Você já se deparou com o termo “alçada de aprovação”? Então, empresas de todos os tamanhos e setores lidam com a necessidade de gerenciar de forma eficaz suas despesas corporativas.
Seja para viagens, compras de materiais ou prestação de serviços, é essencial que esses gastos sigam processos de aprovação adequados para garantir transparência, controle e cumprimento das políticas de gastos estabelecidas.
É aí que a alçada de aprovação se torna um diferencial, por isso, neste artigo vou abordar:
- O que é uma alçada de aprovação;
- Sua importância para uma empresa;
- Como montar a alçada de aprovação;
- Como monitorar e fazer ajustes.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é alçada de aprovação?
A alçada de aprovação é um processo que estabelece os níveis de autorização para aprovações de gastos realizados pelas equipes ou colaboradores da empresa.
Em outras palavras, a alçada de aprovação se refere ao conjunto de regras e procedimentos que estabelecem as autorizações necessárias para aprovar e realizar determinado gasto.
O objetivo desse processo é criar um fluxo de aprovação estruturado e transparente, a fim de permitir uma gestão de despesas com agilidade, redução de riscos financeiros e, consequentemente, um melhor controle de gastos.
Ou seja, isso se reflete em uma série de limites, critérios e responsabilidades diferentes para cada um dos níveis hierárquicos que compõem a estrutura da empresa.
Por que é importante ter alçada de aprovação nas empresas?
De forma resumida, a alçada de aprovação ajuda a:
- garantir o cumprimento de políticas de gastos;
- prevenir fraudes;
- assegurar o registro contábil correto;
- diminuir impasses e atrasos no processo de aprovação.
Dessa forma, os gestores têm mais controle sobre as despesas corporativas, garantindo que os recursos da empresa estão sendo usados de acordo com as prioridades estabelecidas.
Por fim, a alçada de aprovação também ajuda a empresa a se manter em conformidade com as leis e regulamentações. Uma vez que as políticas de gastos refletem as normas e diretrizes estabelecidas pelos órgãos reguladores.
Como montar a alçada de aprovação na sua empresa!
Então, para implementar a alçada de aprovação de forma eficiente em sua empresa, é necessário seguir algumas etapas-chave.
Vamos ver quais são elas?
1ª etapa: Defina os níveis de aprovação
O primeiro passo para implementar um processo de alçada de aprovação é definir os diferentes níveis de autorização necessários para aprovar gastos. Isso será feito com base nas funções e responsabilidades de cada departamento e/ou cargo hierárquico.
Dessa forma, esta etapa envolve estabelecer processos de aprovação, tipos de gastos e outros critérios relevantes para cada nível de autorização.
Por exemplo, um gerente de vendas pode ter um nível de autorização mais alto do que um assistente administrativo, já que suas responsabilidades e orçamento são diferentes.
Além disso, pode ser necessário estabelecer diferentes níveis de aprovação para diferentes tipos de gastos, como:
- viagens;
- materiais de escritório;
- equipamentos de tecnologia;
- assinatura de serviços.
2ª etapa: Estabeleça critérios e limites de gastos
Em seguida, para garantir que o processo de aprovação seja justo, eficiente e esteja de acordo com as políticas de gastos da empresa, é necessário estabelecer critérios e limites de gastos para cada nível de aprovação.
Para isso, devemos definir os gastos válidos, qual o valor máximo para cada tipo de gasto e qual o prazo para apresentação de comprovantes de despesa.
Pode-se definir, também, um limite máximo ou critérios orçamentários para gastos com viagens (hospedagem, passagens aéreas, etc) e um prazo para apresentação de comprovantes de despesa, a fim de evitar atrasos no processo de aprovação.
3ª etapa: Treine os colaboradores sobre o processo de aprovação
Por fim, para que a alçada de aprovação funcione corretamente, é necessário que a equipe esteja devidamente treinada e ciente dos procedimentos e regras estabelecidos.
Essa etapa implica na definição de responsabilidades claras, a conscientização sobre a importância do processo de aprovação e a explicação detalhada do fluxo de trabalho para cada nível de autorização.
Além disso, é importante fornecer aos colaboradores os recursos necessários para que possam cumprir suas responsabilidades da melhor forma possível.
Isso costuma incluir o fornecimento de ferramentas de gerenciamento de despesas, como softwares de gestão de gastos, para facilitar o processo de aprovação e controle de despesas.
Em resumo, implementar um processo de alçada de aprovação eficiente em sua empresa permite:
- controlar melhor os gastos;
- garantir a conformidade com as políticas de gastos da empresa;
- melhorar a eficiência do processo de aprovação.
Como monitorar o processo de aprovação de despesas?
Uma vez implementada a alçada de aprovação, é indispensável monitorá-la e ajustá-la continuamente para garantir sua eficácia.
Acompanhando as despesas e aprovações
Assim, para garantir que a alçada de aprovação está funcionando como deveria, é necessário acompanhar o cumprimento das políticas de gastos, identificar possíveis irregularidades ou desvios e monitorar o processo de aprovação como um todo.
A maneira mais comum de fazer isso é através de relatórios gerenciais e análises de dados financeiros.
Além disso, é importante lembrar que a alçada de aprovação não é um obstáculo para os colaboradores, mas sim uma ferramenta que garante eficiência e transparência nos processos financeiros da empresa.
Identificando áreas de melhoria
Em seguida, podemos identificar áreas de melhoria por meio da avaliação de feedbacks dos colaboradores, ou por meio de um monitoramento mais detalhado do processo, a fim de identificar gargalos e problemas recorrentes.
Outra forma de identificar áreas de melhoria é por meio da análise dos motivos de reprovação de despesas.
Por exemplo, se determinado tipo de despesa é frequentemente reprovado, pode ser necessário rever os limites de aprovação ou oferecer treinamentos específicos para os colaboradores responsáveis por essas despesas.
Realizando ajustes e atualizações no processo
A partir das informações levantadas nos dois passos anteriores, é possível realizar ajustes e atualizações necessários no processo de alçada de aprovação.
Isso inclui desde mudanças na definição de limites de despesas até a implementação de novos procedimentos de aprovação e treinamentos para a equipe.
Por fim, é importante lembrar que a alçada de aprovação não é algo estático, mas sim um processo dinâmico e sujeito a avaliações e aprimoramentos.
Conclusão: otimize a gestão financeira através de um sistema de aprovação de despesas
Como vimos, a alçada de aprovação é uma ferramenta poderosa para otimizar a gestão financeira das empresas, garantindo transparência, controle e agilidade na aprovação de despesas corporativas.
Ou seja, com sua implementação, é possível reduzir custos, evitar excessos, identificar problemas e oportunidades de melhoria e garantir uma gestão de despesas mais eficiente e eficaz para sua empresa.
Através da definição de limites e responsabilidades claras, é mais fácil identificar possíveis problemas, como gastos excessivos ou despesas não autorizadas, e tomar medidas para corrigi-los.
Além disso, a alçada de aprovação pode ser integrada a outras ferramentas e sistemas de gestão financeira, como softwares de controle de despesas, tornando todo o processo ainda mais eficiente e automatizado.
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Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
