A gestão financeira é fundamental para o bom funcionamento de um empreendimento.
Saber como classificar e identificar as despesas de uma empresa de forma adequada é um passo importante para quem deseja mantê-la sólida.
Neste artigo, vamos entender os diferentes tipos de despesas empresariais, a importância de classificá-las e os métodos mais eficazes para isso.
O que são despesas de uma empresa?
Antes de falarmos sobre a classificação das despesas, é preciso entender o que realmente são. Despesas empresariais são todos os gastos realizados por uma empresa, sejam eles fixos ou variáveis, operacionais ou não operacionais.
É importante destacar que, mesmo que a despesa não esteja diretamente ligada ao processo produtivo, ela ainda assim influencia no resultado final da empresa.
No geral, as despesas empresariais podem ser divididas em duas categorias: as despesas fixas e as despesas variáveis.
As despesas fixas são aquelas que não variam de acordo com o volume de produção/venda da empresa, como por exemplo o aluguel do espaço físico.
Já as despesas variáveis são aquelas que variam de acordo com a produção e escala, como por exemplo, a matéria-prima utilizada na fabricação de um produto ou a verba de marketing. Elas devem ser devidamente classificadas num documento para o controle das despesas corporativas.
Exemplos de despesas de uma empresa
As despesas empresariais são todos os custos envolvidos na operação de uma empresa. Dentre elas, podemos citar:
- Salários e encargos trabalhistas
- Aluguel
- Impostos
- Energia
- Telefonia
- Manutenção de equipamentos
- Marketing
- Vendas
- Ferramentas
- Licenças de software
Além dessas despesas, existem outras que podem ser específicas de cada tipo de negócio.
Por exemplo, uma empresa de tecnologia pode ter despesas com licenças de software, enquanto uma empresa de transporte pode ter despesas com combustível e manutenção de veículos.
Tipos de despesas de uma empresa
Existem diferentes tipos de despesas que devem ser considerados na classificação das despesas empresariais.
Classificá-las é crucial para entender o fluxo de caixa e planejar o orçamento para o futuro. Confira alguns exemplos de despesas.
Despesas fixas
Despesas fixas são aquelas que não variam de acordo com a produção ou venda de produtos ou serviços. São gastos que a empresa tem que arcar independente do seu desempenho.
Confira algumas das principais:
- aluguel;
- salários;
- alguns tipos de impostos;
- mensalidades e assinaturas de ferramentas;
- terceirizações;
- energia, internet, gás, etc.
Imagine, por exemplo, uma loja de roupas. O aluguel do espaço físico é uma despesa fixa, pois a loja terá que pagar o mesmo valor todos os meses, independentemente de quantas roupas ela vender.
Despesas variáveis
Despesas variáveis são aquelas que variam de acordo com a produção ou venda de produtos ou serviços. São gastos que a empresa tem que arcar apenas quando estão gerando receita.
Confira algumas possibilidades:
- matéria-prima;
- comissão de vendedores;
- gastos com transporte;
- materiais de escritório;
- viagens corporativas;
- gastos no cartão corporativo.
Se pensarmos no exemplo da loja de roupas, podemos considerar como despesas variáveis a matéria-prima, como tecidos, botões e linhas. Isso porque a loja terá que comprar mais ou menos desses itens dependendo da quantidade de roupas que ela vender.
Despesas operacionais
Despesas operacionais são todos os gastos necessários para manter o processo produtivo em andamento, como aluguel, energia elétrica e matéria-prima.
Para uma empresa de manufatura, as despesas operacionais incluem tudo o que é necessário para produzir seus produtos, desde a compra de matérias-primas até o pagamento dos trabalhadores na linha de produção.
Despesas não operacionais
Despesas não operacionais são todos os gastos que não estão diretamente relacionados ao processo produtivo, como marketing, viagens e despesas financeiras.
Por exemplo, uma empresa de tecnologia pode ter despesas não operacionais relacionadas a viagens para participar de conferências, publicidade online e outras atividades que não estão diretamente relacionadas à produção de seus produtos.
Entender as diferentes categorias de despesas é fundamental para qualquer empresa. Ao classificar as despesas corretamente, a empresa pode ter uma visão clara de seus gastos e tomar decisões informadas sobre como gerenciar suas finanças.
Custos x despesas de uma empresa: quais são as diferenças?
