A gestão financeira não precisa ser uma dor de cabeça! Conheça métodos inteligentes para o controle de gastos empresariais
Todo mundo sabe como pode ser difícil controlar os gastos empresariais e de funcionários externos. Acreditamos que existem algumas razões principais pelas quais o gerenciamento de despesas é tão doloroso:
- Atrasos para funcionários que esperam semanas para serem reembolsados de despesas;
- Gerentes que precisam esperar até o final do mês para uma visão geral clara dos gastos;
- Atrasos no trabalho da equipe financeira que precisa perseguir pessoas para receber os recibos e comprovantes de gastos.
Portanto, resolvi separar nesse artigo algumas soluções para o controle de gastos empresariais.
Boa leitura!
Por que otimizar o controle de gastos empresariais?
Às vezes, parece que cada etapa do processo de controle de gastos empresariais é projetada para levar o maior tempo possível.
Logo, com toda essa espera, não é de se admirar que gerenciar despesas de negócios seja uma das coisas das quais os funcionários reclamam com maior frequência.
Mas felizmente existem maneiras de gerenciar as despesas do local de trabalho, e dos funcionários, de maneira segura e conveniente – sem atrasos para ninguém!
A maioria das empresas opta por ficar com o antigo processo de relatório de despesas, embora essa ainda seja uma forma comum de lidar com as despesas, isso está longe de ser a ideal.
Os relatórios de despesas apresentam diversos problemas para o seu negócio, como:
- custam muito tempo dos colaboradores para processar e para arquivar;
- deixam brechas para erros e fraudes.
Dessa forma, as declarações de despesas estão seriamente sujeitas a erros e até mesmo a fraude absoluta por conta da falta de atenção dos colaboradores, ou até por má fé.
Estudos apontam que existem funcionários que admitem reivindicar até R$15.000 em despesas falsas todos os anos, isso é uma quantia absurda e mostra o tamanho do vazamento que pode existir na empresa.
Além da brecha na segurança das empresas, esse processo old school acaba sendo irritante para os funcionários – tanto os viajantes que fazem solicitações e relatórios quanto os membros da equipe financeira que os processam.
O controle de gastos empresariais é uma atividade que gera perda de tempo para diversas pessoas da empresa e sem gerar nenhum novo valor para a atividade core – ou seja, é um trabalho extremamente contraprodutivo.
Por isso que acreditamos certamente que a automação de despesas é a escolha mais inteligente para qualquer empresa.
Além disso, você permite que suas equipes tenham seus próprios cartões pré-pagos de despesas, consequentemente, você acaba eliminando relatórios de despesas por completo.
4 principais benefícios em utilizar ferramentas que auxiliam no controle de gastos empresariais
1 – Rastreamento instantâneo de despesas de funcionários
Com ferramentas modernas de gerenciamento de gastos, cada etapa do processo se torna instantânea. Não importa quem você seja ou qual seu trabalho, você economiza tempo e esforço valiosos.
Se um membro da equipe estiver em campo e precisar fazer uma compra relacionada ao trabalho, por exemplo, ele poderá usar um cartão de despesas de débito – como fazia com um cartão de crédito comum.
Com isso, se a compra estiver dentro do orçamento pré-aprovado para o mês, ela será processada rápida e facilmente quanto a qualquer outra compra Mastercard.
Mas se a compra exigir aprovação, uma notificação push é enviada ao gerente para revisar e aprovar em tempo real. Isso significa sem incertezas e sem espera.
Para gerentes e equipes financeiras, o software registra e processa as despesas da equipe em tempo real à medida que as despesas são pagas e aprovadas.
Portanto, a gerência possui um total detalhado e atualizado das despesas a qualquer momento. Você pode dizer adeus às surpresas desagradáveis de despesas no final do mês.
2 – As ferramentas de controle de gastos de que você precisa
As principais ferramentas usam uma variedade de recursos úteis para tornar cada etapa do processo de gerenciamento de despesas contínua, fácil e acima de tudo, rápida.
Isso inclui:
- painel centralizado em tempo real;
- cartões de despesas pré-pagos;
- digitalização instantânea de recibos;
- recurso de cartão de crédito virtual.
Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um desses recursos.
Cartão pré-pago de despesas
Os cartões de despesas pré-pagos permitem que os gerentes ajustem os valores de despesas definidos para cada membro da equipe e o limite para cada categoria de despesa permitidos.
Por exemplo:
- O gerente de vendas pode definir um valor pré-aprovado de viagem mensal refletindo os requisitos de viagem da equipe.
- Já o líder da equipe de marketing pode definir um valor pré-aprovado mensal para os custos de campanhas de mídias pagas.
Isso coloca os gerentes no assento do motorista, mas também dá aos colaboradores a liberdade de gastar os fundos da empresa dentro das categorias definidas sem ter que pedir aprovação prévia.
