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Escrituração Fiscal: o que é, sua importância e como fazê-la

André Apollaro

Data de publicação: 11/12/2023

Governança Corporativa
Governança Corporativa

Entenda de uma vez por todas o que é escrituração fiscal, qual a sua importância para a contabilidade empresarial e como a digitalização atua nesse processo

A escrituração fiscal é um processo essencial para a gestão contábil de uma empresa e refere-se ao registro e controle das operações fiscais de uma empresa, incluindo todas as transações de compra, venda, entrada e saída de mercadorias. 

No entanto, a digitalização de processos hoje é cada vez mais comum e deve ser feita de forma correta com a lei.

Pensando nisso, vamos abordar nesse artigo o conceito de escrituração fiscal, sua importância para as empresas, o que a lei diz sobre o tema e erros comuns que são evitados a partir da digitalização dessa atividade.

Vamos lá? Boa leitura!

O que é escrituração fiscal?

A escrituração fiscal, simplificadamente, é um processo de registro e controle de todas as operações financeiras e fiscais que ocorrem dentro de uma empresa. 

Em outras palavras, trata-se de um conjunto de anotações que registra todas as operações financeiras e fiscais realizadas pela organização, como:

  • compras;
  • vendas;
  • serviços prestados;
  • impostos recolhidos;
  • entre outros. 

Esse procedimento é obrigatório e estabelecido pela legislação brasileira, que garante a transparência e integridade das informações contábeis.

Portanto, a escrituração fiscal é uma das principais obrigações fiscais que as empresas precisam cumprir. 

Ela é de extrema importância para garantir a conformidade com as leis e regulamentações fiscais, além de fornecer informações precisas e confiáveis para guiar a tomada de decisões empresariais.

Escrituração Fiscal: o que ela faz?

Seu objetivo central é garantir que a empresa tenha controle financeiro, planejamento tributário e que esteja cumprindo as obrigações fiscais e tributárias impostas pela legislação brasileira

Além disso, por meio da escrituração fiscal, é possível ter uma visão clara e detalhada das operações financeiras e fiscais da empresa, o que a permite identificar possíveis erros, inconsistências e até mesmo prever e evitar problemas com a Receita Federal. 

Processo de escrituração fiscal: como fazê-lo na sua empresa

A escrituração fiscal é um processo fundamental para a gestão financeira e contábil de uma empresa. Afinal, essa prática consiste no registro e controle de todas as operações fiscais realizadas pela organização, desde a emissão de notas fiscais até o pagamento de impostos.

Documentos fiscais envolvidos

Os documentos fiscais que estão envolvidos são diversos e devem ser mantidos organizados e arquivados de forma adequada. Alguns desses documentos são:

  • notas fiscais;
  • recibos;
  • faturas;
  • guias de recolhimento;
  • entre outros. 

É importante ressaltar que a falta de organização desses documentos pode prejudicar a precisão e eficiência da escrituração fiscal.

Além disso, é importante lembrar que alguns documentos fiscais possuem prazos específicos para serem solicitados e, por isso, devem ser armazenados de forma segura por determinado período de tempo. 

As notas fiscais, por exemplo, devem ser guardadas por, no mínimo, cinco anos.

Lançamentos e registros fiscais

Os lançamentos e registros fiscais são etapas cruciais da escrituração fiscal. Nessa fase, as informações contidas nos documentos fiscais são agrupadas e classificadas de acordo com as normas contábeis e fiscais. 

É importante que essas operações sejam realizadas de forma correta, a fim de evitar erros e inconsistências que possam gerar problemas fiscais e tributários para a empresa.

Além disso, a falta de conformidade pode gerar multas e penalidades para a empresa, por isso é importante que a escrituração fiscal esteja em conformidade com as normas e legislações tributárias vigentes. 

Prazos e periodicidade da escrituração fiscal

Ela deve ser realizada periodicamente, de acordo com o regime tributário da empresa. Normalmente, a periodicidade é mensal ou trimestral. 

Dessa forma, a organização deve se atentar aos prazos estipulados pela legislação, uma vez que o descumprimento dessas obrigações pode gerar multas e penalidades.

Além disso, é importante lembrar que a escrituração fiscal deve ser realizada de forma precisa e eficiente. 

A falta de precisão, ou de profissionais competentes, pode gerar problemas fiscais e tributários para a empresa, assim como, pode prejudicar a gestão financeira da organização.

A importância da escrituração fiscal para a contabilidade empresarial

A escrituração fiscal é um processo fundamental para garantir o bom funcionamento da contabilidade empresarial. 