Custos
A principal diferença entre custos e despesas de uma empresa é que os custos estão relacionados à produção ou aquisição de produtos ou serviços que a companhia vende, e eles variam com o volume de produção ou vendas.
Basicamente, trata-se do que uma empresa investe para poder produzir ou prestar serviços, influenciando diretamente no produto final que é entregue ao cliente.
Despesas
Já as despesas são gastos necessários para manter uma empresa funcionando, independente do nível de produção ou vendas.
Esses gastos não estão ligados diretamente à produção e são classificados em fixos ou variáveis.
Ou seja, são gastos que a companhia tem, esteja ela vendendo bem ou não.
Por que é importante classificar as despesas de uma empresa?
Classificar as despesas de uma empresa em categorias ou detalhes específicos é fundamental por várias razões e todas elas estão relacionadas à gestão financeira eficaz e à tomada de decisões estratégicas. Veja a seguir!
Entender melhor a empresa
A classificação das despesas pode ajudar a entender melhor o funcionamento da empresa e a identificar possíveis problemas.
Por exemplo, se uma empresa está gastando muito com manutenção de equipamentos, pode ser um sinal de que esses equipamentos estão desgastados e precisam ser substituídos.
Priorizar os custos mais relevantes
A classificação das despesas é importante porque permite identificar quais custos são realmente relevantes para a empresa e quais podem ser reduzidos ou eliminados.
Com essa informação, é possível tomar decisões estratégicas com base em dados concretos, evitando gastos desnecessários e maximizando o lucro.
Identificar problemas
A categorização das despesas de uma empresa ajuda a identificar áreas problemáticas ou ineficiências nos gastos.
Se uma categoria de despesas estiver aumentando desproporcionalmente, isso pode indicar a necessidade de investigação e ação corretiva.
Além disso, também facilita a detecção de fraudes, desperdícios e desvios financeiros.
Tomar decisões mais estratégicas
Por fim, é importante lembrar que a classificação das despesas não é algo fixo e imutável. É possível que uma despesa que hoje é considerada fixa, se torne variável no futuro, dependendo das mudanças na produção da empresa.
Por isso, é importante sempre revisar e atualizar a classificação das despesas para garantir que ela esteja condizente com a realidade da empresa.
Métodos de classificação de despesas
Existem diferentes maneiras de classificar as despesas de uma empresa. Abaixo, vamos entender as mais comuns:
Classificação por centro de custo
O centro de custo é uma divisão interna da empresa que agrupa atividades ou setores responsáveis por determinadas despesas. Esse método é bastante utilizado em empresas de grande porte, pois permite uma gestão mais detalhada das despesas.
Por exemplo, em uma empresa de tecnologia, pode-se ter um centro de custo específico para a área de desenvolvimento, onde serão agrupadas as despesas com salários, equipamentos, softwares, entre outros. Já em um centro de custo de vendas, serão agrupadas as despesas com comissões, viagens, eventos, entre outras.
Com a classificação por centro de custo, é possível identificar com mais precisão onde estão sendo concentrados os gastos da empresa, permitindo uma análise mais detalhada e a tomada de decisões mais assertivas.
Classificação por categoria
A classificação por categoria é a forma mais simples e comum de classificar as despesas de uma empresa. Ela consiste em agrupar as despesas em categorias, como salários, aluguel, telefone, entre outras.
Neste momento é importante fazer a organização dos recibos de despesas e pagamentos, garantindo que estejam classificados de forma correta.
Essa classificação é útil para uma visão mais geral das despesas da empresa, permitindo identificar quais são as áreas que estão demandando mais recursos financeiros.
Além disso, é possível comparar os gastos com as categorias de outras empresas do mesmo segmento, permitindo uma análise de benchmarking.
Classificação por período
Esse método consiste em agrupar as despesas de uma empresa de acordo com o período em que foram realizadas. Isso permite uma análise mais precisa do fluxo de caixa, facilitando a gestão financeira da empresa.
Por exemplo, é possível agrupar as despesas por mês, trimestre ou ano, permitindo uma análise do crescimento dos gastos ao longo do tempo.
Com essa classificação, é possível identificar os períodos em que a empresa está gastando mais e planejar melhor as despesas para os períodos seguintes.
Além disso, a classificação por período permite uma análise das despesas sazonais, ou seja, aquelas que ocorrem apenas em determinados períodos do ano, como gastos com festas de fim de ano ou com o pagamento de impostos.
Como implementar um sistema de classificação de despesas?
