Um crescimento muito rápido da sua empresa pode ser descrito como impressionante e assustador ao mesmo tempo, não é mesmo? Ainda mais quando pensamos na necessidade de controle das despesas envolvidas nessa expansão.
Por isso, é fundamental pensar em estratégias que agilizem a gestão financeira. Sobretudo, deve-se encontrar ferramentas para ajudar a concluir essas estratégias, e otimizar os processos envolvidos.
Com isso em mente, nesse post vou abordar tudo que você precisa saber sobre este tema e porque seu time financeiro nunca mais vai querer ouvir falar em planilhas na hora do controle de despesas empresariais.
Vamos lá?
O que é o controle de despesas empresariais?
O controle de despesas empresariais é o processo pelo qual uma empresa monitora, gerencia e registra seus gastos. Essa prática é essencial para garantir que os gastos estão alinhados com os objetivos financeiros e estratégicos do negócio.
Por isso, suas atividades envolvem acompanhar todos os custos incorridos durante as operações comerciais; desde despesas operacionais diárias, como materiais de escritório e contas de serviços públicos, até despesas de capital, como investimentos em equipamentos e tecnologia.
O objetivo principal do controle de despesas empresariais é garantir a eficiência financeira, ou seja, minimizar os custos desnecessários e identificar áreas onde os gastos podem ser reduzidos ou otimizados.
Um controle eficaz de despesas empresariais não apenas ajuda a garantir a saúde financeira de uma empresa, mas também pode fornecer insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e o planejamento futuro.
Mas afinal, qual a forma mais eficiente de gerir esses gastos?
2 principais maneiras para fazer o controle de despesas empresariais
Um bom controle de despesas empresariais geralmente é alcançado através de um conjunto de ações, como:
- implementação de políticas de gastos claras;
- estabelecimento de orçamentos;
- uso de sistemas de contabilidade;
- relatórios precisos; e
- análises regulares para identificar tendências de gastos e oportunidades de economia.
Contudo, pode-se destacar que a gestão através de ferramentas e sistemas contábeis é a mais significativa para manter a gestão financeira de uma empresa em dia.
Por isso, separei abaixo as duas principais maneiras de controle de despesas empresariais usadas nos negócios.
1 – Cartão Corporativo com Software de Gestão Integrado
Se você atua há um tempo na gestão financeira da sua empresa, então sabe que são muitos os problemas ocasionados quando utilizam-se diversas fontes de dados, múltiplos sistemas e processos antiquados!
Por isso é importante utilizar ferramentas que consigam:
- centralizar informações;
- ajudar na conciliação de pagamentos com cartões físicos e virtuais;
- auxiliar no fechamento e pagamentos de fatura e ainda;
- excluir totalmente os reembolsos de despesas da sua empresa.
Hoje esses sistemas de gestão estão ficando cada vez mais acessíveis para as empresas. Os benefícios são os mais diversos pois softwares, como o da Payfy, por exemplo, oferece um cartão corporativo integrado e funciona através de um aplicativo no celular. Isso traz benefícios tanto para quem gasta, quanto para quem gerencia.
Além da centralização de gastos que utilizar um um cartão corporativo traz – seja de crédito ou pré-pago -, é que o software permite integração via API com o ERP utilizado pela sua empresa e gera relatórios completos a qualquer momento!
2 – Planilhas para Controle de Despesas Empresariais
Apesar dos benefícios que um software de gestão financeira garante, algumas empresas ainda utilizam somente ferramentas como Excel ou Google Planilhas. Contudo, essa não é a maneira mais segura, nem a mais eficaz, para realizar esse tipo de gestão.
O uso de planilhas deixa a empresa muito suscetível a erros humanos e ao desgaste operacional. Isso acontece porque mesmo com uma ferramenta, a coleta e inserção de dados ainda é manual.
Ou seja, ainda será necessário ter uma equipe focada na atualização desses documentos, optar por processos como adiantamento e/ou reembolso, coletar fisicamente recibos de gastos. Além de estar sujeito a fechamentos fora dos orçamento, erros de dados e gastos ‘sem dono’.
Ainda não se convenceu de que as planilhas devem servir só como ferramenta de apoio? Vem comigo que vou explicar mais a fundo sobre o cartão pré-pago e a gestão através do nosso aplicativo!
