Entenda como a gestão de despesas da sua empresa pode ser otimizada através do uso de cartão de crédito corporativo com software de gestão integrado
Isso porque garantir o controle das finanças da empresa é um dos principais desafios dos empreendedores.
Dividir os limites, conciliar o uso no final do mês e saber quem gastou o que, por exemplo, pode ser um problema se não houver cartão de crédito corporativo com um sistema de gestão integrado..
Apenas uma fatura não facilita todo esse processo, e acaba demandando muito tempo do time administrativo responsável.
Por isso, empresas vêm acreditando em aplicativos de gestão já integrados aos cartões de crédito. E é sobre isso que falaremos neste artigo!
Vamos lá?
O cartão de crédito corporativo
O cartão de crédito corporativo se assemelha a um de débito ou crédito comum de pessoa física, mas, nesse caso, de uso exclusivamente de gastos da empresa.
Por exemplo, se a empresa tem um ou mais profissionais que fazem viagens e precisam de recursos para arcar com as despesas dessa atividade, ao invés de solicitar que ele pague e seja feito o reembolso depois, pode dispor de um cartão de crédito corporativo para facilitar o processo.
Ou seja, tudo o que diz respeito aos gastos desse funcionário para essa viagem a trabalho pode ser pago com esse cartão da empresa.
Outro exemplo é quando a empresa adota o home office como formato de trabalho. Nesses casos, os funcionários devem receber um auxílio para que desempenhem de suas casas a mesma função que estariam exercendo no escritório.
Para tal, algumas empresas disponibilizam cartões corporativos com valores determinados e que o colaborador poderá usar com suas despesas relacionadas a isso. Tudo com a possibilidade de controle facilitado por parte tanto do funcionário quanto da liderança.
A ideia é, com o uso dessa solução, poder organizar melhor os gastos corporativos em uma única fatura – ou faturas que se relacionam. Como já vimos acima, atualmente existem maneiras ainda mais fáceis de garantir essa gestão. Facilitando, assim, o controle financeiro da empresa.
E assim como para pessoas físicas, o cartão corporativo possui suas restrições, como limites de gastos e de saques. Mas tudo vai depender do contrato de cartão que a empresa possui, quem pode utilizá-lo e para quais fins ele será usado.
Conciliação de gastos no cartão corporativo
Pensando em utilizar as ferramentas como aliadas e não que elas acabem prejudicando ou dificultando o processo interno da empresa, é necessário que o uso do cartão corporativo esteja bastante definido entre todos os envolvidos.
É essencial que a base da gestão do cartão corporativo parta do planejamento financeiro e orçamentário da empresa. Que delimita o que pode ou não ser feito e gasto. Ou seja, nada do que será utilizado através do cartão será uma despesa extra, uma surpresa. Garantindo a saúde financeira da empresa.
Imagine que em sua empresa os gerentes do time comercial sempre precisem viajar para negociações importantes ou visitas à clientes. Durante essas viagens, eles possuem gastos com combustível, alimentação, hospedagem e pedágios e, para que a empresa tenha o controle, os gerentes devem guardar as notas fiscais e pedir reembolso.
A cada semana, então, uma pessoa do time administrativo confere todas as notas, bate os valores e checa com o orçamento disponibilizado para aquela atividade fim. Isso é a conciliação de gastos da organização.
Com o cartão corporativo, a lógica é basicamente a mesma, com a diferença de que todos os gastos estão concentrados em uma única fatura e a conferência ficará mais eficiente e rápida.
Além do fato de que o cartão de crédito é, geralmente, mais seguro. Afinal, o colaborador não necessita o tempo todo sair com dinheiro ou pedindo notas fiscais físicas — que são facilmente perdidas ou estragadas — para cumprir com as exigências da empresa.
Definição de limites no cartão corporativo
O cartão conta com faturas, limites de gastos e saldo pré-definido, mas como definir quais são esses valores? No caso de limites para o cartão corporativo, a lógica é bastante similar com o item acima, uma vez que, para cada time ou atividade o orçamento disponível é variado.
Sendo assim, os gestores de cada setor devem estar a par de qual o valor reservado para as atividades do time que lidera — aqui, novamente a importância do planejamento financeiro e orçamentário da empresa.
Procure por uma solução que garanta que sua empresa possa criar regras de gastos no cartão corporativo personalizadas. Por exemplo, dias da semana permitidos para uso do cartão, horários e categorias de despesas permitidas por funcionário. E que, além disso, permita que as lideranças ativem e desative a opção de saque de dinheiro em um único clique.
Apps que trazem ainda mais controle para o cartão corporativo
A melhor maneira de controlar gastos com cartão corporativo é por meio da tecnologia. Sendo assim, sua empresa precisa buscar parceiros e aplicativos que disponibilizam essa facilidade.
Atualmente, é possível contar com ferramentas que integram as informações dos cartões corporativos e as disponibilizam em um só lugar, além de centralizar o controle financeiro de todos os gastos da empresa.
Pleo
A Pleo começou a vida em Copenhague em 2015, cofundado pelos veteranos da fintech Jeppe Rindom e Niccolo Perra. Ambos foram os primeiros membros do sucesso da startup Tradeshift e ambos conheciam a dor do gerenciamento de despesas. Então eles construíram a Pleo.
Atualmente, cerca de 20 mil empresas ao redor do mundo utilizam do aplicativo para otimizar os controles financeiros, gastos, reembolsos e benefícios para os funcionários.
Spendesk
A Spendesk é norte-americana e propõe ser um software que ajuda as empresas e colaboradores a tomarem decisões de gastos mais inteligentes.
O aplicativo substitui o complicado e burocrático processo de gestão do dinheiro da empresa por uma solução completa de gestão de gastos.
O Spendesk aumenta a produtividade e a colaboração da equipe, fornece visibilidade e controle às empresas e libera tempo valioso para que a equipe financeira (e todos na empresa) possa se concentrar em tópicos estratégicos para expandir seus negócios.
Payfy
A Payfy, nossa brasileira da lista, está localizada em Florianópolis, capital do estado de Santa Catarina, também conhecida como “Ilha do Silício” por conta do ecossistema repleto de empresas disruptivas de tecnologia, assim como na Califórnia(EUA) onde nasceram alguns dos maiores players do mercado mundial.
A Payfy oferece cartões inteligentes que simplificam os gastos da empresa e automatizam os relatórios de despesas. Otimizando tempo e o dia-a-dia dos colaboradores.
Conheça a melhor solução para reembolso de despesas corporativas, tem até calculadora automática de custo por km!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
