Conheça opções para armazenar nota fiscal digitalizada dos gastos corporativos dos funcionários

tela de celular com notas fiscais digitalizadas

A gestão de notas fiscais é uma das tarefas mais importantes para controles financeiros da empresa: otimize processos e reduza custos se aliando à tecnologia

A nota fiscal é um dos documentos mais utilizados pelos colaboradores de empresas que trabalham com reembolso ou benefícios para funcionários. A grande questão é o armazenamento e registro de todos esses materiais. 

Ainda mais quando falamos em trabalho remoto ou híbrido — que foi adotado por grande parte das empresas desde 2020, com o início da pandemia da covid-19. Com a nova forma de trabalho, os processos administrativos das empresas também precisaram se atualizar para manter com a mesma precisão atividades que antes eram analógicas.

Arquivar documentos e registrar gastos, sempre foi — e seguirá sendo, pela saúde da empresa —  pontos que exigem muita atenção na rotina administrativa da empresa. Ainda mais quando falamos daquelas que promovem viagens corporativas, por exemplo. Que necessitam de um controle ainda mais detalhado. 

Nesse sentido, automatizar e digitalizar alguns desses processos se faz uma opção bastante prática e rentável para o dia a dia da empresa. Atualmente, existem inúmeras possibilidades nesse sentido, basta você entender o que funciona melhor para a sua empresa.

Nesse artigo, você encontrará informações sobre:

  • digitalização de notas fiscais;
  • facilidades que o mercado oferece;
  • tecnologias administrativas que vão facilitar a sua vida. 

Vamos lá?

Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei

Antes de mais nada, quando falamos em processos rigorosos, vale relembrar o que é previsto pela lei brasileira, garantindo que qualquer equipamento escolhido pela empresa para facilitar alguns processos, não será causa de algum problema posterior. 

Atualmente, as legislações brasileiras reconhecem a validade de um documento digital como prova. O que torna, assim, o cenário favorável para uso de imagens digitais para controle e comprovações de despesas.

Desde 1994, com a Lei Federal nº 8.846, todos os estabelecimentos brasileiros são obrigados a emitir notas fiscais para comprovar serviços prestados a qualquer pessoa — jurídica ou física — que seja. 

Para facilitar a vida de todos, a partir de 2010 começou a ser permitida a emissão da  “Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)”. Na época, desenvolvida para otimizar processos de forma mais prática e eficaz, e, segundo o governo da época, “também como uma forma de cuidar e preservar o meio-ambiente, pela menor emissão de papel”.

Assim, em 2015, foi aprovada a Lei n° 13.105, onde os órgãos públicos passaram a aceitar a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano seguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146/2007 atualizou a aprovação, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma validade jurídica do impresso.

Em 2019, então, o Senado Federal aprovou a Medida Provisória (MP) nº 881 ou MP da Liberdade Econômica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida propõe desburocratização e simplificação de processos para empresas e empreendedores.

Além disso, a alteração proposta pela MP acompanha a evolução digital e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em versão digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização. 

Por que digitalizar as notas fiscais?  

Apesar do receio de muitos ainda relacionados à digitalização de documentos importantes para a empresa, essas são evoluções que toda empresa atual deve estar atenta a realizar. 

Na realidade, essa modernização apresenta uma série de benefícios excelentes. 

Conforme já citamos anteriormente, um dos super diferenciais de adotar práticas digitais nos procedimentos administrativos é justamente evitar recibos impressos e aquela quantidade enorme de papéis. Até porque, a duração de um papel de nota fiscal tem muito menos tempo de vida do que uma digitalizada e armazenada em rede. 

Poder gerenciar e localizar todos esses documentos de forma mais rápida e prática é uma facilidade para todos os lados, tanto para o colaborador, que sabe exatamente como fazer, quanto para o time que gerencia todas essas informações. 

Desburocratizar processos é essencial, também, para que os colaboradores contribuam para o trabalho do time administrativo financeiro. Muitas vezes, a grande burocracia de alguns processos prolonga a resolução de algo que poderia ser muito mais curto. 

Apenas digitalizar as notas fiscais, já resolve? 

É importante ressaltar que, para que as notas fiscais digitais sejam válidas, é preciso ter alguns cuidados. Por exemplo, garantir que todas as informações estejam legíveis, que a foto seja tirada em boa iluminação, etc. 

Além de digitalizar, a empresa precisa estar preparada para armazenar essas novas informações de forma correta. Afinal, de nada adianta otimizar apenas uma parte do processo todo. 

  1. Procure por softwares que garantam a organização dessas notas fiscais de acordo com o que sua empresa necessita. Identificando o colaborador, departamento, o motivo do gasto, data, etc;
  2. Procure por aplicativos ou sistemas que automatizam essa divisão e que permita filtragem das informações necessárias com facilidade; 
  3. Lembre-se de procurar também por sistemas que ofereçam a segurança necessária que sua empresa exige, garantindo que todas as informações ali armazenadas estão bem guardadas. 

O aplicativo da Payfy, por exemplo, permite que o colaborador tire uma foto de qualquer recibo com um smartphone e envie para o aplicativo Os responsáveis pelas despesas daquele colaborador podem, também, acompanhar todos os gastos em tempo real. 

A tecnologia Payfy extrai todos os dados da nota, como valor, moeda e data, e os transforma em linhas no relatório de despesas da empresa. Permitindo que a própria organização defina os parâmetros de divisão e organização desses dados. 

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy