A escrituração fiscal é um processo essencial para a gestão contábil de uma empresa e refere-se ao registro e controle das operações fiscais de uma empresa, incluindo todas as transações de compra, venda, entrada e saída de mercadorias.
No entanto, a digitalização de processos hoje é cada vez mais comum e deve ser feita de forma correta com a lei.
Pensando nisso, vamos abordar nesse artigo o conceito de escrituração fiscal, sua importância para as empresas, o que a lei diz sobre e erros comuns que são evitados a partir da digitalização dessa atividade.
Boa leitura!
O que é escrituração fiscal?
A escrituração fiscal pode ser definida como um processo de registro e controle de todas as operações financeiras e fiscais de uma empresa.
Em outras palavras, trata-se de um conjunto de anotações que registra todas as operações financeiras e fiscais realizadas pela organização, como:
- compras;
- vendas;
- serviços prestados;
- impostos recolhidos;
- entre outros.
Esse procedimento é obrigatório e estabelecido pela legislação brasileira, que garante a transparência e integridade das informações contábeis.
Dessa forma, a escrituração fiscal é uma das principais obrigações fiscais que as empresas precisam cumprir.
Ela é de extrema importância para garantir a conformidade com as leis e regulamentações fiscais, além de fornecer informações precisas e confiáveis para a tomada de decisões empresariais.
Escrituração Fiscal: o que ela faz?
Seu objetivo é garantir o controle, o planejamento e o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias impostas pela legislação brasileira
Além disso, ela também é essencial para o planejamento tributário, controle financeiro e para o cumprimento das obrigações impostas pela legislação brasileira.
Por meio da escrituração fiscal, é possível ter uma visão clara e detalhada das operações financeiras e fiscais da empresa, o que permite a identificação de possíveis erros e inconsistências.
Com essas informações, é possível corrigir esses problemas e evitar problemas com a Receita Federal.
Legislação aplicável à escrituração fiscal
A legislação aplicável à escrituração fiscal é ampla e complexa. Dentre as principais normas que regulam o procedimento estão:
- o Código Tributário Nacional (CTN);
- a Lei das Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404/1976);
- as normas emitidas pela Receita Federal do Brasil;
- e o Decreto nº 6.022/2007 – que instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED);
O SPED trata-se um sistema que tem como objetivo principal simplificar e modernizar o processo de escrituração fiscal. Ou seja, ele permite que as empresas realizem a escrituração fiscal de forma digital.
Além disso, o uso desse sistema reduz o tempo e o custo do processo e aumenta a segurança e a precisão das informações.
Processo de escrituração fiscal: como fazê-lo na sua empresa
A escrituração fiscal é um processo fundamental para a gestão financeira e contábil de uma empresa.
Afinal, essa prática consiste no registro e controle de todas as operações fiscais realizadas pela organização, desde a emissão de notas fiscais até o pagamento de impostos.
Documentos fiscais envolvidos
Os documentos fiscais que envolvidos são diversos e devem ser mantidos organizados e arquivados de forma adequada. Alguns exemplos desses documentos são:
- notas fiscais.
- recibos;
- faturas;
- guias de recolhimento;
- entre outros.
É importante ressaltar que a falta de organização desses documentos pode prejudicar a precisão e eficiência da escrituração fiscal.
Além disso, é importante lembrar que alguns documentos fiscais possuem prazos de validade específicos e devem ser armazenados por um determinado período de tempo.
Por exemplo, as notas fiscais devem ser guardadas por, no mínimo, cinco anos.
Lançamentos e registros fiscais
Os lançamentos e registros fiscais são etapas cruciais da escrituração fiscal. Nessa fase, as informações contidas nos documentos fiscais são agrupadas e classificadas de acordo com as normas contábeis e fiscais.
É importante que essas operações sejam realizadas de forma correta, a fim de evitar erros e inconsistências que possam gerar problemas fiscais e tributários para a empresa.
Além disso, é importante destacar que a escrituração fiscal deve estar em conformidade com as normas e legislações tributárias vigentes.
A falta de conformidade pode gerar multas e penalidades para a empresa.
Prazos e periodicidade da escrituração fiscal
Ela deve ser realizada periodicamente, de acordo com o regime tributário da empresa. Normalmente, a periodicidade é mensal ou trimestral.
É fundamental que a organização se atenha aos prazos estipulados pela legislação, uma vez que o descumprimento dessas obrigações pode gerar multas e penalidades.
