automatizar as operações e facilitar o registro e análise das movimentações financeiras.
Com a integração, é possível ter acesso a informações em tempo real, o que facilita a tomada de decisões e a identificação de problemas financeiros.
Além disso, a integração permite reduzir erros e retrabalhos, aumentando a eficiência e produtividade da equipe financeira.
Por fim, acredito que o mais importante, é manter o plano de contas sempre atualizado, para refletir as mudanças na estrutura e nas operações financeiras da empresa ao longo do tempo.
Essa atualização deve ser feita periodicamente, para garantir a validade e a eficiência dele.
Além disso, é importante realizar treinamentos e capacitações para que todos os colaboradores envolvidos na gestão financeira da empresa estejam alinhados quanto ao uso do plano de contas, evitando assim erros e inconsistências nas informações financeiras.
Seguindo esses passos, é possível estruturar um plano de contas contábil eficiente e adequado às necessidades da empresa, facilitando a gestão financeira e contribuindo para o sucesso do negócio.
Utilizar um software de automação contábil também pode facilitar o processo, automatizando tarefas e garantindo a integridade dos dados
Em resumo, um plano de contas bem elaborado e mantido é essencial para uma gestão financeira eficiente, fornecendo informações claras e precisas para auxiliar nas tomadas de decisão e garantir o sucesso do negócio.
Por isso, te convido a acessar um conteúdo prático para as finanças da sua empresa: 5 dicas para reduzir despesas administrativas no seu negócio.
Te espero lá, até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
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