A gestão de despesas corporativas é um elemento essencial para o sucesso financeiro e a sustentabilidade das empresas, mas apesar de sua importância, fazer essa gestão não precisa ser sinônimo de estresse e dor de cabeça!
Os gastos de uma companhia abrangem uma ampla variedade, desde viagens de negócios até suprimentos de escritório. Por isso, devemos manter um controle adequado dessas despesas e evitar riscos financeiros ou impactos negativos para a lucratividade e o crescimento do negócio.
Neste artigo, exploraremos a importância da gestão de despesas corporativas e como implementar práticas eficientes para aprimorá-la e impulsionar o sucesso financeiro da sua empresa.
Vamos lá? Boa leitura!
O que são Custos e Despesas Corporativas?
Custos e despesas são termos usados na contabilidade para classificar os gastos dentro de um negócio. Ou seja, quando uma empresa realiza um pagamento, ele pode ser um custo ou uma despesa, dependendo da finalidade da compra.
Apesar de ser uma ciência pouco glamourosa, a contabilidade é indispensável para o funcionamento de qualquer negócio, visto que toda empresa possui gastos corporativos.
Por isso, a equipe contábil deve ser ágil e eficaz na sua gestão, inclusive para classificar corretamente os gastos, assegurando que as decisões estratégicas sejam bem embasadas e alcancem seus objetivos.
Mas afinal…
Qual a diferença entre Custos e Despesas?
Conforme já mencionado, a diferença entre custos e despesas está na natureza da compra.
Quando o gasto está ligado à geração de produtos ou serviços oferecidos pela empresa, ele é considerado um custo – como por exemplo: compra de matéria prima, contas de água/luz/internet, mão de obra, embalagens, manutenção, e por aí vai.
Por outro lado, quando não conseguimos relacionar facilmente o gasto à algum produto ou serviço, chamamos ele de despesa – neste caso, são aqueles gastos com equipamentos para o escritório, salários administrativos, aluguel e gastos com viagens corporativas, por exemplo.
Por isso, um método fácil para sempre se lembrar da relação entre esses conceitos é memorizar a seguinte frase:
“Custos na produção, despesas no resto.”
Assim, os custos estão sempre relacionados com a produção (tanto de produtos quanto de serviços), e as despesas representam o restante dos gastos necessários para manter o negócio funcionando.
Para consolidar os conceitos aprendidos, separei abaixo 2 exemplos de custos e despesas em nichos distintos:
Exemplo 1: Indústria de Móveis de Madeira
Custos: madeira, cola, parafusos, manutenção de máquinas, energia elétrica das máquinas, salários dos operadores das máquinas, etc.
Despesas: gastos de Marketing, gastos com aluguel de escritório, salário dos administradores, etc.
Exemplo 2: Professor de Música (Microempreendedor Individual)
Custos: deslocamento para chegar na casa dos alunos, manutenção do violão.
Despesas: anúncios pagos pela internet e anúncios impressos para distribuir na rua.
Além dessa classificação (custos X despesas), o financeiro também leva em conta outros critérios como, por exemplo, quais desses gastos são fixos e quais são variáveis. Isso auxilia a realização de orçamentos e projeções alinhados com a realidade da empresa.
A forma de categorizar esses gastos varia de empresa para empresa, pode-se ter categorias como:
- com equipe;
- gastos com projetos;
- por centros de custo.
Dessa maneira, a gestão de gastos mapeia não só quanto foi gasto, mas onde (centro de custo – marketing, vendas, marketing de parceiros…), por quem (realizador final da compra) e com qual finalidade (projeto, viagem de clientes, equipamentos para um novo colaborador…).
O que é Gestão de Despesas Corporativas?
Gestão de despesas corporativas é o processo pelo qual a empresa controla, monitora e otimiza todos os seus gastos para alinhá-los com seus objetivos estratégicos e financeiros.
Essa prática tem como objetivo garantir e manter a saúde financeira da empresa, pois com ela os recursos são usados de forma inteligente, evitando surpresas no fluxo de caixa e melhorando a capacidade de investimento do negócio.
