Sabemos que o cartão de crédito virtual e outras ferramentas modernas melhoram a rotina financeira e o controle administrativo das empresas, mas como funciona o gerenciamento dessas ferramentas?
Pensando nisso, esse artigo irá abordar tudo sobre como funciona a gestão do cartão de crédito virtual, as integrações possíveis e tipos de pagamento com essa modalidade.
Vamos lá?
O que é um cartão de crédito corporativo?
O cartão de crédito corporativo segue a mesma linha que um cartão de crédito pessoal, ou seja, as compras são realizadas e, por se tratar de uma modalidade de cartão pós-pago, são cobradas após 30 dias.
Portanto, no final do mês uma fatura detalhada dos gastos é enviada para o responsável da conta – no caso do cartão corporativo, é enviada também à equipe financeira.
Dessa forma a empresa consegue acompanhar:
- Quem está comprando;
- Quanto está sendo gasto;
- O que está sendo comprado;
- Qual a justificativa da compra;
- Qual líder aprovou a compra.
Contudo, essa gestão acontece somente após a despesa já ter sido realizada, o que pode causar problemas orçamentários e até mesmo fiscais.
Então, para piorar as coisas, esse processo geralmente é feito de forma manual: checando despesa por despesa nas faturas e identificando cada informação de forma separada.
O cartão de crédito corporativo representa uma evolução em relação aos processos antigos de adiantamento e reembolso de despesas. Apesar disso, o verdadeiro diferencial do cartão corporativo é alcançado quando combinado com outra ferramenta: o cartão virtual.
Como funciona um cartão de crédito corporativo virtual?
As facilidades no controle financeiro são ainda maiores quando se utiliza o cartão de crédito virtual. Isso porque o cartão virtual permite acompanhamento 100% online.
Eles existem apenas digitalmente mas funcionam, e possuem as mesmas informações, igual um cartão físico tradicional:
- número do cartão;
- data de validade ;
- código CVV.
No caso dos clientes Payfy, nosso software fornece todas essas informações online e em tempo real, dessa forma é possível para os gestores e usuários do cartão:
- acompanhar os gastos em tempo real;
- solicitar alteração de limite;
- aprovação de gastos;
- digitalização de comprovantes direto no aplicativo;
- integração com outros softwares de gestão;
- muito mais.
Leia também: Cartão Virtual para empresas: como escolher o do seu negócio
Implementando o cartão virtual CNPJ na sua empresa
Após escolher a melhor solução de cartão virtual, é hora de implementar essa ferramenta na rotina da empresa, portanto, é preciso de um pouco de planejamento e acompanhamento para que esse benefício atinja seu maior potencial.
Pensando nisso, separei 3 dicas que levamos muito a sério aqui na Payfy para te ajudar:
Treinamento de funcionários
Essa é uma etapa crucial para o sucesso da implementação dos cartões virtuais: os seus colaboradores precisam saber como funciona a ferramenta e como utilizar o cartão de forma responsável.
Por isso, antes de disponibilizar os cartões virtuais para seus colaboradores, é importante oferecer treinamentos sobre o uso correto da ferramenta e as políticas de gastos estabelecidas pela empresa.
Dessa forma os gastos são previamente alinhados, gerenciados corretamente e através da política explicam-se também as regras para utilizá-lo e até mesmo quais são as penalidades quanto ao mau uso deste benefício.
Além disso, é importante ressaltar nos treinamentos a importância da prestação de contas e a necessidade de manter os recibos das transações realizadas – ajudando a empresa a controlar os gastos e a evitar fraudes.
No sistema de gestão da Payfy, por exemplo, o colaborador tem ainda a possibilidade de digitalizar o comprovante pelo aplicativo. Isso evita a perda desse documento e até mesmo previne contra ações do tempo, como apagar a tinta.
Estabelecendo políticas de uso
Também é importante que as políticas de uso dos cartões virtuais sejam claras e objetivas, definindo bem os parâmetros e processos relevantes, como por exemplo:
- quais os tipos de gastos permitidos;
- limites de valores;
- como funcionará o processo de prestação de contas;
- o que acontece em caso de uso indevido;
- etc.
Leia também: Como fazer uma política interna de gastos na sua empresa.
Monitoramento e controle de gastos
Por fim, todo processo dentro de uma empresa só será bem sucedido com o devido acompanhamento das transações realizadas pelos colaboradores.
Utilizando cartões corporativos com software de gestão integrado, é possível que os gestores acompanhem em tempo real os gastos.
Além de garantir que os gastos estejam dentro das políticas da empresa, isso também facilita a gestão interna, afinal, não é no final do mês que o time financeiro vai saber como está o fluxo de caixa da empresa.