A classificação de despesas de uma empresa é um processo importante para a gestão financeira empresarial. É através dessa classificação que é possível entender onde o dinheiro está sendo gasto e tomar decisões estratégicas para melhorar a saúde financeira do negócio.
No entanto, implementar um sistema eficaz de classificação de despesas pode ser um desafio. É preciso escolher um software de gestão financeira adequado, definir categorias e centros de custo e treinar a equipe para classificar as despesas corretamente.
Escolha um software de gestão financeira
Um software de gestão financeira pode ser uma excelente ferramenta para classificar e gerenciar as despesas empresariais. Existem diversas opções no mercado, cada uma com suas vantagens e desvantagens. É importante escolher um software que se adeque às suas necessidades e que permita a criação de categorias e centros de custo.
Alguns exemplos de softwares de gestão financeira incluem o Payfy, Totvs e Omie. Cada um deles tem suas próprias características e preços, por isso é importante pesquisar e comparar antes de tomar uma decisão.
Conheça agora as vantagens do software de gestão financeira da Payfy!
Defina categorias e centros de custo
Definir as categorias e centros de custo é uma etapa crucial para a implementação de um sistema de classificação de despesas eficaz. As categorias devem refletir a realidade da sua empresa e permitir que as despesas sejam agrupadas de forma clara e precisa.
Algumas categorias comuns incluem: fornecedores, aluguel, salários, impostos, marketing e publicidade, entre outras. Já os centros de custo podem ser usados para agrupar as despesas por setor ou atividade, como vendas, produção e administração.
Treine a equipe para classificar despesas corretamente
Por fim, é importante treinar a equipe para classificar as despesas adequadamente. Todos os colaboradores devem entender a importância dessa classificação e saber como fazê-la corretamente.
Uma forma de garantir que todos estejam alinhados é criar um manual de classificação de despesas, com instruções claras e exemplos práticos. Além disso, é importante realizar treinamentos periódicos e estar disponível para esclarecer dúvidas.
Em resumo, a implementação de um sistema eficaz de classificação de despesas de uma empresa é fundamental para a gestão financeira.
Com as informações coletadas, é possível tomar decisões estratégicas e melhorar a saúde financeira do negócio. Não deixe de investir nessa área e manter uma rotina de análise e gestão financeira.
Como melhorar o controle de despesas da empresa?
Melhorar o controle de despesas de uma empresa é um processo contínuo. Confira as principais dicas de como fazer isso.
Registre todas as movimentações financeiras
Registrar todas as transações financeiras é o primeiro passo para o controle de despesas. Isso inclui tanto os gastos como as receitas.
Mantenha um sistema de contabilidade organizado para registrar entradas e saídas de dinheiro, incluindo recibos, faturas, extratos bancários e notas fiscais.
Faça o acompanhamento regular das despesas
Estabeleça um cronograma regular para revisar e analisar as despesas da empresa, como semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, dependendo da natureza do negócio.
Compare as despesas com o orçamento para identificar desvios e tomar medidas corretivas, se necessário.
Separe contas pessoais das empresariais
É crucial manter as finanças pessoais e empresariais independentes. Isso evita confusão, simplifica a contabilidade e garante que as despesas pessoais não afetem a saúde financeira da empresa.
Crie contas bancárias separadas para a empresa e para fins pessoais.
Use sistemas de gestão financeira
A utilização de sistemas de gestão financeira pode facilitar muito o controle de despesas.
Sistemas como o da Payfy, por exemplo, automatiza processos contábeis e facilita o gerenciamento de despesas corporativas, além de fornecer insights relevantes.
Ele permite o acompanhamento de gastos de uma empresa em tempo real, além de integrar todos os pagamentos em uma só ferramenta.
A equipe financeira também consegue um excelente ganho de tempo, já que é possível exportar todos os pagamentos para a ferramenta de contabilidade com um apenas um clique.
Conclusão
Em resumo, o controle econômico das despesas de uma empresa é um elemento crítico para uma gestão financeira sólida.
Para atingir esse objetivo, é vital entender os tipos de despesas, classificá-las e implementar um sistema eficaz de gerenciamento.
Isso é importante não apenas para o fornecimento de informações financeiras claras, mas também para uma análise mais profunda, identificação de problemas e tomada de decisões estratégicas.
A gestão financeira sólida é a chave para o sucesso empresarial no longo prazo e o Payfy está aqui para te ajudar a chegar lá. Conte com a gente!
