No cenário dinâmico das finanças corporativas brasileiras, a busca por ferramentas inovadoras e eficazes para gerenciar os gastos empresariais tornou-se uma prioridade estratégica.
Em meio a essa revolução digital, emerge uma tendência promissora: a adoção massiva de aplicativos especializados em despesas corporativas, popularmente conhecidos como “expenses apps“.
Por isso, neste artigo exploraremos como essa nova tecnologia está moldando o panorama financeiro das empresas no Brasil, proporcionando maior eficiência, transparência e agilidade no controle de gastos empresariais.
Vamos lá?
O que é um expenses app?
Na Europa e Estados Unidos muitas empresas passaram a utilizar o expenses app para modernizar o controle de gastos empresariais. E esse movimento também está chegando ao Brasil.
Os antigos métodos, como por exemplo utilizar diversas formas de pagamento e múltiplos sistemas e planilhas para controlar despesas variáveis, não são mais necessários. Visto que a tecnologia deixou tudo mais simples.
Assim, os modernos aplicativos para despesas comerciais permitem que a gestão e os funcionários acompanhem despesas digitalmente, processem reembolsos e mantenham registros de recibos, tudo através de um único sistema.
Por isso o uso desses softwares para controlar as despesas economiza esforço e dinheiro. Além disso, possibilita que os funcionários tenham tempo para lidarem com outras questões com mais eficiência.
Como escolher o melhor expenses app para sua empresa?
Em geral, os melhores aplicativos de despesas para empresas devem:
- oferecer planos de preços flexíveis;
- ser fáceis de aprender a usar;
- registrar despesas de cartões corporativos automaticamente;
- ter recursos para registro de documentação virtualmente;
- gerar relatórios financeiros;
- entre outros.
Ou seja, na hora de escolher o expenses app para sua empresa, busque a solução que consegue entregar:
- uma fácil implementação e integração aos processos do seu negócio, e;
- um gerenciamento de gastos automatizado e rico em funcionalidades.
Assim, ao identificar os gastos, você tem uma visão precisa de quão bem sua empresa está utilizando o dinheiro e o que precisa ser revisto para garantir que as finanças se mantenham em ordem.
Quais as diferentes formas de controle de gastos empresariais?
Então, existem diversas formas de pagamento e controle de gastos dentro de uma empresa. Entre as mais comuns podemos citar:
- os cartões corporativos;
- os reembolsos com notas fiscais;
- os adiantamentos;
- o cartão combustível;
- planilhas de controle de gastos;
- softwares integrados de controle de gastos;
- carteiras digitais e aplicativos de pagamento.
Como podem ver, as possibilidades são variadas, no entanto, as melhores opções irão depender do que a SUA empresa mais precisa.
Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou que empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.
Ou seja, existe um grande desgaste para a realização do controle e prestação de contas de todos os gastos corporativos. Por isso, adaptar-se a novas tecnologias e otimizar processos, faz parte do crescimento de qualquer empresa.
Assim como os colaboradores e a liderança evoluem com o tempo (investindo em cursos, novos métodos de processo e planejamento), o mesmo pensamento deve ser aplicado a ferramentas e softwares que irão otimizar a empresa.
Como funciona o expenses app na prática?
Os aplicativos para controle de despesas empresariais podem ser acessados via celular ou desktop, tendo a simplicidade de integrar-se a outros softwares já utilizados dentro da empresa.
Dessa maneira, esses aplicativos permitem que o controle de despesas seja feito pelo funcionário com maior facilidade. Com diversas funcionalidades para ele e também para a liderança, que em tempo real pode controlar o que é gasto e como.
Independente de como seja o formato desse gasto, o aplicativo que apresenta essa função de controle também pode gerenciar recibos e gerar relatórios automaticamente.
Você também pode utilizar o expenses app para reembolsar os funcionários pelos custos gerados enquanto trabalhavam. Esses reembolsos serão baseados em recibos virtuais enviados pelos funcionários e gerenciados por você por meio do aplicativo.
Assim, se preferir não gastar tempo reembolsando funcionários, você deve procurar um cartão de crédito ou pré-pago corporativo, que também teria a possibilidade de integração ao mesmo expenses app.
Empresas com soluções únicas de expenses app
Ao redor do mundo, são diversas as soluções e empresas que disponibilizam o serviço de expenses app, então vamos conhecer algumas delas:
Pleo
A Pleo começou as atividades em Copenhague em 2015, co-fundado pelos veteranos de fintech, Jeppe Rindom e Niccolo Perra.
Ambos foram os primeiros membros do sucesso da startup Tradeshift e conheciam a dor do gerenciamento de despesas. Então, eles construíram a Pleo.
Atualmente, cerca de 20 mil empresas ao redor do mundo utilizam o aplicativo para otimizar os controles financeiros, gastos, reembolsos e benefícios para os funcionários.
Spendesk
A Spendesk é norte-americana e propõe ser um software que ajuda as empresas e colaboradores a tomarem decisões de gastos mais inteligentes.
O aplicativo substitui o complicado e burocrático processo de gestão do dinheiro da empresa por uma solução completa de gastos.
A Spendesk aumenta a produtividade e a colaboração da equipe, fornece visibilidade e controle às empresas e libera tempo valioso para que a equipe financeira possa se concentrar em tópicos estratégicos para expandir seus negócios.
Payfy
Por fim, a Payfy, nossa brasileira da lista, está localizada em Florianópolis, capital do estado de Santa Catarina, também conhecida como “Ilha do Silício” por conta do ecossistema repleto de empresas disruptivas de tecnologia.
Assim, com a ajuda de um software inovador, cartões corporativos e aplicativos móveis, a Payfy automatiza relatórios de despesas, reduz a complexidade administrativa e simplifica a contabilidade.
Inclusive, o software da Payfy é capaz de integrar vários sistemas de gestão empresarial, desde soluções mais abrangentes como a Oracle, SAP e TOTVS, até as mais específicas como Omie e ContaAzul.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