Ferramentas como a Payfy também permitem que novas solicitações de gastos sejam aprovadas automática ou manualmente, conforme sua preferência. Se o gerente não aprovar a solicitação, os fundos não serão gastos.
Com os cartões de despesas pré-pagos, você e sua equipe podem evitar os custos ocultos de solicitações de reembolsos de despesas, bem como contornar os desafios de segurança de um cartão de crédito compartilhado na empresa.
Painel de despesas centralizado
Todas as compras/transações de despesas devem aparecer em tempo real no painel da web ou móvel, com todas as informações das despesas reunidas em um local acessível.
Em vez de esperar até o final do mês para ter uma ideia de gastos e das despesas da empresa, os gerentes e as equipes financeiras podem ficar de olho em quem gasta o dinheiro da empresa e no que eles estão gastando, tudo em tempo real.
Esse painel integrado também permite que os gerentes planejem despesas recorrentes de maneira simples e fácil.
Por exemplo, os gerentes podem visualizar todas as assinaturas recorrentes de funcionários em um só lugar e receberão notificações quando estiverem prestes a expirar(para casos de contratação de software, por exemplo).
Recolhimento instantâneo de recibos
Se você é do departamento financeiro, provavelmente está familiarizado com a dor de coletar recibos de despesas. Essa talvez seja a dor de cabeça mais comum para as equipes financeiras!
A solução é simples: o funcionário só precisa tirar uma foto do recibo e as ferramentas de gerenciamento de gastos fazem o resto. O recibo é anexado diretamente à transação, junto com o histórico de solicitação e de qual gerente aprovou.
A payfy também possibilita a exportação com um clique para software de contabilidade, tornando rápido e fácil para as equipes financeiras conciliar despesas.
Cartões de crédito virtuais para empresas
Os cartões de crédito virtuais para empresas permitem que os funcionários acessem seus cartões de uso único com apenas alguns cliques, sempre que precisarem fazer um pagamento online.
Esses cartões virtuais são de uso único, o que significa que não podem ser usados para compras não aprovadas.
Isso permite gastos online rápidos e convenientes e também evita que os funcionários tenham que compartilhar detalhes do cartão de crédito da empresa, o que pode contribuir para a fraude de despesas no local de trabalho.
Mais uma vez, a facilidade do cartão de crédito virtual permite a aprovação instantânea do gerente, dando aos gerentes uma supervisão próxima das despesas online da empresa.
3 – Aplicativo de gestão de gastos para empresas
Ao tornar cada etapa do processo instantânea, a Payfy ajuda funcionários, gerentes e equipes financeiras a evitar o gerenciamento de despesas lento e desajeitado.
Para os colaboradores, os cartões de débito significam mais liberdade e segurança no gerenciamento de despesas e mais importante ainda:
- Os cartões pré-pagos evitam que os funcionários tenham que tirar dinheiro do seu próprio bolso para cobrir as despesas da empresa, guardar recibos e esperar semanas pelo reembolso.
Para os gerentes, o software da payfy significa não se preocupar mais em saber se está dentro do orçamento de gasto do mês.
Como cada despesa é pré-aprovada ou sujeita a verificação instantânea, os gerentes têm controle firme sobre os gastos da equipe.
E quem são os verdadeiros vencedores? Com certeza a equipe de finanças, que não precisa mais gastar um tempo valioso conciliando informações de despesas, verificando declarações de despesas ou perseguindo pessoas em busca de recibos.
Pense em todos os outros trabalhos valiosos que seu time financeiro poderia estar realizando com o tempo que irá sobrar!
4 – Uma visão geral clara e simples das despesas da empresa
Além da Payfy economizar tempo por meio da verificação instantânea de despesas, também fornece uma visão geral simples de cada etapa do processo de gasto, rastreando as despesas desde o pedido até o pagamento.
Com o nosso software e aplicativo, os gerentes e as equipes financeiras têm acesso a fluxos de aprovação claros e personalizáveis para solicitações de compra, dando maior certeza e confiança sobre o uso dos fundos da empresa. Cada real gasto pela empresa pode ser rastreado em detalhes.
O tempo é o seu recurso mais valioso – não o desperdice!
Com soluções de despesas integradas como a Payfy, não há mais desculpa para sujeitar sua equipe ao inferno das solicitações de reembolsos de despesas ou cartões de crédito corporativos compartilhados.
Por meio da automatização de processos e da gestão de despesas eficiente, a payfy não apenas reduz o tempo e o incômodo de gerenciar despesas, mas também dá a você e sua equipe mais confiança e segurança.
A Payfy torna todas as etapas do processo de gerenciamento de despesas instantâneas, colocando os gerentes no comando e garantindo certeza e segurança no gerenciamento de despesas.
Founder & CEO da Payfy
