Gerir o cartão vale combustível e os demais gastos na estrada não é tarefa fácil. Mesmo utilizando um cartão vale combustível, controlar os gastos com traslados é um desafio que muitas empresas enfrentam.
Afinal, uma grande parcela de qualquer negócio envolve viagens. Essas despesas então aparecem quando fazemos visitas a clientes, participamos de feiras, gerenciamos projetos e uma série de outras atividades.
Mas será que a sua empresa está fazendo o controle desses gastos da melhor maneira possível? É o que veremos nesse artigo!
Vou te apresentar a ferramenta que chegou para substituir o cartão vale combustível e por que você deve abraçar esta nova alternativa.
Vamos lá?
O que é um cartão vale combustível?
O cartão vale combustível é um tipo de cartão que funciona exclusivamente em postos de combustível conveniados.
Assim como o cartão vale refeição é usado para pagamento em alguns bares e restaurantes, o cartão vale combustível serve para custear o abastecimento de veículos, aluguel de carro e até mesmo como pagamento para transporte via aplicativos.
Geralmente, o cartão vale combustível é pré-pago, ou seja, a empresa “carrega” o cartão com uma quantidade pré-estabelecida de dinheiro, e o funcionário utiliza os recursos na estrada, sem grandes sustos.
Entretanto, com a volatilidade nos preços do petróleo (e por consequência dos seus derivados), essa gestão pode se tornar mais desafiadora, considerando que a administração desses gastos precisa ser ainda mais cuidadosa quando há maior variação nos preços.
A Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP), divulga semanalmente o relatório do valor dos combustíveis no país, e dependendo da região do Brasil (até mesmo entre cidades), o valor pode variar até R$3,00/L.
As taxas do cartão vale combustível
O cartão vale combustível possui algumas taxas que são aplicadas nos postos, além do valor de adesão por parte da empresa que deseja o serviço.
Essa tarifa pode variar entre 3% e 10% no preço do combustível dependendo de quanto o posto fatura por meio dessa forma de pagamento. Isso ocorre por conta dos mais variados tipos de taxações que os estabelecimentos são obrigados a pagar
A atual crise econômica e geopolítica faz com que o preço dos combustíveis varie muito, consequentemente, cada vez menos postos aceitam o pagamento através do cartão vale combustível.
Por isso, é muito importante estudar TODAS as taxas associadas à operação desses cartões, caso contrário você pode ser injusto ao calcular a viabilidade de cada opção. Segue abaixo algumas das taxas mais comuns:
- Contratação inicial do serviço;
- Penalidades por conta de atraso nos pagamentos;
- Anuidade;
- Taxas de solicitação de cartão;
- Etc.
Portanto, certifique-se de ler bem os termos de cada cartão antes de contratar o serviço.
Vale a pena contratar um cartão vale combustível?
Um importante fator a se levar em consideração na escolha de um cartão de benefícios para os colaboradores é o quanto isso facilitará a vida de todos em suas atividades operacionais – até mesmo quem não precisa utilizar o cartão frequentemente.
Afinal, não adianta nada facilitar a vida de quem está na estrada, mas complicar a vida do time financeiro no escritório.
Portanto, os métodos de controle devem ser avaliados de forma holística na empresa, levando em consideração todos os funcionários e suas respectivas atividades.
É exatamente nesse ponto que muitas empresas falham: cada negócio tem suas próprias peculiaridades, e o melhor cartão para a empresa A pode ser péssimo para a empresa B.
Por isso, é indispensável que a escolha do cartão seja feita por pessoas profundamente envolvidas nas operações da empresa, especialmente nas atividades financeiras e comerciais.
Invista na integração de processos financeiros
Algumas empresas sofrem na hora da gestão porque para cada tipo de gasto existe uma forma diferente de controle. Às vezes, até mesmo o sistema de controle de quilometragem é separado do sistema de controle de abastecimento.
A intenção é boa, porém, conforme as equipes e os gastos crescem, cresce também a quantidade de aprovações e relatórios que os líderes devem apresentar no final do mês.
Ou seja, o time financeiro/administrativo precisa se coordenar muito bem para que não haja perdas e nem se crie um excesso de burocracia.
Vale ressaltar aqui, que a diferença entre (1) perda de informações financeiras e (2) fraude fiscal é apenas uma questão de interpretação aos olhos da lei.
Na maioria das vezes, as empresas optam por exagerar na burocracia para evitar ao máximo a perda de dados. Eu faria a mesma coisa, afinal, a Receita Federal nunca processou ninguém por excesso de burocracia…
No entanto, a maioria das empresas não percebe o custo dessa burocracia na rotina das suas equipes.
Quando cada gasto gera horas de trabalho associado, a empresa está perdendo mão de obra em uma atividade que não agrega nenhum valor, ao mesmo tempo que incentiva a “criatividade fiscal” dos seus funcionários – o que ninguém quer.
Integre as ferramentas de gestão de despesas empresariais
Os avanços tecnológicos das últimas décadas introduziram muitas ferramentas no dia a dia de um negócio, entre elas estão:
- planilhas de Excel;
- cartões corporativos;
- sistemas de planejamento de recursos (ERP);
- smartphones;
- etc;
Todos os exemplos citados acima permitem que a empresa seja mais eficiente nos seus processos. Entretanto, se essas ferramentas não estiverem integradas e falando a mesma língua esse aumento de eficiência será muito limitado.
Imagine o seguinte cenário de uma empresa:
- o controle de gastos é feito pelo time financeiro no Excel;
- as aprovações e os relatórios de gastos são feitos através do ERP da empresa;
- o pagamento dos gastos é efetuado através dos vários tipos de cartão corporativo.
Se estes sistemas não conversarem entre si, alguém terá que passar as informações de um sistema para o outro manualmente. Infelizmente, essa integração manual, além de ser extremamente demorada, introduz a possibilidade de erros e fraudes em um processo que poderia ser automatizado.
O melhor então, nesse caso, é buscar uma solução que permita a integração de todos esses pontos de forma rápida, ordenada e intuitiva.
A melhor escolha: tecnologia e facilidade
Agora que você já conhece a fundo as dificuldades no controle financeiro, você está pronto para aprender a fazê-lo da maneira mais eficiente e moderna possível.
Conforme já mencionado, quando tratamos de cartões corporativos, nossos maiores inimigos são:
- a burocracia nas aprovações e nos relatórios;
- os processos contábeis manuais que demandam muito trabalho enquanto deixam a empresa vulnerável a fraudes e erros.
A solução para ambos os problemas é um cartão com software de gestão integrado!
Procurar por um cartão corporativo que conta com um aplicativo que “integra tudo”, pode ser uma solução para além do dia a dia da empresa. Além disso, uma boa gestão também garante que seus orçamentos tenham ainda mais transparência e assertividade.
Poderíamos passar horas descrevendo todas as vantagens de um cartão com software de gestão integrado. Porém, acreditamos que o melhor jeito de se aprofundar nessa nova tecnologia é interagir com ela na prática.
Se sua empresa busca essa solução, entre em contato com nosso time comercial para conhecer as soluções da Payfy!
Quer entender melhor o que é o cartão corporativo antes de contratar um? Confira nosso conteúdo completo sobre o tema e 5 pontos de atenção na hora de contratar o cartão da sua empresa.
Te espero lá. Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