Afinal, a escrituração fiscal é responsável por registrar todas as operações financeiras da empresa, assim como as obrigações fiscais e tributárias que precisam ser cumpridas.

Cumprimento das obrigações fiscais

O cumprimento das obrigações fiscais é uma das principais razões pelas quais a escrituração fiscal é tão importante. 

Pois através desse processo, é possível identificar os impostos que precisam ser pagos e realizar as declarações e pagamentos correspondentes. Dessa forma, a empresa evita problemas com o Fisco e garante sua regularidade fiscal.

Ou seja, uma escrituração fiscal bem executada também evita multas e outras penalidades que podem ser aplicadas em caso de descumprimento das obrigações fiscais. 

Além de evitar um grande prejuízo financeiro, ela também mantém uma boa imagem da empresa perante o mercado.

Planejamento tributário

Outra razão pela qual a escrituração fiscal é tão importante é para o planejamento tributário das empresas. 

Com base nas informações contábeis e fiscais registradas, é possível identificar oportunidades de economia, evitar a incidência de tributos desnecessários e também buscar alternativas para redução das cargas tributárias.

Esse planejamento é fundamental para a saúde financeira da empresa, já que a carga tributária pode representar uma grande fatia dos custos operacionais. 

Portanto, a empresa deve se atentar às oportunidades de economia identificadas através da escrituração fiscal.

Controle financeiro e transparência

A escrituração fiscal também é uma ótima ferramenta de controle financeiro, pois permite que a empresa mensure seus lucros e gastos de forma precisa e eficiente. 

Com base nas informações registradas, é possível identificar tendências e fazer projeções para o futuro, o que é essencial para o planejamento estratégico da empresa.

Além disso, a escrituração fiscal proporciona transparência às operações comerciais, garantindo que todas as informações fiscais e contábeis sejam claras e objetivas. 

Isso é fundamental para a credibilidade da empresa perante seus clientes, fornecedores e investidores.

Contudo, para garantir todos os pontos mencionados, a empresa deve estar sempre atenta a esse processo e conte com profissionais qualificados para realizá-lo com eficiência e precisão.

Portanto, é fundamental que a empresa invista na escrituração fiscal e na qualificação de seus profissionais, a fim de garantir sua regularidade fiscal e o sucesso de suas operações comerciais.

3 erros comuns na escrituração fiscal e como evitá-los na sua empresa

Mesmo sendo um processo fundamental, é normal ocorrer erros durante a escrituração fiscal… contudo, isso gera problemas graves para a empresa, como multas e sanções fiscais. 

Por isso vamos abordar os erros mais comuns nesse processo e como evitá-los:

1 – Falhas na organização e classificação dos documentos fiscais

Esse é um dos erros mais comuns na escrituração fiscal. Afinal, a classificação de documentos fiscais é fundamental para garantir uma apuração, e pagamento dos tributos devidos pela empresa, de maneira correta. 

Além disso, essa falta de organização e arquivamento inadequado gera graves problemas, como a perda de documentos importantes e a dificuldade na identificação de tributos devidos.

Para evitar essas situações, é fundamental que a empresa mantenha um sistema adequado e eficiente, isso inclui:

  • criação de pastas e arquivos específicos para cada tipo de documento fiscal;
  • utilização de softwares de gestão fiscal para automatizar o processo de organização e classificação dos documentos fiscais.

2 – Erros de lançamento e registro incorretos

Esses erros podem ocorrer por diversos motivos, como a falta de:

  • conhecimento das normas contábeis e fiscais aplicáveis;
  • cuidado na hora de preencher os documentos fiscais;
  • sistematização no processo de lançamento e registro das informações fiscais.

Portanto, é importante que os lançamentos e registros sejam realizados de forma cuidadosa e sistematizada, com base nas normas contábeis e fiscais aplicáveis. 

Além disso, é fundamental que a empresa invista em treinamento e capacitação para os profissionais responsáveis pela escrituração fiscal, a fim de garantir que eles possuam o conhecimento necessário para realizar essas atividades de forma correta e eficiente.

3 – Descumprimento de prazos e obrigações acessórias

O descumprimento de prazos e obrigações acessórias é outra fonte comum de problemas na escrituração fiscal. As obrigações incluem:

  • a entrega de declarações fiscais;
  • o pagamento de impostos
  • a emissão de documentos fiscais;
  • entre outras.

Portanto, para evitar esse tipo de problema, é fundamental que a empresa esteja atenta às datas de entrega das declarações e dos pagamentos de impostos.

