Se você está buscando maneiras de aprimorar a gestão financeira do seu negócio, o fundo fixo de caixa pode ser uma ferramenta poderosa a ser considerada.
Como sabemos, a gestão adequada do caixa é essencial para a estabilidade financeira e o crescimento sustentável de qualquer organização, e o fundo fixo de caixa emerge como uma estratégia fundamental nesse cenário
Por isso, neste artigo, exploraremos em detalhes o que exatamente é um fundo fixo de caixa, os benefícios que ele pode oferecer para a sua empresa e, o mais importante, como implementá-lo de maneira eficaz..
Vamos mergulhar nesse conceito, desvendando seus segredos e fornecendo insights práticos para que você possa fortalecer a saúde financeira do seu negócio.
O que é o fundo fixo de caixa?
Então, o fundo fixo de caixa é uma forma prática de gerenciar os gastos menores de uma empresa, evitando processos de decisão demorados para aprovações de pequenas despesas.
Assim, o seu objetivo é manter uma reserva de dinheiro em espécie, ou em um cartão corporativo de fácil acesso, para que os colaboradores possam utilizá-lo rapidamente em situações emergenciais.
Dessa forma, o fundo fixo entra em ação para a compra de:
- materiais de escritório;
- cópias e impressões;
- mimos a clientes;
- alimentação extraordinária;
- documentos;
- motoboy;
- taxas;
- transporte;
- entre outros.
Ou seja, com ele, é possível ter um controle mais eficiente dos gastos, evitando surpresas desagradáveis no final do mês. Além disso, esse recurso permite que a empresa tenha mais flexibilidade para lidar com imprevistos e situações emergenciais.
É importante ressaltar que esse recurso deve ser utilizado apenas para despesas menores e emergenciais. Gastos maiores devem ser planejados e autorizados previamente pela gestão financeira da empresa.
Por fim, é fundamental que o setor financeiro da empresa acompanhe de perto as despesas realizadas com esse recurso, para garantir que ele esteja sendo utilizado da forma mais adequada.
Passo a passo para implementar um fundo fixo de caixa
Apesar de ser um conceito relativamente simples, existem alguns pontos de atenção que precisam ser abordados quando uma empresa decide utilizar esse método.
Então, para implementar um fundo fixo de caixa da melhor maneira possível, é preciso seguir alguns passos essenciais. Confira eles abaixo:
Definindo o valor do fundo fixo de caixa
O primeiro passo é definir quanto dinheiro será destinado ao fundo fixo de caixa. Esse valor deve ser estabelecido com base nas necessidades da empresa e no volume de gastos menores que ela costuma ter.
É importante lembrar que esse valor deve ser sempre um montante acessível, mas não pode comprometer o fluxo de caixa da empresa.
Além disso, também deve-se considerar que o valor pode ser alterado ao longo do tempo, de acordo com as necessidades da empresa.
Por exemplo, se a empresa passar por um período de maior demanda por gastos menores, pode ser necessário aumentar o valor do fundo.
Escolhendo a pessoa responsável pelo gerenciamento
A pessoa escolhida para gerenciar o fundo fixo de caixa deve ser alguém que tenha conhecimento financeiro e possa garantir a integridade do recurso.
Sobretudo, é crucial que a pessoa escolhida para gerenciar esses fundos seja alguém de confiança, que possa lidar com o dinheiro de forma responsável e transparente.
Estabelecendo regras e limites
Por fim, para evitar o mau uso dos recursos, é preciso estabelecer regras claras sobre como e quando ele pode ser utilizado. Isso inclui limites de gastos diários, bem como a necessidade de se guardar recibos de todas as compras realizadas com esse dinheiro.
Além disso, é indispensável que todos os funcionários da empresa estejam cientes das regras e limites estabelecidos para o uso do fundo fixo de caixa. Isso pode ser feito por meio de treinamentos ou comunicados internos.
Como controlar o fundo fixo de caixa
Uma vez que a empresa implementou o fundo fixo de caixa, ela precisa garantir a sua integridade. Por isso, é preciso controlá-lo de perto utilizando alguns métodos simples, confira eles abaixo:
Planilhas ou softwares de controle financeiro
Uma das maneiras mais eficientes de controlar o fundo fixo de caixa é através de planilhas ou softwares financeiros. Isso permite que os gestores tenham uma visão mais ampla dos gastos realizados e possam detectar possíveis anomalias com maior facilidade.
Além disso, o uso de softwares especializados ajuda a simplificar o processo de prestação de contas, permitindo que os colaboradores registrem suas despesas administrativas de forma rápida e eficiente.
Outra vantagem de utilizar softwares financeiros é a possibilidade de gerar relatórios detalhados sobre como esse dinheiro está sendo gasto. Com essas informações, é possível identificar padrões de gastos e tomar decisões mais informadas.
Auditorias e conciliações periódicas
Outra maneira de garantir a integridade do fundo fixo de caixa é realizando auditorias e conciliações periódicas. Isso ajuda a detectar possíveis fraudes ou erros no uso do dinheiro, e garante que todas as despesas estejam dentro do orçamento da empresa.
As auditorias e conciliações também são importantes para identificar possíveis melhorias no processo de gestão do fundo fixo de caixa.
Ao analisar os resultados dessas atividades, os gestores podem identificar pontos de melhoria e implementar mudanças para aumentar a eficiência financeira.
Políticas de prestação de contas
Por fim, é importante estabelecer políticas claras de prestação de contas para os colaboradores que utilizam o fundo fixo de caixa. Isso garante que todas as despesas estejam devidamente documentadas e que haja transparência nas operações financeiras da empresa.
As políticas de prestação de contas devem estabelecer prazos para a entrega dos comprovantes de despesas.
Além disso, essas políticas devem ser comunicadas de forma clara e objetiva para todos os colaboradores, para garantir que todos estejam cientes das regras e procedimentos.
Se você se interessa por esse tema, confira nosso artigo completo de políticas de gastos para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!
Benefícios de um bom gerenciamento do fundo fixo de caixa
Um bom gerenciamento do fundo fixo de caixa é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa. Além disso, ele pode trazer diversos benefícios para a organização, tais como:
Melhoria na organização financeira da empresa
Atravez de um bom gerenciamento desse recurso, a empresa se torna mais organizada financeiramente. Isso permite que os gestores tenham maior controle sobre os gastos, evitando desperdícios e mantendo o caixa em níveis saudáveis.
Além disso, com uma boa gestão do fundo, é possível identificar quais são as áreas que estão gastando mais recursos e, assim, buscar soluções para otimizar esses gastos.
Redução de riscos e fraudes
Um bom gerenciamento do fundo fixo de caixa também reduz os riscos de fraudes ou desvios de dinheiro. Com regras claras e acompanhamento de perto, é muito mais difícil que esse tipo de situação ocorra dentro da empresa.
Ainda, é importante que a empresa conte com um sistema de controle interno eficiente, que possa identificar rapidamente qualquer tipo de irregularidade no fluxo de caixa.
Facilitação na tomada de decisões financeiras
Por fim, um fundo fixo de caixa bem gerenciado facilita a tomada de decisões financeiras da empresa. Ou seja, com uma visão clara de seus gastos, os gestores podem tomar decisões mais acertadas e garantir a sustentabilidade financeira da organização.
Assim, é importante lembrar que a tomada de decisão é uma das principais responsabilidades dos gestores, e que ela deve ser baseada em informações precisas e confiáveis.
Portanto, investir no gerenciamento desse caixa também é fundamental para garantir um bom planejamento estratégico para a empresa.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