Dentre os seus principais componentes, podemos destacar:
1. Políticas de Despesas
Primeiramente, a empresa deve estabelecer regras claras sobre o que pode ser gasto, por quem e em quais circunstâncias. Essa prática inclui desde pequenas compras diárias até grandes investimentos em projetos.
2. Planejamentos financeiros
Todas as empresas precisam criar orçamentos e projeções financeiras para diferentes períodos. Logo, a gestão de despesas corporativas envolve garantir que as despesas realizadas estão dentro do que foi orçado e ajustar esses valores sempre que necessário.
3. Controle e Monitoramento
É crucial monitorar continuamente os gastos para identificar áreas de desperdício, excesso de custo e/ou onde pode-se economizar.
Por isso, ferramentas de software são usadas frequentemente para automatizar esse processo e fornecer relatórios em tempo real.
4. Reembolsos e Adiantamentos
Muitos funcionários fazem despesas em nome da empresa, seja para viagens, reuniões ou outros propósitos. Portanto, a gestão de despesas corporativas define como processar esses reembolsos, garantindo que realizem o processo de forma justa, rápida e controlada.
5. Compliance e Auditoria
A auditoria regular das despesas ajuda a manter a transparência e a detectar possíveis fraudes ou irregularidades, afinal, toda empresa precisa garantir que as suas despesas estão em conformidade com as leis e regulamentos fiscais.
6. Tecnologia e Ferramentas
No mercado atual é preciso investir em tecnologia para se manter competitivo! Por isso, muitas empresas já utilizam softwares especializados em gestão de despesas.
Essas ferramentas permitem a automatização do processo de aprovação, controle, auditoria das despesas, além de substituir processos de reembolso de despesas ao permitir integração com cartões de crédito e ERPs.
O risco da má gestão de despesas corporativas
O risco da má gestão das despesas corporativas é algo que as empresas não devem ignorar. Afinal, gastos desnecessários ou excessivos podem levar a uma diminuição da lucratividade da empresa, afetando a autonomia financeira dela a longo prazo.
Por isso lembre-se: o dinheiro é um recurso escasso e para se ter em uma área, é preciso economizar em outras.
Além disso, a falta de controle também pode resultar em fraudes, desvios e até mesmo perda de oportunidades por falta de liquidez. Isso compromete a integridade, reputação e a credibilidade da empresa para negócios futuros.
Uma gestão de despesas corporativas inadequada também influencia a conformidade da empresa com políticas internas e regulamentações.
Isso se torna um risco pois há uma grande probabilidade de que com a falta de gestão a empresa cometa violações de normas e leis, resultando em penalidades legais e danos à imagem do negócio.
Portanto, é essencial que as empresas estejam cientes do risco da má gestão das despesas corporativas e adotem medidas adequadas para mitigar esses riscos.
A implementação de políticas claras de acordo com o organograma, o uso de ferramentas de controle e o engajamento de todos os colaboradores são fundamentais para garantir uma gestão eficiente e minimizar os impactos negativos no negócio.
A Importância da gestão das despesas corporativas
Como vimos, a gestão das despesas corporativas é fundamental para o sucesso financeiro de uma empresa, pois ao controlar e monitorar de perto esses gastos, é possível identificar na empresa áreas com:
- gastos excessivos;
- bom funcionamento;
- áreas que precisam de mais investimento.
Consequentemente, a boa gestão de despesas permite que a empresa embase a sua tomada de decisões estratégicas em dados concretos e não no “achismo”.
Além disso, uma gestão adequada das despesas corporativas também contribui para a transparência financeira, o cumprimento de políticas internas e regulamentações e a otimização dos recursos disponíveis.
Contudo, devemos sempre ter em mente que esse processo envolve o estabelecimento de políticas claras, a adoção de ferramentas e tecnologias adequadas, além do engajamento de todos os colaboradores na busca pela eficiência financeira.
Como melhorar a gestão de despesas corporativas?
A teoria é boa, mas como fazer uma boa gestão de despesas corporativas na prática? Pensando nisso, separei abaixo 4 dicas e estratégias práticas para otimizar a gestão das despesas nas empresas. Vamos lá?
