A integração de sistemas é uma das soluções mais poderosas para aumentar a eficiência e competitividade das empresas. Isso acontece, pois ao conectar diferentes plataformas – como ERPs, CRMs e sistemas contábeis -, as empresas eliminam silos de dados, automatizam processos e tomam decisões mais rápidas e estratégicas.
Então se você busca otimizar a operação da sua empresa, reduzir custos e melhorar a experiência do cliente, entender a fundo sobre a integração de sistemas será um divisor de águas.
Neste conteúdo, vou abordar o que é a integração de sistemas, os principais tipos disponíveis no mercado e como essa solução pode ser um grande diferencial competitivo, melhorando a agilidade e precisão nas operações da sua empresa.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é Integração de Sistemas?
A integração de sistemas é o processo de conectar diferentes plataformas, aplicativos ou softwares para que eles possam trocar dados e fornecer diferentes informações de maneira conjunta e centralizada.
Portanto, ao integrar sistemas, uma empresa consegue conectar as diferentes áreas do seu negócio, permitindo que informações fluam automaticamente de um software para outro.
Consequentemente, essa prática elimina os silos de dados, aumenta a eficiência dos processos e melhora a assertividade das análises.
Além disso, a capacidade de conectar dados em tempo real, automatizar fluxos de trabalho e garantir que todas as áreas da empresa estejam sincronizadas, permite que os negócios operem com mais agilidade e eficiência.
Em tempos de transformação digital acelerada, integrar sistemas tornou-se uma necessidade para empresas que querem se manter competitivas, independente de seus portes.
Por que a Integração de Sistemas é importante para uma empresa?
Imagine, por exemplo, uma fintech que usa uma plataforma para gestão de clientes (CRM), outra para processamento de pagamentos e uma terceira para contabilidade… bom, sem uma integração a empresa precisa atualizar manualmente cada sistema – e torcer para não ter erros.
Contudo, ao integrar essas plataformas, a “comunicação” entre elas é automática, ajudando a empresa a economizar tempo e minimizar erros que costumam acontecer com a gestão manual.
Mas como já mencionado brevemente, os benefícios e a importância da integração de sistemas vai muito além da automação de processos.
Pensando nisso, separei abaixo alguns dos principais benefícios da integração de sistemas que confirmam porque essa prática é tão importante.
1. Melhores Dados = Melhores Decisões
Não é de se surpreender que empresas que operam com dados desconectados enfrentam dificuldades na hora de tomar decisões estratégicas.
Afinal, imagine um gerente financeiro que precisa cruzar informações de vários sistemas diferentes para entender o fluxo de caixa da empresa… complicado não é?
Por isso, integrando sistemas e automatizando sua empresa, esses dados ficam disponíveis em tempo real, em um só lugar, facilitando a análise e possibilitando decisões rápidas e assertivas.
2. Redução de erros operacionais
Ao automatizar o fluxo de informações entre sistemas, você elimina o risco de erros humanos, que muitas vezes são causados por tarefas repetitivas e manuais, como digitar os mesmos dados várias vezes em diferentes sistemas.
Um estudo de 2015 da Global Business Travel Association (GBTA) já informava que as empresas ao redor do mundo estavam gastando por ano, em média, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros manuais em relatórios de despesas.
Um problema como o do estudo acima é facilmente resolvível com um software de gestão de despesas, ou seja, alguns erros que ficam grandes lá na frente já podem ser evitados quando uma empresa mantém viva a cultura da inovação, mantendo-se sempre atualizada no mercado.
3. Aumento da Eficiência Operacional
Empresas que integram seus sistemas conseguem reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e repetitivas. Isso permite que a equipe foque em tarefas estratégicas, como o desenvolvimento de novos produtos ou a melhoria do atendimento ao cliente.
Um exemplo claro disso é a integração entre plataformas de vendas e logística: quando um pedido de venda é realizado, ele é automaticamente repassado para o sistema de estoque e de envio, reduzindo o tempo entre a compra e a entrega do produto.
