Toda empresa busca ter total controle sobre as suas finanças, evitar a perda de documentos e reduzir custos operacionais, garantindo conformidade fiscal sem dor de cabeça.
Por isso, neste guia completo, vamos mostrar como a digitalização pode transformar a forma de emitir, armazenar e controlar suas NF-e e NFS-e, trazendo mais eficiência, segurança e agilidade para sua empresa.
Pronto para revolucionar sua gestão fiscal? Boa leitura!
A importância da gestão de notas fiscais na era digital
Na era digital, onde as tecnologias moldam o ambiente empresarial em um ritmo acelerado, a gestão de notas fiscais não é apenas uma obrigação tributária, mas também um componente estratégico para a saúde financeira da empresa.
Dessa forma, manter uma administração eficiente dessas notas promove agilidade, precisão e conformidade com normas legais, reduzindo riscos e aprimorando processos internos de uma empresa.
Por que a gestão de notas fiscais é fundamental para o sucesso corporativo?
A gestão de notas fiscais (NFs) desempenha um papel central ao assegurar que as transações financeiras estão sendo conduzidas com integridade e em conformidade com as legislações vigentes.
Empresas que investem em um processo estruturado colhem benefícios como a mitigação de riscos fiscais, melhoria da eficiência dos departamentos financeiros, maior controle operacional e um ambiente mais transparente.
Isso é essencial para liberar tempo e recursos para atividades mais estratégicas, assim como para fortalecer a confiança de investidores e parceiros comerciais.
Além disso, a era digital trouxe um aumento exponencial do volume de transações, portanto, uma gestão de NFs eficiente permite identificar oportunidades de economia, evitar multas e melhorar o planejamento tributário.
Por exemplo, empresas que organizam suas notas fiscais corretamente podem aproveitar créditos de ICMS, PIS e COFINS, reduzindo seus custos operacionais.
Como a gestão de notas fiscais influencia a saúde financeira das empresas?
Um sistema eficaz de gestão impacta diretamente a estabilidade financeira e o fluxo de caixa das organizações. Afinal, erros decorrentes de processos manuais, como informações inconsistentes ou omissões, podem resultar em custos adicionais expressivos.
Multas, retrabalhos e até mesmo a perda de créditos fiscais são apenas alguns dos problemas evitáveis com a automação desses processos. Empresas que não monitoram adequadamente suas NFs podem pagar tributos a mais ou deixar de cumprir prazos importantes, impactando diretamente a lucratividade
Por outro lado, as empresas que implementam soluções digitais possuem acesso a dados precisos em tempo real e relatórios completos, permitindo uma tomada de decisão mais ágil e embasada.
Além disso, quando bem gerida, as NFs tornam-se uma poderosa ferramenta para auditorias e análises financeiras, reforçando a transparência e credibilidade da empresa.
Quais os riscos de uma gestão de notas fiscais ineficaz?
Como já mencionado, a ausência de um processo bem definido de gestão de notas fiscais expõe as empresas a diversas vulnerabilidades, como:
- multas e penalidades fiscais;
- créditos tributários comprometidos;
- danos à reputação;
- desperdício de recursos;
- entre outros.
Além disso, uma gestão falha também gera perda de tempo e retrabalho, desorganizando os processos internos da sua empresa.
Desafios da Gestão Manual de Notas Fiscais
Embora a gestão manual de notas fiscais ainda seja muito comum, ela traz uma série de entraves que dificultam a eficiência operacional e a precisão nos processos, como:
Perda de tempo e produtividade com processos manuais
A digitação manual de dados consome um tempo considerável da equipe financeira, diminuindo a produtividade e privando-os de focar em processos estratégicos.
Além disso, a repetitividade das tarefas aumenta a probabilidade de erros humanos e, consequentemente, geram retrabalhos dispendiosos e desnecessários.
Erros e inconsistências na emissão de notas fiscais
O risco de erros humanos é significativamente maior quando os processos são manuais. Um único dígito incorreto na alíquota tributária, por exemplo, pode gerar inconsistências, levando a multas, necessidade de retificações e, claro, aumentando os custos administrativos.
Dificuldade em armazenar e organizar notas fiscais em papel
As notas fiscais físicas ocupam espaço e demandam organização rigorosa, mas pior ainda, elas estão sujeitas a deterioração, perda ou danos.
Portanto, se uma empresa depende de armazenamento físico, ela com certeza enfrentará dificuldades em encontrar documentos específicos quando necessário.
Riscos de perda ou danos às notas fiscais físicas
Como mencionado, fatores como incêndios, inundações, mofo ou até mesmo descuidos no manuseio podem levar à perda de documentos críticos. Isso se torna uma grande vulnerabilidade para a empresa, pois esse tipo de situação impactaria diretamente o compliance fiscal, dificultando auditorias e fiscalizações.
Temos como exemplo as enchentes do Rio Grande do Sul no ano de 2024. Caso empresas e instituições públicas não tenham feito a digitalização de seus documentos, essas informações podem ter sido perdidas do dia para a noite em um evento totalmente fora do nosso controle.