Também é necessário manter-se atualizada com as possíveis mudanças e alterações normativas que podem afetar o processo de escrituração fiscal. 

Além disso, é importante que a empresa conte com profissionais capacitados e experientes para realizar essas atividades, a fim de garantir que elas sejam realizadas de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos.

O que a lei diz sobre a escrituração fiscal?

A legislação aplicável à escrituração fiscal é ampla e complexa. Dentre as principais normas que regulam o procedimento estão:

  1. o Código Tributário Nacional (CTN);
  2. a Lei das Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404/1976);
  3. as normas emitidas pela Receita Federal do Brasil;
  4. e o Decreto nº 6.022/2007 – que instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED);

O que é SPED?

O SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, e é uma iniciativa do Governo Federal. Esse sistema tem como objetivo simplificar  e modernizar o processo de escrituração fiscal e contábil das empresas brasileiras. 

Ele é composto por diversos módulos, que abrangem as áreas contábil, fiscal e trabalhista. Através dele as empresas podem realizar a escrituração fiscal de forma eletrônica, garantindo eficiência, agilidade e segurança para o processo

Cada módulo tem suas próprias especificidades e requisitos, mas todos trabalham de forma integrada para garantir a eficiência do processo de escrituração.

Além disso, o uso desse sistema ajuda a empresa também a reduzir o tempo e o custo desse tipo de processo; consequentemente, aumentando a segurança e a precisão das informações.

A digitalização e a escrituração fiscal eletrônica

A digitalização tem sido uma grande aliada das empresas na gestão de suas atividades, sendo a escrituração fiscal eletrônica uma das inovações mais importantes nesse sentido. 

A partir da adoção do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as empresas passaram a ter uma forma mais moderna e simplificada de realizar a escrituração fiscal.

Benefícios da escrituração fiscal eletrônica

Um dos principais benefícios da escrituração fiscal eletrônica é a rapidez e facilidade que a digitalização trouxe para o processo. 

Pois agora as empresas podem realizar a escrituração de forma ágil e eficiente, sem a necessidade de preencher manualmente os seus documentos fiscais.

Além disso, a escrituração fiscal eletrônica também traz uma redução significativa nos custos com papel e arquivamento de documentos, afinal, as empresas podem armazenar os documentos de forma eletrônica e reduzir a necessidade do espaço físico para armazenamento.

Outro benefício importante da escrituração fiscal eletrônica é a minimização de erros e inconsistências. 

Com a digitalização, as empresas podem evitar erros comuns na escrituração, como a digitação incorreta de valores ou a falta de informações importantes nos documentos fiscais.

Além disso, ela também permite o cruzamento de informações entre os órgãos governamentais.

Isso facilita a identificação de fraudes e sonegação fiscal, contribuindo para uma melhor arrecadação tributária.

Desafios e adaptações na era digital

A adoção da escrituração fiscal eletrônica é extremamente benéfica mas – assim como qualquer implementação – ela implica em uma série de desafios e adaptações para as empresas brasileiras. 

Por isso é necessário investir em tecnologia e também em capacitação profissional para garantir a eficiência do processo de escrituração e o cumprimento das normas regulatórias.

Além disso, é importante estar atento às mudanças e atualizações normativas que podem afetar o processo de escrituração fiscal eletrônica. 

As empresas precisam estar preparadas para se adaptar rapidamente às mudanças, a fim de evitar problemas com a fiscalização e garantir a conformidade com as normas tributárias.

Por fim, é importante destacar que a digitalização e a escrituração fiscal eletrônica são tendências que vieram para ficar. 

As empresas que se adaptarem rapidamente a essa nova realidade terão uma vantagem competitiva significativa no mercado, garantindo maior eficiência, agilidade e segurança em seus processos fiscais.

Conclusão: organização com automação

Em suma, a escrituração fiscal é um processo essencial para a gestão contábil e financeira de uma empresa e permite o controle, o planejamento e o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias impostas pela legislação brasileira. 

Já a escrituração fiscal eletrônica, por sua vez, representa uma importante evolução nesse processo, pois trouxe maior eficiência, agilidade e segurança para o procedimento.

Por meio dela, é possível analisar o desempenho da empresa, identificar custos e despesas desnecessárias e tomar decisões mais assertivas em relação ao futuro do negócio.

Para que você possa continuar aprendendo as melhores técnicas e ferramentas para uma gestão financeira eficaz na sua empresa, separei um conteúdo que acredito ser importante: 

Ademais, é importante destacar que essa é uma ferramenta utilizada também para fins gerenciais, além de atender às exigências legais. 

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

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