4. Melhor Experiência do Cliente
A integração dos sistemas também reflete diretamente na experiência do cliente. Afinal, com as plataformas conectadas, desde o CRM até o suporte, a equipe de atendimento consegue acessar todas as informações do cliente em uma única interface.
Isso resulta em um serviço mais ágil, personalizado e eficiente, o que aumenta a satisfação e fidelidade dos clientes.
4 Principais Tipos de Sistemas de Integração do Mercado
A escolha do tipo de integração que uma empresa deve contratar depende de suas necessidades e dos sistemas que já utiliza, contudo, separei abaixo os quatro principais tipos do mercado para explorarmos.
1. Integração de Dados
O objetivo principal da integração de dados é reunir informações de diferentes fontes, como bancos de dados, planilhas e sistemas de gerenciamento.
Para isso, ferramentas de ETL (Extração, Transformação e Carga) são frequentemente usadas para mover e transformar dados de várias fontes para um banco de dados centralizado.
Dessa forma a empresa fica integrada, ou seja, todos os departamentos possuem acesso aos mesmos dados, garantindo uma visão unificada da empresa. Contudo, lembre-se de que para uma integração de sistemas positiva, a empresa deve-se atentar também à parte de segurança da informação.
2. Integração de Aplicações
A integração de aplicações visa conectar diferentes softwares para que eles compartilhem dados e funcionalidades como, por exemplo, a integração mais comum das empresas: entre um CRM e um sistema de automação de marketing.
Dessa forma, leads gerados por campanhas de marketing podem ser automaticamente enviados ao CRM para acompanhamento pela equipe de vendas.
3. APIs
Já as APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) são ferramentas que permitem que diferentes sistemas se comuniquem entre si. Dessa forma, é possível que uma aplicação solicite dados ou acione funcionalidades de outra.
Hoje, muitas fintechs e plataformas de pagamento utilizam APIs para integrar seus sistemas a bancos e outras instituições financeiras, facilitando a transferência de dados.
A Payfy, por exemplo, oferece um software inteligente para a gestão de despesas corporativas. Esse sistema coleta os dados contábeis dos cartões corporativos da empresa e também integra-se via API com outras ferramentas – TOTVS, Oracle, Omie, Conta Azul, SAP…
Por isso, hoje já somos a solução de gastos empresariais nº 1 da LATAM, temos investimento e parceria com o Banco do Brasil e a confiança de mais de 800 empresas, entre elas: LG, Havaianas, Multilaser, Unimed, P & G e muitas mais.
4. Integração de Processos
Essa abordagem conecta processos de negócios, garantindo que eles funcionem de forma coordenada entre diferentes sistemas.
Por exemplo, um fluxo de trabalho pode começar com a criação de um pedido de venda, que aciona automaticamente a atualização do estoque e a geração de uma ordem de envio.
Por fim, vale ressaltar que esses são apenas os mais comuns existem outros tipos de integração como, por exemplo:
- via ESB (Enterprise Service Bus)
- por Middleware
- iPaaS (Integration Platform as a Service)
- Integração Ponto a Ponto (P2P)
- por Webhooks
- entre outras.
Principais desafios que as empresas enfrentam durante a Integração de Sistemas
Quando uma empresa implementa um novo processo, é crucial alinhar com suas equipes os possíveis desafios que enfrentarão, principalmente aqueles colaboradores com cargos estratégicos. Bom, com a integração de sistemas não seria diferente.
Portanto, separei abaixo os principais desafios com os quais sua empresa pode se deparar e também algumas dicas de solução para superá-los. Espero que isso te ajude a deixar as incertezas de lado e seguir inovando seu negócio. Vamos lá
1. Complexidade da Infraestrutura Legada
Muitas empresas de setores tradicionais, como manufatura, saúde e finanças, operam com infra estruturas legadas.