1 – Mapeamento diário de despesas
O primeiro passo para melhorar a gestão de despesas corporativas é realizar um mapeamento detalhado de todos os gastos da empresa, essa ação envolve, por exemplo:
- identificar e categorizar as despesas;
- analisar os padrões de gastos;
- identificar áreas de oportunidade para redução de custos e áreas para investimento;
- integrar as despesas com ferramentas de monitoramento;
- entre outros.
Dessa forma, é interessante que a empresa tenha uma equipe especializada na gestão de gastos, assegurando que esse acompanhamento é diário não só no fechamento.
Além de ajudar na organização, gerir gastos/reembolsos/adiantamentos ao longo do mês, evita aqueles “erros bobos” que cometemos na hora da pressa!
2 – Criar uma política de gastos
Já mencionamos brevemente mas vale ressaltar: é fundamental que a empresa possua uma política de gastos transparente, assim todos os colaboradores são orientados sobre os limites, as diretrizes e as melhores práticas em relação às despesas corporativas.
Essa política deve ser comunicada – e de preferência apresentada pelo RH – de forma clara a todos os funcionários e reforçada regularmente. Inclusive, temos um conteúdo valioso sobre políticas de viagens corporativas, não deixe de conferir!
3 – Fazer uso do cartão corporativo
Oferecer cartões corporativos aos seus colaboradores traz diversos benefícios para a empresa.
Esses cartões oferecem controle e visibilidade das despesas, possibilitando controle e flexibilidade nos limites de gastos por cartão, assim como o monitoramento em tempo real sobre onde e com o que foi realizado o gasto.
Além disso, alguns cartões corporativos mais modernos (como a Payfy) oferecem softwares de gestão financeira integrados, otimizando o registro e análise dos gastos.
4 – Invista em Ferramentas Financeiras
Toda inovação tecnológica merece atenção quando queremos melhorar processos e destacar a empresa no mercado. Por isso, fazer a gestão de despesas com softwares financeiros é essencial hoje em dia.
Como exemplificado acima, já existem no mercado aplicativos de gestão de despesas corporativas que fornecem uma plataforma centralizada para controlar e monitorar as despesas da empresa.
Assim, eles dão aos colaboradores o poder de registro e envio de seus gastos de forma fácil e rápida, simplificando o processo de reembolso e oferecendo insights em tempo real sobre os gastos da empresa.
A Payfy é uma empresa brasileira que oferece soluções de gerenciamento de gastos com ênfase na parte de pagamentos. Por isso, suas soluções incluem:
- processamento de pagamentos;
- gestão de contas;
- serviços de cobrança;
- integração com sistemas de ponto de venda;
- cartões corporativos;
- cartões virtuais;
- pix empresarial;
- aprovação de gastos;
- prestação de contas;
- geração de relatórios financeiros;
- monitoramento de despesas com Inteligência Artificial;
- e muito mais.
O sistema da Payfy é projetado para ajudar as organizações a gerenciar eficientemente suas operações de pagamento, automatizando tarefas, fornecendo informações em tempo real e permitindo tomadas de decisão mais informadas.
O software possui uma interface intuitiva e amigável, tornando-o acessível para usuários sem conhecimentos profundos de finanças. Além disso, a Payfy possui uma parceria com a Km Online, uma solução capaz de gerenciar o km rodado de cada funcionário ou veículo.
Esses são apenas alguns exemplos dos softwares financeiros mais populares, e a escolha da solução mais adequada depende das necessidades específicas da empresa ou do usuário.
Por isso, recomenda-se sempre realizar uma pesquisa detalhada, considerar as funcionalidades necessárias, o porte da empresa e as preferências individuais dos funcionários antes de escolher um software financeiro.
Conclusão:
Por fim, ao mapear os gastos, utilizar cartões de gestão corporativa, adotar aplicativos de gestão e estabelecer uma política de gastos clara, melhora-se o controle, a transparência e a eficiência em relação as despesas corporativas.
Portanto, invista em uma gestão sólida das despesas, assim a sua empresa é capazes de otimizar seus recursos financeiros, reduzir riscos e tomar decisões melhores e mais efetivas – impulsionando, consequentemente, o sucesso do negócio.
Confira também: como realizar a gestão de despesas de viagens corporativas!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