Em resumo, a implementação dos cartões virtuais em uma empresa requer planejamento, treinamento dos funcionários, estabelecimento de políticas de uso e monitoramento constante dos gastos.
Com essas medidas, é possível utilizar os cartões virtuais de forma responsável e obter benefícios para a empresa.
Gerindo o cartão de crédito virtual de forma eficiente
Gerenciar um cartão de crédito virtual envolve cuidados muito semelhantes aos de um cartão de crédito físico mas, claro, também possui algumas especificidades.
Por isso, separei abaixo algumas dicas gerais para guiar a gestão de um cartão de crédito virtual:
Segurança
Quando falamos de dados financeiros é imprescindível que a empresa possua uma boa segurança interna e mantenha suas informações de login em um local seguro.
Também é importante treinar seus funcionários para não compartilhar dados do seu cartão virtual com pessoas desconhecidas, ou até mesmo entre colaboradores, e verificar regularmente suas transações a fim de identificar atividades suspeitas.
Configurações de Gastos
Assim como os cartões tradicionais, alguns cartões virtuais permitem o estabelecimento de limites de gastos.
Portanto considere a possibilidade de configurar esse limite e ativar a aprovação para transações acima de um determinado valor.
Atualizações Regulares
Independente da empresa escolhida para fornecer esse serviço, você e sua equipe devem manter sempre atualizado o aplicativo, ou plataforma, associada ao seu cartão de crédito virtual.
Além disso, é importante conferir regularmente se há atualizações nas políticas de segurança e privacidade.
Monitoramento de Transações
Esse ponto eu sei que você já ouviu bastante: faça um acompanhamento regular das transações realizadas com o cartão virtual.
O tipo de acompanhamento irá depender da empresa contratada, na Payfy, por exemplo, as informações de gasto aparecem em tempo real para os gestores.
Dessa forma é possível manter o orçamento em dia e também monitorar imediatamente qualquer atividade suspeita ao emissor do cartão.
Prazo de Validade
Esteja ciente da data de validade do seu cartão virtual.
Esse ponto é importante em caso de gastos recorrentes nesses cartões. Portanto, atualize as informações conforme necessário para evitar interrupções dos serviços contratados.
Uso Consciente
Claro que você já sabe, mas devemos reforçar: utilize o cartão virtual apenas em sites e serviços confiáveis e também evite salvar os detalhes do cartão em locais públicos ou dispositivos compartilhados.
Se você ficar na dúvida se aquele site é confiável confira sua reputação em outros lugares e também procure na URL se existe o “https:/” antes do nome do site.
Proteção contra Malware
É muito importante que a empresa mantenha um software antivírus atualizado em seus dispositivos para evitar possíveis ameaças de malware.
Isso não é só importante para a segurança dos cartões virtuais, mas também para as informações gerais da empresa que poderão ser acessadas através de um vírus.
Relatórios de Gastos
Muitos emissores de cartão de crédito oferecem relatórios detalhados de gastos. Esses recursos são muito úteis para entender seus padrões de consumo e fazer projeções financeiras embasadas.
O software da Payfy possui integração com outras ferramentas de ERP via API, permitindo a elaboração ainda mais detalhada desses relatórios.
Encerramento quando Não Necessário
Se não precisar mais do cartão virtual, encerre-o para evitar qualquer risco potencial.
Lembre-se de que as políticas e recursos específicos podem variar dependendo do emissor do cartão, por isso sempre consulte as diretrizes fornecidas pelo seu provedor de serviços para garantir o gerenciamento eficaz do seu cartão de crédito virtual.
Cartão de crédito virtual: compra online e presencial!
Como já falamos, os cartões de crédito virtuais são perfeitos para compras online. Ou seja, o colaborador pode deixar os dados desse cartão registrados nos aplicativos de alimentação, transporte e auxílio em geral com uma segurança muito maior contra fraudes.
Além disso, com a evolução dos celulares e aplicativos, alguns cartões virtuais ganharam a opção de ser utilizados para compras presenciais. Essa compra é realizada através da versão do cartão virtual no celular que funciona em máquinas de aproximação, já presentes no mercado.
Leia também: O que é uma carteira de pagamento digital e como ela funciona.
Cartão de crédito virtual com aplicativo de gestão de despesas
Como mencionamos anteriormente, os serviços de cartão de crédito virtual mais modernos já contam com aplicativo de gestão integrado que automatizam boa parte do trabalho associado.
A Payfy oferece esse meio de pagamento já atrelado a um software financeiro inteligente para criar a solução perfeita para os gastos da empresa. Além disso, nossa solução permite que você delegue o processo de gastos sem comprometer o controle.
Através do aplicativo você realiza a gestão de despesas de forma prática e faz a exportação completa de relatórios – além de possibilitar a integração com ERPs via API.
Entre em contato com o time de vendas da Payfy e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