O que é um cartão pré-pago?
O cartão pré-pago é um método de pagamento similar ao débito, ou seja, que já contém previamente o valor para ser usado.
Então quando falamos que um cartão é pré-pago, estamos sinalizando que já existe um valor no cartão pronto para ser utilizado. Logo, após o uso dos fundos é necessário recarregá-lo para continuar usando-o, e assim sucessivamente.
Esse modelo de cartão foi regulamentado em 2014 pelo Banco Central (BC), e tem como um dos diferenciais o fato de não exigir a criação de uma conta corrente – diferenciando-se do cartão de débito por isso.
5 vantagens ao utilizar um software de gestão financeira com cartão pré-pago integrado
Chega de pilhas de relatórios de despesas e funcionários inseguros para realizar processos cada vez mais automatizados.
Hoje os gastos das empresas saíram da era da supervisão hierárquica e passaram para a era da autonomia, facilidade e auto responsabilidade de todos os colaboradores. Isso irá garantir facilidade na hora do controle de despesas, tanto para quem utilizará quanto para quem irá gerenciá-los.
Portanto, para te explicar a fundo o que é o nosso cartão pré-pago corporativo e como ele funciona, separei 5 razões que vão te fazer escolher esse modelo para os gastos da sua empresa e te tirar dos mil recibos de papel e planilhas.
1. Supervisão em tempo real
Assim que o seu colaborador receber um cartão da Payfy, mande-o tomar um café.
No momento em que o cartão passar na maquininha, você receberá uma notificação detalhando exatamente o que foi gasto, onde, o valor e também informações adicionais que o funcionário tenha colocado.
Dentro do aplicativo é possível introduzir essas informações adicionais, como, por exemplo, o recibo em anexo ou uma observação escrita.
Portanto, diga tchau para as surpresinhas no final do mês!
Com o nosso software inteligente a gestão, a supervisão e a aprovação de gastos acontecem em tempo real. Nosso aplicativo também permite que as despesas sejam atribuídas a categorias de gastos como:
- viagens;
- assinaturas de software;
- abastecimento;
- alimentação;
- cursos;
- equipamentos;
- etc.
Além disso, a criação de categorias é feita pela própria empresa. Dessa forma o financeiro consegue ter mais clareza dos gastos, possibilitando uma conciliação de despesas eficaz e transparente.
Ou seja, toda essa otimização não só ajuda na gestão instantânea mas também na consciência diária sobre onde os recursos da empresa estão sendo inseridos, então com esses dados tornam as tomadas de decisões e a criação de orçamentos mais embasados.
2. Chega de perder seu tempo em operacionais desnecessários
Todos já ouvimos a famosa frase “tempo é dinheiro!”, certo? No caso das empresas isso é mais do que real, principalmente para aquelas que estão experimentando um crescimento de foguete.
Mas não falamos só em questão de retorno financeiro que perdemos, mas que o tempo é realmente precioso quando estamos passando por fases de grande evolução.
Para termos uma base, esses são alguns dados sobre a perda de tempo e de dinheiro em operacionais como os relatórios de despesas:
Fonte: Pesquisa da GBTA Foundation e HRS, set-out/2015.
Então, por que desperdiçar esse tempo precioso com trabalho manual e repetitivo controlando relatórios de despesas sendo que a Payfy acelera tudo isso para você?!
Nosso aplicativo de gestão de gastos permite que os funcionários acessem de forma segura o orçamento disponível para eles, realizem compras, capturem recibos e categorizem os gastos assim que são realizados.
Para os gestores a vantagem é maior ainda, pois eles acompanham esses gastos em tempo real, ao invés de descobrir o que foi gasto de uma vez na fatura do fechamento.
Cada segundo conta em uma empresa que está experimentando um crescimento acelerado e não existe espaço para retrabalho.
Dentro do aplicativo o gestor realiza a qualquer momento:
- ajuste de orçamento;
- aprovação de compras de última hora;
- criação de cartão virtual;
- etc…
Além disso, todo o processo de aquisição é feito online e os cartões são entregues e coletados pela empresa sem burocracia – podendo, inclusive, passar de um funcionário que saiu para um funcionário novo sem nenhum problema.
