Toda empresa precisa entender como lidar com certas questões mais sensíveis e complexas que surgem na gestão do trabalho. Uma delas é compreender bem o que é reembolso e como ele se aplica.
Afinal, com a maior descentralização do trabalho, incluindo atividades remotas ou a distância, torna-se necessário gerenciar melhor esse tipo de investimento para evitar problemas com as leis e riscos financeiros.
Na lei brasileira, da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), as práticas de reembolso são muito bem detalhadas. Cada empresa deve então aplicar com cuidado, tendo em vista as formas de otimizar essa questão.
Saiba mais sobre o que é reembolso e sobre os riscos associados.
O que é reembolso?
Se você quer entender de uma vez o que é reembolso, veio ao lugar certo. Neste post, explicaremos.
Trata-se de um valor que a empresa devolve ao colaborador por conta de uma despesa típica da empresa, algo que é uma responsabilidade da companhia. É uma devolução de algo que foi gasto em nome do colaborador, um pagamento justo, pois isso não deve ser cobrado do salário deles.
O caso mais simples para explicar o reembolso corporativo é uma viagem a trabalho. Nesse tipo de viagem, é comum que as pessoas gastem com alimentação, com deslocamento, com hospedagem, combustível e passagens, bem como até mesmo emissão de vistos.
Isso tudo precisa ser pago pela empresa, uma vez que são custos relacionados com o cargo. Não é adequado retirar isso do salário do colaborador, pois isso confunde os gastos pessoais com os corporativos.
O reembolso é uma solução nesse caso. O funcionário pode até arcar com tudo em um primeiro momento, mas depois solicita o pagamento com recibos e notas fiscais. A empresa deve avaliar se cada despesa é realmente digna de um reembolso, de acordo com a política, e então fazer o investimento.
É uma forma de equilibrar e ajustar os gastos. Contudo, como você já imagina, existem alguns riscos associados.
Um deles é a fraude na emissão dos recibos e notas. Um superfaturamento pode ocorrer e enganar empresas que não gerenciam adequadamente o que precisam pagar. Caso não haja um monitoramento, a empresa estará na mão daquele colaborador mal-intencionado.
Outro problema é simplesmente a complexidade de gerenciar tantas notas, algo que é feito manualmente em boa parte das companhias. É muito trabalho que pode gerar erros.
Ao final deste conteúdo, falaremos sobre uma solução possível para quem precisa otimizar a gestão dos reembolsos e gerenciar os pagamentos corporativos com facilidade.
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O que diz a lei sobre o reembolso de despesas corporativas
A CLT já regulamenta o reembolso corporativo, por isso, pode nos ajudar a entender o que é reembolso e como aplicar isso na prática.
A lei determina como deve ser feita a organização dos registros para cobrar a empresa. Também oferece a opção de adiantamento de despesas, uma solução um pouco mais organizada que permite pagar, de antemão, valores que serão gastos.
A lei ainda prevê uma mistura dessas alternativas, em que alguns gastos são previstos com antecedência e outros são reembolsados. Confira o que diz a lei de reembolso para funcionário CLT e entenda todos os detalhes.
Quando a empresa precisa dar reembolso?
Vamos esclarecer ainda mais esse importante assunto com um guia sobre quando a empresa precisa praticar o reembolso corporativo.
Viagens
As viagens, como já falamos, são exemplos clássicos de como garantir um reembolso justo e organizado para os colaboradores. É preciso assegurar todo o suporte necessário para a viagem, desde que, claro, os gastos estejam relacionados com o profissional apenas. Gastos pessoais não entram nessa conta, e é preciso ter essa separação bem definida.
Trabalho remoto e home office
É importante atentar para o fato de que a CLT chama a atenção para gastos com trabalho remoto e despesas inerentes à atividade do trabalho. A regulamentação proíbe que isso seja descontado de alguma forma do trabalhador, estimulando, portanto, a prática do reembolso.
Exemplos disso são gastos com infraestrutura e equipamento de trabalho no home office. Computadores e acessórios, bem como outros elementos.
Isso gerou em muitos empregos a necessidade de uma ajuda de custo específica para o trabalho remoto.
Custos de atividade de trabalho
Mesmo nas sedes físicas, o reembolso de gastos corporativos também é indispensável para garantir que o dia a dia seja mantido com segurança. Ou seja, mesmo que funcionários paguem despesas típicas para atividade do seu cargo, eles têm direito a pedir reembolso, com as devidas provas fiscais.
Como já comentamos, a CLT é clara com relação a gastos corporativos e estipula que a empresa deve gerenciar todos eles.
Conserto de equipamentos
Também vale destacar os gastos com conserto de equipamentos que apresentam falhas. Em muitas situações, é preciso ter certa emergência, então os colaboradores podem cuidar dos gastos por um instante. Contudo, há o direito deles de pedir reembolso nesses casos, uma vez que esses valores não devem ser descontados de seus salários.
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Importância de ter uma política de reembolso
Gerenciar os reembolsos corporativos é uma tarefa um tanto complicada. Por isso, é necessário ter uma política consistente para esse tipo de pagamento.
Afinal, com essa política, será possível estabelecer de antemão o que não pode ser considerado um gasto reembolsável.
Um exemplo de custos que não entram na conta são os gastos com bebidas alcoólicas, gastos decorrentes de atrasos dos funcionários, questões de quebras de equipamentos por culpa dos colaboradores ou despesas pessoais.
Em viagens, por exemplo, o funcionário pode adquirir certos itens para seu próprio interesse. Nesse caso, é óbvio que a empresa não precisará pagar por isso.
A política deve ter meios de auditar muito bem os custos e monitorar tudo para evitar fraudes. Contudo, há uma dificuldade inerente à prática, algo que torna a gestão do reembolso complexa em si.
Para melhorar isso, a empresa pode alocar um sistema para automatizar os reembolsos e os alertas, a partir de um controle integrado.
Ter um cartão de crédito corporativo facilita o reembolso?
Uma solução para isso? Um cartão.
O cartão pré-pago corporativo é uma ótima forma de lidar com os pagamentos que devem ser feitos para cobrir as despesas da empresa. Em casos de viagens, por exemplo, os gastos são todos planejados e são disponibilizados em forma de limite no cartão. O funcionário pode e deve gastar apenas o que for indicado respeitando as políticas e regras de uso do cartão corporativo.
Ou seja, não é preciso mais contar com recibos e depender tanto dos funcionários. A empresa garante um controle em tempo real e um monitoramento mais preciso de todas as despesas.
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Conclusão
Entendeu o que é reembolso? Neste conteúdo, explicamos melhor sobre como funciona essa prática e o que a lei estipula como regra.
Compreendemos também a dificuldade associada e a necessidade de uma solução específica, como um cartão pré-pago corporativo.