Esses sistemas antigos foram construídos há décadas por isso, muitas vezes, não foram projetados para integração com soluções modernas. Além disso, atualizá-los pode ser caro, arriscado e demorado, o que leva muitos líderes a hesitar antes de uma transformação digital.
Quem sabe, uma boa solução é substituir completamente os sistemas legados. Para isso, uma abordagem eficaz é utilizar integração tipo middleware ou APIs para conectar esses sistemas antigos com novas plataformas.
Dessa forma a sua empresa faz uma modernização gradual e menos disruptiva.
2. Custos elevados e ROI incerto
A integração de sistemas exige investimentos grandes como, por exemplo, em softwares, consultorias e mão de obra especializada. Contudo, os líderes precisam justificar grandes investimentos à diretoria ou aos acionistas, fazendo com que o ROI incerto se torne uma grande preocupação.
Neste caso, apresentar um plano de integração baseado em KPIs claros pode ser uma ótima solução, assim, a diretoria consegue olhar para os custos iniciais como um investimento estratégico com retorno mensurável. Entre os dados podemos destacar KPIs como a(o):
- redução de erros manuais;
- aumento de produtividade; ou,
- melhora na experiência do cliente.
3. Resistência à Mudança
Não é de se surpreender que as empresas com uma cultura organizacional mais rígida podem enfrentar resistência à mudança, isso pode se refletir desde as equipes técnicas até os funcionários que temem a automação.
Mas essa resistência atrasa novas implementação e gera problemas de uso e adoção dessas novas ferramentas.
Solução: nutrir uma cultura de transparência e comunicação, assim como incentivar uma liderança forte para comunicar os benefícios da integração e como ela se alinha aos objetivos estratégicos da empresa.
Além disso, não tenha medo de investir em treinamentos e programas de adaptação, isso vai ajudar a mitigar essa resistência. Abordarei mais sobre esse ponto adiante.
4. Gerenciamento de Dados e Segurança
Outro grande desafio, especialmente para indústrias reguladas, é a segurança dos dados durante a integração.
Conectar sistemas significa abrir canais de troca de dados, o que aumenta o risco de violações de segurança, especialmente se a empresa opera em vários países com diferentes regulamentos de proteção de dados.
Antes mesmo de iniciar a integração, uma solução é utilizar protocolos robustos de segurança, como criptografia de ponta a ponta e autenticação multifatorial que vão proteger os dados da empresa.
Além disso, é vital garantir que as soluções de integração contratadas também estejam em conformidade com regulamentações de segurança como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
5. Alinhamento entre TI e o Negócio
Dependendo do nicho que a sua empresa está inserida, as decisões de integração podem parecer altamente técnicas para a diretoria, enquanto a TI sente que as necessidades e limitações da empresa não estão sendo compreendidas.
Neste caso, uma boa solução é a boa e velha comunicação! Portanto, incentive a colaboração próxima entre TI e liderança de negócios, isso vai ser crucial para o sucesso da integração de sistemas – e com muitos benefícios a longo prazo.
Uma dica para isso é realizar planejamentos em conjunto e desenvolver uma linguagem comum que possa alinhar as expectativas e garantir que a integração sirva tanto às necessidades técnicas quanto aos objetivos estratégicos da empresa.
6. Manutenção e Escalabilidade
Após a implementação inicial, manter os sistemas integrados em pleno funcionamento e garantir a escalabilidade pode se mostrar um desafio. Portanto, à medida que a empresa cresce ou muda, as soluções de integração precisam acompanhar essas transformações.
Para solucionar esse desafio, investir em uma arquitetura flexível e escalável desde o início, permitindo atualizações contínuas e sem interrupções significativas no fluxo de trabalho.
Portanto, escolher ferramentas que oferecem suporte técnico dedicado e monitoramento em tempo real é essencial para que sua empresa tenha grandes aliados na manutenção da integração.
Eu sei que esses desafios são complexos e variados, mas pode ter certeza que com uma abordagem estratégica e soluções tecnológicas adequadas, qualquer empresa pode transformar esses obstáculos em oportunidades.
