Conciliação de cartão de crédito – como gerenciar os pagamentos rapidamente

equipe analisando relatórios e conciliação de cartão de crédito

Veja como o time financeiro da sua empresa pode simplificar e otimizar a conciliação de cartão de crédito

Profissionais do mundo inteiro que trabalham no setor financeiro, com certeza não sonhavam em passar o dia focados na conciliação de cartão de crédito.

Ninguém gosta de uma tarefa operacional que agrega pouco valor e exige muito tempo e trabalho. Por isso, o gerenciamento de cartões corporativos deve ser o mais eficiente possível.

No entanto, setores financeiros perdem dias e dias todos os meses gerenciando despesas de cartões para manter seus balanços em ordem. É um trabalho essencial, mas não deveria demorar tanto.

Não podemos culpar o setor financeiro, eles são apenas vítimas de um sistema que não foi projetado para otimizar o controle de gastos.

Como o título sugere, vamos apresentar um método muito mais eficiente e seguro para gerenciar despesas. Mas antes, vamos entender a situação atual da maioria das empresas.

Porque as empresas utilizam cartões corporativos?

O controle de despesas é algo necessário por um simples motivo: todas as empresas do mundo precisam gastar dinheiro. No entanto, o método utilizado para efetuar o pagamento pode variar – sendo eles:

  • Reembolso de despesas: valores baixos de funcionários sem acesso a cartão corporativo;
  • Adiantamento de despesas: valores altos de funcionários sem acesso a cartão corporativo;
  • Cartão corporativo: despesas do dia-a-dia de funcionários credenciados.

Cartões de crédito são uma das formas mais populares de efetuar pagamentos. A maioria das pessoas já utiliza eles diariamente, então passar a usá-los no trabalho é algo natural.

Nas últimas décadas, as empresas incorporaram essa tecnologia de pagamentos nas operações diárias. Os funcionários simplesmente realizam o pagamento no cartão corporativo e seguem trabalhando, o que torna o processo muito mais eficiente.

Inclusive, os bancos também têm interesse que os gastos corporativos sejam efetuados com cartões de crédito, uma vez que as taxas de cartões de crédito representam grande parte da receita dos bancos.

Mas infelizmente, as instituições bancárias estão mais preocupadas em maximizar lucros do que facilitar o trabalho dos setores financeiros. O que nos leva ao próximo ponto. 

Problemas para o time financeiro

Cartões de crédito não foram feitos pensando nas operações diárias dos times financeiros. 

Em poucas palavras, a equipe financeira é responsável por controlar e organizar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Incluindo todos os tipos de despesas, sejam elas através de cartões, reembolsos ou adiantamentos.

Principais funções realizadas pelo time financeiro:

  • Fechar os balanços do mês;
  • Controle de despesas com cartões corporativos;
  • Classificar pagamentos seguindo um padrão interno;
  • Organizar notas fiscais;
  • Criar relatórios e apresentar os resultados para a alta administração.

Logo, os problemas aparecem quando o processo de controle está completamente separado dos processos de pagamento. Essa falta de comunicação entre ferramentas cria uma série de dificuldades para o time financeiro – veremos a seguir.

1. Demora no fechamento do balanço mensal

Como falado anteriormente, cada conciliação de cartão de crédito gera horas de trabalho para o setor financeiro no final do mês. Não se trata de trabalho complexo, mas continua sendo um trabalho necessário e demorado.

Isso acontece porque os cartões corporativos não estão conectados às ferramentas de controle internas da empresa. Na maioria das empresas a conciliação de cartão de crédito é feita manualmente, e por isso é tão demorada.

Muitas empresas consideram esse processo manual como algo inevitável. Nós discordamos, e nosso objetivo neste artigo é justamente mostrar que gerenciar gastos pode ser muito mais eficiente.

2. Dificuldade de controle de gastos

No caso de cartões corporativos sem controles internos, a empresa fica vulnerável às possíveis irresponsabilidades de seus funcionários. Mesmo com funcionários de confiança, não é aconselhável dar acesso ilimitado aos recursos da empresa.

Então, para limitar os riscos, as empresas costumam dar cartões corporativos apenas a um seleto grupo de funcionários. Os cartões são distribuídos aos chefes de departamento, que por sua vez compartilham o cartão sempre que necessário.

Esse processo complica o trabalho do time financeiro, que fica sem saber os detalhes e contexto dos pagamentos. O chefe de departamento responsável pelo cartão muitas vezes também desconhece o contexto desses pagamentos, o que representa mais uma dificuldade para o controle financeiro.

