A nota fiscal digitalizada é um dos documentos mais utilizados pelos colaboradores de empresas que trabalham com reembolso ou benefícios para funcionários. Porém, a grande questão é o armazenamento e registro de todos esses materiais.
Ainda mais quando falamos em trabalho remoto ou híbrido, que foi adotado por grande parte das empresas desde 2020, com o início da pandemia da covid-19.
Assim, com a nova forma de trabalho, os processos administrativos das empresas também precisam se atualizar para manter a mesma eficiência das atividades que antes eram analógicas.
Arquivar documentos e registrar gastos são processos que exigem muita atenção na rotina administrativa da empresa. Ainda mais quando promovem viagens corporativas, por exemplo, que necessitam de um controle ainda mais detalhado.
Por isso, automatizar e digitalizar alguns desses processos se faz uma opção bastante prática e rentável para o dia a dia da empresa. Atualmente, existem inúmeras possibilidades nesse sentido, basta você entender o que funciona melhor para a sua empresa.
Nesse artigo, você encontrará informações sobre:
- digitalização de notas fiscais;
- facilidades que o mercado oferece;
- tecnologias administrativas que vão facilitar a sua vida.
Vamos lá?
Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei
Antes de mais nada, quando falamos em processos rigorosos, vale relembrar o que é previsto pela lei brasileira, garantindo que qualquer equipamento escolhido pela empresa para facilitar alguns processos, não será causa de algum problema posterior.
Atualmente, as legislações brasileiras reconhecem a validade de um documento digital como prova. O que torna o cenário favorável para uso de imagens digitais para controle e comprovações de despesas.
Desde 1994, com a Lei Federal nº 8.846, todos os estabelecimentos brasileiros são obrigados a emitir notas fiscais para comprovar serviços prestados a qualquer pessoa jurídica (CNPJ) ou física (CPF).
Para facilitar a vida de todos, a partir de 2010 começou a ser permitida a emissão da “Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)”. Na época, desenvolvida para otimizar processos de forma mais prática e eficaz, e, segundo o governo da época, “também como uma forma de cuidar e preservar o meio-ambiente, pela menor emissão de papel”.
Assim, em 2015, foi aprovada a Lei n° 13.105, onde os órgãos públicos passaram a aceitar a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano seguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146/2007 atualizou a aprovação, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma validade jurídica do impresso.
Então, em 2019, o Senado Federal aprovou a Medida Provisória (MP) nº 881 ou MP da Liberdade Econômica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida propõe desburocratização e simplificação de processos para empresas e empreendedores.
Além disso, a alteração proposta pela MP acompanha a evolução digital e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em versão digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização.
Por que digitalizar as notas fiscais?
Apesar do receio de muitos ainda relacionados à digitalização de documentos importantes para a empresa, essas são modernizações que toda empresa competitiva deve realizar.
Na realidade, essa evolução apresenta uma série de benefícios.
Conforme já citamos anteriormente, um dos diferenciais de adotar práticas digitais nos procedimentos administrativos é justamente evitar recibos impressos e aquela quantidade enorme de papéis. Até porque, um papel de nota fiscal tem muito menos tempo de vida do que uma nota fiscal digitalizada e armazenada em rede.
Até porque, poder gerenciar e localizar todos esses documentos de forma mais rápida e prática é uma facilidade para todos os envolvidos, tanto para o colaborador, que sabe exatamente como fazer, quanto para o time que gerencia todas essas informações.
Além disso, desburocratizar processos é essencial para que os colaboradores contribuam para o trabalho do time administrativo financeiro. Geralmente, a burocracia de alguns processos prolonga a resolução de algo que poderia ser muito mais curto.
Como digitalizar notas fiscais?
Confira abaixo os passos básicos para digitalizar notas fiscais:
Preparação dos Documentos: Remova grampos, clipes ou qualquer objeto que possa prejudicar a digitalização.
Digitalização: Coloque as notas fiscais em uma superfície plana (e bem iluminada) e bata as fotos. Ajuste as configurações do arquivo conforme necessário, como resolução (dpi), tipo de arquivo (PDF, JPEG) e modo de cor (colorido, escala de cinza, preto e branco).
Organização Digital: Após a digitalização, crie uma estrutura de pastas em seu computador para organizar as notas fiscais. Por exemplo, você pode criar pastas por ano, mês ou fornecedor.
Nomeação dos Arquivos: Dê nomes significativos aos arquivos para facilitar a busca posterior. Pode-se utilizar o número da nota fiscal, data ou outras informações relevantes.
Backup: Por último, certifique-se de cumprir os requisitos específicos do seu país em relação à validade legal de documentos digitalizados e mantenha backups seguros para garantir a integridade dos registros fiscais.
Apenas utilizar nota fiscal digitalizada, já resolve?
É importante ressaltar que, para que as notas fiscais digitais sejam válidas, é preciso ter alguns cuidados. Como por exemplo, garantir que todas as informações estejam legíveis, que a foto seja tirada em boa iluminação, etc.
Além de digitalizar, a empresa precisa estar preparada para armazenar essas novas informações de forma correta. Afinal, de nada adianta otimizar apenas uma parte do processo.
- Procure por softwares que garantam a organização dessas notas fiscais de acordo com o que sua empresa necessita. Identificando o colaborador, departamento, o motivo do gasto, data, etc;
- Procure por aplicativos ou sistemas que automatizam essa divisão e que permita filtragem das informações necessárias com facilidade.
- Lembre-se também de procurar por sistemas que ofereçam a segurança necessária que sua empresa exige, garantindo que todas as informações ali armazenadas estejam bem guardadas.
Se você quer entender mais sobre o tema, confira nosso artigo: Controle de gastos empresariais com “expenses app” é tendência para as finanças corporativas no Brasil. Até porque a tecnologia financeira está cada vez mais integrada ao nosso trabalho!
O aplicativo da Payfy, por exemplo, permite que o colaborador tire uma foto de qualquer recibo com um smartphone e envie para o aplicativo. Em paralelo, os responsáveis pelas despesas daquele colaborador podem acompanhar todos os gastos em tempo real.
A tecnologia Payfy extrai todos os dados da nota, como valor, moeda e data, e os transforma em linhas no relatório de despesas da empresa. Permitindo que a própria organização defina os parâmetros de divisão e organização desses dados.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