Benefícios da digitalização de notas fiscais
Bom, é perceptível que a digitalização revolucionou a maneira como todos nós gerenciamos documentos e lidamos com obrigações fiscais. Por isso, separei abaixo alguns dos principais benefícios dessa prática para o seu negócio:
Agilidade e eficiência na emissão e armazenamento de notas fiscais
Contar com tecnologia nos processos corporativos elimina gargalos operacionais, permitindo, por exemplo, a emissão digital de NFs (NF-e ou NFS-e) e o armazenamento em nuvem. Essa transformação economiza tempo e facilita o acesso às informações em tempo real.
Redução de custos com papel, impressão e armazenamento
Além de reduzir o impacto ambiental, a digitalização diminui os gastos com materiais físicos e espaço de armazenamento, até mesmo os custos administrativos diminuem após digitalizar seus processos.
Maior segurança e confiabilidade das informações
Soluções digitais oferecem criptografia e backups automáticos, reduzindo significativamente os riscos de perda ou roubo de informações. Assim, o uso de sistemas modernos garante que os dados da empresa também estejam protegidos contra acessos não autorizados.
Facilidade de acesso e consulta às notas fiscais
Com um sistema digital, é possível localizar NFs específicas em segundos, utilizando filtros como datas, valores ou fornecedores. Ou seja, a sua empresa ganha praticidade na gestão financeira além de acelerar auditorias e consultas fiscais.
Melhoria na organização e controle financeiro
Com as NFs digitais e organizadas em nuvem, é mais fácil integrar dados fiscais aos sistemas contábeis, garantindo relatórios precisos, completos e uma gestão financeira estratégica.
Conformidade com a legislação fiscal
Sistemas automatizados garantem que as NFs sejam emitidas conforme as exigências legais. A obrigatoriedade do XML em algumas operações fiscais é automaticamente gerida por softwares especializados, por exemplo, reduzindo o risco de autuações.
Como digitalizar suas notas fiscais com eficiência
A transição para a gestão digital exige planejamento e ferramentas adequadas. Abaixo, destacam-se algumas orientações para uma implementação bem-sucedida:
Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e e NFS-e) em 11 passos
1º Passo: cadastre-se no sistema autorizado da Receita Federal ou prefeitura em que o seu CNPJ está registrado.
2º Passo: solicite um certificado digital para garantir a autenticidade das emissões.
3º Passo: implemente um sistema de ERP ou software específico para automatizar a emissão.
Com esses passos, é possível evitar erros e agilizar o envio de documentos aos clientes. Após esses passos de ajuste, sua empresa irá realizar a emissão da NF-e de fato:
4º Passo: reúna as informações necessárias sobre o Prestador, Tomador e Intermediário (caso exista)
Antes de iniciar a emissão, certifique-se de que possui todos os dados obrigatórios para preencher a NF-e. Talvez alguns dados não sejam necessários ou solicitados de outra forma na plataforma que você irá gerar a NF, mas em geral, tenha em mãos:
- Dados do prestador (quem está oferecendo o serviço/a compra): CNPJ, endereço e razão social
- Dados do tomador (quem está solicitando o serviço/a compra): Nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço completo e inscrição estadual (se aplicável). No site do governo, por exemplo, após a inserção do CNPJ os outros dados já são preenchidos automaticamente.
- Descrição dos produtos ou serviços: inclua informações detalhadas sobre o que está sendo vendido ou prestado, como quantidade, unidade de medida, valor unitário, valor total, código NCM (para mercadorias), e código CEST (se aplicável).
- Tributos e impostos: tenha o código de tributação do serviço que está sendo oferecido, e também informações de alíquotas de ICMS, PIS, COFINS, IPI e outros impostos relacionados à operação.
- Informações adicionais: natureza da operação (venda, devolução, consignação, etc.), CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), e dados sobre o transporte, caso necessário.
5º Passo: Acesse o sistema de emissão
Abra o software de ERP ou sistema autorizado que você configurou para emissão da NF-e. Lembre-se de certificar se o sistema está integrado ao certificado digital da empresa, que será utilizado para autenticar a emissão.
6º Passo: Preencha os dados da nota fiscal
No sistema, insira as informações coletadas:
- escolha o tipo de operação (saída ou entrada);
- preencha os dados do tomador/destinatário, detalhando os produtos ou serviços e aplicando os impostos correspondentes;
- certifique-se de que o valor total da nota está correto e que os cálculos de impostos foram realizados adequadamente.
7º Passo: Valide e transmita os dados para a receita federal
Depois de preencher todos os campos:
- Utilize o sistema para validar os dados da NF-e. O sistema verificará se há inconsistências ou erros de preenchimento.
- Após a validação, transmita a NF-e para o ambiente de autorização da Receita Federal. Essa transmissão é feita online, e o sistema utilizará o certificado digital para garantir a autenticidade e segurança.
