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Gestão de contas a pagar: dicas para ter organização e eficiência

André Apollaro

Data de publicação: 02/02/2024

gestão de contas a pagar
gestão de contas a pagar

Entender bem a gestão de contas a pagar é fundamental para qualquer empresa que deseje ter sucesso, independente do ramo de atuação.

Pensando nisso, hoje a Payfy preparou este guia sobre gestão de contas a pagar com dicas para sua empresa ter mais organização e eficiência na hora de implementar esses processos. Continue a leitura para entender mais!

O que são contas a pagar? 

Contas a pagar englobam desde as contas de luz, água e telefone de uma empresa até as faturas de fornecedores, salários de funcionários e impostos de uma empresa, ou seja, qualquer pagamento que precisa ser feito faz parte das contas a pagar.

Por exemplo, no caso de uma empresa que presta serviços de consultoria, as contas a pagar podem incluir o pagamento de fornecedores de materiais de escritório, de aluguel do espaço físico, de energia elétrica, de água, de telefone, de internet, de impostos, de salários dos funcionários, entre outros.

Por que é importante gerenciar as contas a pagar? 

Fazer um controle de despesas adequado das contas a pagar é fundamental para evitar atrasos, multas e juros por não cumprimento das obrigações financeiras.

Um planejamento eficiente ajuda a aumentar a liquidez financeira, aperfeiçoar a previsibilidade das saídas de dinheiro e proporcionar mais tranquilidade na gestão financeira.

Diferença entre contas a pagar e contas a receber 

Contas a receber são o dinheiro que a empresa tem a receber, isto é, são as faturas emitidas para os seus clientes, enquanto as contas a pagar, por outro lado, são as obrigações financeiras que precisam ser quitadas.

Ambas precisam ser gerenciadas com eficiência para garantir a saúde financeira do negócio.

No caso das contas a receber, é importante ter um controle eficiente para garantir que todas as faturas emitidas sejam pagas dentro do prazo estabelecido, pois assim você evita a inadimplência e garante a saúde financeira da empresa.

Quais são as rotinas de contas a pagar?  

As rotinas de contas a pagar de uma empresa geralmente incluem o acompanhamento e o pagamento de diversas obrigações financeiras.

Assim sendo, ela envolve a gestão de faturas de fornecedores, salários dos funcionários, impostos, e outras despesas operacionais e administrativas.

Uma rotina de contas a pagar também inclui a verificação da precisão das faturas recebidas, a programação de pagamentos para cumprir prazos de vencimento e a manutenção de registros financeiros detalhados.

Além disso, ela deve incluir a análise constante das despesas para identificar potenciais economias e a comunicação eficiente com credores para negociar termos de pagamento quando necessário.

Como organizar suas contas a pagar: 

Ao organizar as contas a pagar, é possível ter melhor previsibilidade dos custos orçados x realizados, evitar atrasos, gastos desnecessários e até mesmo prejuízos financeiros. Veja algumas dicas:

Categorizando suas contas 

Organizar as contas por categorias ajuda na visualização geral da situação financeira do negócio e indica os principais gastos da empresa.

Por exemplo, é possível categorizar as contas por tipo de despesa, por data de vencimento ou por fornecedor. Veja alguns exemplos de contas a pagar:

  • Despesas diretas;
  • Despesas com fornecedores;
  • Despesas de Vendas e Marketing;
  • Despesas com pessoal;
  • Despesas administrativas;
  • Despesas financeiras;
  • Impostos e Taxas;
  • Despesas com ferramentas.

Além disso, é importante lembrar que cada categoria pode ter suas particularidades.

Contas de energia elétrica e água, por exemplo, podem ser categorizadas como “despesas fixas”, enquanto as contas de fornecedores podem ser categorizadas como “despesas de marketing, comerciais, viagens corporativas, etc”.

Estabelecendo prazos e prioridades 

Ao definir um prazo de pagamento para cada conta, é possível evitar atrasos e juros, portanto, determinar prioridades ajuda a garantir que as contas mais importantes sejam pagas primeiro.

Uma boa prática é estabelecer um calendário de pagamentos, com as datas de vencimento de cada conta e os respectivos prazos de pagamento.

Dessa forma, é possível visualizar de forma clara quais contas precisam ser pagas primeiro e evitar atrasos.

Utilizando ferramentas de controle financeiro 

Ferramentas de controle financeiro são muito úteis para gerenciar as contas a pagar e inclusive, alguns softwares de gestão já possuem recursos para o controle dessas contas, permitindo cadastros de contas, valores, vencimentos e geração de relatórios.

Isso significa que é possível manter um histórico das contas para consulta posterior.

Além disso, algumas ferramentas permitem a integração com as contas bancárias da empresa, facilitando a conciliação bancária e evitando erros de lançamentos.

