A revolução digital continua a redefinir os negócios modernos, a prova disso é a popularização das inteligências artificiais, marketing digital, e até ferramentas para automatização e digitalização de processos.
Ainda que a tecnologia tenha ajudado a tornar nossas empresas eficientes e mais capazes, também nos trouxe uma série de desafios, afinal, as mudanças nunca são fáceis, é necessário abrir mão do que é conhecido para desbravar o novo.
Assim, uma parte fundamental dessa transformação é a substituição de procedimentos baseados em papel para procedimentos 100% digitais.
Portanto, neste post vamos nos aprofundar nos fundamentos da digitalização de processos e documentos. Ao final da leitura, garanto que você e sua equipe vão abandonar seus processos baseados em papel e migrar para alternativas digitais!
Vamos lá?
O que é a digitalização?
Em poucas palavras, a digitalização refere-se ao processo de substituição de documentos físicos por arquivos digitais.
Assim, as informações que eram salvas em papel passam a ser arquivadas em PDFs, planilhas, softwares de gestão, etc.
Mas por que o papel não serve mais?
Pois bem, imagine um escritório agitado, onde várias pessoas trabalham, e cada uma delas realiza processos com papéis que precisam ser assinados, carimbados, escaneados, enviados, arquivados e corrigidos…
Consequentemente, ao longo dos anos esses papéis vão se acumulando e sua empresa gasta recursos para organizá-los e armazená-los.
Além disso, caso alguém precise verificar ou editar uma informação antiga, provavelmente passará muito tempo pesquisando manualmente, já que não pode contar com mecanismos digitais de busca.
Agora, imagine que em vez de utilizar documentos em papel, você pudesse simplesmente utilizar um banco de dados com documentos digitais e funcionalidades para automatizar a maioria desses processos, como:
- busca;
- edição;
- envio;
- registro de mudanças;
- etc.
Bem melhor não é mesmo? Por isso que as tecnologias digitais estão tornando o papel cada vez mais obsoleto. Não é nada pessoal contra o papel, é apenas uma questão de eficiência.
Quais são os benefícios da digitalização?
Quando comparados com os processos baseados em papel, os benefícios da digitalização são evidentes, separei abaixo 4 dos que considero ser os principais:
1 – Economia de espaço físico
O espaço de um escritório é um dos custos mais altos para as empresas, afinal, quanto maior as equipes maior o local. Agora imagina que tudo que é feito na empresa exige armários para armazenar esses papéis… o espaço precisa ser ainda maior.
Por isso, ao converter seus arquivos impressos em arquivos digitais, você pode economizar muito em custos do espaço físico. Inclusive, hoje já existem muitas empresas 100% digitais, consequentemente seus documentos também precisam estar digitalizados.
2 – Melhora a velocidade dos processos
Aprovar, revisar, armazenar e pesquisar sistemas baseados em papel é extremamente demorado. Mudar para o digital permite transferir documentos com mais facilidade e também permite buscas rápidas com as ferramentas de digitalização e armazenamento.
3 – Garante mais segurança de acesso
Cada pedaço de papel é praticamente uma violação de segurança esperando para acontecer. Manter documentos digitais garante uma validação automática e um registro claro de todos que acessam e modificam algo.
4 – Evita riscos de danificação e perda
Incêndios em escritórios, ácaros de papel, alagamentos, tintas que se apagam… Existem muitas maneiras pelas quais seus arquivos impressos podem ser colocados em risco.
Por isso, com o software de armazenamento digital certo, você pode ficar tranquilo sabendo que há backups seguros de suas informações.
Mas não ative os trituradores de papel ainda: existem alguns riscos que você precisa considerar antes de fazer essa mudança.
Quais os riscos da digitalização de documentos?
Como acontece com qualquer mudança, a transição para processos digitais pode acarretar riscos se for feita de maneira incorreta ou incompleta.
Por isso, separei também os principais riscos envolvidos nessa migração, mas com possíveis soluções para que a sua empresa possa ir para a era da digitalização com tranquilidade.