8º Passo: Receba a autorização de uso
Após a transmissão, a Receita Federal processará os dados e enviará uma resposta com a autorização de uso da NF-e. Este processo geralmente ocorre em poucos segundos. A NF-e só será considerada válida após essa autorização.
9º Passo: Gere o DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica)
Com a NF-e autorizada, você pode gerar o DANFE. O DANFE é uma representação física ou digital da NF-e e contém um código QR que permite a consulta pública da nota fiscal. Ele é utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria ou ser entregue ao cliente, caso solicitado.
10º Passo: Armazene a NF-e e o XML
Por lei, a empresa emissora deve armazenar o arquivo XML da NF-e por no mínimo 5 anos. Certifique-se de que o sistema utilizado armazene os documentos em um local seguro e que facilite a consulta futura.
11º Passo: Envie a nota fiscal ao destinatário
Compartilhe o XML da NF-e e, se solicitado, o DANFE com o cliente ou destinatário da operação. Isso pode ser feito via e-mail ou outros meios eletrônicos.
Armazenamento em Nuvem: segurança e acessibilidade para suas notas fiscais
Não basta somente emitir as NFs em formato digital, também é importante armazenar em nuvem esses documentos. Além de proteger a integridade física do documento, o armazenamento em plataformas de nuvem permite o compartilhamento seguro de informações com contadores e auditores.
Organização e Controle de Notas Fiscais: ferramentas e dicas para automatizar seus processos
Utilize ferramentas de automação como a Payfy para categorizar automaticamente as NFs por período, fornecedor ou valor. Além disso, ao adotar fluxos de aprovação digital também evitam-se atrasos e facilita-se o monitoramento das entradas e saídas de caixa.
Por fim, lembre-se de sempre capacitar as suas equipes, assim a empresa garante que os seus colaboradores estão familiarizados com as ferramentas. Com o bom uso desses sistemas, é possível evitar erros de emissão e também garante a segurança das informações da empresa.
Soluções Payfy para Gestão de Notas Fiscais
A Payfy oferece uma solução robusta e integrada que automatiza todo o ciclo de vida das notas fiscais, promovendo agilidade e conformidade.
Integração com Sistemas Contábeis: automatize sua contabilidade com a Payfy
A Payfy permite integração direta com softwares de contabilidade, sincronizando dados fiscais diretamente com esses sistemas, eliminando a necessidade de duplicação de informações e automatizando lançamentos.
Isso simplifica conciliações contábeis, reduz erros humanos e garante maior precisão nos fechamentos fiscais.
Automação de Processos: emita, armazene e controle suas notas fiscais com agilidade e eficiência
Com a Payfy, você elimina processos repetitivos, como preenchimento manual de informações financeiras, coleta de dados e otimiza a emissão e o armazenamento de NFs, liberando sua equipe para atividades mais estratégicas.
Segurança e Conformidade: tranquilidade para sua empresa com a Payfy
A solução garante total conformidade com a legislação, oferecendo backups automáticos e segurança de dados. Isso protege a sua empresa contra penalidades fiscais e fraudes.
Dicas para Otimizar a Gestão de Notas Fiscais na Era Digital
Crie um fluxo de trabalho eficiente para suas notas fiscais
Defina etapas claras para a emissão, aprovação e arquivamento das NFs, dessa forma sua empresa consegue automatizar a aprovação e o armazenamento de notas para reduzir gargalos operacionais. Um fluxo bem estruturado reduz atrasos e melhora a produtividade.
Utilize ferramentas de automação para agilizar seus processos
Automatizar processos é indispensável na era digital. Ferramentas como a Payfy oferecem dados centralizados, relatórios personalizáveis e insights financeiros valiosos para melhorar o desempenho do negócio. Isso ajuda a evitar falhas e torna a gestão fiscal mais simples e eficaz.
Mantenha suas notas fiscais organizadas e acessíveis
Organizar suas NFs por categorias e períodos facilita a busca e o acompanhamento de obrigações fiscais. Portanto, monitore regularmente a consistência dos dados para garantir a confiabilidade do sistema.
Soluções digitais como a Payfy, permitem criar dashboards visuais para acompanhar dados em tempo real.
Faça backups regulares para garantir a segurança das suas informações
Mesmo que sistemas em nuvem representem maior segurança, é fundamental realizar backups regulares para proteger os dados de possíveis ataques cibernéticos ou falhas técnicas.
Conclusão
A gestão de notas fiscais na era digital é um diferencial competitivo para além do compliance. Automatizar e digitalizar processos garante segurança, eficiência e organização.
Por isso, adotar ferramentas como a Payfy transformará a maneira como a empresa gerencia suas obrigações fiscais, promovendo eficiência, economia de recursos e conformidade legal para que cresça de forma sustentável.
Não negligencie este aspecto tão importante da gestão empresarial, invista em tecnologia e colha os benefícios. Agende uma demonstração gratuita e veja como a Payfy pode ajudar sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