Além disso, é importante lembrar que a escrituração fiscal deve ser realizada de forma precisa e eficiente.
A falta de precisão pode gerar problemas fiscais e tributários para a empresa, enquanto a falta de eficiência pode prejudicar a gestão financeira da organização.
A importância da escrituração fiscal para a contabilidade empresarial
A escrituração fiscal é um processo fundamental para garantir o bom funcionamento da contabilidade empresarial.
Ela é responsável por registrar todas as operações financeiras da empresa, assim como as obrigações fiscais e tributárias que precisam ser cumpridas.
Cumprimento das obrigações fiscais
O cumprimento das obrigações fiscais é uma das principais razões pelas quais a escrituração fiscal é tão importante.
Pois através desse processo, é possível identificar os impostos que precisam ser pagos e realizar as declarações e pagamentos correspondentes. Dessa forma, a empresa evita problemas com o Fisco e garante sua regularidade fiscal.
Portanto, uma escrituração fiscal bem executada também evita multas e outras penalidades que podem ser aplicadas em caso de descumprimento das obrigações fiscais.
Além de evitar um grande prejuízo financeiro, também mantém uma boa imagem da empresa perante o mercado.
Planejamento tributário
Outra razão pela qual a escrituração fiscal é tão importante é para o planejamento tributário das empresas.
Com base nas informações contábeis e fiscais registradas, é possível identificar oportunidades de economia, evitar a incidência de tributos desnecessários e também buscar alternativas para redução das cargas tributárias.
Esse planejamento é fundamental para a saúde financeira da empresa, já que a carga tributária pode representar uma grande fatia dos custos operacionais.
Portanto, é importante que a empresa esteja sempre atenta às oportunidades de economia que podem ser identificadas através da escrituração fiscal.
Controle financeiro e transparência
A escrituração fiscal também é uma ótima ferramenta de controle financeiro, pois ela permite à empresa mensurar seus lucros e gastos de forma precisa e eficiente.
Com base nas informações registradas, é possível identificar tendências e fazer projeções para o futuro, o que é essencial para o planejamento estratégico da empresa.
Além disso, a escrituração fiscal proporciona transparência às operações comerciais, garantindo que todas as informações fiscais e contábeis sejam claras e objetivas.
Isso é fundamental para a credibilidade da empresa perante seus clientes, fornecedores e investidores.
Contudo, para garantir todos os pontos mencionados, a empresa deve estar sempre atenta a esse processo e conte com profissionais qualificados para realizá-lo com eficiência e precisão.
Portanto, é fundamental que a empresa invista na escrituração fiscal e na qualificação de seus profissionais, a fim de garantir sua regularidade fiscal e o sucesso de suas operações comerciais.
Erros comuns na escrituração fiscal e como evitá-los
Mesmo sendo um processo fundamental, é normal que ocorram erros durante a escrituração fiscal, o que pode gerar problemas graves para a empresa, como multas e sanções fiscais.
Por isso vamos abordar os erros mais comuns nesse processo e como evitá-los:
Falhas na organização e classificação dos documentos fiscais
Esse é um dos erros mais comuns na escrituração fiscal. Afinal, a classificação de documentos fiscais é fundamental para garantir uma apuração, e pagamento dos tributos devidos pela empresa, de maneira correta.
Além disso, essa falta de organização e arquivamento inadequado gera graves problemas, como a perda de documentos importantes e a dificuldade na identificação de tributos devidos.
Para evitar essas situações, é fundamental que a empresa mantenha um sistema adequado e eficiente, isso inclui:
- criação de pastas e arquivos específicos para cada tipo de documento fiscal;
- utilização de softwares de gestão fiscal para automatizar o processo de organização e classificação dos documentos fiscais.
Erros de lançamento e registro incorretos
Esses erros podem ocorrer por diversos motivos, como a falta de:
- conhecimento das normas contábeis e fiscais aplicáveis;
- cuidado na hora de preencher os documentos fiscais;
- sistematização no processo de lançamento e registro das informações fiscais.
Portanto, é importante que os lançamentos e registros sejam realizados de forma cuidadosa e sistematizada, com base nas normas contábeis e fiscais aplicáveis.
Além disso, é fundamental que a empresa invista em treinamento e capacitação para os profissionais responsáveis pela escrituração fiscal, a fim de garantir que eles possuam o conhecimento necessário para realizar essas atividades de forma correta e eficiente.