Perda de informações
Se o seu plano de digitalização envolve escanear todos os documentos e simplesmente ”organizar” os PDFs em pastas compartilhadas, pense novamente, pois você estará exposto à mesma perda de informações e falta de transparência que ocorriam nos arquivos físicos.
Assim, para evitar esse problema, a melhor escolha é trabalhar com um software de gerenciamento de documentos.
O software ideal para a sua empresa pode variar entre Google Drive e Dropbox, até sistemas mais completos como SAP e Oracle, dependendo da escala do seu negócio.
Aspectos legais
Ainda, é importante ressaltar que cada indústria está sujeita a requisitos legais próprios em relação à documentação impressa.
Se você não tiver certeza sobre seus requisitos legais, busque aconselhamento profissional de seu contador ou advogado. Todas essas considerações tornam crucial abordar a transformação digital com cuidado e paciência.
É necessária fluidez na transição digital
É crucial fazer as seguintes perguntas para uma transição mais fluida:
- Como os seus processos e sistemas continuarão a operar no dia a dia durante a transição do papel para o digital?
- Com qual processo você começará?
- Quem será o responsável por essa transição?
Você precisa ter respostas para essas perguntas antes de começar!
Treinamento de pessoal
Como primeiro passo, você deve considerar um treinamento para sua equipe na criação e gerenciamento de arquivos digitais. Crie e padronize o treinamento e os materiais de ensino para garantir que todos os envolvidos estão “na mesma página”.
Atenção nos detalhes
Como já estabelecemos acima, a melhor opção para a digitalização de documentos e processos é um software de gerenciamento capaz de fazer essa transição sem grandes sacrifícios.
No entanto, as verdadeiras oportunidades de melhoria de eficiência estão nas várias integrações de outros softwares e sistemas que a era digital permite!
Quando parte dos seus processos e documentos estiverem devidamente digitalizados, ficará muito mais fácil integrar outros softwares para automatizar outras tarefas; como softwares de contabilidade, colaboração e gestão de despesas.
Software de contabilidade
Um bom software de contabilidade pode economizar uma quantidade significativa de arquivamento em papel. Essa ferramenta costuma incluir gerenciamento de faturas, contas a receber e contabilidade geral.
As soluções da Conta Azul e Notasoft, por exemplo, são excelentes opções para quem quer começar a utilizar softwares de contabilidade na própria empresa.
Colaboração online
Então, por que não iniciar a mudança para o mundo digital direto na fonte?
Você pode dar à sua equipe a opção de colaborar online com ferramentas como Google Drive e Dropbox para garantir organização e transparência, mesmo no home office.
Software de gerenciamento de despesas
As melhores soluções de gerenciamento de despesas, como a Payfy, não apenas evitam que você guarde recibos impressos ou sofra com processos demorados de reembolsos e adiantamentos de despesas, mas também elimina a burocracia e os processos manuais!
A Payfy, por exemplo, utiliza um software de digitalização automática de recibos para arquivá-los diretamente no sistema, e isso tudo pode ser acompanhado em tempo real por gerentes ou controladores financeiros através do nosso aplicativo.
Conclusão: Liberte-se de todo esse papel
Com todas as novas opções de softwares de gerenciamento que existem, você não tem mais desculpas para ter suas prateleiras cheias de arquivos em papel.
Não seria ótimo se pudéssemos eliminar a burocracia tradicional dos processos em papel, e substituí-los por processos modernos e automatizados?!
Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, esse desejo se torna realidade na sua empresa!!!
Para comprovar o sucesso da sua empresa com a automação de processos e porquê sua empresa deve investir nessa tecnologia, fiz um conteúdo completo sobre o Software de Gestão Financeira, nele eu abordo:
- O que é um software de gestão financeira;
- Como ele funciona;
- 6 melhores softwares de gestão financeira empresarial do mercado;
- Benefícios e características de cada um deles para você escolher o da sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