5 passos para fazer a Integração de Sistemas na sua empresa
Para os líderes que buscam eficiência operacional e melhoria na tomada de decisões, a integração de sistemas é um caminho inevitável, que deve ser planejado e executado com visão de longo prazo.
Mas antes de tudo, gosto de ressaltar que para fazer essa integração é essencial que você tenha uma equipe de T.I. especializada e de confiança durante todas as etapas. Afinal, tratam-se de dados sensíveis da empresa e tudo precisa ser bem estruturado.
Bom, agora que entendemos o que é a integração de sistemas, sua importância, tipos e cuidados na hora da implementação, veremos abaixo um passo a passo simples para realizar o processo de integração de sistemas.
1 – Defina os Objetivos
Antes de qualquer coisa, você precisa saber qual é o objetivo da integração. O objetivo da empresa é reduzir custos? Melhorar a experiência do cliente? Automatizar processos manuais…?
2 – Escolha a Ferramenta de Integração
Avalie diferentes soluções disponíveis no mercado de acordo com o objetivo definido no ponto anterior, alguns exemplos de sistema são: Zapier para integrações rápidas, ferramentas robustas como MuleSoft para operações complexas, ou a Payfy.io para contabilidade e integração com outros ERPs.
Além disso, lembre-se de levar em conta detalhes como o tipo de integração que aprendemos anteriormente: API, dados, aplicações, processos…
3 – Mapeie os Sistemas e Dados
Agora é hora de olhar para dentro da empresa: identifique quais sistemas você deseja integrar e quais dados precisam ser compartilhados.
Garanta que os dados sejam consistentes e compatíveis entre os sistemas, por isso ter uma equipe de T.I é especialmente importante aqui.
4 – Implemente e Teste
Uma vez configurada a integração, teste cada fluxo de dados para garantir que tudo está funcionando conforme esperado. Isso ajuda a identificar e corrigir possíveis erros antes de toda a empresa utilizar o sistema.
5 – Forneça treinamento para todos os envolvidos
Não importa quão automática uma empresa seja, sempre terão pessoas por trás dos processos.
Por isso é importante olhar para as mudanças que ocorrerão dentro do negócio, conversar com os colaboradores sobre as dúvidas deles e também fornecer treinamentos caso suas funções sejam afetadas por essa integração.
Além disso, esse ponto também irá refletir na qualidade dos dados coletados, afinal, um bom uso da ferramenta garante assertividade de informações.
6 – Monitore e Otimize
Por fim, o que deve acontecer em qualquer caso de implementação: continue monitorando os sistemas e otimize conforme necessário para garantir desempenho contínuo.
Isso também pode ser automatizado através de ferramentas de monitoramento, mas independente de como seja feito, essa etapa ajuda a entender se valeu a pena a implementação, assim como identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
Como ocorre a Integração dos Sistemas?
Dependendo da necessidade da empresa e do produto contratado, a integração pode ocorrer em tempo real ou em lotes.
Quando a integração acontece em tempo real, os dados são atualizados instantaneamente entre sistemas, garantindo que as informações estejam sempre sincronizadas. Isso é essencial em setores como o financeiro, onde atualizações em tempo real são necessárias.
Já na integração em lote os dados são coletados e processados em horários programados. Essa abordagem é adequada quando os sistemas não exigem atualizações constantes.
Conclusão
A integração de sistemas é uma solução estratégica que pode transformar a maneira como as empresas operam, oferecendo vantagens desde automação, eficiência até uma melhora na experiência ao cliente.
Em um mundo cada vez mais digital, ter sistemas que “conversam” entre si não é apenas uma vantagem competitiva — é uma necessidade. Se sua fintech ainda não está explorando as possibilidades da integração de sistemas, agora é a hora de começar!
Agende uma demonstração do nosso produto e veja como a Payfy te ajuda a otimizar a gestão de despesas da sua empresa através da integração contábil.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