Descumprimento de prazos e obrigações acessórias
O descumprimento de prazos e obrigações acessórias é outra fonte comum de problemas na escrituração fiscal. As obrigações incluem:
- a entrega de declarações fiscais;
- o pagamento de impostos
- a emissão de documentos fiscais;
- entre outras.
Portanto, para evitar esse tipo de problema, é fundamental que a empresa esteja atenta às datas de entrega das declarações e dos pagamentos de impostos.
Também é necessário manter-se atualizada com as possíveis mudanças e alterações normativas que podem afetar o processo de escrituração fiscal.
Além disso, é importante que a empresa conte com profissionais capacitados e experientes para realizar essas atividades, a fim de garantir que elas sejam realizadas de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos.
A digitalização e a escrituração fiscal eletrônica
A digitalização tem sido uma grande aliada das empresas na gestão de suas atividades, sendo a escrituração fiscal eletrônica uma das inovações mais importantes nesse sentido.
A partir da adoção do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as empresas passaram a ter uma forma mais moderna e simplificada de realizar a escrituração fiscal.
O que é SPED?
O SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, e é uma iniciativa do Governo Federal. Esse sistema tem como objetivo modernizar e simplificar o processo de escrituração fiscal e contábil das empresas brasileiras.
Por meio do SPED, as empresas podem realizá-la de forma eletrônica, garantindo maior eficiência, agilidade e segurança para o processo. Além disso, ele é composto por diversos módulos, que abrangem as áreas contábil, fiscal e trabalhista.
Cada módulo tem suas próprias especificidades e requisitos, mas todos trabalham de forma integrada para garantir a eficiência do processo de escrituração.
Benefícios da escrituração fiscal eletrônica
Um dos principais benefícios da escrituração fiscal eletrônica é a rapidez e facilidade que a digitalização trouxe para o processo.
Pois agora as empresas podem realizar a escrituração de forma mais ágil e eficiente, sem a necessidade de preencher manualmente os seus documentos fiscais.
Além disso, a escrituração fiscal eletrônica também traz uma redução significativa nos custos com papel e arquivamento de documentos.
Pois agora as empresas podem armazenar os documentos fiscais de forma eletrônica, reduzindo a necessidade de espaço físico para armazenamento.
Outro benefício importante da escrituração fiscal eletrônica é a minimização de erros e inconsistências.
Com a digitalização, as empresas podem evitar erros comuns na escrituração, como a digitação incorreta de valores ou a falta de informações importantes nos documentos fiscais.
Além disso, ela também permite o cruzamento de informações entre os órgãos governamentais.
Isso facilita a identificação de fraudes e sonegação fiscal, contribuindo para uma melhor arrecadação tributária.
Desafios e adaptações na era digital
A adoção da escrituração fiscal eletrônica é extremamente benéfica mas – assim como qualquer implementação – ela implica em uma série de desafios e adaptações para as empresas brasileiras.
Portanto, é necessário investir em tecnologia e também em capacitação profissional para garantir a eficiência do processo de escrituração e o cumprimento das normas regulatórias.
Além disso, é importante estar atento às mudanças e atualizações normativas que podem afetar o processo de escrituração fiscal eletrônica.
As empresas precisam estar preparadas para se adaptar rapidamente às mudanças, a fim de evitar problemas com a fiscalização e garantir a conformidade com as normas tributárias.
Por fim, é importante destacar que a digitalização e a escrituração fiscal eletrônica são tendências que vieram para ficar.
As empresas que se adaptarem rapidamente a essa nova realidade terão uma vantagem competitiva significativa no mercado, garantindo maior eficiência, agilidade e segurança em seus processos fiscais.
Conclusão
Em suma, a escrituração fiscal é um processo essencial para a gestão contábil e financeira de uma empresa e permite o controle, o planejamento e o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias impostas pela legislação brasileira.
Já escrituração fiscal eletrônica, por sua vez, representa uma importante evolução nesse processo, pois trouxe maior eficiência, agilidade e segurança para o procedimento.
Ademais, é importante destacar que essa é uma ferramenta que pode ser utilizada para fins gerenciais, além de atender às exigências legais.
Por meio dela, é possível analisar o desempenho da empresa, identificar custos e despesas desnecessárias e tomar decisões mais assertivas em relação ao futuro do negócio.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