3. Burocracia nas operações diárias

Outro ponto de atrito é o número de pessoas envolvidas em cada pagamento. Mesmo o pagamento sendo algo simples, há uma série de atividades relacionadas que geram muita burocracia. Cada pagamento envolve:

  • O pagador, geralmente um funcionário operacional;
  • O gerente, quem realmente deveria ser o pagador, e acaba tendo que revisar e aprovar cada gasto;
  • O membro do time financeiro, responsável pelo controle financeiro das unidades de negócios;
  • O contador, responsável por fechar os balanços ao final de cada mês;

Quando falta alguma informação de um pagamento, todo o processo financeiro é interrompido. Como falado anteriormente, na maioria das empresas, a coleta de informações dos pagamentos é feita manualmente, o que gera muitas perdas e erros.

4. Gargalos Operacionais

Quando a empresa é pequena, geralmente há apenas um cartão controlado pelo responsável financeiro ou presidente. Conforme a empresa cresce o número de cartões também cresce.

Com o passar do tempo, o uso dos cartões se transforma em uma tarefa demorada e burocrática, um verdadeiro gargalo operacional. Como consequência da burocracia em efetuar despesas, funcionários encontram outras alternativas ou simplesmente evitam gastar.

A pessoa responsável por aprovar os gastos também sofre, pois fica responsável por decisões que não estão na sua competência. Acreditamos que os desafios relacionados ao uso de cartões corporativos estão bem claros. Então, como vamos acelerar o processo!

Como conciliar despesas de cartão de crédito muito mais rápido:

Conforme falado, a gestão de gastos é problemática pela falta de visibilidade, não há um histórico claro e detalhado dos pagamentos e não há recibos fiscais.

Um Sistema de Gestão Inteligente como a Payfy foi criado justamente para resolver esses problemas. Para começar, cada transação tem seu próprio histórico, gerado automaticamente e facilmente acessível.

Em pouco tempo, você consegue ver quem realizou o pagamento, onde aconteceu, quem aprovou e se há recibo fiscal. Além do mais, fica muito fácil identificar problemas caso eles existam.

Tudo isso acontece em tempo real. No caso dos cartões corporativos “tradicionais”, se eu realizar uma compra no Starbucks, eu sei o que ocorreu, mas o time financeiro não saberá até que eu forneça algum tipo de relatório. 

Agora, no caso de um cartão corporativo conectado à nossa plataforma, o time financeiro terá todas as informações relacionadas ao pagamento a partir do momento em que ele aconteceu. 

Você nunca verá essas informações detalhadas em um cartão corporativo “tradicional”. Eles não foram criados para isso, mas os cartões da Payfy sim. E funciona da mesma forma para cartões virtuais, adiantamentos e reembolsos.

3 principais benefícios da gestão de despesas

Eficiência e otimização operacional na hora de Conciliação de cartão de crédito já são motivos suficientes para inovar a forma que essa gestão ocorre. Contudo, separei alguns benefícios que vão te deixar mais seguro em fazer essa mudança.

1. Clareza no rastreamento de recursos/de dinheiro

Um dos maiores problemas em não ter uma gestão de despesas eficiente é a falta de “visibilidade macro” dos gastos que estão acontecendo dentro da empresa. 

Quando esse controle de despesas é bem planejado e executado possibilita que o time financeiro encontre incoerências em relação aos gastos. Por exemplo contas LinkedIn Premium, ou qualquer despesa que nenhum dos colaboradores estejam de fato utilizando.

Ou seja, o time financeiro fica mais habilitado a reconhecer despesas dobradas e/ou desnecessárias para um bom andamento da empresa e dos diferentes times.

2. Tomada de decisões inteligente

Esse benefício está diretamente relacionado ao anterior, afinal, com uma maior clareza das entradas e saídas de recursos da empresa – e com a possibilidade de cortar aquelas desnecessárias – é possível analisar a melhor maneira de investir esse dinheiro. 

Uma das despesas mais recorrentes nas empresas é o gasto com equipamentos de escritório e viagens corporativas, entretanto elas também são muito variáveis, ou seja, podem ser feitas em diferentes momentos e com diferentes fornecedores e serviços.

Portanto, a conciliação de cartão de crédito possibilita que os gestores financeiros pensem em uma estratégia inteligente para aquele gasto, como por exemplo, fazendo parceria com hotéis, restaurantes e empresas de equipamentos – ao invés de cada colaborador realizar a despesa de forma pontual e isolada.  

3. Facilidade para realizar relatórios e previsões

Uma vez que os livros contábeis foram fechados, os próximos passos incluem relatórios e previsões para o próximo trimestre ou ano. Por isso, se a gestão de despesas está sendo realizada em conjunto com um software inteligente, tanto o relatório quanto às previsões futuras já estão prontas para os gestores.

Isso auxilia tanto a empresa quanto o time financeiro que tem a possibilidade de tornar esses processos mais eficientes. Além disso, o software de gestão da Payfy, por exemplo, permite a exportação de relatório e integração com ERP’s via API, facilitando ainda mais a gestão de despesas. 

Software de Gestão Inteligente

Agora que você tem uma boa ideia das vantagens de um Sistema de Gestão Inteligente, entre em contato conosco para tirar outras dúvidas e receber uma demonstração gratuita de nosso produto.


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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