3. Orçamentos pré-definidos
Outro recurso importante disponível é a nossa opção de gerenciar o limite do orçamento.
Você define um limite de valor mensal, e por transação, que cada funcionário pode utilizar – se necessário é possível alterar esse limites de forma super prática através do App.
Um ótimo exemplo dessa praticidade é quando um novo colaborador entra para o time.
Precisa comprar um computador para ele(a)? É só aumentar o limite do T.I. para a compra dos equipamentos necessários, em seguida você pode retornar ao valor mensal base.
Além disso, em caso de perdas ou roubos, você pode bloquear o cartão com um toque – assim seu dinheiro nunca fica em risco.
4. Retenha sua melhor equipe
Hoje a taxa de rotatividade de pessoas em empresas é alta, principalmente quando falamos de tecnologia e startups. Os trabalhadores jovens são inteligentes e não têm medo de mudar de emprego.
E quando falamos dos motivos, podemos ver que funcionários de confiança têm uma probabilidade muito mais alta de permanecer em um emprego a longo prazo do que aqueles que não sentem que a empresa confia neles.
Então, como você garante que suas estrelas jovens se sintam confiáveis? Dando à eles liberdade e confiança. Oferecer um cartão corporativo para todos os seus funcionários – sem medo de perder o controle financeiro – faz com que eles se sintam assim.
Quer ver alguns benefícios ao oferecer um cartão corporativo para o seu colaborador?
- Ele(a) sentirá que a empresa confia nele(a), afinal, já existe um valor no cartão que está sendo entregue e ele(a) tem a liberdade de geri-lo;
- O senso de responsabilidade aumenta, pois a confiança e liberdade depositadas também aumentaram – e ele(a) fará tudo para garantir que esses privilégios continuem sendo oferecidos;
- O time financeiro não terá que lidar com o estresse de recibos apagados, compras “sem dono” e até com estresse entre eles e a contabilidade;
- O(A) colaborador(a) se sentirá aliviado(a) em não ter que tirar o valor do próprio bolso, afinal, todos temos orçamentos pessoais para gerir também. Por isso, pode ser frustrante a longo prazo que o colaborador se sinta responsável por algo que a empresa deveria estar proporcionando.
Felizmente a lista de benefícios pode ir longe! Ao oferecer esse tipo de transparência, e criar uma cultura organizacional forte, todos se sentem valorizados e que estão trabalhando juntos para fazer algo incrível.
É claro que o Payfy não é a única resposta para a questão de os funcionários se sentirem confiáveis, contudo, os nossos cartões podem ser uma grande parte de um plano geral.
Se quiser entender um pouco mais sobre esse ponto, fizemos um post completo explicando por que na Payfy cada colaborador possui seu próprio cartão!
Clientes Payfy
5. Maior segurança para o dinheiro da empresa
A fraude de despesas não é uma coisa boa de se pensar, mas é algo que preocupa algumas empresas – mais um benefício em utilizar o cartão da Payfy.
Nós tornamos seguro o capital de investimento inicial da sua startup, ou os recursos da sua empresa já consolidada.
Por exemplo, a garantia de que o time financeiro e/ou a contabilidade tenha supervisão em tempo real dos gastos faz parte dessa segurança.
Nosso software também possibilita:
- estabelecer limites de gastos individuais nos cartões Payfy;
- controle em tempo real por parte dos administradores;
- possibilidade de congelar cartões;
- bloqueio instantâneo em casos de roubo ou perda.
Com a Payfy seu capital está protegido com praticidade e eficiência.
Além disso também possibilitamos:
- criação de cartão virtual a qualquer momento;
- pagamentos e transferências via PIX;
- utilização de inteligência artificial para localizar gastos que não estão permitidos na política da empresa.
Como garantir o seu cartão corporativo Payfy
A Payfy faz sentido hoje para a sua empresa? Fique à vontade para entrar em contato com a nossa equipe e tirar todas as suas dúvidas sobre os nossos cartões e software de gestão!
Além disso, temos todas as informações sobre os benefícios do nosso produto, o lançamento dele e mais conteúdos sobre gestão de gastos corporativos no nosso blog!
Espero que tenha gostado do conteúdo.
Até a próxima leitura!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