Negociando prazos e condições de pagamento 

Por fim, é importante lembrar que nem sempre é possível pagar todas as contas na data de vencimento.

Nesses casos, é importante negociar prazos e condições de pagamento com os fornecedores, de forma a evitar atrasos e juros.

Algumas empresas oferecem descontos para pagamentos à vista ou para pagamentos antecipados.

Vale a pena avaliar essas opções e negociar com os fornecedores as melhores condições de pagamento.

Dicas para gerenciar eficientemente as contas a pagar 

Veja a seguir cinco dicas para gerenciar as contas a pagar de maneira mais eficiente!

1. Mantenha um registro atualizado 

Muitas empresas enfrentam problemas financeiros por não manterem um registro atualizado de suas contas a pagar. É essencial anotar as datas de vencimento, os valores e as prioridades. Dessa forma, é possível evitar atrasos e controlar os gastos.

Além disso, manter um registro atualizado permite que você tenha uma visão clara das despesas da empresa e possa tomar decisões mais informadas sobre onde cortar custos e onde investir mais dinheiro.

2. Adote uma solução de gestão de cartões corporativos 

Muitas empresas utilizam cartões corporativos para pagamento de diversas despesas da empresa.

Devido ao alto volume de pagamentos fragmentados e espalhados por diversas equipes da empresa, é muito importante a contratação de um software de gestão de gastos que dê visibilidade sobre todos os pagamentos, automatizando a gestão e controle do contas a pagar realizado com cartões corporativos

3. Negocie prazos e condições de pagamento 

Negociar prazos e condições de pagamento é vantajoso tanto para a empresa quanto para o fornecedor. É possível solicitar descontos, parcelamentos e prazos maiores, por exemplo. Isso pode ajudar a reduzir os custos e melhorar o fluxo de caixa da empresa.

No entanto, é importante lembrar que a negociação deve ser justa para ambas as partes. É preciso estabelecer um equilíbrio entre as necessidades da empresa e as do fornecedor.

4. Monitore o fluxo de caixa 

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para monitorar as saídas e entradas de dinheiro da empresa. Verificar o fluxo de caixa regularmente ajuda a controlar as despesas e manter as finanças em dia.

Além disso, o monitoramento do fluxo de caixa permite que você identifique problemas financeiros com antecedência e tome medidas para resolvê-los antes que se tornem um grande problema.

Em resumo, gerenciar as contas a pagar é uma tarefa importante para manter a saúde financeira da empresa. Ao manter um registro atualizado, negociar prazos e condições de pagamento e monitorar o fluxo de caixa, você pode garantir que sua empresa esteja sempre no caminho certo.

5. Use softwares e aplicativos para gerenciamento de contas a pagar 

Para automatizar o processo de contas a pagar, é preciso contar com a ajuda de softwares e aplicativos específicos.

Existem muitas opções disponíveis no mercado, cada uma com suas particularidades e funcionalidades.

Entre os softwares mais utilizados para o gerenciamento de contas a pagar, podemos citar a Payfy, o QuickBooks e a Omie. 

É importante escolher a ferramenta que melhor se adapta às necessidades do negócio, levando em consideração fatores como custo, funcionalidades e facilidade de uso.

Benefícios da automação

Automatizar o processo de contas a pagar pode trazer inúmeras vantagens. Uma delas é a maior eficiência no gerenciamento financeiro.

Com a automação, é possível ter um controle mais preciso sobre as contas a pagar, evitando atrasos e pagamentos indevidos.

Além disso, a automação também contribui para a diminuição de erros.

Como tudo é feito de forma automatizada, as chances de ocorrerem falhas humanas são reduzidas, o que garante mais precisão e confiabilidade nos processos.

A simplificação de processos é outra vantagem da automação. Com a utilização de softwares e aplicativos específicos para o gerenciamento de contas a pagar, é possível centralizar todas as informações em um só lugar, o que facilita o acesso e a organização dos dados.

Por fim, a automação também proporciona maior transparência nos processos financeiros.

Com o uso de ferramentas adequadas, é possível ter acesso a relatórios e informações detalhadas sobre as contas a pagar, o que contribui para uma gestão mais eficiente e consciente.

Conheça a solução de gestão financeira da Payfy

A solução de gestão financeira da Payfy simplifica e otimiza o processo de contas a pagar das empresas.

Ela oferece uma plataforma intuitiva que integra gestão de despesas, planejamento financeiro e controle de fluxo de caixa. 

Com funcionalidades como automação de pagamentos, categorização inteligente de despesas e geração de relatórios detalhados, a Payfy permite que os gestores financeiros tenham uma visão clara e atualizada da saúde financeira da empresa, contribuindo para decisões mais estratégicas e eficientes no gerenciamento das finanças corporativas.

Revitalize sua gestão financeira – Experimente a Payfy agora!

Até a próxima!


André Apollaro

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